精选电大考试资料--办公室管理复习资料电大

精选电大考试资料--办公室管理复习资料电大内容摘要：

(1)单位印章、套印章； （ 2）钢印、领导人签名章、其他印章； （ 3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发； （ 4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制； （ 5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用； （ 6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名； （ 7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记； （ 8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠 倒； （ 9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。 11．按照 2020 年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种。 答：（ 1）命令（令）； （ 2）决定； （ 3）公告；通告； （ 4）通知；通报； （ 5）议案； （ 6）报告； （ 7）请示； （ 8）批复；意见； （ 9）函； （ 10）会议纪要。 12．公文的完全格式包括哪几项。 请写出这些项目。 答： (1)版头、发文字号、印刷顺序号。 (2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关。 (6)正文、附件。 (7)发文机关、成文日期、机关印章。 (8)注释、阅读 (发送 )范围。 (9)主题词。 (10)抄送单位、印发说明。 13．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。 请说明这一系列过程。 答：（ 1）拟稿； （ 2）核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。 （ 3）签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。 （ 4）编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。 （ 5）缮印；对已经签发的文 件定稿进行誊清、复印或排版印刷。 （ 6）校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。 （ 7）用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。 （ 8）登记； （ 9）分发。 指对准备发出的文件进行分装和发送。 14．什么是文书的立卷特征 ?通常可以按照哪几种特征立卷。 答： (1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”； (2)按问题特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文种特征立卷； (5)按时间特征立卷； (6)按地区特征立卷； (7)按通讯者特征立卷； (8)在运用六 个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 1什么是文员的挡驾方法。 主要的挡驾法有哪几种。 一般应怎样做。 答：文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出门阻挡或谢绝。 文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。 主要的挡驾法有： （ 1）电话挡驾。 上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。 上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。 （ 2）来访挡驾。 先问清 来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。 （ 3）会议、活动挡驾。 对必必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。 ，引出的话题哪些是属于合适的 ?哪些是不合适的 ? 答： (1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。 (2)一般人喜闻乐见的话题。 (3)显示地方或民族色彩的话题。 (4)比较高雅的话题，如中外名著、展览会等。 (5)积极、健康的生活体验的话题。 风趣、幽默的小故事，元伤大雅的笑话。 不合适的话题 : (1)应当忌讳的话题。 (2)令人不快的话题。 过于 敏感的话题。 (3)自己不甚熟悉的话题。 夸耀自己的话题。 (4)庸俗的、色情的话题。 (5)不宜谈论的保密的话题。 ，会议纪要有什么作用 ?形式是怎样的 ? 答：会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。 它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。 会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况。 也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种 形式： (1)议决性会议纪要。 是与会者经过商议，对某些问题作出→致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。 (2)周知性会议纪要。 用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。 ?有哪两种形式 ? 答：会议纪要具有沟通情况、交流经段、统一认识、指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 有两种形式 : (1)议决性会议纪要。 (2)周知性会议纪要。 四、设计题 1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸 (2 刀 )，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。 小李应该怎么做 ? 答： 1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边； 2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条； 3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌 子上面或伸手可以拿得到的抽屉里； 4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内； 5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。 2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。 上海代表团一行 10 人将于 8 月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。 假如你是小李，你怎样设计这个接待方案。 答： (1)接受任务； (2)了解来宾； (3)制订计划； (4)预订食宿； (5)迎接来宾； (6)商议日程； (7)安排会谈； (8)陪同参观； (9)送别客人； (10)接待小结。 ，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办 ?要考虑哪些因素 ? 答： (1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等； (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物； (3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品； (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下； (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。 有问题 的来访者一般是怎样的 ?文 员应如何应对 ? 答： (1)固执任性的来访者。 死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协 (但要注意礼貌〉地反复进行解释并提出建议。 坚持说你没有权利更改规章制度。 可保证 :如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。 (2)进行威胁的来访者。 悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。 (3)情绪激动的来访者。 如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙 如果是女性，女文员可能会使她平静下来。 如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。 (4)骗人的老手。 他们①介绍的产品或服务价格低得离 谱 ②公司经营时间不长 ③个人或公司没 有通讯地址，或电话号码有疑问。 必须保护公司和上司的利益。 ，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务 ? 答： (1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等。 (2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物。 (3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品。 (4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 (5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。 3．康桥宾馆位 于本市南京西路 45 号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在 11 月 15 日上午 9:00 到 12： 00 召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的 12 楼会议室。 这次会议由总经理办公室负责安排。 办公室主任让小付拟一个会议通知。 他应该考虑哪些问题。 答：（ 1）会议的名称；（ 2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（ 3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（ 4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（ 5）议题（或者议事日程）；（ 6）主办者的联络处，电话号码等；（ 7）开会所在地，建筑物 名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（ 8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。 5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会。 答： (1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者； (2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜； (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (5)详细的记录应由文 秘人员在不引人注目的座位上去做； (6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短； (7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。 6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。 公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾， 为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作。 答：（ 1）要替搭车回去的人安排车子；（ 2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（ 3）有留话时，切记务必传达；（ 4）检查会场有无物品遗漏；（ 5）要为参加会议的人员送行；（ 6）文秘人员离去前。 要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；（ 7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（ 8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（ 9）关紧门窗并上锁；（ 10）通知会场的管理单位，会议已经结束。 7．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共 46 人，会议文秘人员和其他服务人员 4 人，会议时间为 5 小时。 参加会议人员月平均工资为 2400 元，其他收入 600 元，假设一个月工作 30 天、一天工作 8 小时。 会议后勤费用开支有：文件材料费 200 元，饮料费 100 元，因会议紧张安排午餐，餐费每人 10 元。 请计算会议的成本。 答： 1)会议成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤开支 =6(G+S)T•n+后勤开支 (2)G参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为 10 元， (2400247。 30247。 8) (3)S—— 参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为 2． 5 元。 (600247。 30247。 8) (4)T—— 参加会议人员人均到会时间为 5 小时； (5)n—— 参加会议人数为 50 人 (46+4)； (6)后勤开支 — 等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10 50) (7)会议成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750 一 800 =19550(元 ) 8．旅行结束后，文员应主要完成哪些工作，请予以设计。 答： 1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。 (2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。 如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或 批准，然后存档备案。 (3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。 (4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。 (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目。 履行哪些职责。 答： (1)准备旅行计划和旅馆信息。 旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。 (2)制定约会计划。 约会计划表包 括：城市名和省 (州 )名 (如果是国外旅行，写明城市名和国家名 )，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。 (3)为商务洽谈收集资料。 (4)决定旅行用品。 把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。 (5)考虑行李问题。 通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。 为每件：行李准备识别标签。 (6)安排差旅费。 (7)建立旅行 —— 旅馆信息资料库。 随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。 (8)办理旅行保险，如意外伤害保险等。 4．文 秘人员如何主持会议。 应注意哪些细节。 答：文秘人员如果在会议上要发言，应该先把要讲的内容彻底考虑一下，做一个总结结构的构思，简略记下发言的要点，条理清楚，重点突出。 会议上始终保持平稳挺直的姿态和愉快热忱的表情，用规范的语言和抑扬顿挫的响亮声调说话，并控制发言的时间，必要时可用目光扫视听众，以引起他们的注意，也可以在某些时候作一停留，以给听众思考的余地。