09文秘专业20xx-20xx-1文书工作与档案管理教案

09文秘专业20xx-20xx-1文书工作与档案管理教案内容摘要：

具体包括两个方面的内容， ①维护档案的完整。 所谓完整，是指档案数量和质量的统一，从数量上来说，要求做到档案齐全，即应归档的文件材料都必须及时向本机关档案室归档，该向国家档案馆移交的档案都必须按时移交，任何单位或个人都不得拒绝归档和移交。 从质量上来说，不应归档的文件材料一份也不准归档， 不该移交的档案一份也不得移交，并且归档的文件材料必须做到按照形成规律保持一定的联系性和系统性。 数量和质量两者缺一不可，互相联系，才能有效的维护党和国家的历史真实面貌。 ②维护档案的安全。 所谓安全，包括了档案的物质安全和政治安全两个方面。 物质安全是指档案实体不能受到任何人为的或自然的损毁。 政治安全是指档案内容的机密不被盗窃和泄露。 维护档案的完整与安全是有机的统一，完整是安全的物质基础，安全是完整的有力保证，即做到完整是安全的完整，安全是完整的安全。 便于社会各方面的利用。 这条原则体现了档案工作的根本目的，是 检验档案和档案工作质量的重要标准。 利用是档案工作的出发点和归宿，因此，即要反对重藏轻用，又要围绕利用做好各个环节的业务工作。 档案工作基本原则是一个有机整体。 统一领导、分级管理是组织和制度保证，维护档案的完整和安全是物质基础，便于社会各方面的利用是目的和宗旨。 相互缺一不可，相辅相成，相互作用，共同促进档案工作向健康有序的方向发展。 二、档案工作机构 我国档案工作机构在当今世界各国中是最为完整和系统的，外国档案同行对此极为羡慕。 根据不同的性质和任务，我国档案工作机构可分为四种基本类型： （一）档案室 档案室是 各级各类机关、单位统一管理本机关、单位档案和指导、监督、检查本机关、单位各部门档案工作的内部组织机构，一般具有档案业务管理和档案行政管理的双重职能，因此，有的单位也称为档案处、科，隶属于本机关办公厅（室）领导。 （二）档案馆 档案馆是《中华人民共和国档案法》规定的集中管理档案的文化事业机构，是档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用中心和档案信息服务中心。 科学文化性是档案馆的基本属性，是区别于档案室的本质特征。 档案馆的主要任务，《中华人民共和国档案法》第八条规定为：“负责接收、收 集、整理、保管和提供利用各分管范围的档案。 ” 《中华人民共和国档案法实施办法》将其具体化为三项主要职责：“ 收集和接受本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案； 对所保存的档案严格按照规定整理和保管； 采取各种形式开发档案信息资源，为社会利用档案资源提供服务。 ”至 2020年，我国已有各级综合档案馆 3121 多个，连同上万个专门档案馆，形成了功能比较完善的全国档案馆网络系统。 （三）档案科研、教育、出版、宣传机构 档案科研机构有各级各类档案科研所和群众性学术团体。 教育机构有档案大中专学校和培训中心。 档案 出版机构有中国档案出版社，档案宣传机构有百余家档案专业报刊。 （四）档案事业行政管理机关 现在设有国家各级档案局，在同级党委和政府的双重领导下，负责该行政区域档案事业行政管理工作和对下级档案事业进行指导、监督、检查。 三、机关档案工作 机关档案工作是泛指我国各级党、政、军机关和各种社会组织、企事业单位为了集中统一保存和管理该机关档案而建立起来的档案工作，是我国为数最多的档案基础工作，截至1999 年底，我国已有省直以上机关、大型企事业单位档案室 16905 个，省直以下机关和中小型企事业单位普遍建立了档案工作。 机 关档案工作是提高机关工作效率和服务质量的重要 10 工作，已成为我国档案工作的一项重要制度和中国特色社会主义档案事业的重要基础。 （一）机关档案工作的性质、地位与作用 1983 年 4 月 28 日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁发的《机关档案工作条例》指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。 ”对机关档案工作的性质、地位与作用都作了明确的规定，现具体分析如下： 机关档案工作在机关工作中的地位与作用表现在： （ 1）机关档案工作在办公厅、室的 领导下，担负维护档案完整与安全的重要任务，是一个重要的机要部门。 （ 2）机关档案工作直接为机关工作的领导、决策、管理和日常业务的开展提供咨询、参谋和条件等服务。 （ 3）机关档案工作对本机关所属系统各部门的文书归档工作进行指导和监督。 机关档案工作在国家档案工作中的地位与作用表现在 ： （ 1）机关档案是整个国家档案的主要来源。 （ 2）机关档案工作是整个国家档案工作的基础。 机关档案工作的性质是：它是机关工作的组成部分。 （二）机关档案工作的任务 《机关档案工作条例》和《档案法实施办法》规定机关档案工作任 务主要有四项： 贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度。 指导和监督。 指导、监督文书部门和业务部门，把应该归档的文件材料收集齐全；指导和帮助各部门按照文件归档的原则与要求整理文件材料，根据需要与可能，做好各项技术性工作，如纸质文件的装订、电子文件的录入、声像材料的文字说明等；指导和监督各部门定期向档案部门归档，使机关全部档案得以集中统一的保管。 管理与服务。 管理主要是指做好两项工作，一是要做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计及检索工具编制、档案资料编研等基 础业务工作；二是统一管理本机关的全部档案，保证该机关档案的完整与安全。 服务是指档案部门应为机关各项工作提供档案资料的咨询、查阅和利用等工作。 档案移交。 《机关档案工作条例》和《档案法实施办法》规定，机关长久保存的档案，在本机关保存一定期限（中央和省级机关 20 年，其他机关 10 年）后向指定的国家档案馆移交。 移交时注意：一要把有关检索工具、参考资料一并移交；二要把一个机关的全部档案统一向一个档案馆移交，不得分散移交几个档案馆，以保持一个全宗的完整性；关、停、并、转、撤的机关单位应按有关规定移交档案，其中国有企 业产权变动的，其档案处置要按原国家经贸委等六部委颁发的《关于国有企业产权变动的档案处置办法》执行。 各机关单位均不得自行转移和擅自销毁档案。 （三）机关档案工作体制与机构设置 我国现行机关档案工作体制为： 行政上接受机关办公厅、室的领导。 业务上接受同级档案行政机关和本系统上级机关档案部门的指导、监督和检查。 驻地方的上级机关的直属机关单位的档案工作实行以专业主管机关为主，地方档案行政机关为辅的管理体制。 我国现行机关档案工作机构设置是：省直以上机关和大型企事业单位可设档案处（馆），省直以下机关和中型企 事业单位可设档案科（室），县属机关和小型企事业单位可独立设置档案室，也可设置联合档案室，或配置专、兼职档案工作人员。 机关档案室现有这样几种类型：综合档案室、文书档案室、人事干部档案室、科技档案室、声像档案室、财会档案室等。 （四）机关档案人员素质 11 政治可靠，道德良好； 知识面比较广泛； 具有相当的档案管理理论知识和实践经验； 熟悉本机关单位性质、职能、业务、任务和机构设置等。 四、学习参考书目 吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社， 1999 年 11 次印刷。 冯惠玲、张辑哲主编 ：《档案学概论》，中国人民大学出版社， 2020 年 6 月第 1 版。 陈兆吴、和宝荣主编：《档案管理学基础（修订本）》，中国人民大学出版社， 1996年 5 月第 2 版。 傅荣校著：《档案管理现代化》，浙江大学出版社， 2020 年 8 月第 1 版。 张缉哲著：《维系之道 —— 档案与档案管理》，中国人民大学出版社， 1995 年 12 月第 1 版。 郭树银主编：《归档文件整理工作指南》，中国大百科全书出版社， 2020 年 2 月第一版。 孙淑扬、邱晓威主编：《档案计算机管理教程》，中国人民大学出版社年 1999 年 12月第 1 版。 中国档案学会主办：《档案学研究》（双月刊）。 中国档案局主办：《中国档案》（月刊）。 中国人民大学主办：《档案学通讯》（双月刊）。 1四川档案局主办：《四川档案》（双月刊）。 思考与练习 了解档案的起源、我国档案的演变。 认识档案的定义及其含义。 认识档案的作用及其发挥的规律、条件。 认识国家全部档案的实质与组成。 怎样完整准确地理解档案工作的基本原则。 如何认识机关档案工作的性质、地位与任务。 怎样做一个合格的档案工作者。 第二章 档案收集工作 教学目的与要 求 认识档案收集工作的内容、意义、要求，掌握机关档案收集工作的制度和组织，了解档案馆的档案收集工作和专门档案收集工作的范围。 教学重点与难点 重点认识档案收集工作的要求、掌握机关档案收集工作的制度和组织。 