项目管理七杯茶-完整版

项目管理七杯茶-完整版内容摘要：

一阶是别人吩咐你做什么你就做什么的阶段； 第二阶 是独立做事的阶段，可以把握工作的进展情况； 第三阶是整合资源的阶段，充分利用资源，尽可能放大工作取得的成果。 你能达到哪一个阶段。 LOVE IS IN FAMILY 8 七杯茶 —— 优雅地面对工作 每一个人，都可以将工作处理得秩序井然，前提是他必须掌握一定的行为原则。 这个行为原则就是项目管理。 如果一个普通的办公室文员，严格按照项目管理的要求，在同样的条件下组织一次会议，也能取得和总经理助理大致相同的工作成果。 多年来，我们致力于让每一个人从容、优雅地面对他们的工作，在个人能力范围内，取得公司认可的最大工作成果。 通过研究发现，每一项工作，从 计划到执行，有七个关键控制点。 只要把握住这七个关键控制点，就能完美地控制工作执行的结果。 这七个关键点就像一条公路上的界碑，每当行驶过一个界碑，就标志着进入一个新的执行区间。 这时候，我们就可以坐下来喝一杯茶放松一下了。 每经过一个关键控制点，对于这项工作就已经踏踏实实地向前走了一步。 七杯茶，七个关键控制点，一项工作，这是每个人都能掌控的项目管理方法。 第一杯茶：启动茶 重点：背景分析、界定项目目的与目标、描述项目范围 意义：书面确立项目正式施行 成果判定：项目计划书 庆祝茶：洞庭碧螺春 第二杯茶：路径茶 重 点：拆分关键任务、量化考核标准 意义：书面明确工作进程路线图 成果判定：项目执行路径图 庆祝茶：安溪铁观音 第三杯茶：资源茶 重点：最小化预算、关键资源控制 意义：资金详细配给方案 成果判定：项目预算报表 庆祝茶：六安瓜片 第四杯茶：时间茶 重点：合理安排执行时间、滞后与提前时限处理、加班计划 意义：明确执行时限结点 成果判定：执行时间甘特图 庆祝茶：西湖龙井 第五杯茶：人员茶 重点：项目经理权责界定、沟通与跨部门协作、明确项目团队成员责权利 意义：人力资源调配原则 成果判定： RACI 责任矩阵图 庆祝茶：祁 门红茶 第六杯茶：风险茶 重点：衡量内外部风险、有效规避风险、紧急预案 意义：最大可能避免节外生枝 成果判定：内外部风险控制计划书 庆祝茶：君山银针 LOVE IS IN FAMILY 9 第七杯茶：收尾茶 重点：成果评估准则、项目归档文件 意义：让有益的经验不断复制 成果判定：项目档案 庆祝茶：云南普洱 事实上，我们处理任何一件事务，无论在工作中，还是在生活中，都在不知不觉地控制着这七个关键点。 只不过，我们没有清楚地把它们单独提炼出来，并加以量化描述与全局掌控。 饿了要吃饭，饭食每天供给身体需要的绝大部分营养。 无论是否研究营养学，也无论是否知 道身体新陈代谢的过程，这些饭食都在人们身体发出饥饿信号之后通过进餐提供能量。 我们思维与行动的过程也是如此。 管理一项工作，每当接近底限的时候，比如时间超期、预算超标，经验或者领导的提醒，就会向你发出“饥饿”的信号，你就会不由自主地重视起来。 但这却不是最科学合理的。 如果你是一名营养师，那么就会知道每天摄入多少蛋白质，也将知道青菜和肉类合理的搭配进食。 这些营养组合保证完全提供身体所需的能耗，因此你的饮食结构就更健康，更有效率。 夸克商学院量化管理体系下的项目管理，就是通过控制这七个关键点，为每项工作提供更科学 合理的指导。 它不是在工作“饥饿”的时候才发出警告，而是全面搭配各种资源，让你的工作和生活尽可能“不饿”，维护每项活动的“健康度”，提高我们做事的效率与质量。 下面，我们来逐一品尝这“七杯茶”。 第二章 第一杯茶 ： 启动茶 许多我们认为应该这样的，其实并不这样。 洞庭碧螺春，条索纤细，卷曲如螺，白毫毕露，银绿翠隐，是我国十大名茶之一。 但如果你就一抹斜阳，至洞庭湖畔品碧螺春，那就是个十足的外行。 洞庭碧螺春并不在洞庭湖，而是在太湖。 