20xx年电大办公室管理考前复习资料

20xx年电大办公室管理考前复习资料内容摘要：

明确的答案，在此不再详细说明，请同学们照以上的要点按教材上的详细说明回答即可。 第 9 页 共 32 页 《办公室管理》重难点 (3) 一、日程安排计划表的种类大致有几种。 试以其中一种为例，编制一份预定表。 本题主要考核本课程的第八章第 4 点的“日程安排计划表的种类和管 理”这一知识点。 以下为参考答案： 1．日程安排计划表的种类： （ 1）年预定表。 是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。 一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。 （ 2）月预定表、周预定表、日预定表。 月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。 周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预 定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。 2．各种预定表的编制请同学们参照教材 — ，编写。 本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。 二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面。 本题主要考核本课程的第十章第 3 点的“文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点，本题答题思路如下： 1．提神醒脑的服务。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消 除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。 2．私事方面的协助。 协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事： （ 1）特别指示事项的时候 —— 虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。 （ 2）纯私人性请求时 —— 遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。 3．财物管理。 包括： 第 10 页 共 32 页 （ 1）薪金收入管理 —— 薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收 入，都需要按税法申报。 特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。 （ 2）支票往来的管理 —— 最主要的是保管支票簿、支票专用印章。 文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。 4．其他。 如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。 本题在教材上的答案非常明确，只需要同学们进行一定的归纳即可。 另：第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本，同学们可以学习一下。 最好能够根据这个范本，结合自己的工作实践，编 写一个“工作任务单”。 第 11 页 共 32 页 《办公室管理》重难点 (4) 一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。 本题主要考核本课程的第十二章第 1 点的“口头语言的特征”和第 2 点的“敬语的用法”这两个知识点。 以下为参考答案： 1．口头语言的基本特征： （ 1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。 （ 2）有重音。 口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。 （ 3）有歧义。 因为汉字一音多字。 （ 4）口头语言视时间、场合、对象的 不同而有所不同。 比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。 2．敬语使用的一般场合： （ 1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。 （ 2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。 （ 3）敬语一般针对： 年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。 同学们要注意，本题有两个问题：一是口头语言的基本特征；二是敬语应用的一般场合。 其中第二个问题实际上就是考察“敬语 的用法”这个知识点。 二、简要阐述社交话题的选择。 本题主要考核本课程的第十二章第 6点的“社交话题的选择”这个知识点，本题答题思路如下： 1．合适的话题包括： （ 1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等； （ 2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等； （ 3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等； （ 4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等； （ 5）积极、健康的生活体验的话题； （ 6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅 的笑话，有时也能活跃气氛。 2．不合适的话题包括： （ 1）应当忌讳的话题。 如个人私生活等。 （ 2）令人不快的话题。 如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。 （ 3）过于敏感的话题。 如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 （ 4）自己不甚熟悉的话题。 如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 （ 5）夸耀自己的话题。 （ 6）庸俗的、色情的话题。 第 12 页 共 32 页 （ 7）不宜谈论的保密的话题。 如涉及商业机密的话题。 本题在教材上有明确的答案，得分率很高。 三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围 如何。 本题主要考核本课程的第十三章第 1点的“印章的使用”这一知识点。 1．印章的使用的主要形式为： （ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）证见章；（ 4）骑缝章；（ 5）骑边章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围： （ 1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。 （ 2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。 （ 3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。 本题在教材上有明确的答案，得 分率很高。 要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。 四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。 本题主要考核本课程的第十四章第 3点中的“收文处理”这一知识点。 1．收文处理的程序： 签收和拆封 —— 登记 —— 分送 —— 拟办 —— 批办 —— 承办 —— 催办 —— 注办。 2．分送的基本原则： （ 1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理； （ 2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批 示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办； （ 3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批； （ 4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理； （ 5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。 本题在教材上有明确的答案，得分率很高。 要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。 五、按照文书立卷特征立卷 ，主要有哪几种类型。 简要说明按照问题特征立卷的基本含义。 本题主要考核本课程的第十四章第 6点中的“文书立卷标准”这一知识点。 1．类型： （ 1）按问题特征立卷；（ 2）按作者特征立卷；（ 3）按文种特征立卷；（ 4）按时间特征立卷；（ 5）按地区特征立卷；（ 6）按通讯者特征立卷。 第 13 页 共 32 页 2．按问题特征立卷的含义： 将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。 同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。 回答第二个问题时，应举例说明。 六、通 过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。 本题主要考核本课程的第十四章第 7点中的“档案的利用”这一知识点。 1．通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读； 2．通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借； 3．根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率； 4．利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据； 5．以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务； 6．将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息； 7．通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。 同学们在回答本题时，一定要注意审题，本题实际上只有一个问题 —— “ 通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义”，本题实际上就是要回答“档案利用的意义”。 弄清楚了这一点，同学们就能在教材上找到明确的答案了。 第 四 部分 ： 结合 中央电大下发的复习指导复习 第 14 页 共 32 页 第五部分 ：附 :《办公室管理》期末复习综合练习题 一、单项选择题 1． 以下哪点不是办公室事务管理的特征。 （ B ）。 A． 服务性 B． 决策性 C． 专业性 D． 主动性 2．办公室布置要注意（ D ）。 A．上司单独用的办公桌椅靠墙放 B．一般办公室桌椅最好面对面放置 C．打字、复印间离上司办公室近些 D．各种沟通、保密 3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的。 （ C ）。 A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常 清理 C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的。 （ B ）。 A．伸直双臂再合拢，在高于桌面 15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品 B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些 C．各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识 D．纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中， 再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 5．在办公室里，（ D ）的位置是上座。 A．离入口最远 B．离入口最近 C．靠近门口 D．靠近窗户 6．传真机的使用哪一项是不对的。 （ B ）。 A．发送前检查原稿质量 B．随时随地可向对方发送 C．不宜发送礼仪性文本 D． 不宜发送私人、保密文本 7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的。 （ A ）。 A．接通电源可立即复印操作 B．选定复印纸后要抖松消除静电 C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．复印完毕应取下复印品和原稿 8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的。 （ A ）。 A．录音时需将监听开关至于“ ON”位置 B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为 30 一 150厘米 第 15 页 共 32 页 D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音 9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的。 （ D ）。 A．安置窗帘遮挡室外光线 B．与其他设备正确连接 C．投影机要远离热源 D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能 10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责。 （ B ）。 A．订购 B．制造 C．分配 D．储备 11．以下文员订购和储备办公用品的行为 中，哪一项是不适宜的。 （ B ）。 A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾 B．让员工们随意领取办公用品 C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度 D．用库存一览表来储备办公用品 12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的。 （ B ）。 A．没有任何设想就应着手从事该项工作 B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力 C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行 D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施 13．文员按照“优先顺序”处理 工作，以下哪一项是不适宜的。 （ D ）。 A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 D．可以按照文员自己的习惯进行工作 14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的。 （ C ）。 A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D．对每一项工作作出 安排，定好最后期限 15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的。 （ D ）。 A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务 C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿 D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做 16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的。 （ C ）。 A．现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里 第 16 页 共 32 页 B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 C．标准的零用现金单据有 一个签名 D．不允许任何人从零用现金基金里借钱 17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的。 （ A ）。 A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见 B．必要时可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的。 （ B ）。 A．善于同他人合作，密切配合，步调一致 B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的。 （ C ）。 A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录 B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话 C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D．如果已经回电，但没打通，切记要再联系 20． 以下哪个接打电话的行为是不正确的。 （ A ）。 A． 受到通话对方极大的责难，。