鑫塔物业公司qhse管理体系程序文件doc

鑫塔物业公司qhse管理体系程序文件doc内容摘要：

........39 2 适用范围 ...................................................................................................................39 3 职责 ...........................................................................................................................39 4 定义 ...........................................................................................................................39 5 实施过程和要求 .......................................................................................................39 6 相关文件 ...................................................................................................................41 7 工作记录 ...................................................................................................................41 克拉玛依市鑫塔物业服务有限责任公司 修改号： A 程序文件 XTWY 修改时间： 页次 : 1/43 一、文件控制程序 1 目的 本程序规定了公司文件的控制方法，旨在明确文件的编写、批准、修改、发放等管理的步骤及要求 ,确保所有使用场所均能得到和使用有效文件。 2 适用范围 本程序适用于公司文件的控制。 3 职责 公司总经理负责批准 QHSE 管理手册、 QHSE 程序文件。 管理者代表负责审核 QHSE 管理手册，审核 QHSE 程序文件。 各部门负责人负责各自主管领域中文件的审核。 品质行政部负责行政公文 管理的发放和保管。 体系工作小组负责 QHSE 管理体系文 件的整体规划、组织 QHSE 管理体系管理手册、程序文件、部门管理手册和岗位工作手册文件的编写、修改、会签、发放和印刷管理工作。 各部门 /单位负责本部门 /单位体系文件的编写、修改，对 QHSE 管理体系管理手册和程序文件提出修改建议。 4 实施过程和要求 文件的分类 QHSE 管理体系文件的分类 a) QHSE 管理手册、方针和目标； b) QHSE 程序文件； c) QHSE 部门 /单位工作手册； 克拉玛依市鑫塔物业服务有限责任公司 修改号： A 程序文件 XTWY 修改时间： 页次 : 2/43 d) 标准、规范、职责、制度、图纸； e) 记录等。 行政公文的管理由品质行政部按《 国家行政机关公文处理办法》和《应急公司公文管理办法》执行。 文件的编号 a) 文件归档时，按照“外来文件”、“工作手册类文件”和“管理类文件”分三类，由品质行政部分别编号归档。 b) 编号规定 手册： XTWYSC2020 XTWY—— 鑫塔物业的拼音缩写； QHSEA—— 质量 /环境 /职业健康安全管理手册 A 版 2020—— 编写年号 文件的编制和审批 文件编写及格式，执行模板要求。 管理手册由体系工作小组负责组织编写， 管理者代表审核，最高管理者批准发布。 4. 3. 3 程序文件 由体系工作小组负责组织 各部门 /单位进行编写，经管理者代表审核后，相关部门进行会签，由最高管理者审批发布。 