motorola企业内部控制标准手册(编辑修改稿)

motorola企业内部控制标准手册(编辑修改稿)内容摘要：

总部／集团财务管理部门审查和批准。 参照风险：Ｆ－１ ２．６．２收帐部门必须定期审查应收帐款（借方 及贷方）余额，并对所有超过销售条款规定期限的帐款开展收帐工作。 收帐工作应形成文件记录，妥善地存入客户资信档案。 参照风险：Ｆ－２，Ｆ－３ ２．６．３对客户来信（对帐单／装运货物的投诉，劳务问题等等）必须予以及时的调查和解决。 参照风险：Ｆ－３，Ｆ４ ２．６．４冲销客户应收帐款应按照各事业总部／集团和融资部门的政策备有充分的文件证明并经过批准。 参照风险：Ｆ－３，Ｆ－４ Ｆ－ｌ实施的收帐政策和程序可能不健全或不一致，结果可能导致收帐工作不恰当、无效率。 Ｆ－２由于不健全的收帐工作，拖欠帐款可能不得不 核销。 Ｆ－３可能无法及时查明和纠正现金收入的挪用或盗用。 Ｆ－３可能无法及时查明和纠正现金收入的挪用或盗用。 Ｆ－４客户的不满可能导致丧失客户。 ２．７现金收人 ２．７．１所有现金收入，一经收讫，必须立刻严格背书（划线）和妥善保管。 参照风险：Ｇ．ｌ 企业 ()大量管理资料下载 ２．７．２现金收入必须每日登记日记帐并存入银行，或按良好业务惯例规定办理。 现金收入日记帐必须与银行报表核对，并按月记入总帐。 参照风险：Ｇ－２，Ｇ－３ ２．７．３如良好业务惯例允许，控制和负责支票／现金的收取和存入银行的人员，不得兼任以 下责任： ａ．记录应收款明细帐； ｂ记录总分类帐； Ｃ．收回拖欠应收款； ｄ．批准核销坏帐； ｅ．批准贷记通知，折扣，折让或客户退货； ｆ．准备帐单文件 参照风险：Ｇ－１，Ｇ－２ ２．７．４应鼓励客户将付款直接汇至上锁信箱（如果可行的话）或摩托罗拉在银行开立的存款帐户。 参照风险：Ｇ－ｌ，Ｇ－３ ２．７．５所有客户汇款必须立即记入应收款明细帐和具体的客户帐目。 未确认的汇款必须立即调查和解决。 参照风险：Ｇ－２，Ｇ－４，Ｇ－５，Ｇ－６ ２．７．６必须制定客户汇款月截止程序。 参照风险 ：Ｇ－５，Ｇ－６ ２．７．７必须对客户的杂项汇款收入制定健全的控制程序。 这些程序必须由有关财务管理部门批准。 参照风险：Ｇ－ｌ，Ｇ－２ Ｇ－１现金收入可能丢失及或被盗用。 Ｇ－２丢失的，错记的及或被盗用的现金收入可能无法及时查明和纠正。 企业 ()大量管理资料下载 Ｇ－３现金流动可能达不到最大限度。 Ｇ－２丢失的，错记的及或被盗用的现金收入可能无法及时查明和纠正。 Ｇ－３现金流动可能达不到最大限度。 Ｇ－４由于客户应收帐款不准确，收帐工作的效率可能不佳。 Ｇ－５应收帐款内部管理报告所列入的应收帐款余额及或应收款帐龄分 析可能不准确。 Ｇ－６财务记录和财务报表可能错报。 ３．０采购周期 采购周期包括如下职能：保证供应来源并确定供应商资格；提出材料、设备、货物、用品或劳务请购单；从经批准的供应商处索取货源和价格资料；发出订单；检查验收材料或商品；计算应付供应商的款额；以有控和有效的方式办理支付。 管理人员选择控制程序和技术的过程中，实施控制的程度是一个合理业务判断。 决定内部控制实施程度应使用一般准则是，控制成本不应超出所产生的收益。 “采购周期”包括的具体职能或部门是： ３．ｌ选择和保留供应商 ３． ２购货 ３．３验收 ３．４应付帐款 ３．５付款 ３．ｌ选择和保留供应商 内部控制标准 未达到标准在在的风险 企业 ()大量管理资料下载 ３．１．１ 必须按照事业总部／集团政策制定供应商选择和资格确认的程序，并经过批准。 事业总部／集团政策必须明确，选择供应商过程涉及采购、工程设计和制造，质量保障，财务与销售等方面。 选择供应商不得只由采购部门或采购人员负责。 选择和确认供应商资格的责任必须与付款和会计业务划分。 参照风险：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３ Ａ－ｌ 购货可能：。 ｂ ．购自未经批准的供应商。 Ａ－２ 可能发生敏感性付款，违反出口管制，公开。 