［管理精品］制药企业信息化解决方案

［管理精品］制药企业信息化解决方案内容摘要：

方面。 从而使其有更多的精力花在业务流程的改进及业务流程的分析上，使企业不断地进入良性循环状态。 对于一般操作管理人员，则主要是减轻了劳动负担，极大地提高了工作的准确性和精确性。 3． ERP 的构架 ERP 是一种管理工具，它是建立在一个整体的平台之上的， 对于企业来讲它必须是个一体化的系统，其架构必须解决不同的管理职能及完成这些管理职能的管理部门之间的配备与 协同。 即管理职能可以在部门配备，不同职能所用数据必须是统一的。 为此，我们提供如下图所示的架构来满足要求： 企业经营管理平台财务会计合并报表存货核算报帐中心固定资产应收应付报表总账管理会计成本管理项目成本全面预算筹投资供应链合同管理供应商管理渠道管理客户关系委外管理质量管理发运管理分销资源库存管理销售管理销售订单采购管理企业门户生产制造重复排成车间订单MRPMPS需求管理配置B O M工程数据人力资源工资福利员工自助业绩平价考勤人事信息商业智能数据仓库财务分析经营分析人力分析市场分析内部评价外部评价办公文件管理会议安排企业通告工会活动企业信息产品发布企业新闻管理工具软 件 技 术 应 用 平 台 从图中可以看出，企业 ERP 系统是架构在一个平台之上的，这个平台可以从两个方面来解释： A、 企业的角度来讲，它是一个经营管理平台，企业的所有管理职能都是在这个平台上来完成的，这个平台将保证各项管理职能的一体化联系。 因为其具有完备的、标准化的数 据基础。 所谓完备的数据基础意味着：  整个企业的数据标准化，即统一的数据编码、数据名称。  数据的唯一性，即任何数据只能由一个地方进行录入维护，如配方数据只能有技术质量管理来进行维护和录入。  数据的统一性，凡含有计量单位的数据，其计量单位应是统一的。  数据的共享性，在各管理职能之间，除非有保密要求的，数据都是可共享的。 在这样的基础上建立起来的系统，才是真正意义上的 ERP 系统，才能达到以上描述的对各级人员的作用。 这个完备的数据基础是在各项管理职能的每项操作业务的完成过程中建立起来的，它如实的反映了管理职能执 行的每一个过程，由于企业的各项管理职能都是相关联的，因此这个数据基础的数据也建立起了一种有机的联系。 在这个基础上的各管理职能又是 由各管理要素来完成的，管理要素可以独立于企业的部门组织划分，它是管理职能的内核，管理部门组织的划分是人为的，一旦部门划分以后，可以选择管理要素于部门之中来完成，即部门的职责是由管理要素的组合来完成的。 数据组织和管理要素是相对固定的，而管理组织机构是可变的。 B、 从 ERP 软件供应商的角度来讲，这个平台是一个技术基础平台，它应用各种目前最先进的软件技术来保障各项管理职能之间的联系和数据共 享，其具体应用技术如：动态会计平台、动态预警平台、工作流、审批流、数据交换平台等等。 这些技术不仅保证系统应用中各项管理职能的协同，同时它还保证今后系统的改进和扩展。 企业业务流程的改进是一个永久的课题，该技术基础平台和企业的管理变革与时俱进。 3． 3 总体目标实现描述 制药企业 ERP 总体设计目标如下图所示： 生产物流服务管理平台质量GMPSOP分子公司 分子公司办事处 医药公司办事处 医药公司集 中 财 务 管 理企业经营管理及软件技术应用平台生产计划车间管理原辅材料管理配方管理委外管理设备管理物料需求计划生产排成产成品管理集中采购销售分销产品研制 该目标是制药企业的 ERP 实施蓝图，这个目标的实现，将基本解决了制药企业内部管理信息化问题。 当然，再次强调 ERP 是先进的管理工具。 这种工具帮助管 理者对 企业进行精细化管理和集中管理，一旦做到，比之于粗放式的管理，必将极大地节约费用，降低成本，提高经济效益。 同时在完成企业内部管理有序化的前提下，极大地提高了企业对市场的应变能力，从而提高了企业的竞争能力。 当然其实施决不是一蹴而就的，需要按照科学的实施方法。 扎扎实实地循序渐进地完成。 