沃客服装量贩业务应用方案建议书

沃客服装量贩业务应用方案建议书内容摘要：

源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 10 页 共 33 页 供应商相关。 哪些跟物流相关。 最后，我们依据数据产生的来源、相关的对象、数据的分类等级、数据处理 过程的方法、数据最终的访问权来有效对数据进行合理的组织安排，最终达到：任何事务处理的结果，都有相应的数据来描述，而且便于统计。 举例说明： 有一个顾客，在商店需要订购“美的微波炉”。 就这样一个事件，如果在数据管理严格的商场和不严格的商场就会有不同的效果。 如果数据管理严格的商场会这样做：首先，有客服中心或自助电脑终端来对顾客的信息用一张商品订购单来登记，表格上会有具体的订购商品明细、规格、用途、价位、需求时间、需求量、特别说明等，还会有顾客的联系电话、提货方式、地址、电子邮件、联系人等信息，同时会通过电脑系统 中的产品信息让客户确认订购的确切品种；其次，处理订购的设施或人员会立即对订购的需求信息进行审查，根据历史的进货周期和商品上的订货周期对顾客的需求交货时间进行判断，并给予回复确切的交货时间和地点，同时发送采购需求给采购员；最后，商场会按照事先和客户约定的时间准时交货，从而使顾客增加信任和满意度，顾客忠诚度增长。 如果数据管理不严格的商场大多数会出现这样的情况：首先，没有明确的顾客订购负责人员或机构，热心的员工会直接找到采购员来与顾客直接交涉，如果没有采购员来处理，则会告诉顾客留下电话和需求信息在一张没有任何数 据格式要求的白纸上，回头给电话答复，不热心的员工可能会告诉客户等几天过来看一下是否有货再买了；然后，随后就是因规格、数量、交货时间、价格、其他需求等，不断电话打搅客户，也不乏要求客户先看样品再重新确定，直到客户感觉无可耐何为止，也不排除细心的员工会登记的清楚，减少点麻烦；但是，很容易因为数据格式错误，或客户与采购理解的标准不一样而导致劳而无功；最终，造成员工的效率因此而下降，客户对商场的满意度和信誉度失望，顾客群慢慢的流失。 通过上面的例子，我们可以看出结果的反差很大，而且就是一个方面的例子，因为数据信息管 理不重视的例子举不胜举。 关键就在于是否重视，是否事先做了准备，是否建立了一个完善的体制来运转。 所以说，我们在定义作业流程前，不是光考虑如何方便就怎样来，抓大放小的原则，往往重大的失误都是因为犯了许多细小的错误；我们必须对数据的管理需求先做好定位后，再根据数据管理需求的重要性来对作业流程设置，尽量保证数据的全面性和可利用性。 数据权限的设置建议 ： 数据权限是指，登陆的操作者查看和操作数据范围和途径。 数据权限决定了能做哪些工作，和不能做哪些工作。 设置数据权限的目的在于数据管理的安全考虑和数据审查的需要，而对不同 操作级别的操作员和工作组设定的数据访问界限。 数据权限限制太多会影响业务的运转，因没有某项数据访问权限而造成不能进行实际的业务；如果不限制数据权限或限制的太粗犷，数据的安全性没保障，对各个操作者的数据过滤不方便，而且对数据的运算速度也有影响。 譬如：采购部有很多人需要操作商品的数据和查询销售，如果不限制每个人的数据范围，那可能调出的都是全部的数据，每次每个采购员为了过滤别人的收据，次次必须重复输入条件来过滤数据很麻烦，同时如果别人不小心还会删除自己管理的数据；如果我们根据每个人负责的不同商品货类和商品明细来 限制非自己操作数据就不会看到，就不用每次输入过滤条件，别人也不会删除自己的数据档案。 因此，我们看出数据权限合理的分配，不但可以提高效率，而且可以划清职责界限，还可以便于数据的安全保护；同时，我们还可以根据合理数据权限来控制人为漏洞，而造成不必要的损失。 在对数据权限划分时，一定要考虑其工作的必须性，对哪些数据开放，对哪些数据封锁，如：我们在做数 让商业管理省时省力 …… 宝 源企业集团成员 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 11 页 共 33 页 据日结时，对联营、租赁商户的商品只做销售统计就可以了，就禁止做库存冲算，安全库存量计算判断，补货分析之类的数据运算；但是自营商品就必须进行。 