各部门 /单位编写本部门 /单位主管工作范围内工作手册和岗位工作手册文件，经主管领导审核后，相关部门 /单位进行会签，由最高管理者批准发布。 文件的发放 4. 4. 1 纸介质体系文件由 体系工作小组 按照批准的发放范围进行发放，并填写《收/发文件登记表》，电子文件执行公司的信息化管理系统的操作要求。 非受控文件（文件持有人不需要执行文件的内容，仅仅作为阅读、了解、备案等使用，文件 修改不需要通知持有人）发放时即可发放纸介质文件，也可发放电子档的文件。 发放范围 文件的发放范围由审核和审批人员确定，体系工作小组负责反发放。 克拉玛依市鑫塔物业服务有限责任公司 修改号： A 程序文件 XTWY 修改时间： 页次 : 3/43 发放号 体系文件的发放，按照顺序数字进行编号，并在《收 /发文件登记表》中记载发放号，作为文件的追溯标识。 . 1 当发至本部门 /单位的文件不够使用或文件严重破损时，使用人不得借用他人文件复印，应填写《收 /发文件登记表》，到体系工作小组处领取或更换。 4. 5. 2 借阅文件时，借阅人填写《文件领用 /借阅登记表》。 QHSE 管理体系管理手册 、程序文件、部门管理工作手册、岗位工作手册不得外借，外部需借阅时，经管理者代表批准后由体系工作小组实施。 体系文件的修改、换版 当出现文件不适宜时由各部门负责人提出，采取以下两种方式： a)填写《文件更改申请表》提出，并将修改内容附后报管理者代表审核经最高管理者批准；体系工作小组将《文件更改申请表》和文件进行归档备案。 b)召开专题会议在会议上确定修改人员，体系工作小组记录《会议记录》作为修改的依据。 文件更改后，体系工作小组下发时附说明通知，将文件的修改情况进行说明，并将修改的方式 （换页、划改等）注明，如原文件作废一并在通知中注明文件的名称和编号。 文件持有人接到下发的文件和修改通知后，将作废文件撤换，并组织对新的内容进行学习。 体系工作小组将《受控文件清单》中的作废文件备注作废字样。 文件更改的方式有 a) 在原文件上进行划改，并注明更改标记、更改生效时间，在修改页记录； b) 换页，由文件管理持有人进行，并在修改页做好记录； c) 换版，由 体系工作小组 负责组织实施。 作废文件的管理（体系文件） 作废文件由文件持有人自行撤出工作现场，如需要 保留在 体系工作小组 加盖“作废”章后方可保留在工作现场。 需要销毁的作废文件，由 体系工作小组 填写《文件销毁审批表》，经主管领导批准后，进行销毁。 克拉玛依市鑫塔物业服务有限责任公司 修改号： A 程序文件 XTWY 修改时间： 页次 : 4/43 体系工作小组 保留的作废文件应加盖“作废”章，防止借用人员的误用。 体系文件的评审 体系工作小组 应结合内部审核、管理评审对 QHSE 管理体系文件的适应性进行评审。 当组织结构发生变化、公司服务及实现过程的设施装备及工艺技术条件发生变化时、发生重大事故时，应组织对 QHSE 管理体系文件进行评审。 根据评审情 况按 进行修改。 外来文件 相关的单位下发的行政文件，由品质行政部收文并传递，电子档的文件在办公系统上收、转、阅办和归档，自动生成归档目录。 纸介质文件由品质行政部填写《外来文件清单》，并按照公司的分工上报主管领导进行阅办，品质行政部按照阅办的批复将文件转发或归档，需要转发或归档的文件，填写《收 /发文件登记表》。 . 2 法律法规和规章由各相关部门自行在网络上、相关部门的通知中获知信息，并将信息传递体系工作小组，体系工作小组将信息上报主管领导，确定需要的数量和发放的范围，进行 购置或者下载复印，在购置的文本和复印件上标注发放号，并备案、记载。 归档的文件填写在《收 /发文件登记表》上。 《收 /发文件登记表》，由体系工作小组 制作为电子档，放在 OA 网上进行共享。 5 相关文件 《国家行政机关公文处理办法》 《中华人民共和国档案法》 《 公文处理办法 》 6 工作记录 《 收 /发文件登记表 》 《文件领用 /借阅登记表》 《文件更改申请表》 克拉玛依市鑫塔物业服务有限责任公司 修改号： A 程序文件 XTWY 修改时间： 页次 : 5/43 《作废 /销毁 /保留文件清单》 《文件销毁审批表》 《受控文件清单》 《会议记录》 《外来文件清单》 克拉玛依市鑫塔物业服务有限责任公司 修改号： A 程序文件 XTWY 修改时间： 页次 : 6/43 二、记录控制程序 1 目的 加强对记录的控制和管理，提供产品符合合同要求和管理体系运行有效性的证据。 