司内部往来或利益冲突问题。 差错和违反法规的可能性急剧增大 Ａ－３ 所购货物可能不符合质量标准。 可能接受了未经核准的价格或条款。 ３．１．２ 选择和确认供应商资格过程中所使用的所有标准必须形成文件并妥善保管。 选择／证明资格确认标准应包括： ； ｂ．供应商的技术能力； ｃ．为企业提供恰当服务的能力，其中包括对需求和变化的 反应能力； ｄ．评价供应商现行的质量管理规划，其中包括残次品自动检查的过程控制，质量管理报告及记录保管是否完善； ｅ．按时交货记录； ｆ．供应商潜在的人力及或能力局限性； ｇ．评价供应商的成本结构和未来成本预测／降低的合理性，其中包括单位数量假设； 企业 ()大量管理资料下载 ｈ．供应商对工程协助的接受能力； ｉ．供应商设施地点与摩托罗拉的距离； ｊ．供应商在类似情况下与其它客户进行交易的历史； ｋ．供应商的财务稳定性。 参照风险：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－４，Ａ－５，Ａ－６ Ａ－ 4 记录可能丢失或毁损。 ３． 1．３ 必须按照事业总部／集团的政策制定供应商名录／数据库并经过批准。 至少每年要对供应商名录／数据库进行审查、更新并删除不常用的供应商。 供应商选择过程和财务验证一经完成，应将供应商补入供应商名录／数据库。 参照风险：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ３ Ａ－ 5 未经授权的人员可能滥用或更改记录，从而有损于摩托罗拉及其供应商。 ３．１．４ 如果根据取得货源政策决定使用独家或单一供应渠道提供一种产品或商品，必须按照事业总部／集团的政策编制书面文件，说明其原因，该文件需经批准并妥善保存。 如果某供 应渠道的中断可能对一项业务或摩托罗拉产生重大的消极影响，必须制定业务中断准备计划，编制成文并经过批准，以保证在紧急情况时有充足的材料供应。 业务中断准备计划应包括材料和安装。 独家供应指某种材料／产品只能从唯一的一家供应商那里购进。 当有几家供应商能够提供产品或材料但仅使用其中一家时，则属于单一供应渠道。 参照风险：Ａ－２，Ａ－３，Ａ．６ Ａ－ 6 可能提前或拖后收到材料，结果导致业务中断或库存积压。 必须按照事业总部／集团的政策定期监测供应商以保证实际绩效与预期相符。 绩效报告可包括 ： ａ．按时交货的百分比； ｂ货物的准确性； Ｃ．产品质量； ｄ．与前一年或公式／目标成本相比的实际成本。 企业 ()大量管理资料下载 参照风险：Ａ－１，Ａ－２，Ａ－３，Ａ－６ 3． 2购货 内部控制标准 未达到标准在在的风险 ３． 2．１ 所有购货责任必须与付款和会计业务划分开。 参照风险：Ｂ－１，Ｂ Ｚ B－ｌ 购货可能： ａ．未经授权或授权不当。 ｂ．购自未经批准的供应商。 Ｃ．由未经授权的人员订货和 收货 ３． 2．２ 购货代理人或采购人员与供应 商之间必须保持相互独立。 这种独立性可通过定期轮换采购人员，公司合同参与或商品采购小组来实现。 如果商业环境使上述措施不切实际，必须具备其它补偿性控制措施。 参照风险：Ｂ－１，Ｂ ２ B－２ 可能发生敏感性付款；违反出口管制，公司内部往来或利益冲突问题。 差错和违反法规的可能性急剧增大。 ３． 2．３ 购买货物或劳务应按照事业总部／集团政策的规定填写进货订单／请购单。 对于一次性支出，例如培训研讨会，业务公费等，进货订单／请购单有时不合适或不必要。 在无纸业务处理情况下，进货订单／请购单井不一定是书 面文本，但必须要求有完整的文件，控制授权和记录保管。 企业 ()大量管理资料下载 参照风险：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－４，Ｂ－１０ B－３ 接受了应该退货或拒收的项目并支付了款项，包括： ａ．未订购的货物或劳务； ｂ．数量超出或合同错误； Ｃ．撤销订单或订单复本。 ３． 2．４ 采购申请单必须在作出购货承诺之前由申请部门正式发出并经过恰当批准。 