韶关市武江区人民法院档案数字化加工及配套服务采购项目

韶关市武江区人民法院档案数字化加工及配套服务采购项目内容摘要：

台 11 UPS 类型：后备式；额定容量： 600W/1000VA；备用时间：大于 30 分钟（半载） 1 台 17 五 、管理软件系统特点 功能强大，实现档案动态到静态全程管理 系统涵盖了文书处理和档案管理全过程，集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研等功能于一体。 用户只需要录入文件或档案的基本信息，系统将自动完成处理、传阅、查询、组卷、打印乃至销毁等档案室基本业务工作，真正体现了“一次登记，无限次使用”的管理模式。 完善的 权限管理，确保数据安全性 实行系统分级的安全策略，通过加密处理，对用户、原文进行权限控制，确保数据的安全性。 同时采用 HTML 方式存取，有效防止错误操作和泄密，更兼具自动备份功能和事务追踪功能，让系统管理员全局掌握，随时查询数据处理信息。 组件式设计，功能扩充更随意 系统管理对象可扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息，也可按自己需要实施分类方案，对管理对象逐级划分，充分契合用户业务变化的需要。 量身定制和通用标准相结合，优化档案管理 全面符合档案管理国家标准（ GB）和行业标准（ DA），系统在追求 通用性的同时，满足不同行业用户的不同需求，实行量身定制，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合，站在专业角度提升用户档案管理的科学性。 开放型的系统结构，有效保证使用周期 提供数据导入导出功能，用户用任何软件录入的历史数据均可转入本系统，同时为与第三方软件的完美集成提供接口，不仅使软件的维护与扩展变得更为容易，也使应用系统的客户化和二次开发变得简单。 对软硬环境极强的适应能力 系统可跨 Windows/Unix/linux 等各种操作系统上运行，不会受到操作系统的限制。 系统支持 MS SQLserver、 Oracle等各类数据库。 文档一体化管理 系统可以与 各种 OA 办公自动化系统 实现无缝的文件目录、原文、以及元数据背景信 18 息的交换，真正实现文档一体化。 六、采购项目商务要求 项目要求： 投标人在保证质量的前提下，应能按时完成本项目的工作任务。 投标人必须承诺能够完全配合采购人开展工作。 为保证档案的保密性，所有参加档案加工的人员须为中标供应商公司的员工。 项目完工验收合格后，采购人所购置的档案软件及硬件设备归采购人所有。 ★报价要求： 投标人的报价必须包括投标人完成本项目规定的工作所 承担的全部费用、利润、税金、政策性文件规定及合同包含内的所有风险、责任等各项应有费用，不论其在招标文件中是否有提及。 中标供应商的投标报价为签订合同价格，合同价包干结算。 在合同有效期内，合同价不受市场价格变化的影响。 本项目最高限价 1580000 元。 服务要求： 服务地点： 采购人指定地点。 上班时间：每周 5天， 8： 30－ 17： 30 人员数理：不少于 12人到采购人指定的工作场所工作 提供每天 24 小时的不间断技术支持服务，为采购人提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。 服务时间： 合同签订后采购人具备入场条件后，一年内完成项目任务。 自采购人提供相应作业场地、作业条件成熟、作业方设备及时进场安装完毕后计。 中标供应商无正当理由不能按期完成作业的，按合同约定承担相应责任。 质保期（服务期）： 项目验收之日起 2年 ，免 维护。 服务 响应： 4小时 内响应， 8 小时 内解决故障。 实施人员的要求 投标商的实施团队需要有档案信息化项目经验，具有综合馆档案信息化项目经验者优先考虑。 中标供应商在项目实施过程中需要提供一支品德端正、经验丰富、人员稳定、保密意 19 识强的团队，团队负 责人应具有相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工，需提供详细的团队名单及个人简历供采购人审核。 档案数字化人员不少于 12人， 1名负责人，档案负责人要求有档案学专业毕业证书，且从事档案数字化工作三年以上经验。 安全要求 中标供应商应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和法院的有关规定（另行签订）。 档案扫描工作必须在法院指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。 不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。 施工单位应做到： （ 1）与项目工作人 员签订保密协议，加强工作人员的保密教育。 （ 2）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。 （ 3）不同的工序之间应采取相应的管理措施，杜绝泄密事故的发生。 （ 4）扫描加工场地的安全及保密措施。 加工场地应具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。 在工作平台建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。 （ 5）分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在韶关市 武江区 人民法院工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。 （ 6）不得在工作场所使用与工 作无关的任何电器设备，不得私自携带照相工具进入作业场所，通讯工具应在进入作业场所前交由专人统一保管。 （ 7）提供组成扫描加工服务中心的组织机构表（包括多少管理人员及多少操作人员等）。 （ 8）所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。 服务质量监督和验收要求 档案管理系统验收要求 系统的测试标准由买卖双方根据合同内容、系统业务需求文本、系统需求规格说明书等内容协商制定。 系统完成、供应商自测运行正常，由中标供应商提出书面系统测试申请。 提交测试的系统应是成熟产品，并提交相应测试文档。 采购人组织的测试仅对系统的需求符合程度、技术状况、工程质量等给出测试结论。 20 系统验收不合格时，中标供应商应负责修改系统，并在达到验收条件。 