[企业管理]商贸公司管理大纲

[企业管理]商贸公司管理大纲内容摘要：

为准，同时执行传真订单。 特殊情况下，如无法执行分销系统订单的， 须 提前向商贸财务说明情况，可先执行传真订单，后补录分销订单。 省外传真类订单要求填写公司制定的标准订单，订货数量及金额 务须 填写清楚。 非 现款现货的油类订单后须 附现金借款单。 传真类订单须有办事处负责人 和 主管会计签字，否则不予以执行。 （ 2） 所有订单都须经商贸财务部审核后，由业务科负责转直运处理。 业务科当天下班时间之前接收到的所有合格订单都必须当天处理，不得拖延。 下班时间之后收到的订单可延至第二天早上处理。 （ 3） 为了防止传真类订单在发送到工厂的过程中出现丢失或其他发而未到的情况，商贸业务科要在下午下班之前与生产工厂核对当天的传真订单数目。 生产工厂接到的传真有任何不清楚的地方需要及时联络业务科进行确认。 （ 4） 对于填写不正确或不清楚的分销订单或传真订单，商贸财务部或 业务科发现后，须在 45 分钟内主动联系办事处进行修改和确认。 （ 5） 生产工厂在发货之前 1 小时内通知办事处做好接货准备工作。 （ 6） 对于因货款原因无法执行的订单，商贸财务部要在 20 分钟内通知业务科，业务科视实际情况与办事处沟通协调；对于因库存不足或物流不畅等原因而无法按时执行的订单，生产工厂要在订单规定发货日前的 24 小时 内通知办事处，同时为办事处提供本批货的发货计划； 对于其他 原因而无法执行的订单 ，商贸业务科须在接到订单后的 45 分钟内联系办事处协商处理。 （ 7） 生产工厂在发货后的 8 小时内在分销系统上录入到货计划， 办事处要在实际收到货物后的 8 小时内在分销系统上做入库手续。 商贸公司财务部和业务科对 以上操作手续未及时办理的生产工厂和办事处进行监督。 （ 8） 生产工厂的产品规格、名称及包装等产品信息变更；商贸公司的帐户变更及其他自身信息变更，生产工厂和商贸公司须及时以正式文件的形式通知各个办事处，各个办事处接收 到新 调整 信 息后，要积极配合工作，按照文件内容变更相关信息。 因工厂或商龙大集团 粮油事业 本部 山东龙大商贸有限公司 19 贸公司通知不到或不及时造成办事处的损失由生产工厂或商贸公司承担责任；因办事处不积极执行新文件而造成的办事处及生产工厂和商贸公司的损失由办事处承担责任。 七 、 宣传 费用申 请 、报销 流程 宣传费用申请流程 说明： (1) 办事处 申请 宣传费用须填写《宣传费用申请表》写明 市场背景、宣传目的、宣传内容、选择媒体及代理广告公司、时间、次数、价格、折扣、付款方式等。 （ 2）由市场部对宣传计划给出调整意见。 宣传费用报销流程 审批、确定 审核 申请 办事处 市场部协助办事处实施 分管部长 市场部部长 调整、审核 经 理 审批签字 审核签字 并记录 审核签字 审核签字 确认签字 办事处主任 分管部长 市场部部长 财务部部长 经 理 财务部入账或调帐 年度公司宣传费用总预算 各销售区域年度宣传费用计划 年度公司宣传费用总预算 各销售区域年度宣传费用计划 龙大集团 粮油事业 本部 山东龙大商贸有限公司 20 说明： （ 1） 报销时必须具备的资料： 商贸公司与广告公司签订 的合同原件、附件、正规发票、 照片、报样等证明性资料。 （ 2）市场部记录每笔宣传费用， 用 于 年度费用预算及 财务部核对。 （ 3）市 场部 对照片、报样等宣传资料整理、备 案。 八 、 宣传用品申请流程 说明： （ 1） 办事处 申请宣传用品须填写《宣传用品申请表》，写明 制作内容 、 数量 、投放地点等。 （ 2）由市场部对宣传用品的使用给出调整意见。 九 、 促销品 申请、采购、捆绑 流程 审批、确定 发送 设计、制作 审核 申请 办事处 分管部长 市场部部长 调整、审核 经 理 市场部 业务科 办事处 下达生产计划 采购促销品 入库 采购促销品 入库 传送订单 办事处 业务科 包装车间 商贸公司财务部 加价后入账 捆绑、包装 油脂事业部业务部 龙大集团 粮油事业 本部 山东龙大商贸有限公司 21 说明： （ 1）办事处如需植物油厂绑赠促销品后发货，按本流程操作。 （ 2） 办事处将促销品的名称、规格、数量、采购价格在订单上写明。 （ 3） 业务 科 向 促销品供应商 询价 后， 须 与办事处 沟通才能 确定 最终 促销品 采购价格。 （ 4） 包装车间 在 包装过程中 进行 促销品 捆绑。 （ 5） 商贸公司 财务部以加促销品采购价之后的产品价格作为 产品财务 价 格 入账。 十 、 样品领用 流程 说明： （ 1） 需要样品的部门在申请时须填写《样品申请表》，写明规格、数量、用途。 （ 2）财务部按部门入账。 （ 3）需要运输到客户处的样品，由 油脂事业部业务部负责 运输。 第 四 章 人事管理制度 一、业务人员招聘、培训管理办法 公司 确定未来五年 以优秀的营销团队为核心竞争力，对业务人员的需求增多，对业务人员的素质要求提高，业务人员的招聘、面审批、确定 入账、备案 出库 审核 申请 申请人 部门负责人 财务部部长 经 理 油脂事业部 保管 申请人 龙大集团 粮油事业 本部 山东龙大商贸有限公司 22 试、培训、考核、 调动、 离 职按如下管理办法严格执行。 