项目编号0612-1141a0720xx4项目名称广东省社保局社会保险

项目编号0612-1141a0720xx4项目名称广东省社保局社会保险内容摘要：

部分档案纸张质量较差，有破损和发黄的现象；大部分档案已装订成册。 四、项目建设目标： 高效准确地对 300 万页 社会保险业务档案在省社保局档案影像化管理系统中进广东省社保局社会保险业务档案影像化项目项目招标文件 16 行档案扫描加工 ,并对原件进行妥善整理和塑封，具体要求如下： 对从库房出库到扫描加工场地的业务档案进行交接和登记工作。 档案预整理工作。 将每卷档案按照单位或个人拆分成案件，每件打印并粘贴条码；对档案原件进行页码校对；对不太规则档案进行预处理，如：对于较小的档案用白纸进行装裱等工作。 新建案卷和案件。 对案卷封面和卷内目录信息进行著录，并打 印案卷封面。 扫描质检工作。 扫描原件，并对电子影像进行扫描质检； 复核工作。 对电子影像进行标识、复核等工作； 录入和质检工作。 录入含单位和个人等相关信息，对业务系统接口倒入的数据进行匹配，并进行档案的复核和录入进行质检（特殊处理）及抽检。 将扫描后的电子信息数据（数据库 /扫描图像）载入系统。 对纸质档案原件进行整理、打印卷内目录，抽真空塑封和装盒，并重新归档入库。 五、对中标人生产能力的要求 投标人 2020 年以来具备档案资料电子化加工生产经验和生产加工能力；具有履行合同所必需 的设备和专业技术能力（专业扫描、加工、质检生产线和生产车间，配备完善的专业技术人员队伍和专业质检人员）。 六、 项目总体内容及技术要求： （一） 档案扫描要求 档案扫描地点要求 中标人严格按照采购方规定，在采购方指定的场所约 120 平方米 内开展数字化加工工作，并严格遵守采购方的各项管理制度。 档案扫描技术要求 投标人须将业务档案扫描成省社保局业务档案影像化管理系统所要求的格式、大小；图片要求影像真实反映纸质档案原貌、图像完整无误、清晰度高、图像分辨率至少 240dpi 以上、无黑色斑块等污点、黑边、 黑线和网花、能清晰显示档案所有内容、扫描影像主体倾斜角度不超过 1 度、色彩为 256 级灰度；扫描影像档案顺序应与原始档案的排列顺序相符，不能出现缺页和漏页；能按照每件档案的实际情况，广东省社保局社会保险业务档案影像化项目项目招标文件 17 将相应的图片整合成一件影像档案。 （二） 档案扫描加工软件系统要求 投标人 推荐 使用广东省社会保险基金管理局业务档案 电子化 管理系统， 也可自带软件系统，但 加工成果的发布处理 数据必须与广东省社会保险基金管理局业务档案电子化管理系统数据相匹配 ； 投标人须 提供对档案扫描加工全过程进行 抽检和 实时监控 的相关模块 ； （三） 档案索引信息录入要求 要求录入的检索信息的项目包括：档案产生部门、产生年度、产生月份、凭证号、归档日期、办结日期、姓名、身份证号码、电脑编号（工伤案例号）、单位编号、单位名称、个人电脑号、流水号、金额、档案类别等信息。 其信息应与档案资料信息相符。 对于档案索引项的录入，投标人应在项目开始时提交录入标准的初稿供各方讨论确定，在项目实施过程中不断提出，并与各方及时讨论确认，在项目验收时装订成册一并提交。 索引字段要与扫描图片一一对应联系起来。 （四）提交扫描成品的要求 扫描成品后，需实现索引信息与图片在档案影像系统中一 一对应联系起来，同时可被影像档案管理系统所使用和管理。 并进行文件数核查工作：即要求根据实体整理时提供的信息核查图像，核对档案卷（件）数是否与实际档案卷（件）数相等，如不相等则不能收货，需退回图像处理人员补充扫描。 （五）项目加工的质量要求 为严防原件在数字化加工过程中丢失与毁损、保证项目质量和进度。 在扫描加工全过程中，投标人须在该项目施工期全过程设有质量检查人员，以确保扫描和索引信息录入质量及原文件的归档管理，差错率不得高于 ％。 投标人要提供操作简单、方便的平台给用户方和扫描加工的质检人员检查档案扫描和 索引录入质量。 用户方和投标方需备有专门的现场监督人员，用户方的质检人员若发现录入索引字出错、索引字与扫描图片不匹配、漏扫等情况出现，应由投标人负责及时纠正并作相应的赔偿（质保金的考核扣分）。 具体操作：投标人每加工完成用户方指定数量的档案后，交由用户方进行检查，检查后由检查方出具检查报告，对发现的错误由投标人负责纠正，纠正工作限时 2 天内完成，同时根据检查报告作相应的赔偿。 