为此，就一般而论，制药企业的焦点问题分析多集中在销售管理环节，要使制药企业的ERP 项目能够取得良好的经济效益，建议先实施销售分销、产成品库存、发货和集中财务管理系统，然后再考虑生产管理系统。 因为生产管理系统一般不会成为制药 企业经营中的关键约束。 3． 4 制药企业信息化实施进程 在对制药企业的调研中我们了解到，企业目前都没有建成整体信息化的经营管理系统，但又都在各部门使用了一些系统，一般来讲要使已使用的系统通过做数据接口的方式形成整体的信息共享几乎是不可能的。 为此，我们建议企业从信息化的最基础工作做起，扎扎实实地按以下步骤完成整体信息化经营管理系统的建设。  第一步 完成信息化建设的基础工作 A、 完成企业数据标准化工作 建立企业经营管理平台 数据标准化工作是企业进行信息化建设的最基础的工作，其内容就是将企业的 所有管理对象进 行统一的编码和命名，包括产品编码、原料编码、辅料和包装材料 编码、客户编码、供应商编码、仓库和库位编码、部门和人员编码、设备和备件编 码等等。 这些工作是信息化系统整体化和数据共享的基本保证，也是建立企业经营 管理平台的最重要的工作。 B、 进行管理工作专业化分工 提高管理效率 专业化分工的主题就是物流和商流的分离，如下图所示： 销 售 生 产 物 流 服 务 中 心 采 购 客户 供应商 物流 物流 商流 商流 商流 社会的每一次进步都是社会化分工的结果，同理，要促成管理进步，必然要进行管理的分工。 对于企业来讲首先是物流和商流的分工，即生产、库存、运输 属于物流，而采购和销售则属于商流。 分工的结果是采购和销售不再需要关心货物的进出和检验，而只要把精力放在客户和供应商，而物流系统则要做到照单作业，从而达到提高效率的目的。 除此之外，在物流和商流的管理中， 还存在进一步分工的问题，如商流中的合同管理、开单管理、市场管理、客户管理、供应商管理等等。 物流中的生产作业管理、拣货管理、配送管理等等。 都还需要进一步的专业化分工。 这种专业化分工的结果，将极大地简化信息化建设的实施过程，提高信息化实施的整体成功率。 C、 建立价值评价指标体系 洞察企业经营 企业价值评价指标体 系如下图所示： 企业存在的最重要目的就是要获取利润，企业价值评价指标体系将帮助企业对所有的工作进行价值评价，以便于企业不仅仅追求高效率，而是要在获取效率的同时也要获取效益。 这是企业一切工作的衡量标准。 因此，应该把建立这个体系做为建立企业信息化的基础工作。 这个价值评价指标体系就是企业的财务系统。  第二步 贯彻规范 实现财务业务一体化管理 A、 以库存管理为核心 贯彻 GMP 于整个流程 GMP 的贯彻执行可分为两个方面，其一为整个物流过程的控制，即从采购对 应收 应付报账中心 固定资产结算中心工资存货核算总账+ 现金管理资金管理项目管理 成本管理责任中心财务分析集团报表集团财务报表管理会计财务会计集团预算全面预算财务专家分析系统网上银行集团管理 供应商进货到销售对客户发货过程中的控制 点设置。 显然，这个过程基本上是围绕库存管理来进行的，所以在进行库存管理实施的过程中要完成对 GMP 的贯彻。 其二为环境状态的记录管理和 GMP 标准文件的管理，这一部分可相对独立的用文件记录管理方式同时完成。 B、 实施销售分销和集中采购管理 实现财务业务一体化 对于由若干子公司构成制药企业集团来讲，集中采购无疑是大有益处的采购管 理方式，因此在完成了财务系统和库存管理系统之后可着手集中采购系统的实施， 此时，库存、采购和财务构成了基本的财务业务一体化系统。 这意味着财务对采购 业务和仓库的进出可以实时地反映， 随时可以对业务作出价值评价。 对全国各地的销售机构，实施销售分销管理，包括销售业务管理、分销资源规 划管理、分销渠道管理。 实现整体的财务业务一体化管理。 真正做到用价值评价指 标体系来衡量企业的销售业务工作。 完成企业的整体信息化经营管理系统。  第三步 完成生产管理系统 展望信息化整体扩展 A、 实施生产管理系统 实现全面计划与全面预算管理 建立产品 BOM，按照 MRPⅡ管理 模式提供的逻辑实施从生产计划到采购 订单和生产订单的分解，完成生产能力平衡管理。 