由 经理助理主抓人力资源工作，人力资源办公室主任全程负责推动 整个 人力资源操作流程。 招聘： 各 办事处 如因 岗位 需要，必须增加人员时， 须先填写《 人员 需求 申请 表》写明所需人员的资格 ， 报人力资源办公室审核、调整后，开始招聘。 初试、复试 ： 应聘者填写个人 应聘 表， 人力资源 办公室 进行 初试 ， 了解 ： 形象气质、语言表达、工作态度、 工作经验 、求职动机、发展潜力等集中培训 审核、招聘、初试 复试通过 拟定培训计划 实习通过 人员需求申请 需求 办事处 人力资源办公室 经理助理 实习办事处 需求办事处 复试未通过 淘汰 实习未通过 淘汰 市场部 初试未通过 淘汰 培训未通过 淘汰 龙大集团 粮油事业 本部 山东龙大商贸有限公司 23 项目，同时填写《招聘初试评估表》； 初试通过 后，再由经理助理复试 ，重点考 察：业务能力、 工作 经验、 发展潜力、心态 、 薪酬等 项目 ， 复试通过后 由人力资源 办公室建立档案。 培训 ： 集中培训： 集中招聘的业务人员 由市场部组织进行行业知识、食用油知识、销售和营销基础知识培训，培训时间 37 天，培训过程中市场部 对新招业务人员进行考核，不合格者淘汰 ； 单独招聘的业务人员由市场部简单进行培训，不合格者淘汰。 实习 : （ 1）淄博办事处、烟台办事处、泰安办事处、济南办事处、潍坊办事处为“实习办事处”，负责新招业务人员实习期的培训工作。 （ 2）由人力资源办公室制定《新招业务人员培训计划表》， 实习办事处主任收到后，安排培训。 （ 3）培训方式采用老业务员带新业务员的方式，进行实战培训；市场部人员进行不定期课堂培训。 （ 4）实习期间新招业务员必须每周提交《学习报告》到 人力资源 办公室，《学习报告》包括个人每天的工作内容，所学到的业务知识，对销售团队的看法，对市场的理解和建议。 人力资源办公室与实习办事处主任及新招业务人员保持联系，全程跟踪新招业务人员的实习过程，适时进行调整。 （ 5） 实习 时间： 13 个月 ,表现优异者可由实习办事处主任向办公室反馈，以提前结束实习。 （ 6）实习期费用承担：新招业务人员生活费 、住宿 费、补助、 差旅费由办事处承担， 工资由公司承担。 录用： （ 1）实习期结束后由实习办事处主任填写《新招业务人员实习期考评表》报 人力资源办公室 ，由经理助理根据该表决定是否录用。 （ 2）新招业务人员录用后，由人力资源 办公室 分配到需求办事处， 并签订劳动协议、 建立正式人事档案。 龙大集团 粮油事业 本部 山东龙大商贸有限公司 24 考核： （ 1）实习期间办事处主任对新招业务人员 即时考核 ，对不合格的新招业务人员 即 时淘汰，报人力资源办公室。 （ 2）新招业务人员通过实习后分配到需求办事处，如其工作表现不符合要求被需求办事处淘汰，则每淘汰一名业务人员扣实习办事处主 任当月考评分 2 分。 调动：业务人员调动须经分管部长同意后，人力资源办公室办理手续。 离职：业务人员离职须经办事处主任同意，交接工作后，办公室办理手续；业务人员离职须按以下流程进行： （ 1）离职 人员提前 15 天提出离职申请，经办事处主任口头同意后进行工作交接，交接时间在 15 天以内。 （ 2） 交接工作明细： 市场资料（区域范围、客户档案、各种合同或协议等）； 对经销网络进行交接：包括所辖区域经销商（带领接替人进行拜访）； 对终端网络进行交接：包括重点店、关键人、存在问题、问题解决程度； 对应收帐款进行交 接：形成呆死帐的 ，按有关规定处理；正常欠款的，带领接替人拜访欠款终端或单位确认 ； （ 3）交接完毕应填写《业务人员离职移交表》（一式三 份）双方签字并由办事处主任签字，双方各持一份，办事处保留一份； （ 4）办事处主任批准后，结算工资及其它费用，业务 人员正式离职，办公室注销或修改员工档案。 二、 后勤 人事管理 制度 招聘： 各部门如因工作需要，必须增加人员时，应填写《 人员需求申请表 》，经 经理 核准后，由 人力资源 办公室办理招聘事宜；有关招聘龙大集团 粮油事业 本部 山东龙大商贸有限公司 25 人员的条件参照龙大食品集团要求，即后勤人员必须具有大专（以上）学历，管理人员 有特殊技能或特殊岗位要求的必须经 经理 批准。 面试：应聘人员必须经过需求部门负责人面试通过后方可试用。 实习 ： （ 1）实习 期三个月，期满考核合格者方可正式录用； 有特殊技能或特殊岗位者经 经理批准后可缩短实习 期 ， 实习 期间表现突出者可缩短实习期。 （ 2） 新进人员于报到后，实习开始前，应在办公室办妥下列手续： ① 填妥龙大食品集团有限公司《员工档案卡》； ② 缴验学历证件及身份证原件并提供复印件各 2 张； ③ 半身正面免冠 1 寸照片（近照） 2 张； ④ 其他能够证明自己能力的有效证明复印件； ⑤ 签订 《劳动实习协议》。 培训： 在企业高速。