太湖有洞庭山，山上产碧螺春。 清《野史大观》称碧螺春“吓煞人香”，因其清 香异常，成为清代最著名的皇家贡茶之一。 还有很多事也超出“理应如此”之外。 比如项目启动会不仅仅是字面描述的“启动的仪式”，正如洞庭碧螺春的玄机藏在太湖一样。 一个正式的启动会，绝不是画蛇添足。 启动会中隐藏着许多高效率的工作方法，使随后展开的执行环节更有效率，让项目结果憧憬无限，芳香沁人。 完美的开始，预判完美的结束。 启动会成功，我们就可以暂时轻松下来，品尝洞庭碧螺春的“吓煞人香”了。 “预备 —— 开始。 ” “开始”不是做出来的，是说出来的 清末震钧所著《茶说》记载：“茶以碧萝（螺）春为上，不易得……”康熙 年间，采办大臣购此茶以进，皇帝品鉴后龙颜大悦，亲自赐此茶名为“碧螺春”，自此每年都成为必不可少的贡茶。 可见，碧螺春是被公认的天下第一绿茶。 LOVE IS IN FAMILY 10 极品的洞庭碧螺春采摘条件极为苛刻，每斤茶叶平均需采 万～ 万颗芽头，历史上曾有 500 克干茶达到 9万颗左右芽头的记载，足以印证碧螺春之幼嫩，摘制功夫非同一般。 这是一项非常细致的工作，在每年的春分前后，采茶姑娘需在天亮之前，行船至太湖洞庭山，含露采摘嫩芽，以此保证青芽的品质。 相传清代的制茶名府都会在采茶姑娘们上山之前，举行一种古老的仪式，预告当天的采茶进度和工艺手 法。 这既是一个仪式，也是一种文化。 古代皇宫里的画匠，负责为金碧辉煌的梁柱绘上各种图案，在开始工作之前，必先“拜庙” —— 去更高级的师傅家聆听工作的要领。 这种耳提面命的传授往往能起到至关重要的作用。 为皇帝打工，稍一疏忽，可就不是扣奖金那么简单的处罚。 从皇帝亲自参加的祈谷式、农耕式，到军队出征祭旗式、普通百姓的婚礼式等等，这些仪式既是一种风俗，也是一种象征 —— 宣告某项工作开始，并祈求一切顺利。 时至今日，很多古老仪式的内容都失传了，再也看不到了。 但这种具有宣导意义的工作方式却被人们所传承和演化，应用于日常的工作 和生活中。 现在，建筑工程项目开始的时候要举行奠基仪式，举办运动会要举行开幕仪式。 这些重大项目或活动开展都要有正式的启动仪式。 《项目管理》中的项目启动会，往往是项目工作执行过程中最为重要的会议之一，不仅决定了项目的大轮廓，更重要的是传递一种氛围。 在这个会议中，项目负责人要向全体与会人员宣读《项目计划书》，标志项目正式施行。 也许你会产生疑问，有这个必要吗。 项目开始，马上行动就好了，宣读《项目计划书》，这不是多此一举吗。 事实上，这是一种很有效果的工作方式，而我们在工作执行中遇到的很多问题都是由于事先没有说清 楚造成的，事后大家互相推诿责任，清官难断。 总监 Judy 想好了一个市场项目，觉得特别好，就把部门经理 Tom 请进办公室，询问 Tom 的意见。 接下来他们展开了热烈的讨论， Tom 很积极，提出了很多有价值的观点和执行方法。 两人都认为这次谈论很成功，于是结束的时候 Judy吩咐 Tom：“就这么做吧，把项目开展起来。 ” 过了一个月， Judy 和 Tom 谈论起此事。 Judy：“上次我和你谈的那个项目，进展如何了。 ” Tom：“我一直在计划此事，等计划周全了就马上行动。 ” Judy：“不对啊，咱们上回说好了的，要开展这个项目。 这个事不能再计划了，马上行动。 ” Tom：“好，我立即安排下去。 ” 就这样又过了一个月， Judy 和 Tom 又进行了一次谈话。 Judy：“情况怎么样了。 ” Tom：“我已经做完了，正要向您汇报工作。 ” Judy：“还不对啊，我期望的结果没出现啊。 ” Tom：“啊，原来您是期望这样的结果啊，哦，我以为我做好了呢，这么说我还要继续。 ” “理解领导的想法实在太难了，今天让我做这些工作，我认为自己做好了，结果他却说他并不满意我做的这些。 ”这是来自一家贸易公司销售人员的抱怨。 