outlook20xx全攻略贝卡尔特msoutlook20xx用户手册收发电子邮件软件操作指南

outlook20xx全攻略贝卡尔特msoutlook20xx用户手册收发电子邮件软件操作指南内容摘要：

MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 11页，共 67页 作者：余珊珊 i. 工具 选项„ 电子邮件选项 , 在“ 答复邮件时 ”的下面选择 “ 附加原始邮件 ” : 5. 附件的处理 a) 发送的附件大小不能超过 2 兆（ MB），若大于 2 兆，你将无法发送此邮件。 对于较大的附件，可以使用压缩软件 WinZip 压缩一下，再发出。 b) 怎样将若干文件夹压缩成一个压缩文件包。 i. 用 shift 或 ctrl 键选择若干个文件夹或文件，然后用鼠标右键单击选中的文件夹或文件，在弹开的快捷菜单中选择“ 添加到压缩文件 „ ” ii. 然后，在新邮件里，点击 插入 文件 附加此压 缩文件包。 6. 邮件的后续标志 a) 标记邮件以提醒自己对邮件内容进行跟踪后续。 点击邮件标题右端的 ，标记变为红色 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 12页，共 67页 作者：余珊珊 b) 右击  选择 添加提醒„ 设置标志类型、到期日期和时间„ 7. 使用视图和颜色 a) 在收藏文件夹下 : 点击 未读邮件 以查看还没有读取过的邮件；点击 后续标志 来查看已标记过的邮件； 已发送邮件 去查看已经被成功发送出去的邮件。 b) 在 收件箱 ，点击位于 高级工具栏 上的 邮件 下拉箭头 ， 选择不同的视图方式来查看你的邮件 ： 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 13页，共 67页 作者：余珊珊 c) 在菜单栏上，点击 视图 排列方式 ，选择不同的分组选项来将你的邮件进行分类。 d) 你可以通过 工具  组织„ 给你 收件箱 里的邮件标题着色，一个小窗口会在收件箱上方弹出： i. 点击左边的 使用颜色。 ii. 输入 发件人名称 (或者最简单的方法就是，在收件箱里点击一封那个发件人发给你的邮件，发件人的名称就会自动显示。 ). iii. 点击 颜色下拉箭头 选择颜色。 iv. 点击 应用颜色 按钮。 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 14页，共 67页 作者：余珊珊 v. 要删除你已应用的颜色，可以点击组织窗格右上方的 自动设置格式 按钮， 高亮要删除的格式，点击 删除 按钮： e) 有时你希望把那些只发给你的邮件突出显示，可在 将只发送给我的邮件显示为 后选择一个颜色，然后点击“ 打开 ”按钮。 8. 清理邮箱 a) 查看邮箱大小 i. 右击 收件箱 属性 ： ii. 在 收件箱属性对话框 下方，点击 文件夹大小„ 按钮以查看邮箱大小 : b) 查找较旧和较大的条目 i. 方法一 ： 在 所有文件夹 下展开 搜索文件夹 ， 点击 大邮件 to 以查看大小超过100KB 的邮件 (可以通过右击 大邮件 自定义此搜索文件夹 ... 条件 ... 来为较大邮件定义标准 ) 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 15页，共 67页 作者：余珊珊 ii. 方法二：点击 常用工具栏 上的 “ 查找 ”按钮，然后点击 选项 高 级查找 ... iii. 在高级查找对话框中，选择要查找的旧条目的接收或发送的时间范围： 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 16页，共 67页 作者：余珊珊 iv. 在 其他选择 选项卡下，指定要查找的较大条目的大小范围： v. 然后点击 开始查找 按钮。 c) 存档 1) 如果你要 存档 你的收件箱，确保你是在收件箱里，然后点击 文件 存档 ... 2) 存档 与 个人文件夹 比较 ： 你可能会发现，存档和个人文件夹的功能非常相似。 他们所实现的功能选择要存档的文件夹。 