组织职能管理

组织职能管理内容摘要：

要求 （ 1）因事设职而不能因人设职 因事设职是指所设计的职务都来自为完成目标任务所不可缺少的业务活动，如不设此职务，无人从事此项活动，就将影响组织目标的实现。 相反，因人设职是指根据现有人员的需要来设置职务，有人就得有职，而不问此职是否是完成目标任务所不可缺少的。 按照前述的组织设计原则要求，我们显然应当因事设职、因职设人，而不能因人设职。 （ 2）劳动分工要科学 劳动分工是组织工作的重要原则，又是职务设计的主要工作内容。 过去对劳动分工的理解有些绝对化，认为分工越细越好，越能提高生产率，于是将各种业务活动划分成许多极小、极为简单的部分，职工容易掌握，而且长期重复操作，易于熟练，确实收到了较好的效果。 但这样做，职工会产生厌倦感，对工作不满，导致怠工、缺勤和跳槽现象增加，生产率下降。 这就使人们对分工的理解趋于灵活，即分工不宜过细，必要时还要扩大或丰富工作内容。 （ 3）编制出完善的职务说明书 职务设计的结果表现为职务说明书，它是一种书面文件，简要说明该职务 的工作内容、职责与职权、与组织的其他部门或职务之间的关系、担任此职务者须具备的条件（如基本素质、技术业务知识、处理问题的能力、工作经验）等。 2．职务设计方法 （ 1）职务专业化 职务专业化最早是由亚当斯密提出的，在泰罗的科学管理方法中又得到强调。 在 20世纪上半叶，职务设计是与劳动分工或职务专门化属同一意义的。 职务专门化意味着将职务划分为细小的、专业化的岗位，管理者要尽可能的将职务设计得简单。 职务专业化原则现在仍在继续指导着许多企业的职务设计，但过分的专业化很容易让员工产生厌烦感，导致工作效率降低，现在它 有着被逐渐改进的趋势。 （ 2）职务轮换 职务轮换是指让员工先后承担不同的、但在内容上很相似的工作。 职务轮换是避免职务专业化及其缺陷的一种早期努力，这一职务设计方法使工人的活动得以多样化，从而避免产生厌倦。 职务轮换拓宽了员工的工作领域，给予他们更多的发展机会，让员工感受到工作的刺激和新鲜感，使员工掌握更多的技能；增进不同工作之间员工的理解，提高协作效率。 但是工作轮换需要增加培训成本，还有可能导致生产效率下降，因为员工在先前岗位上的效率正创造着组织的经济性，岗位的轮换需要一定时间来学习，这里存在一个学习成本问题。 一般来说有纵向和横向两种类型的职务轮换。 纵向轮换指的是升职或降职。 但我们通常谈及的职务轮换多意味着水平方向上的多样变化，即横向的职务轮换。 横向轮换可以有计划地予以实施，即制定培训计划，让员工在一个岗位上从事两三个月时间的活动，然后再换到另一个岗位，以此作为培训手段。 13 / 55 （ 3）职务扩大化 职务扩大化是指扩大员工的工作范围，将几种工作纳入一个职务中，增加了一项职务所完成的不同任务数目。 比如由一个人负责一道工序，改为几个人共同负责几道工序，或者在单调的工作中增加一些如维护保养、清洗润滑之类的辅助工作等等。 这样， 在一定程序上降低了员工对工作的单调感和厌烦情绪，提高了员工对工作的满意程度。 职务扩大化能够给员工增加同一责任的工作内容，提高了工作的多样性和工作质量，使员工感到工作更加充实。 不足之处是没有给员工的工作提供多少挑战性，因为纳入同一职务的那些工作具有极大相似性。 （ 4）职务 丰富化 职务丰富化是加深工作的深度，让员工除完成职务规定的工作以外，还担负一些通常由管理者完成的任务，如计划和评价他们自己的工作。 职务丰富化是在工作内容和责任层次上的基本改变，是通过增加工作内容、工作责任、工作自主权以及自我控制，使职务工作 多样化，让员工更加完整、更加负责的工作，以满足员工的心理需要，达到激励的目的。 职务丰富化能够提供更大的激励和更多的满意机会，从而提高了生产效率和产品质量，降低员工的离职率和缺勤率。 但要增加企业的培训费，扩充工作设备费，支付给员工更高的工资等。 （ 5）以员工为中心的工作再设计 这是一种将企业战略、使命与员工对工作的满意度结合起来，从员工出发，鼓励员工参与，充分采纳员工对某些问题的改进建议，进行工作再设计的过程。 以员工为中心的工作再设计，员工可以提出对工作进行某种改进的建议，这不仅可以增加员工对工作的满意度， 而且也有利于企业目标的更好实现。 3．编制职务说明书 企业为找到对企业发展有用的合适的人才，对应聘人员提出各种要求是理所当然的。 而我国的许多企业，在招聘启事中存在这样的问题：对某一职务的职能描述不清楚，如工作内容、职责、范围、机构等，并缺少向相应的人员作专项交待和培训。 由此造成的直接后果往往是：挑选和录用的员工与工作要求不相符合；绩效考核时感到缺乏依据，无从着手；培训方案不适合工作要求；经常造成生产力和服务质量的降低……这些问题的出现，很大程度上是由于企业未能设计好职务说明书，没有发挥其在管理中应有的作用所 致。 （ 1）职务说明书的“成长”：职务分析 进行科学而有效的职务分析是职务设计的前提。 职务分析主要是对企业职务的设置目的、中心职责、工作内容、权限范围、结构关系以及工作环境、工作条件等进行全面的分析、描述和记录，然后形成重要文字说明一一概念文件。 通过职务分析可以明确每个工作职务在企业中所处的层次，以及该职务与其他职务之间的关系，使每个任职者的权力与责任分清。 1）职务分析的程序 一般说来，首先应由专业人员运用一定的调查手段搜集职务信息，进行初步信息处理； 然后进行职务现场考察和面谈，进行第二次信息搜集和处理 ，最后根据正确而合适的信息设计企业职务说明书，以保证职务说明书符合企业职务要求和组织目标。 2）职务分析的方法 14 / 55 职务分析的方法通常有以下几种：①工作要素分析法；②员工状况分析法；③职务要求调查法；④工作内容日记法；⑤关键事件描述法。 （ 2）职务说明书的 “ 思想 ” ：解决问题 通过职务分析，把每个职务的性质、任务、责任、权力、工作内容等用书面记录下来即成为企业的职务说明书。 企业在制定职务说明书时必须要解决以下几个问题： 1）描述职务目标 企业中不同的职务有不同的目标。 描述职务目标应遵循 “ 3W” 法，即为什么要设计本职务 (目的 )Why；职务有多大权力 (职权范围 )Within；本职务主要干哪些工作 (工作内容 )— What。 2）确定职务职责 光描述职务工作内容还远远不够，还需要确定能保证工作内容高效率完成的职责。 职责要按照由主到次顺序书写，用关键词描述所应担负的责任。 3）指明关键要素 即明确每一个职务最关键、最重要的要素。 如新建企业招聘部门经理，“经验”即为该岗位的关键要素；而运转成熟的企业部门经理， “ 创新 ” 则成了关键要素。 司机的良好心态是安全驾驶的关键，因此，“良好心态”则为驾驶员的关键要素。 4）规定核心能力 核心能力是完成职务工作的前提和保证。 如企业的销售人员说服他人、影响他人的能力即为其核心能力。 因为只有具有特佳的心理素质和特强的心理承受能力，才能成为一个成功和出色的销售人员。 （ 3）职务说明书的 “ 骨髓 ” ：具体内容 一般来讲，规范的企业职务说明书应包含以下几个要素： 1）表头格式 注明企业中各职务名称、归属部门、隶属关系、级别、编号等。 2）任职条件 描述某职务所需的相关知识和学历要求、培训经历和相关工作经验及其他条件。 3）工作要求 主要描述该职务对一个合格员工来讲， 工作的具体要求。 这主要从工作本身的性质、数量、范围、时效性等全方位考虑。 4）责任范围 描述该职务所承担的主要责任及其影响范围。 5）管理结构 描述实施管理的性质、管理人员或员工性质。 包括水平、类型、管理的多样性、职务权限、直接和间接管理员工的层次和数量。 6）工作关系 根据职务在企业组织中的地位和协作职务的数量，描述完成此项工作需要与企业其他部门 (人员 )的联系要求，描述相互关系的重要性和发生频率等。 