因中标供应商原因导致系统验收不合格产生的系统建设工作成本，由中标供应商承担。 扫描服务的验收要求和质量监督 验收要求 中标供应商的数据自检合格方可递交法院验收。 数据验收以 30 万页为单位，分批由中标供应商自检合格后提交。 法院对中标供应商挂接完毕的目录信息、著录信息和图像质量进行验收，验收以抽检方式进行，抽检比率为 5%，法院按招标文件的要求进行检验， 合格率达到 %以上的，予以验收通过。 抽检合格率低于 %的，提交验收的当批数据全部发回中标供应商重新自检，自检合格后再次提交验收。 质量监督 1）漏扫、错扫、扫描质量明显粗糙模糊与原图差别大，按照每页 10 元予以处罚并由中标供应商改正。 2）著录、编目错误的，每错一处罚 10 元，中标供应商予以改正；对于大案、要案、敏感案件、前科封存及其它有特殊著录要求的案卷未予以标注的，按每宗案件 100元予以处罚。 3）如最后工程进度无法在预定期内完成，则每拖延一个工作日，扣发劳务费 1000 元，连同最后一 期劳务费结算。 案卷整理、装订服务的验收要求和质量监督 验收要求 档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题，将追究相关责任。 顺序错误、装订不符合要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达 98%以上予以验收通过。 质量监督 1）凡装订不合格、错误明显的，经档案管理部门检查指出仍拒不改正的，按每起 100元对投标人予以处罚； 2）收到业务部门投诉或受到本院案卷评查部门通报批评，经核实属于装订错误的， 按 21 每起 100 元对投标人予以处罚；其中性质严重的，按每起 500元予以处罚； 3）受到上级法院评查批评，属于装订错误，按每起 200 元对投标人予以处罚；其中性质严重的，按每起 1000 元予以处罚。 4）错误性质严重的情况包括： ① 不同案件的案卷材料混同装订的； ② 明显属于副卷的材料（如：本单位内部的请示、报告和批示，法院向上级领导部门及其他监督机关做的情况汇报及上级机关的批示，合议庭笔录，审委会讨论案件记录、裁判文书的签发底稿、案件评查材料等）装订入正卷的； ③ 漏装重要案件材料：起诉状或起诉书、立案登记表或通知书、诉讼费票据（无票据的须有同意减、免、缓交诉讼费的审批表）、开庭案件的开庭笔录、以调解方式结案的调解笔录、结案裁判文书或审批表等； ④ 页码顺序错误；⑤其他经院领导研究认定为错误性质严重的情况。 技术支持和售后服务： 中标供应商须提供从项目整体验收合格之日起，提供二年的免费质保期服务。 无论在质保期内还是质保期满后，中标供应商负责对其实施的项目提供 24小时不间断技术支持服务，全方位响应需求。 在 2 小时 内到达现场，并最迟在第 2 个工作日内排除错误， 2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证采购人的正常使用。 免费维护期满后提供的技术支持和维护，只收取成本价。 三年内如因我单位自身系统升级而需要进行档案扫描数据的升迁，需要配合系统开发商提供免费数据升迁服务。 为故障光盘提供补充刻录服务。 服务承诺： ，为确保服务质量及与采购人沟通联络，中标供应商须设置专职人员，负责对本项目的服务范围、服务质量的检查监督及与采购人日常业务联系。 员管理服务规范要求及确保服务质量达标的具体措施。 、检查、监督及协调。 、进度和质量，中标供应商必须对参与本项目实施的所有工作人员定期进行岗位培训，每季度至少培训一次，培训内容包括但不限于技术、保密等相关内容。 22 中标供应商需及时将项目实施情况汇报给采购人，及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施，每月定期向采购人提交工作进度报告。 纸质档案数字化处理统一以 A4纸张报单价，纸质档案不足 A4的，按 A4 折算，超过 A4的，按一定比例进 行折算成 A4（ A3=2张 A4； A2=4张 A4； A1=8 张 A4； A0=16张 A4）。 违约责任： 档案遗失、污损、泄密、错漏赔偿要求： 中标供应商造成档案遗失的，按 3万元 /卷赔偿； 中标供应商不遵守工作规则导致档案污损的，先进行修复，并按 500元 /页赔偿；无法修复的，按 1万元 /卷赔偿，每卷赔偿金额最多不超过 3万元； 中标供应商如因工作失误造成档案泄密，按 2万元 /宗进行赔偿； 中标供应商终止合同未提前 1个月通知采购方，按合同总价的 10%进行赔偿； ★ 1付款方式： 7个工作日内支付合同总额的 30%作为预付款； 加工数量达到 50%初验通过并完成系统部署，支付 至 合同款 60%； 项 目 完成并通过 验收 后 7日 内，支付 至 合同款 90%； 质保期满 15日 内，支付合同尾款 10%； 付款时间为采购人向财政支付部门提出申请的时间 (不含财政支付部门的审查时间 )。 采购人不承担因财政资金不能及时到位给中标供应商造成的任何损失。 1培训要求 投标商应提供如下培训内容：系统架构培训；业务操作流程分角色培训；系统功能培训；现场操作指导；对系统日常的 维护进行培 投标人必须满足本章要求的培训服务。 所提供的培训课程表随投标文件一起提交。 培训授课人必须是经过厂家认证工程师、技术员等。 投标人必须为所有被培训人员提供培训用文字资料和讲义等相关用品。 所有的资料必须是中文书写。 23 培训费用，投标人应将所有培训费用（含培训教材费）及各项支出列入 “ 售后服务和培训价格表 ” ，所有的费用必须分别报价并计入投标总价。 1 其他要求 双方各指定专人负责档案的清点交接工作，《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。 要求中标 供应商在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目。 项目负责人必须为中标供应商公司级负责人，并列出具体的项目操作流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。 投标公司应提供的售后服务承诺包括：免费服务期的期限，免费服务期满后的服务方式和费用，服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。 在合同价外不再额外增加其他任何费用，即以扫描数量计算的综合价格，对于人工、设备、档案管理过程的一切耗材（包括用具、胶水、胶管、打印纸、条码纸等）、差。