办公总务管理-文书管理制度

办公总务管理-文书管理制度内容摘要：

仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。 ，总公司为各公司总经理室，各公司(工厂 )所在地为总务部门，各寄送中心得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。 ，寄 送中心人员应将同一受文部门之厂 (处 )部 (室 )的文件集中整理，开具文件递送清单一式三联，第一联自存，第二、三联 连同文件汇总装入地区别专用文件袋寄送。 收文地区之寄送中心人员收到文件袋拆开后，即以文件递送清单第二、三联连同文件送交各厂 (处 )收发人员签收后留存第二联，第三联以当天文件袋送还原发文的寄送中心存查。 、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的寄送中心登记转送。 ，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。 ，不得积压，寄送 中心人员须于每日上午上班后 30 分钟内将文件袋内文件分送各厂 (处 )、部 (室 )收发人员签收。 □ 印信 Ⅰ. 印信种类 第二十八条 种类 (一 )公章：各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信。 (二 )职章：〖 ZK(〗 、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。 〖 ZK)〗 (三 )职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。 (四 )部门章：刻有公司及部门名衔之印信。 如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注对内专用之字样。 (五 )校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及校对章或骑缝章附件章等字样之印信。 第二十九条 印信的资料及形式 所有印信均为圆形橡皮质。 Ⅱ .印信使用 第三十条 监印人员 (一 )各公司公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用。 (二 )特定业务专用的图记及董事长职章、公章、总经理职章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用。 (三 )各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。 (四 )监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或指派。 第三十一条 印信盖用 (一 )行文时应依第八条的规定判行送请监印人员依第七条的规定于函件、文稿及底本上用印。 (二 )其他文件需盖用印信者，经办人应填具盖用印信申请单一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于盖用印信申请单正面加盖使用的印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。 第三十二条 印色使用 公章、职章以红色印泥或红色打印水用印的。 Ⅲ .印信管理 第三十三条 印信的核定及制发部门 (一 )公章、董事长及各公司总经理之职章及职衔签字章均经总管理处董事长核定，由总管理处总经理室为管理 部门统一制发。 (二 )总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务之主管职章经各部 (室 )经理 (主任 )核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。 (三 )各事业部经理、厂 (处 )长的职衔签字章、特定业务之主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为管理部门统一制发。 第三十四条 印信登记 业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向有关主管机构报备时，该印信的登记、更换、撤销等的手续，均由该主办部门办理。 第三十五条 印信申请 (一 )印信制发的申请 因业务需要或组织变更，由主办部门填具请 (制 )发印信申请表一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条的规定呈请核定后由管理部门制发。 （二 )印信换发的申请 ，由监印人员填具请 (换 )发印信申请表一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，送会印信管理部门依本规定第三十三条规定呈请核定后由管理部门换发。 ，由监印人员依本规则第三十六条的规定办理。 (三 )印信补发的申请 ，监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具请 (补 )发印信申请表一份，于备注栏叙 明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，并会印信管理部门依本规则第三十三条规定呈经核定后，由管理部门补发。 ，以资区别。 ，应即交由监印人员于二日内依本规定第三十六条规定办理。 (四 )印信增刊的申请 ，但如因业务需要或受地区限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。 第三十六章 印信缴销 (一 )废旧、撤销或遗失寻获的印信，应由监印人 员填具缴销印信申请表一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条之规定呈经核定后，检具缴销之印信，送缴管理部门 撤销。 (二 )印信管理部门收到缴销的印信，即斟酌实情予以保存或截角注销。 第三十七条 印信管理 (一 )各种印信由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情事由监印人员负完全责任。 (二 )印信管理部门应指定专人负责印信之制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设立印信登记表拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。 (三 )印信不固定换发年限，印信管理人员每年至少应稽查一次。 (四 )主管、监印人员或印信 管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。 □ 档案管理 Ⅰ .管理部门 第三十八条 管理部门 (一 )文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。 如为特殊案件因业务处理需要，原搞须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。 (二 )各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制 定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。 Ⅱ .整理 与分类 第三十九条 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收： (一 )检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。 (二 )文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。 (三 )文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 (四 )与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 (五 )有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。 第四十条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理： (一 )中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 (二 )右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 (三 )文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第四十一条 档案分类 () \pnb0 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。 先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 () (二 )档案分类应力求切合实用。 倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增 第四级细类。 如案件不多，亦可仅使用部门及大类或小类二级。 (三 )同一小类 (或细类 )之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类 (或细类 )之后增设卷次编号，以便查考。 (四 )每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个目次编号为原则。 (五 )档号之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2 为经办部门代号， B 1B 2 为大类号， C 1C 2 为小类号。 D 1 为档卷卷次， E 1E 2 为档案目次。 第四十二条 档案名称及编号 (一 )档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 (二 )各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。 (三 )档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 (四 )档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。 (五 )档案分类各级名称及其代表数字 一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要， 应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第四十三条 档号编定 (一 )案件如系新案，应就档案分类编号表，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。 (二 )案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。 (三 )档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。 (四 )档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。 Ⅲ .归档与档案清理 第四十四条 保存 期限 (一 )归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用见出纸注明目次号码，以便翻阅。 (二 )档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。 第四十五条 保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： (一 )永久保存： ； ； ； 股东会纪录； ； ； 凭证； ；。 (二 )10 年 保存： 、决算书类； ； ； 核定须保存 10 年的文书。 (三 )5 年保存： ； 5 年的文书。 (四 )1 年保存：结案后无长期保存必要者。 (五 )规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 第四十六条 档卷清理 (一 )管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。 每年年度更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日 期。 (二 )保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将收(发 )文登记单第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。 Ⅳ .调卷 第四十七条 调卷程序 (一 )各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具调卷单经其部门主管 (科长以上 )核准后持向管档人员调阅。 (二 )管档人员接到调卷单经核查后，取出该项档案，并于调卷单上填注借出日期，将档案交与调卷人员。 调卷单则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。 (三 )于档案室当场借阅者，得免填调卷单。 (四 )档案归还时，经管档人 员核查无讹并于调卷单填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。 调卷单由管档人员留存备查。 第四十八条 调卷管理 (一 )调卷单以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。 (二 )调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负二责处理。 (三 )调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。 (四 )调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部 门主管同意。 □ 机密文件 第四十九条 范围 (一 )生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图。 () \pnb0 技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。 () \pnb0(三 )业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。 (四 )其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。 第五十条 保管部门 (一 )外来 机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经(副 )理室或总经理指定之部门为保管部门。 (二 )属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。 (三 )总管理处各部、室、中心之机密文件，属各该部门承办之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。 (四 )各保管部门应指定专人经各公司总经理核定 (总管理处由总经理核定 )，负责机密文件收发、登记及归档等事务。 第五十一 条 外来机密文件处理 (一 )外来机密文件由代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件。