7）操作技能 描述完成该项工作对任职者的灵活性、精确性、速度和协调性的要求，所要求 的技能水平。 操作技能对于此项工作的重要性程度如何 ?技能应如何改善和提升 ? （ 4）职务说明书的“模特”：范例 表 32 职务说明书（总经理 ） 一、基本资料 文件编号： 001 1. 职务名称 : 总经理 2. 直接上级职位 董事长 3. 辖员人数 ： 4人 4. 定员人数 1 二、工作概要 15 / 55 拟订公司的发展规划和经营目标，主持日常经营管理，实施董事会决议，签定合同，任免高级经理 编号 工作任务的内容 权限 管制基准 工作规范号 1 拟订公司的发展规划和经营目标 需报审后承办 2 主持日常经营管理 承办 3 实施董事会决议 承办 4 签定合同 承办 5 任免高级经理 承办 6 研究经营法规，协调外部关系 承办 7 塑造企业形象，确立企业文化 承办 三、任职资格 所需最低学历 专业 大学本科 管理 培训科目 培训期限 人力资源管理，战略管理，市场营销，财务管理，公共关系，生产管理，质量管理，管理心理学，客户关系管理 2年 国家薪资、福利政策、劳动政策 半年 从事管理工作三年以上。 可直接晋升的职位 董事 表 33 IBM销售工程师职务说明书 一、基本资料 文件编号： 002 1．职务名称：销售工程师 2．直接上级：客户总监 3．所属部门：客户中心 4．工资等级： B职系四等 5．工资水平： 6．分析日期： 7．辖员人数： 8．定员人数： 1人 9．工作性质：业务人员 二、工作内容 1．工作概要 负责客户中心 IBM产品的销售 2．职务说明 编号 工作内容及职责 权限 耗时（ %） 1 2 3 4 5 6 7 与市场部共同组织 IBM产品市场策划。 开发有 IBM产品需求的用户：电话联系、演示、安装试用软件。 对 有 IBM产品需求的用户进行跟踪。 做好工作日记和客户档案。 为普通用户制作方案说明书和价格。 协同技术中心工程师为特殊需求用户制作方案说明书及报价。 处理顾客的售后服务、技术支持事宜。 对不能解决的问题，提交给技术中心，并协助其工作。 完成岗位目标和上级下达的其他任务。 协助 负责 负责 执行 负责 协助 协助 执行 16 / 55 8 所施监督 在规定的权限内，自行处理有关的工作，遇特殊情况向部门主管请示 所受监督 客户总监 职位关系 可直接升迁的职位 部门经理 可相互转换的职位 销售代表 可升迁至此的职位 三、任职资格 所需学历 及专业 最低学历 专 业 其他说明 大专以上学历 计算机 其他专业同等学历也可 所需技能培训 （方可上岗） 培训时间 培训科目 三个月 企业文化、计算机、 所需经验 一年以上相关工作经验 一 般 能 力 项 目 激励能力 计划能力 人际关系 协调能力 实施能力 信息能力 公共关系 冲突管理 组织人事 指导能力 领导能力 沟通能力 需求程度 （满分为 5） 3 3 3 3 3 3 3 3 基本素质 1．大 学本科以上学历 2．计算机及相关专业 3．认同公司的企业文化和经营理念 6．有敬业精神 7．团队合作精神强 8．遵守公司的各项规章制度 个性特征 1．性格开朗、自信、热情 2．有较强的沟通能力、口才好 3．心理承受力强 4．敢于接受挑战和压力 5．有开拓创新 6．有合作精神 7．心胸开阔 体能要求：身体健康，能承受快节奏、满负荷的工作，保证经常加班。 四、工作场所 工作时间 工作环境和条件 工作均衡性 早 9： 00晚 6： 00，经常加班 室内、室外各一半 比较忙碌 五、考核标准 六、备注 部门划分 部门划分，就是将组织总的管理职能进行科学分解，按照分工合作原则，相应组成各个管理部门，使之各负其责，形成部门分工体系的过程。 主要解决组织内部，如何按照分工协作原则，对组织的业务与管理工作进行分析归类，组。