选择日期。 选择存档到 硬盘上的那个位置。 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 17页，共 67页 作者：余珊珊 实际上是一样的，就是释放你在服务器上的邮 箱空间到你的本地硬盘(C:\ 或 D:\)；它们只是将服务器上的数据本地化到你硬盘上的不同方式而已。 你可以尝试任何一种方法。 d) 清空已删除的邮件 右击 已删除的邮件 文件夹 选择 清空 “已删除邮件”文件夹。 9. 代理 由于工作需要，你可能需要将处理你的 Outlook 文件夹（收件箱、日历、联系人、任务等等）的权限支配给你的同事，就好比有一个助手在帮你管理你的邮件和日程安排等等。 这个授权给他人来打开你的文件夹、阅读和创建条目，并代表你回复邀请的过程就叫 代理。 操作过程如下： a) 菜单栏上， 工具 选项„ ，点击 代理 选项卡。 b) 点击 添加 按钮，从全球通讯簿中选择一个用户，然后点击 确定。 c) 代理权限对话框 弹开，为不同的文件夹选择不同的权限： d) 代理权限有： 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 18页，共 67页 作者：余珊珊 i. 作者 作为代理，你可以读取、创建条目，并修改和删除你创建的条目。 ii. 编辑 作为代理，你拥有所有作者的权限，并且可以修改和删除经理人创建的条目。 iii. 校对员 作为代理，你可以读取条目。 e) 你的代理怎样打开你的文件夹。 例如，你授权的用户要打开你的收件箱，他 /她可以点击 文件 打开 其他用户的文件夹„ 10. 缓冲交换模式（ Cached Exchange Mode） a) 当你首次启动 MS Outlook 2020，你就已经在缓冲模式下了。 . b) 关于 缓冲交换模式（ Cashed Exchange Mode） : i. 当你使用 Microsoft Exchange Server 的 电子邮件账户 时， Cashed Exchange Mode 在你的电脑里存贮了一个你的邮箱的副本。 这个副本提供了一个通向数据的快速通道，并频繁的与邮件服务器进行更新。 ii. 无论你在哪里，如果你脱机工作，你仍旧可以马上访问到你的数据。 如果由于某种原因，你无法连接到邮件服务器， Outlook 会自动切换到 尝试连接 或 断开连接 状态。 如果连 接恢复了， Outlook 就会自动的切换回连接状态。 任何你在未连接时做过的修改都会在连接后自动同步的。 同步过程中，你仍旧可以继续工作。 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 19页，共 67页 作者：余珊珊 单元 2: Outlook 日历 1. 使用日历视图 a) 在工具栏上， 按钮将把你带到当前的日期；要在天 /周 /月视图之间切换，可点击 按钮 b) 改变天 /周 /月视图  在 日历 ， 在菜单兰， 视图 排列方式 当前视图 ， 点击 自定义当前视图。  点击 其他设置 „ 按钮。  尝试以下任何一项 :  改变天视图的显示，改变 时间字体 和 时间刻度。  要将周末在同一格内显示，选择 压缩周末 复选框。  若要用微型时钟显示约会时间，在 周 或 月 视图，选择 以钟表方式显示 复选框。 2. 安排约会  注 ：不要重叠约会条目 不要超负荷安排约会或会议条目。 . 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 20页，共 67页 作者：余珊珊  在 日历 ，点击 工具栏 上的“新建”按钮， 或点击 文件 新建 约会。  在 主题 框内输入约会主题。  在 地点 框内输入约会地点。  输入 开始 和 结束时间。  选择其它你需要的选项。  要使此约会周期性地循环，点击“ 重复周期 ”。  点击 确定。  点击 保存并关闭。 提示 : 在 日历 ，你也可以通过选择一个时间段来新建约会，右击，然后在弹出的快捷菜单里点击 新建约会 或 新定期约会。  