第三章凭证管理的详细设计

第三章凭证管理的详细设计内容摘要：

艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 其主要功能包括 “ 文件 ” 、 “ 制单 ” 、 “ 查看 ” 、 “ 工具 ” 等，其中“ 文件 ” 主要是打印输出功能； “ 制单 ” 主要包括增加凭证、插入分录、删除分录、调用常用凭证、生成常用凭证、冲销凭证等功能； “ 查看 ” 主要包括查凭证、查科目余额、查科目预算、查明细账、查辅助明细账等功能；“ 工具 ” 包括计算器、会计日历等功能。 1．增加凭证 （ 1）凭证号： 有些软件仍然迁就过去的手工处理习惯，设计对凭证进行分类的功能，在账套参数设置中将凭证类型设置为收款、付款、转账等，并对其分别编号，这在会计信息化情况下已完全失去意义，无论是凭证查询，还是账务处理都没有必要对凭证进行分类。 在不分类情况下，建议凭证号采用按月连续编号，凭证号由 6位编码组成，其编码方案为：月份（ 2位） +月份凭证顺序号（ 4位），并将该编码方案在软件中固定下来，不允许用户选择，这样设计的原因有两个： 会计信息系统教学课件 35 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 其一，该凭证编码方案具有明显的优越性，由凭证号的前两位即可知凭证的所属月份，由后四位便可知凭证在所处月份的顺序号； 其二，可以简化系统开发工作，增加诸多凭证分类方法，既无实际意义，又增加系统的复杂性。 凭证号由系统根据账套数据基表中的 “ 当前月份 ” 和“ 月凭证号 ” 两个数据项自动生成。 凭证号在所属月份内必须连续，每月都从“ 0001”号开始（由期末结账设置），之后每存储一个凭证，凭证号自动加 1。 在采用网络版多人同时制单时，系统所显示的凭证号只是参考凭证号，真正的凭证号只有在凭证保存时才给出（系统根据各用户的保存次序给出），如果多个用户同时保存，则系统会自动进行并发控制（并发控制由数据库管理系统完成，不需编程）；在采用单机版一人制单时，系统所显示的凭证号即为真正凭证号。 会计信息系统教学课件 36 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 （ 2）制单日期： 由系统根据服务器系统日期自动产生，不需输入。 该日期决不能根据终端机系统日期产生，否则可能会产生凭证制单日期错误。 并且在系统投入运行前，必须将服务器系统日期调整正确。 制单日期一般情况下不必改动，在因故障产生日期错误时，可进行修改或用系统日历输入。 会计信息系统教学课件 37 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 （ 3）摘要： 必须输入，在 20个汉字之内。 摘要主要用汉字表述（账套语言设置为 “ 汉字 ” ）。 为了减轻输入汉字的负担，应采取一些简化的措施。 其做法是提供常用摘要的记忆功能、动态拼接功能和由上向下的自动转抄和复制功能。 如果某一摘要（或摘要的一部分）是经常重复使用的，用户（在采用公用摘要时，为具有摘要维护权限的用户）可以在不退出制单状态下，用 “ 摘要 ” 功能随时为指定的摘要定义编码、助记码、摘要内容和会计科目，以便以后输入摘要时使用。 摘要既可直接输入，也可用 “ 预览 ” 功能从常用摘要中选取，选取时可根据摘要编码或助记码选取，在摘要预览窗口需要设计编码和助记码两个摘要查询条件输入框，在此只需输入摘要编码或助记码的前导子集即可，如摘要内容为 “ 应付材料价款 ” ，其助记码为 “ YFCLK”，输入 Y、 YF、 YFC、 YFCL或 YFCLK均可，在预览窗口中就会出现输入助记码所对应的一条或多条摘要内容，输入的助记码越准确，所获得的无用摘要就越少。 会计信息系统教学课件 38 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 所谓摘要的动态拼接，就是允许用户多次使用常用摘要功能，将两个或两个以上的常用摘要拼成一个新的摘要，如先通过在预览窗口输入 “ YFCLK”，获得一个摘要 “ 应付材料款 ” ，在该摘要的任何位置定位光标，如 “ 应付 ”后定位光标，再用 “ 预览 ” 功能输入 “ WZZGC”，其中 “ WZZGC”是 “ 五州轧钢厂 ” 摘要的助记码，选定后就形成 “ 应付五州轧钢厂材料款 ” 摘要。 