xx公司行政-doc管理制度

xx公司行政-doc管理制度内容摘要：

者委办校核 文书委派单 各部门 复印委托 复印装订 各部门 核准 保密标识 复印委托单 复印装订登记 下载收藏 半价优惠 予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。 属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。 5. 本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。 6. 文件传真的发 文工作亦由文秘人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。 凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。 7. 对一些机密文件 ,需在文件页首加盖印章 ,以防止随意传播。 8. 每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。 每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。 附《档案资本销毁情况记录表》 9. 文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。 对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档，文秘必须做好登记造册工作。 每月未，文秘应将 收、发文整理装订成册。 10. 每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况 ,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。 下载收藏 半价优惠 收发文流程 信函收文 总台收函 收件人签收 个人信函 部门信函 私函自理 公函归档 业务部门 总经理 主管归 档 秘书筛选 登记归档 总经理 责任人：文员、 GM 秘书 监督人：行政主管 发函发文 发函打印 主管签字 用公司印 收函登记表 分理 复印存档 信件 快递 文员送邮 总台电话 责任人：文员、总台 监督人：业务、行政主管 用印流程 发文登记表 传真 保密标识 下载收藏 半价优惠 七 用印 1. 本公司以公司名义对外之行文由管理部负责盖印。 2. 公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请 (汇签 )经上级核准后交管理部秘书，由秘书登记于登记表。 用公司印流程 八 文档 （一）图书杂志 1. 公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年 6月、 12 月下旬详实盘点。 2. 文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。 如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅 ,借书人不得拒绝。 附《图书登记册》 公司章 合同章 法人章 财务章 用印申请 GM 秘书 GM 签准 用印 GM 秘书 申请单归类 申请人 责任人： GM 秘书 监督人： GM 用印申请单 下载收藏 半价优惠 3. 一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。 4. 对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。 图书管理流程 （二）专业资料 1． 资料分类： 公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本 及复印件； 公司由政府主管部门购买的政策法规； 公司各类剪报。 公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料 2． 公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外 3． 特殊情况需复印者，须填报复印申请批准 图书购进 文员登记 入库 借阅 文员登记 借书人 图书登记表 每月清点一次 图书清点报告 图书借阅登记表 按时回库 责任人：文员 监督人：行政主管 下载收藏 半价优惠 资料管理流程 （三） 客户档案 1． 客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域 2． 客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本 3． 客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外 4． 特殊情况需复印时，须填报复印申请报批 5． 服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任 资料整理 登记注册 入 库 借阅 复印 登记 申请 借阅人 复印人 登记表 保密标识 定时清 点 清点报告 当天回库 借阅登记 复印申请 下载收藏 半价优惠 客户档案管理流程 （四）办公文档 1． 行政管理部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理 2． 行政人 员办公文档设：  工作计划与报告  司内行政 3． 业务人员办公文档设：  工作计划与报告 专案人员管理 结 案 行政登记 入 库 借 阅 复 印 登 记 申 请 借阅人 复印人 当天回库 借阅登记 复印申请 定时清点 保密标识 登记表 清点报告 下载收藏 半价优惠  司内行政  拓展资料  谈项目 A、 B、 C……  执行项目 A、 B、 C…… 九 访客接待 1. 来本公司之宾客由秘书负责接待。 2. 接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关主管部门联系接洽。 3. 秘书做毕接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。 