参照风险： b1,b2 B－ 4 记录可能丢失或毁损。 ３． 2． 5 所有购货订单／业务事项必须能够单独确认和查 询，并且必须定期进行会计处理。 如果序号的 完整性不是由计算机控制的，购货订单必须预先编号。 参照风险：Ｂ－５，Ｂ６ B－ 5 未经授权的人员可能滥用或更改记录，从而损害摩托罗拉及其供应商的利益。 ３． 2． 6 所有购货订单或输入屏幕的地点均必须予以保护，业务处理和批准过程中的内部控制程序必须完善，以防上未经授权的使用。 参照风险：Ｂ－ｌ，Ｂ－２，Ｂ－４，Ｂ－５ B－ 6 货物和劳务可能已接受，但未予报告或报告不准确。 负债可能未予记录，库存与销售成本可能错报。 ３． 2． 7 购货订单／业务事项必须包括所有正式承诺资料， 其中包括数量，交货方法和要求支付条款以及帐户分配等等。 参照风险：Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－７，Ｂ－８ Ｂ－７ 所购货物可能不符合质量标准。 价格或条件未经批准便予以接受。 企业 ()大量管理资料下载 ３． 2． 8 购货订单／业务事项必须指示供应商将其帐单直接送交应付帐款部门。 参照风险：Ｂ一卫，Ｂ－２，Ｂ－３，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－９ Ｂ－８ 可能提前或拖后收到材料，结果导致业务中断或库存积压。 ３． 2． 9 所有超过事业总部／集团财务和经营管理部门规定和预先确定金额的购货，必须公开投标。 不进行公开招标或接 受非最低标价和合同中未列货物品目，必须在作出承诺之前，充分说明理由并由管理部门批准。 参照风险：Ｂ－２，Ｂ７ Ｂ－９ 可能发生重复付款，支付金额可能有误，或货款支付给未经批准或不存在的供应商。 ３． 2． 10 购货订单或类似文件必须送至收货部门以便与进货核对，还应送至应付帐款部门，以便与供应商帐单核对； 参照风险：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－９，Ｂ－１２ Ｂ－１０ 可能无法向外部的法律，税务或审计部门提供记录。 ３． 2． 11 由于价格或数量的提高，购货订单超过采购人员批 准权限，对购货订单进行的修改必须符合事业总部／集团的政策并经过批准。 参照风险：Ｂ－１，Ｂ．７ Ｂ－１１ 购货及或付款金额可能入错，还可能入错帐户或入错会计期间。 ３． 2． 12 修改或撤销的购货订单必须及时通知应付帐款部门。 参照风险：Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－１１，Ｂ－１２ Ｂ－ 1２ 可能对无法收到的货物或劳务支付了款项。 ３． 2． 13 必须建立程序确保所有因质量低劣，规格原因要退回供应商的生产材料，资本或费经过恰当的批准并妥善入帐。 企业 ()大量管理资料下载 参照风险：Ｂ－１３ Ｂ－ 1３ 对次品的处理可能不严格，误送回仓库及或出现记录错误。 被盗的可能性急剧增加。 ３． 2． 14 摩托罗拉负有财务责任的合同，谅解备忘录以及意向书，必须按照事业总部／集团政策，经管理部门认可。 此类文件还应经过法律部门批准，曾经被批准使用的，常用格式和文字的文件除外。 参照风险：Ｂ－１，Ｂ－６ ３． 2． 15 应根据供应管理目标对购货代理人，采购人员和商品采购小组进行评价，即降低库存，提高质量，降低成本以及持续可靠的提交货物（即公司总成本）。 参照风险：Ｂ－７，Ｂ．８ 3． 3验收 内部控制标准 未达到标准在在的风险 ３． 3．１ 验收部门地点应与生产设施和装运部门分开，除非良好的业务惯例另有规定。 参照风险：Ｃ一 1，Ｃ－２ C－ｌ 购货可能： ａ．未经授权或授权不当； ｂ．购自未经批准的供应商； Ｃ．由未经授权的人员订货和 收货 企业 ()大量管理资料下载 C－２ 可能发生敏感性付款，违反出口管制，公司内部往来或利益冲突问题。 差错和违反法规的可能性急剧增大。 C－３。