投标广东省社保局社会保险业务档案影像化项目项目招标文件 18 人对错误处理后需提交处理报告，并将档案交由用户方进行复核，确保无误。 （六）项目设备要求 对档案进行影像化加工的计算机、扫描仪、条形码打 印机、打印机和相关耗材等以及项目完工前的所有费用全部由投标人提供，且计算机、扫描仪和条码打印机的性能应不低于以下标准： 计算机： CPU（频率）≥ 2 GHz；内存（容量）≥ 1GB；有独立显卡：显存≥ 128MB。 扫描仪： 支持黑白和彩色扫描，扫描速度： 200DPI 条件下不低于 62PPM/124IPM（ PPM：每分钟页数， IPM：每分钟影像数）；扫描模式：支持双面彩色扫描模式；分辨率：彩色输出：不低于 300DPI；黑白输出：不低于 300DPI。 条码打印机：打印方式：热转印 /直热方式；分辨率：≥ 200DPI。 六 、管理要求： （一）项目档案管理要求 扫描之前需对档案进行初步整理 1） 投标人根 据用户方的要求，对卷内每件档案进行整理，包括对档案进行分类、托裱、修补等； 2）卷内每件档案建立了条形码后，重新为每卷档案建立卷封面信息并打印卷封面。 档案原件后期整理要求 1） 投标人对档案进行加工在未交还用户方期间，对档案进行妥善的保管，建立严格的档案管理和保密制度，防止出现档案丢失、毁损和归档混乱等情况； 2）档案扫描加工完成后，再经用户方检查确认无误，投标人为每卷档案打印卷内目录，并将卷内目录页放在卷封面之后，卷内 目录包括卷号、每件档案的单位编号、单 位名称、个人身份证号、姓名、档案产生日期、每件档案页数、保管期限等项目； 3）完成卷内目录后，投标人应按用户方的要求对档案进行抽真空塑封处理和装盒（包括打印和粘贴盒封面和盒脊内容）。 档案数据备份要求 档案数据备份要求将扫描后的电子信息数据资料（数据库 /扫描图像）在与主数据库所在机器相分离的备份机上建立主数据库的一个拷贝。 广东省社保局社会保险业务档案影像化项目项目招标文件 19 档案移交要求 不论是加工前还是加工完成后的档案移交，移交地点均由用户方指定，用户方、投标人双方当场清点档案，并在移交清单上签字。 投标人要成立专 门的档案交接组，与用户方对口联系，负责档案的交接工作。 （二）项目实施要求 投 标人必须根据 用户方 规定，建立专门的项目管理方案、实施细则，必须具有科学的组织架构、合理的人力资源配置、明确的项目进度、严密的管理制度和严格的质量检验办法，并规范项目实施过程中的文档管理，严格按照双方确定的计划进度保质保量完成工作。 投 标人需在投标文件中提供完善的项目管理措施、质保期服务计划、安全保密管理制度，并根据采购方要求制定完善的管理制度，包括制定本项目的工作计划、工作职责、定期工作进度的监管、安全保密制度、档案著录 /补录的质检制度、档案数字化加工后的质检制度、驻场人员的管理制度，建立严格的员工工作守则和纪律。 投 标人应在 用户方 指定的工作场所完成档案数字化加工工作，并针对用户方提供的档案类型、施工规定及要求，为投标人指定的操作人员进行全面的培训，使操作人员能尽快适应工作环境，熟练操作相关设备，明确每一位施工人员的各项职责，每一操作人员都必须持有持有相关专业的上岗证。 投标人应提供有丰富的行业经验的项目小组进行全过程的管理监控。 投标人实行档案数字化期间，在档案暂存区域内严格执行消防标准，确保档案实体和影像数据的安全。 在档案数字化过程中，做好每卷档案的流转登记手续，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错档案袋；应确保加工过程中和加工完成后纸质档案、系统数据及影像信息的安全。 项目实施中要引入风险管理、质量管理、成本管理；建立突发情况的及时响应制度，例如由于政府机关紧急批量调用档案，导致工期延长的补救措施等。 投标人在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：服务期后的服务方式和费用。 服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。 投标人须提供从项目整体 验收合格之日起，一年的免费质保期服务。 用户方在办理业务或是其它过程中发现影像不清晰、应急件处理、或是有资料漏扫等情况后，直接在影像上标记错误。 由用户方将档案原件移出，办理出库登记手续，投标广东省社保局社会保险业务档案影像化项目项目招标文件 20 人工作人员根据该卷影像的信息，对有问题的影像重新扫描，替换掉之前的影像。 