00阳城电厂筹建处档案管理制度修订稿

00阳城电厂筹建处档案管理制度修订稿内容摘要：

设 备 档案 归 档时 间为 设备 安 装调 试完 毕 三个 月内 归 档。 基建档案 基建档案归档时间为各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档。 周期长的可分阶段、单项归档。 会计档案 会计档案归档时间为隔年向档案室移交。 束后及时归档。 阳城电厂筹建处档案管理制度 17 ，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 下列文件材料应随时 归档 变更、修改、补充的文件材料。 企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。 企业产权变动过程中形成的文件材料。 其他临时活动中形成的文件材料。 ，但重要的、使用频繁的可归档两份以上。 重要文件应归档若干份副本供日常使用。 需要开架阅览的文件应归档若干份副本。 ，需要上报上级部门或科技专业档案馆的文件应归档若干份副本。 归 档的文件材料必须准确地反映筹建处基建、生产、科研、技改和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 在生产活动中形成的文件材料，由各部门兼职档案员负责收集、整理立卷，交档案室统一管理。 归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续阳城电厂筹建处档案管理制度 18 完备，书写材料要益于长期保管，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。 凡本单位在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料、包括声像材料都必须移交档案室归档，任何部门和个人都不得占为已有。 工作人员因工外出学习、考察及参加各种会议的文件 材料，应按文件归档范围的要求交档案室归档。 ：包括本项目名称、任务来源、文件材料的完整、准确程度、项目负责人等。 填写归档文件移交清单（移交目录）：一式两份或若干份，双方签字，以备查考。 阳城电厂筹建处档案管理制度 19 第七章 档案整理立卷制度 “件”为整理单位，一般为一份文件为一件。 特例 正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目。 对破损文件进行修裱（修补、托裱）。 （字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料）。 （材料以铁、铝等化学性质较活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等）。 收集 确定“件” 文件分类 文件排列 文件装订 编目 编制归档号 装盒 档案排架 阳城电厂筹建处档案管理制度 20 （尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外， 文件页数多时，宜单页折叠）。 装订要求 左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐。 材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。 装订方式能较好地维护文件的原貌。 装订方法简便易行，尽量降低成本。 装订方式 线装：最利于档案保护的一种装订方式。 变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）和塑料制品。 粘接式：胶水或浆糊粘贴。 无酸纸封 套。 装订前排序 正本在前、定稿在后。 正文在前、附件在后。 原件在前、复制件在后。 转发文在前、被转发文在后。 复文在前、来文在后。 阳城电厂筹建处档案管理制度 21 汉文本在前、少数民族文本在后。 中文本在前，外文本在后。 文件处理单在前、正本在后。 按照第五章相关规定对文件进行分类。 文件的排列是指在 分类方案的最低一级类目内 ，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。 其它诸如不同类 别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。 排列原则 按事由排列归档文件，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。 排列方法 在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 “成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。 例如一次会议往往包括许多事由，它 们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。 统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。 阳城电厂筹建处档案管理制度 22 同一事由内的文件排列 同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。 不同事由内的文件排列 按形成时间的先后顺续进行排列。 按事由的重要程度进行排列。 按事由具有的共同属性分别集中排列。 按照第五章有关规定对归档文件进行编号。 盖章 归档章的项目 全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号。 归档章格式 长 45mm,宽 16mm，等分成 6小块，归档章格式详见附件 3（《归档章格式表》）。 盖章位置 首页上端空白处，不要盖在文字上。 依据分类方案和室编件号编制归档文件目录。 阳城电厂筹建处档案管理制度 23 归档文件目录的项目 件号 档案室填写室编件号。 责任者 填写全称或通用简称。 如文件未注明责任者，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。 文号 即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。 题名 即文件标题。 是重要的检索途径。 完整的题名由责任者、问题、文种 3 部分组成。 正题名能够反映文件内容时，副题名一般不录。 并列题名，需要时可一并抄录。 文件的附件，如需要可在正件题名后抄录附件题名，外加“（ ）”，如：关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）。 