第一篇企业行政办公与总务后勤细节化管理

第一篇企业行政办公与总务后勤细节化管理内容摘要：

作。 三、健全制度原则 办公室工作承办各种行政事务，涉及面非常广泛，包括许多有关组织和个人的利益及荣誉的具体问题。 应当建立健全严格，细致、明确的规章和制度，使办公室人员工作有章可循。 四、优质服务原则 办公室作为领导工作的辅助机构，主要目标是服务，即为领导、为企业、为基层提供服务。 怎样提供优质服务应当是办公室人员明确的指导思想和信念，不能做到这一点者坚决不应让其进入办公室人员队伍。 优质服务应主要把握三点： 平等。 要求办公室人员对领导和基层员工一视同仁，确立对上负责和 对下负责实质是一致的观念。 及时。 办公室承办的行政事务大都具有时效性、临时性等特点，要求办公室人员具有时效意识。 努力提高工作效率，使办公室工作正常运转并取得成效。 严格。 办公室工作头绪很多，事务庞杂，容易导致“跟着感觉走”的倾向，应当严格按照规章办事，防止发生不讲原则、亲疏有别的现象 第二节 办公人员素质要求 办公室的特殊地位，决定了对办公室人员的素质要求，主要是忠诚可靠、谦虚好学、工作勤奋、廉洁奉公。 一、忠诚可靠 办公室人员为领导工作提供辅助，是领导的助手和参谋，岗位的重要性不言而喻。 办公室人员 在工作中经常接触领导、组织会议、处理公文、保管文件、对外联络及处理内部事务最新企业细节化管理实务全书 6 等等，耳闻目睹大量的机密信息，必须自觉防范失密、泄密事件的发生。 二、谦虚好学 办公室是公司的窗口和门面，其人员则是领导身边的“近臣”，直接关系领导的形象和威信。 办公室人员应充分认识自己所处的特殊位置，尤其注重谦虚谨慎，平等待人，尊重他人，不能上恭下踞，傲气凌人，以势压人。 不因认为自己掌握情况多、接触事物早而沾沾自喜，而要自觉地向群众学习，向实际工作者学习，不断提高自身的知识素养和工作技能。 三、工作勤奋 办公室人员工作点多面广，许多 工作只能埋头苦干。 好出风头、信口开河是大忌。 不论组织会议，安排会场，还是接待来宾，管理文件，人们能看到的只是隆重的会场，印制精美的文件和资料，舒适的食宿和交通等等。 而很少了解办公室人员为此所进行的紧张繁忙的工作，甚至加班加点，通宵达旦地努力。 许多细小甚至琐碎的具体事务要办公室人员承担，所以办公室人员应当发挥兢兢业业、默默无闻、埋头苦干、不计名利的优良传统。 四、廉洁奉公 办公室人员的工作特点，经常是对上靠近领导，对下管理许多的人、财、物，如果没有廉洁奉公的基本素质和要求，不仅容易发生“近水楼台先得月”的行为 ，而且将严重影响领导及整个组织的对内对外形象 第三节 办公室的组织方式 组织一个办公室就是正确安排布置好它的各个部分及每一个人，使各个部门、各个人之间形成关系明确的有机整体，使彼此协调有效地运转，根据现代组织理论，现代办公室的组织方式主要有以下五种： 一、集权组织方式 集权组织方式是指一个中心（可以是某一个人）来行使指挥权的组织方式。 例如，一个总部给各分部发指示，分部必须执行且必须把执行情况向总部反馈。 利用集权组织方式，可以由总部包办分部的财务，也可以由分部实行独立核算，自己管理财务。 集权组织方式的优 点是：效率高，可以指定一个统一的组织标准，便于统一协调。 可以更有效、更充分地利用办公设备。 因而可以节省经济开支。 集权组织方式的缺点是：由于过分强调统一性，从而不可避免地带来僵死的弊端。 容易产生官僚主义。 二、线形组织方式 线形组织方式是指按照纵向关系逐级安排责、权的组织方式。 其特点是上一层的责、权大于下一层，逐级降低，构成一个金字塔状的责权管理系统。 在这样的系统中，每个人只对一个上级负责。 线性组织方式的优点是：责权清楚，相对稳定性较大，易于保持良好的纪律，不易发生责权混乱的现象。 但是也可能导致管理方式死 板僵化、工作作风武断甚至独裁；某一位领导人负担过重，而其他人员又闲着无事。 三、职能组织方式 职能组织方式是指任命一些专家负责办公室内部某一部门的工作，从而减轻行政首长负担的组织立方式。 这种组织方式能够充分利用专家的特长，发挥业务和技术专门人才的作用。 但由于基层单位或工作者个人的领导者不止一个，容易造成无所适从的现象，有时反而会降低整个办公室工作的效率。 四、线性 —— 职能组织方式 最新企业细节化管理实务全书 7 这种组织方式综合了上述两种方式的优点，是我国办公室组织中常用的方式。 