由于记账需要，凭证上的每一行都必须输入摘要。 但多数情况下同一个凭证中各行的摘要内容都是相同的，因此，凭证录入应具备摘要的自动转抄功能，在输完一行凭证内容转入下一行时，系统自动将上行摘要内容转抄到下一行。 如果对常用摘要建立了对应科目，则在选择常用摘要时，同行的会计科目也会自动填入，当采用动态拼接功能时，以先选优先原则填入会计科目，如果第一次选择的摘要有对应科目，则该科目填入后，再选取摘要进行拼接时，该科目不变。 但可用科目选择功能予以改变。 一般情况下，此方法可以加快制单的速度，其效率取决于摘要和对应科目之间的联系是否紧密。 值得说明的是在同一凭证的各行中，摘要并不一定相同，一个凭证可以具有多个摘要，即一个凭证可以有多项业务内容。 会计信息系统教学课件 39 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 （ 4）科目编号、科目全称、科目账类： 为了提高输入速度和确保科目的准确性，几乎所有的会计软件，在制单时会计科目都不是输入的，而是从科目字典的末级科目中选取，由于科目字典中的末级科目较多，因此，应设计快速查询功能，根据输入的科目编号、助记码、科目名称等查询条件，从科目字典中将末级科目标志为 “ √ ” 的科目列出以供选择。 在凭证填制界面显示科目全称，而在存储凭证时存储科目编号，这无疑是一种正确的做法。 在先手工制证，然后输入计算机的情况下，用户需查阅科目字典，并将科目编号和科目名称事先写在凭证上，然后由录入员依样输入计算机。 而在直接上机制证方式下，应采用科目的无记忆输入法。 其特点概括如下：在输入会计科目时，可以输入科目编号的前导子集。 如 “ 银行存款 人民币户 工行桥南分理处 ” 科目所对应的科目号为 “ 10020201”，输入该科目时，可输入 100、 100 100201或 10020201，操作员能记住几位就输几位，输入的编号越准确，所获得的无用科目就越少，选择就越快，当什么都不输入时，系统将科目字典中所有的末级科目全部列出以供选择，选择科目后系统要进行科目使用权限验证，如果在数据权限设置中设置了制单科目限制，则制单程序将根据权限字典检查制单人与科目使用权限的对应关系，若制单人对所选的会计科目无使用权，则系统提示警告信息后不返回所选科目 . 会计信息系统教学课件 40 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 否则 ， 若制单人对所选的会计科目有使用权 ， 或者数据权限设置中没有设置制单科目限制 ， 则系统返回所选科目的编号和全称 ， 并将科目全称赋给凭证填制界面的科目全称数据项 ， 而将科目编号赋给凭证填制界面的科目编号数据项 ， 将科目账类赋给凭证填制界面的科目账类数据项 ， 不过考虑界面空间因素 ， 科目编号和科目账类两个数据项为非显示项。 真正存储在凭证基表中的是科目编号和科目账类 ， 而不是科目全称。 科目的无记忆输入法 ， 还为用户提供了另一种科目输入方式 ， 即科目助记码输入方式 ， 用助记码来快速寻找科目 ， 如 “ 银行存款 人民币户 工行桥南分理处 ” 科目的助记码就是“ YRG”， 这种编码有重码的可能 ， 因此 ， 不能用于数据处理 ， 但可方便查询科目 ， 加快制单输入速度却有奇妙的作用。 会计信息系统教学课件 41 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 若操作员不习惯输入科目编号 ， 则可以采用科目助记码输入方式来选定会计科目 ， 在输入科目助记码时 ， 也需输入其前导子集 ， 如对上述科目 ， 输入 Y、 YR或 YRG均可 ， 在科目预览窗口中就会出现与输入助记码对应的一个或多个科目 ， 以下过程与输入科目编码相同。 当然也可以直接输入科目名称 ，对于输入的科目名称 ， 系统按包含关系匹配 ， 在预览窗口中就会出现科目字典中 ， 科目全称包含所输科目名称的一个或多个科目 ， 以下过程与输入科目编码相同。 总之 ， 在制单时会计科目是从科目字典的末级科目中选取的 ， 而绝对不可直接输入 ， 所输入的信息只不过是为了在科目字典中查找与之匹配的末级科目而已 ， 这样可以确保所选取的会计科目在科目字典中存在。 如果需要使用新会计科目 ， 可先用系统管理中的科目字典维护功能 ， 将新科目增设到科目字典中 ， 然后在制单时才可使用。 