题名应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟写或补充，并在新加内容外加“ [ ]”，如：济宁市档案局通报，重新拟写为：济宁市档案局 [关于市直机关达标升级情况 ]的通报。 日期 即文件的形成时间（文件的落款时间）。 标注为 8 位阿拉伯数字，如 2020 年 7 月 10 日，标注为 20202020，填写目录时，一般阳城电厂筹建处档案管理制度 24 填写成二行，即： 2020 0710 页数 一件文件的总页数，文件中有图文的即为一页，空白页不计。 备注 填写归档文件需要补充和说明情况，包 括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况。 如情况较多时，可在备注中加“ *”，在备考表中填写具体内容。 文件目录的格式 见附件 4（《归档文件目录格式表》）。 ，封面格式见附件 5（《归档文件目录封面格式表》） 装盒要求 按件号先后顺序装盒。 与归档文件目录相应的条目顺序一致。 不同年度的不能放入同一档案盒。 不同保管期限的不能放入同一档案盒。 不同机构（问题）的不能 放入同一档案盒。 严格按件号的先后顺序装入档案盒。 档案盒格式 档案盒外型尺寸 阳城电厂筹建处档案管理制度 25 长 310mm、宽 220mm、厚度 20mm、 30mm、 40mm。 档案盒封面 档案盒封面格式见附件 6（《档案盒封面格式表》）。 档案盒脊背 档案盒脊背格式见附件 7（《档案盒脊背格式表》）。 备考表 放在所有文件的最后，对盒内文件情况进行说明，包括下列内容： 盒内文件情况说明 文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况；整理工作完毕后文件的修改、补 充、移出、销毁等情况。 目录备注项 填写以下内容： 整理人 填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。 检查人 填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期 填写归档文件整理完毕的日期。 备考表格式 备考表格式见附件 8（《档案盒备考表格式表》）。 阳城电厂筹建处档案管理制度 26 第八章 档案保管保护与统计制度 维护档案的完整与安全是档案保管工作的中心任务。 档案保管的工作要求 帐物相符。 突出重点，兼顾一般。 处理好保管工作与其他业务环节的关系，处理好 “管 ”与 “用 ”的关系。 档案保护的工作要求 满足不同载体档案材料的特殊保管要求，确保其安全，延长其寿命。 以防为主，防治结合。 总体要求 接收档案要认真验收，并办理交接手续。 存放档案必须有专用库房、专用柜，做好办公、阅览、库房三分开。 档案库房应具有良好的环境，具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光 直射等安全措施。 定期检查库房的安全措施，库房的温、湿度分别控制在 14℃ 24℃和 45%60%。 库房内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆物品，下班前阳城电厂筹建处档案管理制度 27 要切断电源，关闭门窗。 库房内案卷排列要科学，便于利用和保管。 定期进行库藏档案的清理、校对，做到帐物相符。 凡离、退职人员都必须向档案室交还所借档案，并由档案室负责人在离职单上签字。 档案管理人员工作调动，要办理工作移交手续。 保管期限 档案保管期限以能源部 2020年出版的《火电企业档案分类表》和行业标准 PA/T282020 国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表为依据制定， 本企业档案保管期限分永久、长期（ 1650 年）、短期（ 15 年以下）三种。 归档文件保管期限详见附件 2（《 档案归档范围和保管期限表》 ）。 库房设备。 温湿度表。 防火防盗监控装置。 空调设备。 吸湿（加湿）设备。 库房空气净化装置。 档案装具 常用的装具有：档案箱、档案架。 底图、胶卷、底片、磁带、 磁盘等具有特殊要求，要用特殊装具。 如：底图柜、照片柜、防磁柜。 阳城电厂筹建处档案管理制度 28 库房的管理 档案库房的编号 编号规则 每幢房子的内部，应根据建筑及房间的划分情况进行编号，楼层应自下而上编号，每层应从入口开始，从左向右编号。 档案柜架自门口起依次编架（柜）号，每个架（柜）的栏从左向右编号，每栏的格自上而下编号。 没有栏则从上而下编号。 库房中档案架（柜）的排列要求 整齐、空间适度， 所有的架（柜）均不应紧靠墙壁， 避光通风、统一编号。 便于管理、相对稳定、有益于档案的保密 和保护 档案排列的方法 通常采用全宗群 (按系统 )排列的方法， 特殊载体的档案，可分别保管，但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待，并在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点，以保持应有的联系。 档案的安全检查 档案安全检查以下内容： 档案数量是否准确、有无遗失。 档案受损情况和数量。 档案进出，存取登记是否准确。 库房管理的各种制度的执行情况等。 阳城电厂筹建处档案管理制度 29 库房保护技术 档案库房的保护要求做到 “八防 ”： 防火、防 盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染。 库房温湿度的控制与调节（湿度：相对湿度） 档案库房温湿度标准 温、湿度分别控制在 14℃ 24℃和 45%60%。 摆放温湿度记录仪注意事项 不要放在窗口、太阳直射地方、加湿器去湿机上方，不要放在办公室。 调节库房温湿度措施 密封门窗。 降温：洒冷水、机械通风、自然通风、空调设备等。 减湿。 通风 自然通风是最好的调节库内温湿度的方法， 但并不是任何情况下都可以通风，只有通风有利于使库风空气温湿度得到改善的情况才可通风。 通风中应注意防尘、防有害气体，库外温湿度高于库内温湿度时不宜通风，防虫、防鼠，防止库内温湿度剧烈波动。 防光措施 库内照明最好用白炽灯，即普通的钨丝灯泡，长波强，短波弱，紫外线较少。 阳城电厂筹建处档案管理制度 30 若使用日光灯，要加防紫外线装置。 库内照明要分区控制，减少紫外线照射。 防污染与灰尘 防止空气中的有害气体与灰尘对档案材料的不良影响。 防虫 防止微生物、害虫对档案 制成材料 的 破坏。 微 生物：分解档案制成材料；增加档案制成材料的酸度；污染档案；菌丝分泌色素，遮盖字迹，同时，增加档案的湿度。 害虫：对档案制成材料的破坏，主要是吞食和咬坏档案。 防鼠 破坏作用 老鼠是 “四害 ”之一，破坏。