提醒窗口 : 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 21页，共 67页 作者：余珊珊 i. 所有的提醒条目都列在一个对话框中。 ii. 提醒日期会弹出。 iii. 提醒可以被消除。 3. 发送会议要求 a) 在 日历 ，菜单栏上， 动作 新会议要求 . b) 点击 收件人„ . c) 输入或从全球通讯簿中选择与会者名称。 d) 对每一个输入的名称，点击 必选 , 可选 , 或 资源 . (必选 和 可选 与会者会显示在约 会选项卡下 收件人 框内， 资源 则显示在 地点 框内 .也可右击 资源 ，以查看其属性。 )， 然后点击 确定。 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 22页，共 67页 作者：余珊珊 e) 点击 计划。 选择一个所有与会者都可行的时间。 你可以用 自动选取 按钮来查找下一个所有与会者的可行时间。 f) 点击 约会 选项卡。 g) 输入 主题。 h) 若还未安排会议室的话，就输入 地点。 i) 若要会要周期性循环，点击 重复周期 按钮。 j) 选择其它必要的选项。 k) 点击 发送。 4. 安排全天事件  事件是一个持续 24 小时甚至更长的活动。 i. 在 日历 , 在菜单栏， 动作 新建全天事件。 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 23页，共 67页 作者：余珊珊 ii. 输入 主题。 iii. 输入 地点。 iv. 选择其它 必要的选项。 v. 向其他查看你日历的人表示你是外出的，而不是空闲，在 时间显示为 列表里，点击 外出。 vi. 指定 开始 和 结束时间； 如果需要的话，点击 重复周期。 . vii. 点击 保存并关闭。 提示 : 在 天 /周 /月 视图，你可以快速的通过双击日期标题来新建全天事件。 5. 用颜色来自定义日历视图  给约会和会议条目着色 i. 在 日历 ，右击一个约会或会议，点击 标签 ，然后在弹出的列表里选择颜色。 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 24页，共 67页 作者：余珊珊 6. 改变日历设置和选项 a) 在日历中查看多重日期 在日历左上方的日期浏览器中，高亮你想查看的多个日期。 b) 并排显示日历 你可同时 在 日历 中最多 并排显 示 30 个日历。 i. 在 日历 窗口左侧，点击 打开共享日历。 ii. 点击 姓名 按钮或直接输入要打开的那个日历的用户名称。 iii. 新的日历将会显示在视图中已有的日历的旁边。 7. 共享日历  在 日历 窗口左侧，点击 . a) 允许任何人查看你的日历： i. 在 名称 框， 点击 默认。 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 25页，共 67页 作者：余珊珊 ii. 在 权限 选项卡下，在 权限级别 列表里，点击你想要的级别。 b) 指定个别用户来访问你的日历列 i. 点击 添加。 ii. 在 添加用户 对话框中，选择或输入你想指派权限来访问你日历的用户名称，点击 添加 iii. 在 名称 框 ，点击你刚才添加的用户。 iv. 在 权限级别 列表里，点击你 想要分配的权限级别。 贝卡尔特 MS Outlook 2020 用户手册 创建于 2020 年 3 月 11日 第 26页，共 67页 作者：余珊珊 单元 3: 联系人和任务 1. 添加联系人 i. 文件 新建 联系人。 ii. 为联系人输入 姓名。 iii. 输入联系人的相关信息。 i. 表示为 ： 字段决定如何显示该联系人的姓名。 ii. 要在一个字段内输入多项，比如多个电子邮件地址，点击电子邮件字段旁边的下拉箭头。 提示 : 你可快速创建另一个有着相同公司信息的联系人。 在当前联系人窗口，点击 动作 来自相同单位的联系人 . 注 ： 显示西方人姓名时，名字在前、姓在后；显示中国人姓名时，姓在前，名字在后。 2. 使用联系人列表 a) 快速查找联系 人 i. 在联系人视图，直接键入要查找的人的名字的首字母或首字。 b) 对于更进一步的查。