[业务]联想公司财务管理制度

[业务]联想公司财务管理制度内容摘要：

双方在《到货登记单》签字确认，各分公司内部调拨商品也要填写《到货登记单》。 （ 4）《到货登记单》填写后，必须由采购商务、储运商务共同签字确认后方可有效。 （ 5）商品到库当日（如晚上到货，可在次日）必须办理正式入库手续， 填写《商品入库单》。 如未能在规定时间内办理入库手续，储运商务有权拒绝发货并责成当事人写出书面报告报总经理或授权人对其进行处理解决。 （ 6）采购商务和储运商务应妥善保管好到货登记单，以便查询，商务统计根据到货登记单审核入库单正确性，同时便于核减在途数量。 《到货登记单》出现错误情况时，储运商务要求采购商务重新办理。 （ 1）有涂改痕迹，内容和项目不清楚和不完全。 （ 2）商品编码和规格名称与集团公司不一致。 （ 3）数量不正确。 （ 4）《到货登记单》格式、使用说明、单据办理和各联次留存及传递过程。 第一联、采购 商务，第二联、储运商务，第三联、商务统计，第四联、财务会计。 （二）商品验收入库管理。 入库目的。 （ 1）为加速商品流通速度，保证工作正常开展和商品入库环节准确性、及时性、完整性。 （ 2）为商品在途管理和在途控制岗提供基础数据，保证在途控制环节畅通，更好地为销售业务部门服务。 （ 3）把好审核关，为财务成本核算准确及时提供必要条件。 入库操作办法。 （ 1）商品验收完毕，填写《到货登记单》后，采购商务依据《到货登记单》内容在当日（特殊情况，如晚间到货可在次日）按商品批次和发票内容填写入库单（注意不要将相 同商品累加），办理入库手续。 采购商务在办理入库手续时，根据《到货登记单》到商务统计处核对商品编号，无误后及时填写《商品入库单》。 （ 2）入库单由采购商务填写，储运商务签字。 〈 1〉按单据规定项数填写商品种类数。 〈 2〉填写商品归属部门、库别、入库日期。 〈 3〉按照《商品入库单》规定内容填写商品编号、数量、名称、金额。 〈 4〉填写《到货登记单》号和供应商名称。 〈 5〉《入库单》备注栏处注明到货时间，按照商品顺序填写发票号和金额。 〈 6〉相关人员填写姓名及人员编号。 〈 7〉特别注意商品编号、名称及规格必须与公司 保持一致，要求商务员字迹清楚、内容完整、数据准确和及时迅速。 （ 3）批量到货如果到货数量不全，采购商务应根据实际到货数量，随时办理入库手续，做好该批商品收欠登记手续。 （ 4）储运商务先统计到货前数量、后统计到货后数量，再倒挤出到货数量。 （ 5）填写好入库单应由储运商务签字审核，传真 FAX件与原件核对，到货登记单与入库单核对后，并确认后盖章 货收讫 后，方能生效。 入库单不得涂改。 （ 6）消耗品和不必逐个检验商品，由采购商务和储运商务共同清点数量后，当时办理入库手续，填写《商品入库单》。 （ 7）储运商务依据库房 情况整齐码放，及时建立、增加垛卡，登账。 出现错误情况，储运商务拒绝办理。 （ 1）有涂改痕迹，项目内容不清楚，不完全。 （ 2）缺少采购商务和总经理或授权人签字。 （ 3）商品项数超过单据规定要求。 （ 4）商品编码和规格名称与集团公司不一致。 （ 5）《商品入库单》格式与使用办法。 第一联、储运商务记账，第二联、财务会计存档，第三联、商务统计记账，第四联、采购商务存查。 入库核算：商品、材料入库后，经办人应持入库单第二联（即财务联）增值税发票的发票联和抵扣联，及时到财务部办理付款或报销手续。 财务根据入库资 料及发票、定单信息经复核无误后及时做商品增加账务处理。 第五部分 采购商务 （三）外购商品管理。 外购商品规定：由于经营需要而到集团外部采购货物行为属于外购管理范围。 操作流程。 （ 1）采购商务或销售人员进行采购前，应填写 请购通知单 由总经理或授权人签字确认后方能到财务借款外购。 （ 2）借款后必须在一周内办理完验收、报销手续。 （ 3）采购商务或销售人员在进行赊销采购前，应由总经理或授权人签字同意，并填写赊销采购专用 欠款登记单 ，同时单据上加盖本公司公章方能进行欠款采购。 （ 4）一次性外购必须办 理直接入库、出库手续，办理时必须持入库单、与之对应销售单，并持实物进行验收。 （ 5）特殊情况不能持实物验收，应经过总经理或其授权人审批同意，并持用户收货证明，方可办理入库手续。 （ 6）凡外购商品一律办理入库手续，办理时到储运商务处验收后加盖 货收讫 章，方能到财务报销。 （ 7）销售单与入库单编号、名称、数量必须一致，销售金额必须大于入库金额，确保有合理毛利。 （ 8）一次性外购商品不允许有库存积压。 （ 9）必须由采购商务或指定专人办理采购、报销、验收手续。 （ 10）外购商品不允许做欠款销售。 （ 11）如不符合 规定，应报分公司总经理审批后方能办理验收手续。 （ 12）一次性外购为便于统计与管理，应把入库单与销售单捏对粘贴，进行入账和留存。 （ 13）所有外购商品实行比率控制，一般不得超出当期进货额（除税） 7％，特殊情况需报分公司管理部门批准。 （ 14）商务员或销售人员因违反规定而带来一切后果，均视同个人行为，并不代表公司名义，公司不承担任何责任。 有关一次性外购特殊规定：非本公司主营产品，为满足用户特殊要求或为销售合同执行，而一次性采购商品。 （四）暂存商品管理。 范围：符合条件，可以办理暂存手续。 （ 1）接 货时由于发现包装破损或严重质量问题暂不能办理入库商品。 （ 2）由采购商务负责与供应商交涉联系解决某些问题，而暂不能及时办理入库手续。 （ 3）公司已经处理后积压及报废商品。 （ 4）由于其他原因经总经理批准暂时放置库房里商品。 （ 5）待点验商品：商品已到，尚待验收入库商品，当月份终结，仍应包括在 商品采购 账户余额内。 规定。 （ 1）暂存商品应单独设置库区，与正式商品区别码放。 （ 2）进入暂存库货物应填写《暂存入库单》，领取暂存库货物应填写《暂存出库单》。 （ 3）对于暂存库货物，应设立备查账，随时登记入库、 出库情况。 （ 4）对未按规定手续办理而而造成损失，上报总经理或授权人对当事人进行处理解决。 （ 5）单据格式及使用说明：第一联、经办人存查，第二联、商务统计记账，第三联、储运商务记账。 （五）购入商品计价：按实际价值入账：买价＋买方负担外埠运费、装卸费、保险费＋途中合理损耗＋关税估价。 集团公司内购入存货：其估价入库依据应是集团公司提供 发票清单及销售记录。 集团公司外购入存货，其估价入库依据应以采购订单注明价格扣除税后估价入库。 凡是按估价成本入账，在收到发票等结算凭证后均需调整为实际成本。 （ 1）如估价金额与实际金额一致，只做账务分录调整，可用原入库单复印件。 说明内容：原入库单号、估价账务时间、凭证号。 （ 2）当估价金额与实际金额不一致时，必须冲销原入库单，重新办理入库手续，财务据此处理账务。 公司用现金采购进货要有供应商已收款证明，收取供应商进货发票，没有发票则不能入账。 如果供应商不开进项发票，则公司采购进货费用不能通过银行结算，支付现金或通过内部账户。 进货发票在同一个月内入账，可不受开票日期限制，否则要用暂估价入账。 暂估价入账需要有上一批次进货发票复印件或暂估价抵扣凭 证。 供应商销货清单即本公司进货清单，需要有发票专用章和财务专用章，填写不含税价。 第一联、供应商存根联，第二联、附发票联、公司记账使用，第三联、记账联、供应商记账使用，第四联、抵扣联、公司交税务机关。 第六部分 应付账款管理 一、预付账款管理和核算程序。 （一）预付账款管理规定。 预付账款仅限于使用情况。 （ 1）各部门采购货物，经验收入库后尚未收到发票对外付款。 （ 2）采购货物对外预付定金。 预付账款按部门和供应商或经办人进行分类明细核算。 各公司对外采购付款，坚持货到付款原则。 公 司各部门对外采购付款， 100 万元以上采购付款，由分公司总经理或其在人事部、财务部授权人（最多不超过 2人）签字、审批。 100 万元以下采购付款，由各部门自行制定签字权限，并报人事部、财务部备案后执行。 各经营公司对外预付账款无论金额大小，均需按照原则并经总经理或其授权副总经理审批签字后方可到财务部办理审核、付款手续。 各分公司预付定金、必须提供购货合同复印件及定单，经总经理审批后办理。 100万元以上由财务总监或其授权者审批。 各分公司支付 10 万元以上采购货款必须具备条件。 （ 1）入库单。 （ 2）采购合 同或订单、销货合同。 （ 3）收款单位验货单或入库单。 各经营公司对集团公司外支付采购货款具备条件，经总经理审批、财务审核后才可对外付款。 （二）预付账款核算。 