精选消防安全管理体系文件编制指南

精选消防安全管理体系文件编制指南内容摘要：

文件的结构 为了使消防安全管理体系有效地运行，使各项活动能按规定的要求实施，组织必须对其体系的全部要素以及怎样实施各要素，系统地编制体系文件。 但是大量的种类繁多的消防安全管理体系文件，如果不进行理顺，将会给文件的控制甚至文件的执行带来一定的困难。 最好的 方法是将消防安全管理体系文件划分层次。 这样，不仅有利于对文件进行控制，而且便于设计文件间的接口，使整个体系文件增加衔接的连贯性。 这里，我们参照 ISO10012— 1995《质量手册编制指南》附录 A 的描述，将消防安全管理体系文件划分为三个层次，即： ──消防安全管理手册（ A 层文件） ──消防安全管理体系程序文件（ B 层文件） ──消防安全管理体系作业文件（ C 层文件） 管理手册（ A 层次）：根据消防安全管理体系标准和规定的消防安全管理方针、目标来描述消防安全管理体系。 程序文件（ B 层次）：描述为实施体系要素所涉及的 各个职能部门的活动。 作业文件（ C 层次）：详细的工作文件（表格、报告、作业指导书、记录等）。 其中任何层次的文件都可以分开，也可以合并。 二、消防安全管理体系文件的内容 各层次文件的内容 A 层次（消防安全管理手册）：阐述组织的消防安全方针、目标，概括性、纲领性地描述组织的消防安全管理体系，包含或引用程序文件。 主要提供组织内的中、高层管理人员和提供用户以及第三方认证机构审核时使用，集中表述本组织消防安全保证能 9 力。 B 层次（消防安全管理体系程序文件）：程序文件是根据组织消防安全管理手册的要求，为达到既定 的消防安全方针、目标所需要的程序和对策，描述实施消防安全管理体系要素所涉及的各个职能部门活动的文件，供各职能部门应用。 它起着承上启下的作用，对上它是消防安全管理手册的展开和具体化，使得手册中原则性和纲领性的要求得到展开和落实，对下它应引出相应的支持性文件，包括作业文件和记录表格等。 C 层次（消防安全管理体系作业文件）：指详细的作业文件，它是围绕管理手册和程序文件的要求，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务确保消防安全的具体做法。 主要供个人和小组使用。 通常情况下，作业文件分成两类： —— 工作指令： 如作业指导书、检验指导书等，一般包括三个内容：指令干什么、如何干、出了问题怎么办。 —— 记录：记录是消防安全管理体系文件中最基础的部分，它是证明各生产阶段的消防安全状况是否达到要求和消防安全管理体系是否有效运行的证据，因此具有可追溯性的特点。 对层次的理解 应该说明的是： 第一：这种层次的划分不是唯一的，组织在建立消防安全管理体系，设计消防安全管理体系结构时，可以根据组织的特点和需要去确定文件层次的划分。 第二次：这种文件层次的划分并不是表明哪一层次的文件最重要，应该说作为消防安全管理体系文件的一部分， 各层次文件相互依存，缺一不可。 以上文件层次的划分，我们可以这样理解： ①表示文件间的相互关系 管理手册阐述组织的消防安全方针、目标、组织机构以及消防安全管理体系的要求；程序方件作为管理手册的支持性文件描述各部门如何去进行消防安全工作以达到规定的要求；每项活动的具体技术细节，则又可在作业文件中体现。 因此，各层次文件尽管分开，但内容可以相互引用，下一层次的文件内容不应与上一层次的文件内容相矛盾，而且在描述上应更详细、更具体。 ②表示文件的相对数量 10 对于一个组织，消防安全管理手册只有一种或几种，而程序文件、作业 文件和记录的数量则是自上而下逐渐增加的。 ③文件控制管理的需要 对于不同的文件，其发布、控制的部门、方式可能会不同，因此划分文件的层次可以更有效地对其进行控制和管理。 第四节 消防安全管理体系文件编制的原则和方法 一、消防安全管理体系文件编写的原则 体系文件编写的基本原则 编定体系文件的基本原则是：“写要做的，做所写的，记所做的。 ”即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效且要有记录。 体系文件编写过程中，应注意遵循以下原则： （ 1）符合性原则 所编制的消防安全管理体系文件，应覆盖消防安 全管理体系试行标准的全部要求，同时还要考虑符合有关法律、法规的规定和相关方的要求。 否则，编制出的体系文件将是不完整的。 （ 2）适宜性原则 所编制的体系文件，应描述本组织的消防安全管理体系，体现本组织的发展思想以及产品特点，切忌体系文件的一般化。 （ 3）操作性原则 所编制的体系文件，应注意其可操作性。 不要丢弃过去行之有效的工作方法，片面追求体系文件的“理想化”。 （ 4）一体化原则 如果组织已经建立了 ISO9000 质量管理体系或 ISO14000 环境管理体系，应将这几个体系进行有机的结合，逐步形成体系文件的一体化 管理。 二、体系文件的编写依据 11 （ 1）消防安全管理体系标准； （ 2）有关消防安全法律、法规和其它要求； （ 3）相关方（主要是合同方 /合作方）的要求； （ 4）企业实际情况； —— 企业现行的操作惯例、规章和作业指导书等； —— 初始消防安全评审报告； —— ISO 系列标准、现有手册、程序文件及第三层次文件等。 三、体系文件编写的基本要求 系统性 （ 1）组织应其消防安全管理体系中全部要素、要求和规定，系统、有条理地制定各项程序； （ 2）所有文件应按统一规定的方法编辑成册； （ 3）各层次文件应做到接口明确、结构 合理、协调有序； （ 4）各层次文件应涉及消防安全管理体系一个逻辑上独立的部分。 法规性 （ 1）体系文件应在总体上遵循消防安全管理体系标准，以及国家或主管部门的有关法规要求； （ 2）文件一旦批准实施，就必须认真执行； （ 3）文件修改只能按规定的程序进行。 协调性 （ 1）体系文件的所有规定应与组织的其它管理规定相协调； （ 2）体系文件之间应相互协调； （ 3）体系文件应与有关技术标准、规范相协调； （ 4）处理好各种接口，避免不协调或职责不清。 继承性（连续性） （ 1）继承以往良好的经验和做法，摒弃落后 的、不符合标准要求的习惯和规定； （ 2）按标准的要求进行补充和完善。 12 唯一性 （ 1）对一个组织来说，其消防安全管理体系是唯一的； （ 2）通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解； （ 3）决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用； （ 4）不同组织的文件可具有不同的风格。 适用性 （ 1） 体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式 ； （ 2）体系文件的详细程度与人员的素质，技能和培训等因素相适应； （ 3）所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。 四、 体系文件的编写步聚 体系文件的编写是一项艰巨而又复杂的工作，为保证此项工作顺利进行，达到预期的效果和目的，在编制体系文件之前，有必要进行充分的策划，以免造成人力、物力、财力的浪费和时间的拖延。 通常，分以下几个步骤编制体系文件，可以缩短文件从编制到成熟的时间，取得较好的效果。 领导决策，提供必需的资源 首先，最高管理者要做出决策，推行消防安全管理体系这项工作，并提供人、财、物等资源支持，只有这样才能保证体系文件的顺利编写。 成立编写小组，并接受必要的知识培训 编写小组的成员主要有以下几方面的要求： — — 最高管理层的有效介入，以便解决重大问题和跨部门问题； —— 要挑选一个既熟悉标准要求，又熟悉企业实际情况，责任心强，文笔好的统稿人： —— 要挑选既熟悉标准要求，又熟悉企业实际情况的人员进入编写小组； —— 小组成员要具有一定的管理经验； —— 挑选的人员要能代表各有关部门。 相关知识的培训主要包括： —— 对消防安全管理体系试行标准的培训； 13 —— 编写方法的培训。 制定体系文件的编写计划 在正式编制体系文件之前，编制小组应进行编制策划，制定编制计划，这将有利于体系文件编制的整体性，同时加速编制进度。 在编制计划中 ，应明确以下几方面的内容： —— 明确任务分工； —— 明确各阶段的时间安排； —— 明确各编制人员之间交流、协调的渠道和方式，必要时可选定一名总协调人负责各编制人员之间的协调，指导和处理接口； —— 要多次征求各有关部门的意见，以保证体系文件中所规定的职责、接口和工作方法的正确性。 规定体系文件的格式要求和写作要点 —— 编写组成员要集体讨论文件格式及内容要点； —— 文件的内容要呼应标准的要求并结合企业的实际情况； —— 手册和程序文件各章节的格式要尽量统一。 现状调查 （ 1）分析和清理现行文件 在编写体系文 件之前，应对组织已有的、与消防安全管理体系有关的文件及现行的各种标准、制度和规定进行一次分析和清理。 