至此，在财务业务一体化的 支持下，可对企业进行全面计 划管理和全面预算管理。 达到全程业务监控的目 的。 B、 探讨 OA、 HR、 CRM、 DSS 的实施 为电子商务的实行打下基础 以上工作已经完成了企业基本的信息化建设，随着网络化高速发展的态势， 企业势必将进一步通过建立企业门户，实现企业供应链的延续（至供应商），完 成 CRM（对企业客户）、 OA 和 HR（对企业职工）、 DSS（对企业决策者）。 这 些都是在基本信息化经营管理系统的基础上可考虑的扩展。 反之，在没有建成基 本的信息化经营管理系统之前，以上应用将是无本之源。 3． 5 总体方案价值体现 3． 5． 1 符合企业管理 改善的渐进性 通常制药企业在多年的经营管理过程中，已经形成了一套固有的管理模式，这种模式在 多年的实践中肯定是行之有效的，否则企业不可能发展到今天的规模。 但社会的进步也是日新月异的。 制药企业也将继续发展，而通过信息化改善管理是其必不可少的一步，这一过程一定是一个渐进的过程。 我们强调在总体设计的框架下，首先做好整个企业的数据标准化工 作，建立起企业的经营管理平台，有了这个基础就能保证在渐进过程中的各项管理职能分步实施，不造成太多的企业内部冲突。 3． 5． 2 适 应企业在管理技术进步过程中的不稳定性 企业在改革的过程 中，特别是在实施 ERP 的过程中，必然会发生一些机构的变动，同 时也伴随着一些业务流程的改变。 在我们设计的 ERP 构架中，已经考虑到了这个因素，我们以两种方式来适应企业的这种变化：其一为系统按照管理要素来设计，这些管理要素的组合是可以改变的，因为任何一个管理要素都与基本的数据基础是一致的，因此这些管理要素放在哪一个部门来执行并不会影响到系统结构的改变；其二为在管理要素中的流程是可以由用户来定义的，通过使用工作流和审批流技术，各种单据走向和审批过程，都可以由用户根据机构改革后的权限，重新分配和定义。 3． 5． 3 体现了目标确定，过程可控的稳步实施策略 ERP 的实施目标，最终是使得企业达到集中管理和各项业务的可控性。 如果信息化建 设的进程按上述步骤进行，使得我们在 ERP 的每一步实施中都能够清楚地知道我们距离目 标还有多远，是否偏离了我们的目标，最大限度地减少了失败的风险。 3． 5． 4 充分体现了 ERP 所要求的整体性 相对于整体性而言，就是系统的分散性，而分散的系统往往就是目前所说的信息孤岛。 以往企业信息系统建设，最终都形成了信息孤岛。 即按不同的管理职能设计不同的子系统的 结构，且每个子系统之间不能进行交流，最多勉强做 成了数据接口，而通过这种接口所进行 的交流也只是单向的。 这都是因为没有一个统一的企业经营管理平台和一个统一的软件技术 平台所造成的，在这种情况下，既便做了很好的总体设计，最终仍然会形成信息孤岛。 因为 没有共同的应用平台，也就没有完备的数据基础。 我们在总体方案中强调经营管理平台和技 术支持平台，就是为了从技术上保证分别实施各个管理职能也不会形成孤岛，从而保持了系 统的整体性。 3． 5． 5 实现了数据的可追溯性 只有实现了数据的可追溯性，才能真正做到对各项管理职能的监控。 我们在方案中强调 物流和资金流的一致，业 务和财务的一体化，就是为了保证数据的可追 溯 性。 例如：当财务 部感到某张凭证有问题时，可以根据凭证号对应出最详细的业务发生情况；当某部门费用超 预算的时候，可分析出其超预算的原因；当某药店发现所销售的制药企业药品有质量问题时， 可根据药品批次直接追查到该批次的检验报告、生产责任者、原料批次等，以最快的速度澄 清事实等等。 财务管理解决方案 4． 1 成本核算与管理解决方案 用友 ERP 系统提供一套完整而有效的全成本管理体系 ，支持企业为了降低成本费用的开支所进行的一系列预测、决策、计划、组织、核算、分析和控制工 作，这系列工作共同构成完整的成本管理过程。 成本预测成本计划生产经营层（执行层）成本核算成本决策成本控制目标成本控制成本费用计划控制标准成本控制成本分析成本决策层分析评价层。