所以，我们建议在数据权限 划分时遵循以下几个准则来设置： 对于操作对象没用的数据一定要过滤； 对于其他人员会误操作造成危害的一定要控制； 工作所需的数据处理和查询，必须开放足够的权限； 对于工作所需之外的数据访问操作必须封锁； 对于集体共用数据必须有专人管理控制，禁止多人维护； 针对系统的保护重要程度高的数据必须限制访问操作； 对于处理的数据结果必须集中存档； 对于业务工作需要的必须控制数据项目一定要设置条件； 建立严格数据管理制度和标准对于垃圾数据要限制和及时清理； 对于过期数据操作相关的员工账户要及时清理； 基础信息的建档建议 ： 系统所有流转数据的产生，都是有从基础数据中的基本信息和权限流程设置组织衍生的。 所以，系统的业务数据是否全面和准确跟基础信息有很大关系，往往很多报表数据没有参考价值就是因为基础信息不完善和管理不到位所致，所以我们必须在基础信息档案录入和组织时，能够尽量的全面，并且对基础信息的维护要有良好管理策略。 基础信息我们从以下几个方面具体建议： 商场的组织结构信息 ： 企业为了更好的对其人员的有效管理和绩效 进行准确统计、分析 ，就必须，按照不同分工进行分类管理分部或组管理。 为了便于计算机识别和采集数据的便利，所以建议对所有 职员进行设计一种表述各职员岗位的上下从属关系的数字信息表格。 即：企业有哪些主要部门，每个部门又分多少个下级部门；还有的员工职责可能横跨几个部门，我们就可以对他们编成一个工作小组。 企业一定根据企业的实际管理需求，来设置组织机构信息；部门过多不便于协调管理和权限划分；部门过于粗犷又不便于统计分析。 对于设置一个部门，必须考虑员工的问题，以避免建立的部门没有员工和太大的实际作用，会给系统的数据处理带来不便。 我们一般建议，商场部门分级最好不要大于两级，每个部门的子部门最好在十个左右。 上一章节有具体的参照。 商场的员 工档案信息 ： 系统为了详细的控制数据操作权限和企业对员工进行科学的管理，就必须对企业的员工档案进行登记管理；同时，根据员工档案账户对员工的操作权限进行限定，并统计其工作绩效。 而且，商龙系统建议为了提高企业的管理水平和效率，建议给每一个员工都分配操作账户，使其可以查询或操作自己权限内的数据，就不用专一的指定几个所谓的专业的技术操作员进行。 我们建议，企业要让员工学会用先进的计算机软件工具来解决繁杂的手工作业量，譬如：很多企业的手工填表量很大，试想我们如果在商场的公共场所提供两台操作终端，让员工自己的工号和密码来 填写补货和缺货单，及查询核对商品信息。 是否对员工的工作效率有所提高。 而且企业在补货反映上是否要更准确及时。 企业的手工单据误差率是否会减少。 是否可以为企业节省几个录单员的工资成本开支。 企业在商品流转的环节上是否就可以加速且损耗较低。 企业商品缺货率是否也会下降很多。 所以说，企业不要吝惜几台电脑及软件的投入和电费的增长，更不要怕误操作带来的麻烦，这也是最好的对软件的考验和员工素质的检测手段。 我们要每人都分配权限，参与使用，来提高企业的经营水平。 建立员工档案时，尽量要详细，必须对应有部门和工作组（便于对操作权限 划分而根据工作职责内容编制的一种对应关系），并且部门、工作组档案必须在员工建立档案前就要建号，因为在录入时只能选择。 建完员工档案后，千万别忘了为其分配操作和商品数据访问权限。 让商业管理省时省力 …… 宝 源企业集团成员 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 12 页 共 33 页 商品的区域分类信息 ： 商场经营的商品，要进行很细致的管理，就必须对商品进行分类管理，这就是我们通常所说的货类；同时，为了对商场的经营陈列资源合理管理利用，就必须把商场分为不同的区域来管理，根据区域的大小和位置，摆放不同的商品和分配不同的人员来管理。 要实现这些目标就必须对商品的分类信息和卖场的分区信息进行定义录入。 商品的货类和货区建议根 据实际的管理需求，酌情定义，我们一般建议，货类货区分三级管理，每个级别的子项目最好在十个左右，最后不要大于三十个，这样才便于统计和分析。 因为分级太多 ，会给商品信息录入和管理带来不必要的工作量，统计运算起来也会影响速度，但划分太粗又会不便于商品利润贡献分类比较；同时，建议在系统启用时使用我公司默认的设置，引用系统自带的模版数据，这样可以惨遭修改，减少不必要的录入工作量。 