广西创新港湾公司物资管理制度

广西创新港湾公司物资管理制度内容摘要：

初要对项目部采购物资和总部集中采购物资明确划分，列入公司采购目录。 对用量稳定、持续不断的物资要考虑制定每月采购批次。 第八十四条 公司采购分一次签订合同多次采购、采购一次签订合同一次和不签订合同直接采购三种方式。 第八十五条 一次签订合同多次采购的采购方式一般适用于凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应按供应商选择流程或招标流程选定供应商，议定长期供应价格，批准后通知各请购部门依需要提出请购计划。 采购合同签订后，采购部门每月按采购计划向供应商发出 采购订单 订货。 采购订单是公司采购合同不可分割的一 部分。 第八十六条 采购一次签订合同一次的采购方式适用于一次采购物资价值在 5000元以上，且不经常发生的采购业务。 第八十七条 不签订合同直接采购的采购方式适用于价值小，公司规定可以不签订合同的物资的采购，一般指 C 类物资。 第八十八条 项目部采购 项目部供应员每周一要检查公司批准的采购计划，根据物资采购周期和物资需要时间，列出本周采购计划，经项目部经理批准后，持采购计划到出纳处办理借款手续。 项目部出纳要根据周采购计划，办理借款手续，根据采购额确定借款金额，每次借款金额最高不超过 2天的采购额。 项目部供应员现金采购后，要及时添制 入库验收单 ，库 管员验收后在入库验收 12 单签字，一联库管员留存，两联连同发票由供应员交出纳办理冲销借款手续。 项目部供应员如果采用赊购方式采购物资，入库验收单一联交供应商，供应商持入库验收单到项目部出纳处办理应付帐款手续，库管员自留一联，剩下一联由供应元交项目部出纳办理帐务处理手续。 第八十九条 项目部计划外采购 项目部在生产过程中，发现月度计划中某些物资将出现短缺，应编制补充物资需求计划上报生产中心，生产中心审核后，经总经理批准，交供应部纳入月度采购计划采购或项目部自行采购。 补充计划每月不得超过一次，每超一次，要对项目经理记过一次， 生产中心要将紧急采购行为交总经理办公会讨论后，如决定给予记过，人力资源部要开出记过通知单，总经理签字后交项目经理同时记入项目经理个人绩效考核档案。 第九十条 项目部紧急采购 项目部由于计划不周、到货物资不合格和不可预料异常情况出现物资短缺，执行计划外采购程序影响生产的情况下，经项目部经理批准，项目部供应员可以直接采购办理入库手续后交生产使用。 项目部供应员办理完采购后，要及时办理补报审批手续，说明发生紧急采购的原因，交供应部协助办理报批手续。 供应部接到项目部的申请后，交总经理、董事长审批，总经理、董事长审查后，做出 处罚或不处罚的决定后交财务部办理正式付款手续。 一般情况下，计划不周处罚，不可预料异常情况不处罚。 董事长决定处罚，发生紧急采购一次，要对项目经理记过。 生产中心要将紧急采购行为交总经理办公会讨论后，如决定给予记过，人力资源部要开出记过通知单，总经理签字后交项目经理同时记入项目经理个人绩效考核档案。 由于供应部不按规定采购造成物资到货不合格造成的紧急采购行为，发生一次对供应部经理记过一次。 生产中心要将紧急采购行为交总经理办公会讨论后，如决定给予记过，人力资源部要开出记过通知单，总经理签字后交供应部经理同时记入供 应部经理个人绩效考核档案。 如果是项目部自行采购的物资，按相应的标准对项目经理和项目部供应员进行处罚。 第九十一条 供应部采购 供应部在月度采购计划批准后，供应员每周一要根据月度采购计划编制周采购计划，经供应部经理审核后开始联系供应商签订合同和发订单，办理采购业务。 供应部供应员发出订单后，要及时通知项目部准备接收货物。 