第一次全国海洋经济调查档案管理技术规范

第一次全国海洋经济调查档案管理技术规范内容摘要：

文件积累方法 —— 电子文件 方法：同纸介质文件积累方法，文件目录就相当于文件盒，可以根据不同的工作内容，建立不同的文件目录，文件形成后拷贝到相应的目录下。 —— 注意 1：电子文件命名遵从相关技术规程中的命名原则，自行命名的电子文件应能概括反映文件主要内容，避免用简单的代码、数字、符号来命名。 调查文件积累方法 —— 电子文件 文本文件一般采用 PDF格式 照片文件一般为 JPEG或 TIFF格式 音频电子文件以 WAV、 MP3为通用格式 视频和多媒体电子文件以 MPEG、 AVI为通用格式 —— 注意 2：电子文件存储格式符合技术规程和档案工作要求。 如果技术规程没有特别要求，原则上电子文件存储格式一般采用通用格式。 调查文件积累方法 —— 电子文件 —— 注意 3：电子文件内容的完整性，不重要的过程文件和未完成的文件不能拷贝到积累文件目录下。 电子文件形成日期（一般是系统日期）要与当前日期保持一致。 —— 注意 4：建立电子文件形成清单，记录电子文件相关信息，格式可参考电子文件整理相关要求。 数码照片文件与其纸介质文件对应，音视频文件要积累其内容、形成时间、时长等相关信息。 调查文件积累方法 —— 照片文件 方法：选择主题鲜明、影像清晰的照片冲洗成统一规格（一般 6寸）的纸质照片，对每张照片按组内在照片背面的右下角用黑色签字笔标注流水号（建议先用铅笔，便于修改）。 —— 注意：相同构图的照片只选择一张。 杜绝将图片贴入文本文件打印输出，此方法会严重影响照片清晰度。 调查文件积累方法 —— 照片文件 主要工作： —— 将纸介质照片装入照片档案盒，一般为 297mm 210mm大小的若干芯页和封面、封底组成（ GB/T 118212020），照片档案盒应与纸质照片规格一致。 —— 对应数码照片拷贝到电子文件积累目录下，可专门建立照片目录，要注意数码照片电子文件名应包括照片编号，便于互见查找。 调查文件积累方法 —— 照片文件 —— 记录每张照片说明信息：题名、照片号、底片（数码照片）号、参见号、时间、地点、人物、事由、拍摄者、文字说明等，单张照片说明粘贴或填写在照片侧面或下部。 —— 建立册内照片目录信息。 照片号 照片题名 拍摄时间 摄影者 照片所在页号 数码照片号 备注 三、调查文件形成和积累 归档文件范围 文件积累方法 几个特别要求 —— 纸介质和电子介质记录同步积累并互见 —— 不要刻意对原始件进行外表加工或修饰 —— 注重收集与任务实施相关的其他文件 —— 兼职档案员主动并定期汇总形成的所有有效文件 四、文件汇总和审查 整理单元 汇总流向 审查内容 指对文件材料进行系统整理的基本单位 —— 全国调查办形成的所有文件材料； —— 省级调查机构承担的调查任务以省（直辖市、自治区）级行政区划形成的文件材料； —— 专题调查设计任务按专题形成的文件材料； —— 海洋经济基础信息平台建设形成的文件材料； —— 调查任务支撑单位按照承担单位形成的文件材料。