证实对环境 /职业健康安全管理体系及标准要求的符合，以及所实现的结果。 2 适用范围 本程序适用于公司各部门的质量、环境 /职业健康安全体系运行记录。 3 职责分配 体系工作小组 负责管理公司体系文件记录的标识、收集、编目、归档、贮存、保管和处理。 各职能部门负责本部门使用记录的控制和管理。 记录填写人 员对其所记录内容的真实性、有效性负责。 4 实施过程和要求 记录策划和标识 公司各部门的质量、环境 /职业健康安全体系运行工作记录和 物业管理、清洁服务、餐饮服务 工作记录均在本程序管理范围。 环境 /职业健康安全管理体系记录可包括： /危害辨识、风险评价和风险控制记录。 /职业健康安全法律法规要求的记录； ； /职业健康安全会议记录； /职业健康安全协商和交流报告； 、演练记录； 记录 /职业安全健康检查记录； /职业健康安全事故（包括事件）报告以及跟踪报告； 克拉玛依市鑫塔物业服务有限责任公司 修改号： A 程序文件 XTWY 修改时间： 页次 : 7/43 ； 、维护和校准记录； 、管理评审结果。 各部门根据开展质量、环境、职业健康安全活动的需要，拟制记录表格式样。 体系工作小组根据公司体系运行需要，会同相关部门确定公司所需的记录表格式样及标识。 体系工作小组负责记录表格的印刷工作。 记录样式的更改，由体系工作小组审核，报管理者代表批准。 记录 样式更改时，应给予新的版号，填写《记录表格更改记录表》。 同时发放新表格，收回旧表格。 记录的标识应简明正确，便于识别。 记录填写的要求 记录填写应及时、正确、清晰和齐全，栏目填写完整，签字要全名。 记录不得随意更改，不得涂改、描改，存在数据的笔误等特殊情况需要更改，应划改，划改人员应签章或签字，不符合规定的记录，不能作为工作依据。 记录的收集、编目、保存。 记录的收集、保管部门 /时间在《记录控制清单》中规定。 记录的保 存部门应指定兼职管理员，负责记录的保管工作。 体系工作小组依据公司所收集的体系记录，建立《记录控制清单》，并附表格，以便查阅。 顾客对记录保存期有特殊要求应予以满足。 若顾客要求保存期短于本公司规定的保存期，则以我方保存期保存；顾客要求的保存期长于本公司的保存期，则以顾客要求的保存期保存。 记录要贮存在通风干燥、防虫蛀和无霉变的场所。 记录的查询 公司内部体系记录的查阅应得到管理者代表批准。 顾客或其代表需查阅体系记录时，经管理者代 表批准后方可查阅。 克拉玛依市鑫塔物业服务有限责任公司 修改号： A 程序文件 XTWY 修改时间： 页次 : 8/43 记录的处理 各部门体系记录管理员在每年初将保存期的记录收集、装订、归档处理。 超过保存期的记录，由体系工作小组提出销毁申请处理，报管理者代表批准后负责销毁，并填写《作废 /销毁 /保留文件清单》。 各部门保存的记录由本部门提出申请，由最高管理者批准，由品质行政部负责销毁，并填写文件资料销毁记录。 5 相关文件 无 6 工作记录 《记录控制清单》 《记录表格更改记录表》 《作废 /销毁 /保留文件清单》 克拉玛依市鑫塔物业服务有限责任公司 修改号： A 程序文件 XTWY 修改时间： 页次 : 9/43 三、危险源辨识与风险评价程序 1 目的 辨识产品生产活动中、管理活动中影响职业健康安全的危险源，评价其风险程度及级别， 并确定更新辨识的危险源， 从而进行有效控制。 2 适用范围 适用于公司生产和管理活动中危险源辨识、风险评价更新与管理。 3 定义 危险源 可能导致人身伤害和（或）健康损害（ ）的根源或状态或行为或其组合。 健康损害 可确认的由工作活动（或）工作相关状况或加重的身体或精神的不良状态。 危险源辨识 识别危险 源的存在并确定其特性的过程。 3. 4 事件 发生或可能发生与工作相关的健康损害。