供应部要把每一个项目部接收的物资填写 到货物资通知单 ，及时通报项目部，但不得通知到货数量。 重要货物或紧急采购物资，供应员要及时跟踪催货，确保物资按要求到达生产现场。 项目部在接到物资后，要对照供应部提供的 到货物资通知单，检查验收到货物资，在到货物资通知单上填写数量，传真回供应部核对数量。 同时填写入库验收单，办理入库手续。 项目部供应员负责协助办理公司供应部采购物资办理入库手续，及时把发票、入库验收单交项目部出纳，办理帐务处理。 13 第八章 设备采购管理 第九十二条 公司设备采购原则 大型设备采购支出金额大，对企业发展的影响大、时间长，必须要慎重决策。 大型设备采购实行公司高层领导集体论证，董事长最终审批的决策机制。 大型设备采购必须要和公司发展战略结合，要根据公司发展战略做出采购设备的决策。 大型设备不经过论证不得将设 备采购纳入年度预算，不纳入年度预算的设备不得采购。 第九十三条 公司设备采购职责 1. 生产中心根据公司的生产计划，对设备需求情况进行予测。 2. 小型生产设备由项目部根据实际需要提出采购需求 3. 办公设备由使用部门提出采购需求 4. 总工室在技术开发时，根据技术设计提出设备采购需求。 5. 大型设备由生产中心根据目前设备运行情况和未来生产能力发展规划，提出设备采购需求。 6. 生产设备的汇总、管理由生产中心负责；生产设备采购决策的论证组织由生产中心负责，公司高层领导参加，董事长最终审批。 7. 办公设备的汇总、管理由办公室负责。 办公设备采购决策的论证组织由 办公室负责，公司高层领导参加，董事长最终审批。 8. 供应部负责具体的设备采购事务处理和询价工作。 第九十四条 公司设备采购审批程序 生产中心根据公司的生产计划对设备总体需求进行预测。 根据设备的不同用途，设备需求部门提出设备需求，报生产中心和办公室审核。 设备管理部门要对公司内的设备使用情况进行盘查，确定是否能从公司内部进行调剂使用。 对不能调剂的设备需求，设备管理部门要组织人员进行论证，看这种需求是长期需求还是临时需求。 对于临时需求，设备管理部门要通过调剂、协调使用时间、租赁等方式予以解决。 对 于长期需求，设备管理部门要提出报告，提交公司高层讨论，通过后报董事长审批。 董事长批准的设备采购计划要纳入年度预算，供应部根据预算执行采购。 第九十五条 设备采购程序 供应部要根据生产中心提供的供应商信息在市场上寻找合格供应商。 根据一次采购金额的大小、潜在供应商的多少和市场上的供求关系，决定是否要采取招标的方式。 是否采取招标方式由董事长审批。 在不采取招标的方式下，公司要由生产中心、总工室、供应部联合组成设备采购小组，生产中心负责牵头。 供应部根据公司供应商选择和供应商评价的规定对潜在供应商进行初选、谈判，提出备选方案 ，经过设备采购小组讨论，由生产总监上报总经理审核，总经理审核通过后报董事长审批。 供应部和审批后的供应商签订合同，办理采购手续。 第九十六条 设备验收 14 设备发货后，供应部要通知接收部门验收。 接收部门经过对设备调试后，确认设备运行正常，在设备验收单上签字。 对于公司自身能力不足，不能验收的设备，生产中心要提出有能力验收的机构和个人，供应部负责联系，经董事长批准后，签订验收合同，设备到货后，供应部通知验收机构进行验收。 验收通过后，生产中心要根据设备验收单填填制固定资产登记卡，分送相关部门。 对需安装设备，设备到货后对设备 完好状况进行验收外，还要对安装后的设备进行试运行、调试，设备运行正常后才可以办理正式验收手续。 第九十七条 设备付款 财务部要根据设备购买合同、固定资产登记卡办理固定资产入帐手续和付款。 