会计信息系统教学课件 42 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 （ 4） 辅助信息： 为了会计系统后续处理的需要 ， 在凭证录入时 ， 还需输入一些辅助信息 ， 在科目录入之后 ， 如果所录入的会计科目涉及到部门核算 、往来户核算 、 项目核算 、 外币核算 、 数量核算 ， 此时都需要录入辅助信息。 如当涉及应收 、 应付等往来科目时 ， 需输入往来客户 、 供应商或个人的辅助信息 ， 以便登记往来账；当涉及外币科目时 ， 需输入外币额和汇率 ， 系统根据外币汇率字典中的折算方式自动计算本位币金额。 为了实现这些辅助信息的输入 ， 在科目字典数据基表中 ， 设计了部门核算标志 、 往来核算 、 项目核算 、 外币核算 、 数量核算等字段。 在凭证填制界面 ， 如果所输入的会计科目涉及到辅助信息时 ， 则系统进入辅助信息录入窗口。 由于辅助信息比较多 ，科目所涉及的辅助核算不同 ， 要求输入的辅助信息也不同。 当涉及到资金结算科目时 ， 需要输入结算方式 、 票号 、 发生日期 会计信息系统教学课件 43 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 当涉及到部门时 ， 需要输入部门编号和部门名称；当涉及到往来客户时 ，需要输入客户编号 、 客户名称 、 业务员 、 票号 、 发生日期；当涉及到供应商往来时 ， 需要输入供应商编号 、 供应商名称 、 业务员 、 票号 、 发生日期；当涉及个人往来时 ， 需要输入个人编号和姓名；当涉项目时 ， 需要输入项目编号 、 项目名称；无论是科目 、 客户往来 、 供应商往来 、 个人往来 、 项目核算 ，都可能涉及到外币 ， 此时都要求输入外币编号和名称 ， 以及外币金额和汇率；当科目 、 部门核算 、 客户往来 、 供应商往来 、 项目核算涉及到数量时 ， 都要求输入数量和单价。 各数据项的输入如下。 会计信息系统教学课件 44 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 ① 部门信息： 当科目涉及到部门核算时 ， 则必须输入部门信息 ， 输入时与制单时会计科目输入类同 ， 必须从部门字典中选取 ， 输入时可输入部门编号 、 部门助记码 、 部门名称 ， 系统根据输入的部门编号和助记码 ， 按前位匹配关系 ， 根据输入的部门名称按包含关系 ， 将满足条件的部门列示在预览窗口 ， 输入的信息越准确 ， 所获得的无用部门就越少 ， 选择就越快 ， 当什么都不输入时 ， 系统将把部门字典中所有部门都列示出来以供选择。 选择后系统将部门全称赋给辅助信息界面的部门全称数据项 ， 而将部门编号赋给部门编号数据项 ， 不过部门编号数据项为非显示项。 真正存储在凭证基表中的是部门编号 ， 而不是部门全称。 会计信息系统教学课件 45 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 ② 往来信息： 以客户为例 ， 当科目涉及到客户往来核算时 ， 则必须输入客户往来信息 ， 输入时与部门信息输入类同 ， 输入客户编号 、 客户助记码 、客户名称均可 ， 从客户字典中选取正确的客户后 ， 系统将客户名称赋给辅助信息界面的客户名称数据项 ， 而将客户编号和客户所属分类编号分别赋给客户编号和客户所属分类编号两个数据项 ， 不过这两个数据项为非显示项。 真正存储在凭证基表中的是客户编号和客户所属分类编号 ， 而不是客户名称。 供应商信息的输入与客户信息输入相同 ， 从供应商字典中选取供应商信息即可。 个人信息的输入相对简单 ， 从个人往来字典中选取个人往来信息即可。 会计信息系统教学课件 46 哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT 第二节 凭证填制的详细设计 ③ 项目信息： 当科目涉及到项目核算时 ， 必须输入项目信息。 系统根据选择的会计科目对应的项目大类或项目档案基表名 ， 根据项目档案基表中的数据来输入明细项目信息 ， 也就是说项目信息是从项目档案字典中选取的。 项目信息输入与会计科目输入类同 ， 系统根据输入的项目编号；或助记码；或项目名称 ， 将满足条件的项目列示在预览窗。