投标人修正后将档案归还用户方，用户方对归还的档案原件对照影像检查无误后办理入库手续，双方签字确认。 无论在质保期内还是质保期满后，投标人负责对其实施的项目提供 24 小时不间断技术支持服务，并能提供本地化服务。 对投标人提出的项目需求能够及时响应和解决， 最慢不得超过一个工作日。 （三）驻场人员管理要求 投标人至少配备 12 名以上驻场人员，其中项目经理、生产主管各一名，分别负责统筹本项目的技术支持、生产加工和员工管理。 配备的驻场人员情况应向用户方备案，包括姓名、学历、职称、项目职责安排等情况，并附上相关证明复印件； 驻场人员（员工）需通过投标人（企业）专业技术培训，并持有相关证书持证上岗。 驻场人员（员工）中熟练工人比例不可低于 30%。 投标人驻场人员要严格遵守用户方规定的工作守则和作息时间，并制定完善的考勤制度。 为保证任务的按时完 成，进场人员必须保持相对的稳定性。 用户方定期对投标人的项目进度进行检查，如发现项目进度缓慢、驻场人员不足时，投标人需根据用户方要求及时补充工作人员。 用户方提供此项目所需的工作场地、办公桌椅及运行所需要的水、电等必要条件，投标人必须在用户方指定的场所内按相关规定开展工作，爱护公共财物，保持工作场所整齐、清洁、安静。 未经用户方管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。 档案数字化加工工作区域内禁止吸烟及饮食 ,工作区域不可以放液体物品(胶水除外 ),确保原始档案的安全性。 1与档案 数字化加工工作无关的人员，不得擅自进入工作间。 （四）项目安全保密性要求 ， 中标人不 得任意复印档案内容对外传播，不得利用档案进行超出用户方指定范围内的活动。 保证档案原件不丢失、不损毁、不混乱、不混淆。 ，中标人不得复制、传播录入电脑的数据（包括扫描的图像广东省社保局社会保险业务档案影像化项目项目招标文件 21 及索引目录等电子信息）。 中标人在项目完成把数据提交用户方后，将所有中标方机器内的数据删除，不得利用数据进行超出用户方指定范围内的活动。 保证档案电子化数据不外流、不遗失、不失真。 3. 中标人应对本项目所用到的网络、计算机以 及相关文档做好严密的保密措施。 ，未经用户方同意， 中标人均不得外传、不得泄露。 5．中标人需与采购方签订安全保密协议，并建立严格的保密制度，加强对工作人员的保密教育。 中标人如发生档案泄密或安全事故，若情节轻微的，采购方有权扣罚全部质量保证金，并暂停中标人全部工作，责成中标人进行整改，所耽误的工作进度由中标人自行负责；属于情节严重的，采购方根据合同规定中止合同，所造成的损失由中标人负责，并根据《档案法》和《社会保险业务档案管理规定》相关处罚条款追究其法律责任的权利。 七、 监督管理和考核标 准（总分 100 分） （一）考核标准 1．中标人在采购方规定工作时间，驻场人员无故缺勤、迟到、早退的，每人次扣 分； 2．中标人质检人员在收集、移交档案时，对不规范的案卷要及时向采购方档案小组管理人员提出，经确认后加以纠正，未及时纠正的，一卷扣 分； 3．中标人著录、补录人员在档案资料录入出错时，应及时更正，采购方有权质检，如被发现录入内容错误、漏录入档案信息，一份（件）档案资料扣 分； 4．中标人著录人员漏打印档案目录，一卷档案扣 分； 5．中标人著录人员错录、漏打印档案封面，一卷档案扣 1 分； 6．中标人复核人员标识错误、漏贴件条码，一件档案扣 分； 7．中标人不得遗失、涂改、损坏档案，损害情节轻微的，一例扣 10 分；损害情节严重的，采购方有权终止合同，如有违法，保留追究其法律责任； 8．中标人按照采购方规定穿着工作服及佩戴“外聘人员”工作牌。 工作人员所携挂包、钱包、手机等个人物品应放在指定位置，不得带入工作间，如有违反，一次扣 分； 广东省社保局社会保险业务档案影像化项目项目招标文件 22 9．中标人不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备、移动存储介质和手提电脑等，如有违反，一次扣 分。 （二）质量保证金计算方法 合同款项由合同款总 额的 75%和质量保证金（合同款总额的 25%）两部分构成，其中， 3/5 的质量保证金（合同款总额 15%）按具体考核结果支付， 2/5 的质量保证金（合同款总额 10%）则验收之日起一年后的 15 个工作日内支付。