商品的辅助管理信息 ： 商品的辅助管理信息是指，在商品的查询或区别商品的一些特性描述信息，主要包括：商品常用的大、小包装单位标识、商品的税率、 商品的状态分类、商品的积分类型等详细信息。 这些信息对商品的管理起到不同辅助作用，便于对不同的商品做区分，同时他影响到商品是否能够进行业务操作，会员购买此类商品如何积分。 这些信息在商品建立档案时，而且系统可以建立默认值，最好是不要空缺，以免在需用时有无从下手。 供应商档案信息 ： 供应商档案，顾名思义就是与商场合作的供货商档案信息，他主要是为了便于统计每个供应商的销售和采购款项，以便于对供应商账目自动计算，减少人工的工作量和错误，而设计的数据管理功能。 他有两部分：一是供应商本身的企业信息，二是与供应商签定的合同 条款；同时供应商的信息和合同及商品三者必须一一对应，档案建立时一定要考虑其关联性。 系统约定的处理方法，供应商建档时自动建立一份格式合同，供其修改，系统每增加一条该供应商的商品数据，就在合同中增加一条供货商品档案；如果为一品多供应商则需要人工修改，否则送货无法对此类商品的录入验收单据 ,而且每个供应商必须有对应的唯一结算方式，以便结算时自动统计数据。 同时建议供应的档案信息越全越好，譬如：供应商的信息中若有电子邮件地址，订单的传递方式就可选择为电子邮件，这样一来，只要一下订单系统就自动的传送邮件给供应商，即快捷又 方便。 生产商的档案信息 ： 生产商档案是指商品的直接生产厂商信息，此项信息的目的在于，对商品的模糊定位和打印商品的物价信息卡，譬如：在对于无国际标准条码的季节性百货商品，有时标签损坏或者验收无法通过条形码辨别此商品已经建档或存在有供应商供应，这时候，我们输入完生产商，规格，包装，货类、进价时、供应商、生产商系统会提示你现有系统存在的与该商品比较相近的记录，这时就可以根据商品的其他特性来决定此商品是否已经存在或准确定位此商品的数据信息，就避免了商品档案的重复建立对系统的统计运算影响。 商品的档案信息 ： 商业 企业的经营核心就是商品，商品的各方面数据关联了所有经营决策所需要的数据。 因此，商品信息所有关联数据对企业来说必不可少。 怎样有效的对商品信息详细的组织管理，也算得是一种高深的经营技术。 它涵盖了商品本身的特性管理和流转特性信息，而且，商品的位置和所有者及价值链随时都在发生变化。 所以，有效的组织商品信息管理，关键在于关注商品怎么流通，关注商品流通环节需要哪些数据；关注一个业务的产生对其他机构的影响是什么。 下面举例说明： 譬如：商品在销售过程中，会出现这样的情况：每个商场都会以不同形式的推出会员积分管理，而在商品 销售计算积分时，科学的算法会根据商品的毛利额或毛利率多少给顾客增加积分，而很多商品的毛利率可以，但毛利额很有限，就是按比率积分给顾客也没太大的实质意义；而相反有的商品单价高、毛利率低毛利额可观，可能会多积一些 让商业管理省时省力 …… 宝 源企业集团成员 深圳商鼎宝源科技发展有限公司 企业内部文档 请勿随意丢弃 第 13 页 共 33 页 分数，那么我们怎么来定义商品积分。 我们总不能每个商品去标记。 这时候，我们就要总结规律，把商品积分数分为集中不同的类型来计算，如：按毛利率高低、按毛利额多少、按实际总销售额、按商品的固定分数等几中不同的积分类型，我们把他关联到商品货类或货区上，商品在建档时自动的根据此商品的货类或货区来取积分的计算方式，就不用一一录入。 又如：我们商品的库存控制当中我们需要有一个库存量的限制数目，这时我们就必须录入库存中的最大、最小量限制，而且系统也会根据每天的平均销量和采购周期来自动计算安全库存量，并修改商品档案中的最大、最小量限制数据。 总之，商品要完善的管理是需要多方面的信息，我们在此就陈述几点重要的建议： ? 在系统建立商品档案前，要先科学的分配定义货类、货区，它关系到商品的分类统计和管理卖场的陈列资源管理及人力资源绩效考核。 并进行建立部门、员工、货类、货区、供应商、单位、税率、类型、积分方式、合同等商品所需要关联的关系 信息，并且要规划和设置工作组的划分、业务操作权限、数据访问权限、业务单据流程。 ? 定义商品对应的明细货类管理关联，具体商品归哪个具体的明细货类； ? 定义商品与与对应。