企业最新管理制度大全第一篇办公总务管理系统第二章文书管理制度

企业最新管理制度大全第一篇办公总务管理系统第二章文书管理制度内容摘要：

；经 其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。 (二 )指名经副理以上人员的信函，径送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。 第十九条 签呈处理 (一 )经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。 (二 )经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经 (副 )理级以上主管核示者 (各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者 )则于厂 (处 )长 (部、室主管 )签示后，由厂 (处 )、部 (室 )收发人员登 记于 “签呈事务备查表 ”转呈经 (副 )理以上主管 (各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长 )核示，于核示后由厂 (处 )部 (室 )收发人员转记 “批示 ”情形，呈送厂 (处 )长 (部室主管 )核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。 经办人办妥后，将签呈交由厂 (处 )、部 (室 )收发人员编定档号填记于签呈及 “签呈事务备查表 ”后，签呈依其类别归档。 签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。 第二十条 合约处理 (一 )订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转 送总管理处法律事务室核稿。 判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。 (二 )固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。 （三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定如下表 合约书类别 签约代表人 正本及原稿保管部门 资材买卖合约书 资材统购合约书 资材外购合约书 资材托工合约书 工程修造合约书 营业买卖合约书 聘约及定期契约人 员工合约书 其他合约书 公司总经理或事业部经理 总管理处资材部管理 公司总经理或事业部经理 公司总经理或 事业部经理 公司总经理或事业部经理 公司总经理、事业部经理或营业处处长 事业部经理 各公司视业务需自行订定 公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门 总管理处资材部资材管理科 公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门 公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门 公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门 公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门 公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门 人事部门或该厂区文书管理部门 公司总经理室、事业部经理室或该厂区文书管理部门 保 管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。 其他业务有关部门均以副本留存备用。 第二十一条 副本及图书处理 副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。 第二十二条 电报处理 电报视同文书，依本规则办理。 第二十三条 文书处理要点 (一 )经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本。 (二 )为利于文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主 管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。 (三 )经办、会稿、核稿等人员之签名，应清晰可辨，不得潦草难认。 (四 )经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。 第二十四条 文件处理期限 (一 )收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。 (二 )分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定。 (三 )经办人员的处理期限。 、电报、机密文件等应随 到随办，于文到一日内处理完毕为原则。 ，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。 ，应尽力于来文所定期限内处理完毕。 、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。 ，应日案日清，最迟不得逾二日。 ，按分层负责，由各公司自行订定时限。 第二十五条 文件稽催 (一 )经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。 (二 )收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以 “文书催办单 ”一式二联，送经办部门主管交由经办人填注 “拟完成日期 ”及 “迟延原因 ”经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。 第二十六条 发送方式 文书发送方式分为专送、邮寄 (平信、限时、挂号、航空 )、电报 (寻常、加急、书信、打字 )及集运等，经办人应于文书底稿上注明。 第二十七条 文件递送 (一 )呈阅文件的递送方式 文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递送，如系机密，紧急或 A 类案件，则以桔红色卷宗递送。 (二 )部门间文件的递送 ，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。 ，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以 (处 )、部 (室 )为单位装入 “内部信封 ”予以递 送， “内部信封 ”仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。 “寄送中心 ”，总公司为各公司总经理室，各公司 (工厂 )所在地为总务部门，各 “寄送中心 ”得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。 “寄送中心 ”后， “寄送中心 ”人员应将同一受文部门之厂 (处 )部 (室 )的文件集中整理，开具 “文件递送清单 ”一式三联，第一联自存，第二、三联连同文件汇总装入地区别专用 “文件袋 ”寄送。 收文地区之 “寄送中心 ”人员收到 “文 件袋 ”拆开后，即以 “文件递送清单 ”第二、三联连同文件送交各厂 (处 )收发人员签收后留存第二联，第三联以当天 “文件袋 ”送还原发文的 “寄送中心 ”存查。 