对需安装设备，财务部要根据设备采购合同的规定，分阶段付设备款。 第九章 验收、保管、领用 第九十八条 库存量的核定 项目部负责测算物资安全库存量，供应部负责协助，提供采购周期、市场供求等信息。 生产中心负责审核。 安全库存量应根据项目进展情况进行调整。 公司项目部负责控制库存量，防止超量库存，造成资金积压。 项目部可以安以下方法核定库存量  安 全库存量的核定：主要考虑两个因素，使用量计划误差率和采购送货的误差率。  使用量计划误差率是指由于计划者计划不周导致物资计划消耗量和实际消耗量之间的差异的比率，一般可以采取经验数值。 重要物资要实际计算数月后取得数据。  采购送货误差率是指供应商承诺送货天数和实际天数之间的差异，一般物资采用经验数值，重要物资要实际监控数月后取得数据。  安全库存量＝月物资使用量计划误差率＋日需要量采购送货平均误差天数  采购周期＝处理采购业务所需天数＋供应商承诺送货天数  再定货点＝采购周期的需求量＋安全存量。  采购周期的需求量＝ 采购周期预估日需要量。  最低库存量＝安全库存量  最高库存量＝每采购批次采购量＋安全库存量  每采购批次采购量＝月需求量 /采购批次  采购批次根据存储成本、运输成本、订货成本、批量优惠等因素综合考虑确定。  项目结束后，项目部的库存量一般要接近零。 第九十九条 每月需求量的确定 生产中心要制定物料消耗定额 项目部根据生产计划和物料定额，计算生产物料需求量。 项目部要根据采购周期确定为下阶段存储物资，存储量＝采购周期预估日需 15 要量 项目部全部物资需求量＝存储量＋生产物料需求量 第百条 仓库管理 公司的仓库严禁不相关的人随便进入，库管员 必须做到人走门锁，不得委托他人代管。 库管员请假 三 天内，要由同一仓库的其他人或施工主管代管，请假 三天以上者，必须办理交接手续。 火工材料的管理规范按《爆破工作安全管理制度及使用安全操作规程》和国家关于民爆器材的管理规定执行。 机器设备使用的柴油采购后一次加入储油罐，库管员要定期清理储油罐周围的杂物，严禁储油罐周围堆放易燃易爆品。 库管员要对堆放其他材料的仓库进行规划，保证物资堆放整齐，便于查点数目。 仓库存储位置规划原则：  库管员应该依据物料进出频繁程度、形状、包装、性质、价值等因素，规划所需的库位及其面积， 以使库位面积得到有效利用。  库管员要对规划出的库位进行编号。  收发频繁的物资一般应放于便于取用的地方。  库管员要和供应员依据物资的包装、形态及质量等特性，共同制定物资堆放方式和堆放层数的规定，以免物资受挤压而影响质量。 库位表示和管理  库管员要对每一种物资填写 库位卡 ，挂于物资的堆放，便于盘点和收发物资。 同时要把物资的存储位置登记到库存台帐上。  库管员应该掌握各库位、各种物资堆放情况，依据先进先出法办理物资出入库手续 第百一条 物资验收入库 库管员在重新加油时，必须首先计量储油罐内剩余油量，然后才可以注入新油。 加油后， 要计量新加入的油量，和供应商的发票、供油计量器显示的数字核对，如有误差，由供应员和供应商协商解决。 每次加油库管员都要取样封存，为日后使用中出现质量纠纷保存证据。 所有物资验收入库，库管员都要和交货人办理交货手续，核对清点物资名称、数量是否一致。 然后填写入库验收单，单据交送货人和供应员，由送货人和供应员到出纳处办理财务手续。 对需要检验的物资，应先清点数量后进入待检验区，未经检验合格的物资不得入库，更不得投入使用。 库管员没有能力检验的物资，由有能力检验的人检验。 库管员验收物资入库后，要及时登记 库存台帐。 第百二条 不合格品的控制 在入库验收阶段发现的不合格品，库管员应拒绝办理入库手续，由供应员。