访客接待流程 十 办公用品 （一） 文具 1． 行政部负责办公文具的采购与领用登记 2． 行 政部须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材（铁圈、封面纸、封面薄膜）及文件夹的存量，以保证公司业务程序的正常进行 访客 总台询问 推销商 总台应对 客户 电话业务员 出迎进专案室 文员上茶 朋友 电话受访人 出迎进接待室 董事长 /GM 朋 友 电话秘书 出迎进办公室 秘书上茶 责任人：总台、秘书、文员 监督人：各级主管 下载收藏 半价优惠 （二） 茶、水 1． 行政部负责茶、水等日用品的采购与使用登记 2． 定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公秩序 3． 公司举办培训、讲座等大型活动时，行政部应及时了解情况，备足茶、水、杯用品，以保证活动的正常进行 十一 采购 1. 公司办公日用品和低耗品由行政管理部在为公司节约总成本和控制办公费用总额度的基础上统一购置。 2. 办公设备维修、邮件投递等业务委托中行政部统一处理。 3. 行政部须对固定供应商建 立完整的档案系统，以节约成本之原则，选择、跟换供应商。 4. 公司各业务部门将需要购置的固定资产以申请单形式上报行政管理部，经批准后，由行政管理部对采购物资的数量、质量、规格、供应商、价格进行统计、分析、比较，作出清单，递交总经理批示，经批准后由行政管理部下达采购指令，予以履行同供应商进行市场询价、报价、谈判及草拟合同条款，最后确定采购价格及合同条款，委任采购人员进行其它后续工作。 合同文本交行政管理部门备案。 下载收藏 半价优惠 采购作业流程 验收付款流程 采购申请 GM 批示 行政专员 固定供应商 /商店 行政专员 询价 /比价 GM 复议 定货合同 验收付款流程 通报会计 责任人：行政专员 监督人：行政主管、 GM 询价 /比价单 采购申请单 一般采购 大宗采购 采购合同 会计支付定金 到货 行政 /财务验收 退货 接收 请款 GM 批示 财务付款入帐 行政资产管理 采购申请单 询价 /比价单 验收报告 请款单 资产登记表 责任人：行政主管、财务 监督人： GM 下载收藏 半价优惠 十二 固定资产管理 1. 行政管理部对公司所有固定资产进行登记注册 2. 固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者 ,由使用部门或管理部填制“固定资产处分申请单”一式二联 ,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处分原因、处分方式及其他有关资料分别转送财物部填入购买金额、累计折旧、残值后 ,依核决权限送呈签核。 3. “固定资产申请单”一式二联 ,经核准后 ,由使用部门分送如下：第一联送财务部；第二联送行政管理部。 4. 财务部收到“固定资 产处分单”后如处分方式为报废或遗失时，应备有报废或损失清单及有关机关之核准或证明文件，在据以转帐及更改财产目录。 如为出售则暂时存档。 5. 行政管理部收到“固定资产处分单”后，应依核准之方式处理资产，并将处分日期、处分原因、处分金额（出售时填）填入“财产管理卡”后抽出并“固定资产处分申请单”存档。 6. 固定资产如遭窃盗或破坏者，管理部应提出损失清单及向警察单位报案办理。 十三 物业 1． 行政管理部负责公司办公室的各项物业管理 2． 负责与物业管理公司协调水、电、信函及安全事宜 3． 负责办公室内的照明、植物、家具等事务管理 4． 负责 办公室内的清扫保洁 5． 负责办公室的钥匙管理 十四 公司福利 1. 公司员工之福利事项由管理部执掌。 2. 公司员工遇有生日、婚假等喜庆时日 ,行政管理部得以公司名义安排祝贺。 3. 行政管理部主管参与福利基金管理及各项奖金分配之讨论。 4. 公司员工本人及家庭如遇重大经济困难，得向行政管理部申请补助或救济。 5. 办理补助程序如下：由申请人填具申请书并经部门主管核准后呈报行政管理部，并经总经理签核后转会财务部支付。 下载收藏 半价优惠 十五 午餐 第三章 业务支持 一 公司主页 1． 行政管理部负责公司主页的租赁、制作和宣传事宜 2． 企划部根据公司业务需要 ，负责主页内容的组织、策划和更改 3． 行政部根据经确认的主页内容，进行下载、修改及上传的技术处理 4． 行政部负责联络网络公司委托主页宣传事宜 5． 行政部负责主页反馈查询、上网人数的统计和报告事宜 二 商业秘密保护制度 （一） 目的 保护公司与客户的商业秘密，维护公司的安全与利益。 （二）使用范围 本规则适用于 ****公司全体员工。 （三）定义 公司的商业秘密系指不为公众所知悉，能为公司带来经济利益、具有实用性，并经公 司采取保密措施的技术信息和经营信息。 其中：  不为公众所知悉，系指该信息不能通过公开渠道 （如：报纸、新闻、出版物等）由外界直接获取；  能为公司带来经济利益、具有实用性，系指该信息具有确定的可应用性，能为公司带来现实的或者潜在的经济利益或竞争优势； 下载收藏 半价优惠  经公司采取保密措施的，系指包括设置保密警示标识、制订保密条款、签订保密协议、建立保密制度及其他合理的保密措施的实施。 前款所述之技术信息和经营信息，包括： （ 1） 公司管理、财务、人事等方面的系统设计、制度文本内容及方法； （ 2） 公司顾问服务的内容与方法。 （ 3） 公司公共关系的内容与方法； （ 4） 公司客户名册； （ 5） 公司经营计划与营销 策略； （ 6） 招投标的规划与标底； （ 7） 客户资料； （ 8） 上述列举以外的技术信息和经营信息，符合本条第一款所述之定义的，认定为公司商业秘密。 公司商业秘密的来源： （ 1） 公司自行制作并符合所述定义者； （ 2） 公司以外第三方制作并符合所述定义者； （ 3） 公司与第三方合作制作并符合所述定义者。 本制度所称之载体系指载有公司商业秘密内容的： （ 1） 工作底稿、文本、电子磁盘及其他载体（含正本、副本、影印件、传真件、摘抄件）； （ 2） 公司《文件档案管理制度》规定的各类秘密文件、资料等。 （四）保护原则 保护商业秘 密的工作，遵循积极防范、层级管理、既确保商业秘密之安全性又便利于各项工作的原则。 （五）责任部门与人员 1 由行政管。