采用这种方式应注意的问题是：应该明确的职责一定要有专门的说明 ，以免互相推诿。 五、委员会组织方式 这是一种集体领导型的组织方式。 其特点是主席是由委员们推选出来的。 在重大决策上没有决定权，必须经委员们讨论或投票决定。 主席负责收集委员们的意见，按照大多数人的意志办事。 一般情况下，委员会可设置常务委员会，负责处理日常事务，除重大决策问题交全体委员们讨论决定外，一般性决策只要常务委员们讨论决定就可以了。 利用这种方式需要注意的是一定要有一个比较精明强干的主席，否则往往易受委员们的左右或支配。 从上面几种组织方式我们可以看出，任何一种方式都不是十全十美的。 单纯采用任何一种方式都 可能出现某些失误和偏差。 因而，在具体的办公室组织中，应针对自己的特点和工作结构，综合考虑各种组织方式的优点，以避免办公室工作的失误，提高工作效率。 第四节 企业领导文职人员的配备 在一家公司内，由于各部门领导分工不同，其管理职能也不一样。 这就是说为领导配备文职人员不能套用一个模式。 按领导管理职能配备文职人员可试用以下几种方法： 一、专业对应法 采用这一方法的要求，是根据领导 的 管理职能及专业分工情况来选配能适应那些特定条件的文职人员。 处在行政管理岗位上的领导应配备具有行政管理专业知识及其技能的文职人员。 处在经济管理岗位上的领导应配备具有经济管理专业知识及其技能的文职人员。 而主管科技工作的领导则应配备知晓科技专业知识并能熟练地办理科技事务的文职人员等等。 这样配备，既有利于领导获得直接的“外脑”效应，有利于有关文职人员履行其专业辅助职能。 二、层级选配法 在领导层中，不仅有管理职能、专业分工的区分，而且有管理权限的区分，这是层级选配法的客观依据。 对于处在正职位置上、级别相对高出一格的领导，应考虑选配专业职务、工作经历稍高一点的文职人员。 对于处在副职位置上、级别相对低一格的领导，可考虑选配专 业职务、工作经历稍低一点的文职人员。 这样选配文职人员，一方面是顾及到领导工作的客观需要，另一方面是要切实解决因人施才的问题。 层次低一些的文职人员部门，内部不设处（科），只有人员的分工或工作的侧重。 层次越高的文职人员部门，专业人才越多，不仅要有在行政工作、政治工作，后勤工作组织协调方面具有一定经验的人员，还要有不少能掌握一定现代化技术和业务技能的人才。 在工作的侧重点上，层次较高的文职人员部门重点是搞好综合协调和对有关工作的指导；层次较低的文职人员部门则侧重搞好日常性的实际工作。 这些客观情况，也是有关 领导和文职人员部门在采用层次选配法配置文职人员时应当考虑的问题。 总之，配备文职人员的职能性原则和方法如果把握得好，将有助于解决各取所需，人尽其才的问题。 最新企业细节化管理实务全书 8 第五节 行政人员着装要求 行政人员的形象代表着企业的形象，因此塑造一个恰如其分的职业形象，不仅能给人留下好感，而且有助于开展工作。 行政人员的服装应该是简单线条加上剪裁大方的组合性套装，多功能和多变化的服装组合是行政人员服饰设计的重点，最好的是既表现出优雅、大方、又显得利落。 一、办公室内服饰质地要好 在办公室内穿着的服装一般为各式套装。 英选择不易起 皱的质地面料。 起皱的套装给人不干净和不修边幅之感。 二、外出公务场合服饰应舒适大方 在外出公务场合里，行政人员需要的服饰特点是让自己来去自如，跟得上生活节奏，不太紧身，也不宜过分宽松。 以舒适大方为主的裤装、长风衣、长大衣、中长外套、短裙、靴子„„给人一种亭亭玉立、不失庄重的新鲜装扮。 如穿着及腿肚的军式大衣、绿色园岭薄毛衣、黑色短裙和黑色短靴，这是秋冬最灿烂的风景。 酒红色的双排扣复古式外套、同材质长裤，利落新款，都展现你的迷人风貌。 宽松的长裤、洒脱的西装外套、白色衬衫加上手提包，自由的气息让你 干练十足。 三、运动休闲场合服饰应宽松在运动休闲的场合里，休闲装扮也是行政人员服饰设计的重点， 休闲装扮所需单品有： T 恤、休闲外套、牛仔系列、宽松棉质裙或裤。 四、鞋的款式应适应场合在办公室的鞋款式应选包头鞋，淑女鞋，理想的鞋跟以中跟或普通高跟鞋为主，避免平底鞋，因为它让人感觉太随便。 也要避免跟太高，它让人看起来太做作，颜色以黑白及棕、酒红色、驼黄、墨绿色为主。 