这样尴尬的情况变换着方式日复一日地在 我们身边发生。 管理者认为自己的要求很明确，执行者认为自己的行动很到位，于是双方就不停地争论谁对谁错，以至于忘记了工作的本质。 没有做事滴水不漏的员工，也不存在能把自己的意图完全传递下去的领导。 这不是沟通不充分的问题，而是我们没有将工作真正量化。 长此以往，管理者与执行者双方都会对彼此失去信心。 领导认为员工太笨，这么简单的工作总是一再返工，达不到自己的要求；员工认为领导太没谱，总是改变想法，今天说这么干，明天说那么干，有力气使不出来。 同时双方又都觉得委屈，领导认为自己事情很多，不可能逐一细致地监督员工工 作，但自己的计划始终是贯彻一致的；员工却认为领导经常改变本意，让他无所适从。 LOVE IS IN FAMILY 11 因此，一项工作的开始，并不是要立刻去执行，而是先“说出来”，这也是项目启动会的重要作用之一。 我们要让所有参与工作的相关人员 —— 无论他是项目负责人，还是其中某个环节的执行人 —— 都明确地知道一件事：“这个项目已经开始了。 ” 如同裁判吹响了比赛开始的哨声，之前的所有训练、所有准备，都在这一刻投入使用，马上行动起来。 否则的话，场上的球员都按照自己的时间标准判断什么时候投入精力，有的人奔跑起来，有的人还在更衣室里打盹，当然就会出现荒唐的结 果。 宣读《项目计划书》，看起来这个不起眼的附加动作却能准确地告知从上到下的所有人，某项工作从现在开始以什么样的状态展开。 更重要的是，这个举动形成了一种氛围，将所有人拉进一个关于项目的交流与合作空间，彼此互相信任，同舟共济，为了共同的目的、目标协调一致地展开工作。 那么，一份合格的《项目计划书》应该包括哪些内容呢。 《项目计划书》模板 （一）项目背景 描述工作项目的提出原因、环境背景、优势及劣势分析、项目运作的可行性、项目的独特与创新分析、项目最终要取得的效果等因素。 例： 2020— 2020 年，夸克商 学院陆续推出多本量化管理图书，获得业界好评。 本年度我们将通过继续推出 5 本“量化管理系列图书”，持续强化夸克商学院“量化管理”系列图书的领导品牌地位。 （二）项目目的与目标 项目目的来源于系统问题，是对项目完成后所期望达成状态的最终描述。 项目目标是实施项目所要达到的目的的量化描述，因此项目目标必须明确、具体、可执行、可以度量。 例： 项目目的：通过持续的新书上市，提升“量化管理”丛书在国内经管书市场的知名度与认知度。 项目目标：在 2020年 5月 25 日至 2020年 10月 30 日期间 , 在 10 万元的预算范围内完 成图书出版工作，标准为： 1. 图书产品在全国的首次发行量不少于 2 万册； 2. 图书符合“专业权威”的品牌定位，判定细节为： A. 外包装有识别性高、统一的品牌区间…… B. …… （三）项目原则 项目计划、执行与验收的基本原则，包括管理原则与技术原则两类。 例： 第一类：管理原则 【项目启动】 第一条：…… 第二条：…… 【项目执行】 第三条：…… 第四条：…… 【项目收尾】 第五条：…… 第六条：…… LOVE IS IN FAMILY 12 第二类：技术原则 第一条：…… 第二条：…… 第三条：…… （四）关键路径图 将项目分解成多个任务，从而建立起多个任务之间的相互关系，如哪些任务需先完成，哪些任务与之前的任务彼此独立等。 例：项目关键路径图 （五）任务列表 （六）关键问题分析 【关键问题一】 回答： 【关键问题二】 回答： （七）项目组成员及资源投入 项目执行团队的责、权、利情况的书面说明。 LOVE IS IN FAMILY 13 项目小组成员签字： 项目立项人签字： 签字日期： 签字日期： 《项目计划书》是项目的实战演练沙盘，一份结构清晰、内容完整、逻辑顺畅、表述严谨的《项目计划书》，相当于在项目执行之前绘制了。