这项工作的目的是将那些可以在消防安全管理体系中使用的文件加以保留，对不完善之处进行补充、完善；将那些失效、过期作废的文件统一收回处理，以确保今后所使用的文件的有效性。 组织如果已经建立了 ISO9000 质量体系或 ISO14000 环境管理体系，就应使消防安全管理体系与这两个体系充分融合，特别是：培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等管理方式类似的程序，最好在原 ISO9000 或原 ISO14000 程序的基础上 补充为好。 需要收集的主要资料有： 组织机构现状； 各部门职责和权限现状； 各部门需要解决的问题、工作接口问题和其它问题； 14 现有各种管理制度、作业程序以及各有关部门执行情况的说明； 现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。 然后对以下资料进行分析： 评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单； 评价工作接口现状，列出需研究、解决的工作接口问题的清单； 评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。 （ 2）收集相关信息，摸清现行做法 在编写体系文件之前， 必须考虑把什么样的信息编写进去。 来自组织外部的要求，主要体现在法律、法规中。 来自组织内部员工的要求是双向的，一方面，需要清楚地了解他们必须做什么，达到何种程度才能满足消防安全管理体系的要求；另一方面，他们在长期的工作中已经形成了自己独特的工作方法和习惯，而且他们可能也有很多建议和要求，所有这些内、外部信息，都应尽可能地写进体系文件中去。 按计划进行编写 编写组成员根据了解掌握的现状，按照编写计划、编写提纲和任务分工，进行编写。 在体系文件的编制过程中，应考虑从以下几个方面实施控制： （ 1）尽可能地参考组织 内以往的有关文件，对过去行之有效的工作方法在新文件中予以保留，从而减少对新文件的“陌生感”。 （ 2）在编制过程中要及时沟通信息，尤其是在描述活动接口时，应及时协调清楚，以免除后患。 （ 3）尽可能多地了解文件所涉及部门及人员的活动过程及方式，对不违背标准要求的内容尽量在文件中体现，切忌“闭门造车”。 （ 4）送交审批前应征求有关部门人员的意见。 编写组成员集体讨论 按计划完成初稿后，编写组成员应进行集体讨论，发挥各自专长，相互提意见，进行内部的修改完善，并形成送审稿，报体系文件审定小组或咨询机构征求意见。 征求审定小组（或咨询机构）的意见，进行符合性审核 这是一项非常重要的工作，在审核中，要对送审稿是否符合标准的要求，是否满足法律、法规的要求，是否完整地描述了本组织的消防安全活动的实际过程，是否存在职 15 责和活动的交叉、重复，是否符合编制格式的要求等诸方面进行审查。 此外，对体系文件的语言及用词方面还要进行审查，使体系文件尽可能地简明扼要，既精练而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容词和那些容易引起误解的词语。 重复 7～ 8 步骤，直到符合要求为止。 发布实施并修改完善 a、进行培训 体系文件正式 批准发布后要组织有关部门和使用文件的人员进行一次基本培训，使其了解、掌握文件的内容和要求以及工作的方法、步骤。 b、修改完善 在体系文件的使用过程中，要广泛征求有关部门和人员的意见，对不适合的内容作进一步的补充、完善。 五、体系文件的编写技巧和编写方式 消防安全管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头进行，一条线，一个组或一个人，每一条线中的手册、程序文件和记录表格以及作业指导书都包含在内。 这样写可以避免前后重复和矛盾。 （ 1）第一条线 危害辨识、危险评价与危险控制计划； 法律、法规及其他要求； （方针、 ）目标（和指标）； 管理方案。 （ 2）第二条线 培训、意识和能力； 文件 文件和资料控制 记录和记录管理 （ 3）第三条线 运行控制 16 应急预案和响应 （ 4）第四条线 绩效测量与监测 事故、事件、不符合、纠正与预防措施 内部审核 管理评审 （ 5）第五条线 其它及附录 也可以采取以下编写方式： （ 1）自上而下依次展开的方式（本书采用的方式） 按管理手册、程序文件、作业文件、记录的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求。