预付账款按发生部门、经办人、收款单位组织明细分类核算，往来账核算员定期进行清理和催促报销，对超过一个月预付账款进行跟踪核对，在合同约定期后五个工作日内报销。 二、应付账款管理和核算程序。 应付账款按部门和供应商进行明细核算，按集团内外进行分类核算。 财务人员应加强对 应付账款 的管理，及时清理入库未达账项，确保余额真实反应。 集团内部应付账款必须按月 对账，对账方法、流程、要求同应收账款管理。 按月报送对外长期（三个月以上）应付账款及未付原因。 三、其他应付款管理。 各公司在经营过程中所发生除进销货款以外代收等款项列入其他应付款进行管理，各公司应定期进行核对，并按月编报明细上报总经理及集团财务部。 其核算按集团内、外部分类，按款项单位、性质进行明细核算。 四、专项支出付款管理和核算程序。 专项支出（如批量购置家具、大型维修、装修、广告）借款时，应将批准的项目计划报财务部。 计划内容包括项目总支出、明细项目支出计划金额、项目完成时间、结算方式及结算时间等，财务部 据此办理付款。 第七部分 储运商务 现代企业物流是销售和财务业务的组合，承担了销售部门和财务部门的基层工作，主要负责处理商品进销存原始凭证和编制其汇总分析表等工作。 （由采购、物控、运输商务组合，分为管理、调配、助理、文职、提货、接货、送货、保管等岗位） 一、储运部各岗位分工。 物流经理：分管并协调部门内外整体工作，如运输监督、库存管理、环境建设、信息档案管理、流程优化及创新、人员管理、对外沟通。 调度配货：安排车辆及发货、送货人员，接听货物查询电话，协调部门内整体工作。 商务助理：收发传真、 审核单据连续性、抄写单据、统 发送传真、订水、订餐、接听电活。 商务文员：协助客户自提、运费管理、档案管理、暂存货物管理、将单据输入电脑、机器机身号管理。 车站提货；提货、分货、清点及办理到货登记于续并通知采购商务，协助客户自提、市内送货、外地出货交接。 库房接货：接货、清点及办理到货登记手续并通知采购商务，协助客户自提、市内送货、外地出货交接。 发货送货；市内配送、周边地区货物发送、代收支票。 库存物控：库存及库房管理，如库存日报、积压及破损商品旬报、协助库房发货员登记出库商品机器号、及时 与销售商务及采购商务进行库存商品信息反馈及沟通。 二、存货管理概述。 （一）存货含义和范围。 存货含义：公司在生产经营过程中为生产耗用或销售而储备各种资产或物资。 公司存货范围：商品、原材料、在产品、半成品、产成品、委托加工材料、待索赔返修商品、材料备件材料等。 各经营公司存货：购入存货，主要是存在于各流通环节经营商品及原材料、维修备件等。 （二）存货管理目的。 满足集团公司发展需要，实现集团内规模化、统一化管理需求。 规范存货管理操作规程，达到有效地、统一地管理模式。 提高进、销、 存速度，减少不必要资源浪费，避免违规操作，杜绝违法行为。 确保集团公司资产安全完整、保值、增值。 第七部分 储运商务 三、采购商务。 送货制：由供应商将商品送到本公司指定地点或仓库交货。 （ 1）采购商务接受由销售业务部门经理所下采购订单。 （ 2）采购商务审核销售业务部门采购订单，不合格采购订单返回销售业务部门，发出合格采购订单。 （ 3）采购商务将预到货信息或采购订单发给储运商务，由储运商务安排接货准备。 （ 4）采购商务负责将采购订单替换成通用格式发给供应商。 （ 5）采购商务着手办理商品进口手续，准 备合同与批文，办理报关付税手续。 （ 6）采购商务与销售业务部门沟通后下达分货指令，分货指令以书面形式下达于储运商务。 （ 7）供应商发货，委托运输公司送货或自己派车运送，由供应商开具送货凭证，送本公司销售业务部门。 （ 8）供应商将商品送到本公司指定地点或仓库。 （ 9）储运商务与供应商或货运公司联系交接货物，采购商务必须到仓库检查商品规格、质量，按合同或协议商定进货数量，同时将货物信息传给销售业务部门。 （ 10）储运商务立即将到货登记单给销售商务，便于马上销售，最迟在三日内将入库单给销售商务，便于计算成本。 提货制：本公司到供应商仓库或指定地点提取商品。 （ 1）由销售业务部门通知采购、储运商务人员凭提货单等单证提货。 （ 2）采购商务或储运商务根据供应商所开出发票、提单，经销售业务部门核对选购品种规格后，填制一式四联。