、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的 “寄送中心登记转送。 “寄送中心 ”的 “文件袋 ”，需于下午 5 时前送交总管理处总务部 门统一运寄。 ，不得积压， “寄送中心 ”人员须于每日上午上班后 30 分钟内将 “文件袋 ”内文件分送各厂 (处 )、部 (室 )收发人员签收。 □ 印信 Ⅰ .印 信种类 第二十八条 种类 (一 )公章：各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信。 (二 )职章： 、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。 (三 )职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。 (四 )部门章：刻有公司及部门名衔之印信。 如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注 “对内专用 ”之字样。 (五 )校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及 “校对章 ”或 “骑缝章 ”、 “附件章 ”等字 样之印信。 第二十九条 印信的资料及形式 所有印信均为圆形橡皮质。 Ⅱ .印信使用 第三十条 监印人员 (一 )各公司公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用。 (二 )特定业务专用的图记及董事长职章、公章、总经理职章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用。 (三 )各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。 (四 )监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的 规定签准或指派。 第三十一条 印信盖 用 (一 )行文时应依第八条的规定判行送请监印人员依第七条的规定于函件、文稿及底本上用印。 (二 )其他文件需盖用印信者，经办人应填具 “盖用印信申请单 ”一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于 “盖用印信申请单 ”正面加盖使用的印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。 第三十二条 印色使用 公章、职章以红色印泥或红色打印水用印的。 Ⅲ .印信管理 第三十三条 印信的核定及制发部门 (一 )公章、董事长及各公司总经理之职章及职衔签字章均经总管理处董事长核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。 (二 )总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务之主管职章经各部 (室 )经理 (主任 )核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。 (三 )各事业部经理、厂 (处 )长的职衔签字章、特定业务之主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为管理部门统一制发。 第三十四条 印信登记 业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向有关主管机构报备时，该印信的登记、更换、撤销等的手续，均由该主办部门办理。 第三十五条 印信申请 (一 )印信制发的申请 因业务需要或组织变更，由主办部门填具 “请 (制 )发印信申请表 ”一份，依本规则第三十三条的规定呈请核定后由管理部门制发。 （二 )印信换发的申请 ，由监印人员填具 “请 (换 )发印信申请表 ”一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，依本规定第三十三条规定呈请核定后由管理部门换发。 ，由监印人员依本规则第三十六条的规定办理。 (三 )印信补发的申请 ，监印人员除 向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具 “请 (补 )发印信申请表 ”一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，并依本规则第三十三条规定呈经核定后，由管理部门补发。 ，以资区别。 ，应即交由监印人员于二日内依本规定第三十六条规定办理。 (四 )印信增刊的申请 ，但如因业务需要或受地区限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。 部门斟酌实情设法加以区别。 第三十六条 印信缴销 (一 )废旧、撤销或遗失寻获的印信，应由监印人员填具 “缴销印信申请表 ”一份，印信管理部门依本规则第三十三条之规定呈经核定后，检具缴销之印信，送缴管理部门撤销。 (二 )印信管理部门收到缴销的印信，即斟酌实情予以保存或截角注销。 第三十七条 印信管理 (一 )各种印信由各监印人员负责保管，如有遗失或误用由监印人员负完全责任。 (二 )印信管理部门应指定专人负责印信之制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设立 “印信登记表 ”拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。 (三 )印信不固定换发年限，印信管理人员每年至少应稽查一次。 (四 )主管、监印人员或印信管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。 □ 档案管理 Ⅰ .管理部门 第三十八条 管理部门 (一 )文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。 如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部 门归档并换回影本。 (二 )各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。 Ⅱ .整理与分类 第三十九条 文件点收 文件结案移送归档时，依如下原则点收： (一 )检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。 (二 )文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。 (三 )文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 (四 )与本案无关的文件或不应随案 归档的文件，应即退回经办部门。 (五 )有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。 第四十条 文件整理 点收文件后，应依下列方式整理： (一 )中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 (二 )右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 (三 )文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 第四十一条 档案分类。