五、手提包应与服装相搭配 行政人员手提包的配备是必要的，选用材质优良的皮质短带包、手提包或长带包和一些正式公文包等，颜色以棕、黑、酒红、墨绿为主，具 体根据服装来进行搭配 第六节 行政人员行为规范 行政人员的一举一动都反映着本人及组织形象，因此，注意自己的仪态举止是十分重要的。 举止规范的基本原则就是保持端庄、文静、温和的形象，使双方对你产生尊重和信赖。 一、站立规范 站要有站姿，站可以站出一种情态、一种格调，作为职业女性，站立时应注意：头部保持挺拔，目光平视，肩平直，胸略挺，双肩打开，自然放松，手臂下垂或作出其他动作，双腿略微分开，成小八半步站法，身体重心落在两个前脚掌。 二、行走规范 走路同样要讲究优雅，走路时应注意： 要尽量走成一条直线，步伐稳 健，步态轻盈，脚步朝前跨时有一点点朝前踢的感觉；跨出后，身体中心应在前脚大拇指处，着地后延伸至前脚掌，千万不能用后跟着地。 最新企业细节化管理实务全书 9 提步幅度要小一些，身体保持平直，迈步时稍稍有些弹性。 走时膝盖内侧似乎有些摩擦的感觉，手轻轻随步前后摆动，手指不外跷。 三、就座规范 就座过程分为两部分，一是入座，讲究的是入座过程中的姿态及入座时的方法；二是坐在椅子上的姿态。 就座时，如果穿裙装，应该用双手在背后用手背轻轻顺着臀部朝下贴住裙子，不使它飘起来，然后坐下来，左手放在腿上，抽回右手顺势压在左手上，两手交叠。 两肘紧靠住自己的双肋。 整个动作应十分自然地顺势完成。 如穿长裤，双手手指捏住两条前襟略微朝上拉，使自己坐下去时既避免裤腿牵扯又不会因膝盖弯曲而破坏裤形。 就座时，站的位置应该正好在椅子前小半步距离。 就这样坐下去时才可以保持上身的垂直，如果距离一远，势必只能朝后翘臀部，而下身后翘上身自然会前鞠，胸部从领口处就可能走光，因此，这姿态是非常不雅观的。 就座时，腰部要挺直，头放松，目光平视。 正确的坐姿是浅坐，即臀部在椅子上只占一半 或 2/3，后背离椅背至少有一个拳头宽的距离。 非正式场合，偶尔也可以跷二郎腿。 抬腿时，要把 脚尖绷直，膝盖以上大腿部分始终不分开，然后在空中划一个优美弧线，把腿架起来，这姿态很有贵族气，也很有一份惬意的风情，这是成熟的职业女性雍容华贵又很干练的标准坐姿。 第七节 办公室人员考勤管理 考勤也是一种人事考核的方法，使一逐日记录各类人员的出勤、缺勤、迟到、早退等情况为基础，检查员工出勤情况，严格工作纪律。 公司办公室员工上午上下班，下午上下班应打卡。 住在市区内的业务人员，上午及下午到公司打进卡，外出工作时打退卡。 公司员工下午加班者，普通下班时间不必打卡，待加班完毕才予打卡。 公司员工因事早退 或出差需要离开公司，且当天不再返回公司者，应打退卡后才能离开公司。 员工上下班，必须亲自打卡，若替人打卡，打卡者及被打卡者，均给予各记大过一次处分。 上下班忘记打卡者，持记录卡请直属主管证明上下班时间，并签名后，卡片放回原处。 公司上下班时间，由前台文员（或由人事部派人）看守打卡情况及调整打卡钟，公司由门卫负责。 在公司人员用餐时，内勤人员中午可免打卡（仅上下班打卡即可），在外面用餐时，则按规定每日打卡四次。 第八节 行政办公人员日常工作内容 在企业的各种行政事务管理中，日常事务管理大多是平常的 一些琐事，而这些琐事在企业行政事务中也是相当重要的，可以说行政事务管理工作中离不开日常事务的管理。 最新企业细节化管理实务全书 10 一、接待来访 来访者形形色色，既有政府官员、大公司的经理，也有普通的职员，另外还有预约会见的申请人，报纸杂志的记者等。 他们有的是有要紧的事情，有的是递交文件，也有的仅仅是问候。 行政人员要有区别对待来访者的能力。 二、文件的收发及分送 收到的邮件或送来的文件首先要区别是要直接送呈企业领导的，还是需行政人员再进行处置和整理的。 需公司领导办理的要直接送交公司领导。 三、日常运转工作 这项工作的具体内容涉及出席会议、 旅行、参加宴会、拜访等各方面 四、用品的整理 行政人员应将工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。 这一工作根据具体执行公务情况的不同而有所不同。 五、文件整理业务 为使处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以根据需要对这些文件进行整理，整理工作首先将文件分类，并放入固定的装具和容器内 六、整理、清扫工作 此项工作应有行政人员督促事务员和勤杂工来完成。 工作中须注意如下几点： 每天要。