难点是机关文件归档制度的指定与实施。 教学方法 课堂讲授与参观见习 教学时数 3 学时 第一节 档案收集工作概述 档案收集就是接受和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案 馆进行科学管理的一项业务环节。 一、档案收集工作的内容 12 档案收集工作的内容，可以从档案业务机构和档案内容特征两个方面来认识。 从档案机构来看，可分为机关档案室对本机关归档文件材料的收集和国家档案馆对档案形成机关需要长久保管的档案的接收、征集。 从档案内容特征来看，可分为文书档案收集、科技档案收集及其他专门档案的收集。 二、档案收集工作的意义 （一）档案收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作得以正常进行的首要环节。 可以说，没有档案收集工作，就没有档案工作。 （二）档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的一个具体措施 前述已知，档案收集工作的任务就是把分散形成的档案通过接收、征集等方法集中到档案室和档案馆统一管理起来。 （三）档案收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手 段 党和国家历史面貌的真实性，是通过档案的完整性来显示的，收 集工作就是要使档案完整齐全的集中保存起来。 舍此，维护党和国家历史真实面貌就只是一句空话。 （四）档案收集工作是直接影响整个档案工作质量的重要因素 档案收集是否齐全完整，对于档案的整理、鉴定、保管、编研、利用等业务环节的质量，都具有决定性的影响作用，这是不言而喻的。 三、档案收集工作的要求 （一）大力丰富馆室藏。 具体做到： 积极收集，完整积累。 建立合理的档案收藏结构。 注意馆、室藏的档案特点。 这一点在档案精品化和分布式管理的信息社会尤为重要。 （二）提高收集档案的质量。 具体做到： 加强馆、室外调查工作，了解、分析和掌握各机关、部门档案形成规律，以增强档案收集的目的性、针对性。 合理安排各类档案的接收时间，制定切实可行的接收制度和要求，提高档案收集工作的质量。 做好馆、室外的档案形成的指导工作，保证所收集档案的质量。 推行并加强档案标准化和规范化工作。 尽可能精 炼应收集的档案。 （三）保持全宗和全宗群的不可分散性。 具体做到： 必须把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集中在一个档案室或档案馆统一保管。 保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系。 第二节 机关档案收集工作 一、机关文件的归档 《档案法实施办法》第十二条规定：“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。 ”这条规定明确指出了文件 归档是机关档案室收集档案的主要途径。 机关文件归档工作包括两个方面的内容。 （一）建立归档制度 13 《机关档案工作条例》规定：“机关应建立、健全文件材料的归档制度。 ”“凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门移交。 ”可见，建立文件材料归档制度是保证机关档案收集工作正常进行的重要保证。 文件材料归档既是文书工作最后一项业务环节，又是档案工作的起始环节，它是文件转化为档案的进口，通常把它叫做文书工作和档案工作的结合部。 （关于“归档”不应作为文件与档案区别的界限 问题，近年来档案学界开展了较为热烈的讨论，《档案学研究》 2020年第 3 期登载了浙江大学历史系教授陈作明的《论档案》，文中提出这样一个观点：“归档与否不是区别文件与档案的界限。 ”并说明三条理由，一是有些单位应归档的文件没有归档，不能因此说没归档的文件就不是档案；二是有些归档的文件还未办理完毕，严格说并不是档案；三是电子文件时代，实行文、档一体化管理，文件形成后即可归档，或者一边办理、一边归档，那么，它们到底是文件，还是档案。 对此，可作进一步的探讨。 ）因此，抓好文件归档制度的建立、健全与执行，具有十分重要的意义。 文件材料归档制度的内容主要包括了文件材料归档和不归档范围、归档时间和归档质量要求三个部分。 文件材料归档和不归档范围 1987 年国家档案局制发了《机关文件材料归档和不归档范围》，不少专业系统的主管部门据此制定了各系统文件材料归档和不归档范围。 所谓归。