私营公司行政办公事务综合管理规章制度

私营公司行政办公事务综合管理规章制度内容摘要：

公司 ” 等，然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说经理是否在。 3．转达 需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。 4．文件的收发及分送 收到的邮件或送来的文件，首先要区别是需直接送呈经理的，还是需秘书先进行处置和整理的，或者是私用文书，需经理办理的要直接送交经理。 经理不在时，如果有与经理直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。 第五条 日常运转工作 1．日程的设计及其安排 对所确定经理应处理的事项，如会见、出席高层职员会、总会等会议的日期和时间进行记录整理，并随 时进行调查，协助经理制定日程表。 日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。 2．准备及安排 有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。 第六条 用品的整理 秘书应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。 1．在办公室内 经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量。 为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种，一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，此外还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。 2．经理 外出时 经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应事先准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要作同样考虑。 这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表，事先贴在那里以防遗漏。 如果是出差，还应考虑出差地点和天数等，更要经常征询经理意图，以准备好所需用品。 3．文件、资料的准备 首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全，然后画一张文件明细表以方便使用。 第七条 文件整理业务 1．为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对这些文件进行整理。 整理工作首先要根据经理意见将文件分类，并放入固定的装具和容器内，使用中还要经常整理，以便很容易地查到文件。 2．整理工作的关键是分类项目的确定、保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善。 3．业务文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类文件。 根据应用根据还可以分为每日必用、常用和不常用三种。 4．经过这样的整理后，有必要对其进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。 应在听取经理意见后再制一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的桌子上，便于参照。 第 八条 整理、清扫工作 此项工作应由秘书督促事务员和勤杂工来完成。 工作中须注意如下几点： 1．清理桌面 台历和墙上的日历要每天调整日期。 桌子要擦抹干净。 常用品要准备好，并按要求备齐数量。 将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫或更换。 2．室内的物品都要放在固定的地方。 3．根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。 第九条 代行业务 秘书可以代行的事务主要有： 1．参加庆典、丧礼等仪式 这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得体，同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。 2．转达经理意见或命令 表达经理意见要完整准确，注意简洁、迅速。 有时根据情况，还要将对方的答复向经理汇报。 第十条 会议事务 该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理，包括：各项物品的购入及发放、资产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。 1．关于资产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表，在特殊情况下，要随时根据经理副经理的要求拿出报表。 2．处理资产状况还应注意以下几点： （ 1）支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳账中。 现金出纳账与现金余额的多少应保持一致。 票据上要有经手人和秘书的印 章以明确责任，每个月应有两三次，将这些收据汇总后让经理过目； （ 2）日常的现金支出应限定一定的数量，除此之外，若有特殊项目，应申请特别支出的资金或开出支票； （ 3）开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章； （ 4）资产分为土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等。 应设立各种资产的台账及有价证券簿，详细记录各种资产的内容、单价、数量、现有额及出入额等； （ 5）银行存款及邮政储蓄要设存款底账。 接受款项者应按名称分别立账并明示余额。 3．各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手 续是否齐备，并及时入账，以免遗忘和推迟记账。 第十一条 协助调查 公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。 公司在开展各种调查工作时，办公室秘书须做好协助工作。 1．进行调查工作时，秘书应选择并委托合适的专家、顾问进行或将他们列为调查委员，并与之保持日常联系，需要时提出调查课题请他们完成。 2．有些专业事项的调查，秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后报告给经理。 第十二条 文书工作 文书工作有三个方面：书写信函、起草文件、以及誉清或印刷文件。 1．信函的完成。 对经理经常会使用的信件种类可事先汇集为 “ 标准通信范例 ” ，需要时选择一种略加增删便可使用且较为方便的文件。 2．文件的誊清及印刷。 主要包括将草案以笔记形式誊清、用打字机打印、直接印刷以及辑录图书杂志上的有关内容等四项工作。 第十三条 联系业务 联系业务工作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理的意图，听取对方的答复，并将答复再次反馈给经理。 第十四条 招待事务 招待事务工作是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性接待，多指派事务员或勤杂工来完成。 接待包括向导、收存携带物品、奉送茶点、迎来送往等。 1．为经理服务。 为经理服务的工作内容主要有以下几点： （ 1）经理外出时应备好车辆； （ 2）回到公司时，要接过脱下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并随时用刷子清洁这些衣物； （ 3）从外面回到办公室的时候，夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水，冬天应马上递上热茶或咖啡； （ 4）还要视天气情况调好空调。 2．为客人服务。 秘书还须为客人服务，比如出入公司时参照对经理的服务进行接待。 若需要来访者等候时，应递上报纸、画报等。 6． 公司员工守则 第一条 遵法制 学习理解并模范遵守国家的政策法律、本市的法规 条例和本公司的规章制度，争当一名好公民、好市民、好员工。 第二条 爱集体 和企业荣辱与共，关心公司的经营管理和效益，通过学习经济及管理知识，提高工作能力，多提合理化建议，牢固树立 “ 团队、竞创、协作、责任 ” 的企业精神。 第三条 听指挥 服从领导听从指挥，全面优质完成本职工作和领导交办的一切任务。 要按照民主集中制原则，坚决支持、热情帮助领导开展工作。 第四条 严纪律 不迟到，不早退，出满勤，干满点。 工作时间不串岗，不办私事，不饮酒，不在禁烟区吸烟，不私拿或损坏公物，不私设灶具自制饮食，不做有损团结之事。 第五条 重仪表 保持衣冠、头发整洁。 男员工不准留长发、留胡须，女员工要淡妆上岗，打扮适度。 第六条 讲礼貌 使用 “ 您好 ”“ 欢迎您 ”“ 不客气 ” 等礼貌用语，不以肤色、种族、信仰、服饰取人。 与客人相遇，要主动相让；与客人同行时，应礼让客人先行；同乘电梯时，让客人先上、先下。 第七条 讲卫生 常剪指甲，注意卫生，无汗味、异味。 工作前不得饮酒，吃蒜、韭菜等异味食品，保持口腔卫生。 第八条 讲站姿 1．挺胸、收腹、沉肩。 2．双脚略分开约 15 厘米。 3．双臂自然下垂在身体两侧或背后，放背后时，左手放在右手手背上。 4．头部端 正，目视前方，面部表情自然，略带微笑。 不得前仰后合或倚靠他物，不得插兜、叉腰、抱肩，不得前后叉腿或单腿打点，不得东张西望、摇头晃脑，不得站立聊天。 第九条 敬客户 1．接待客人时面带微笑，与宾客谈话时应站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话、争辩，讲话声音适度，有分寸，语气温和文雅，不大声喧哗。 听到意见、批评时不辩解，冷静对待，及时上报。 2．遇到客人询问，做到有问必答，不能说 “ 不 ” 、 “ 不知道 ” 、 “ 不会 ” 、“ 不管 ” 、 “ 不明白 ” 、 “ 不行 ” 、 “ 不懂 ” 等，不得以生硬、冷淡的态度待客。 3．尊重客人风俗习惯，不议 论、指点，不讥笑有生理缺陷的客人，不嬉戏客人小孩，不收受礼品。 电话铃响立即接转，铃响不得超过三声。 4．接转电话时，要先说 “ 您好。 部门 ” ，然后细心聆听，声调要温和，勿忘使用本岗位礼貌用语。 5．会见客人时，不主动握手。 必须握手时，应面带笑容，姿势端正，用力适度，不能用左手。 握手时，左手不得插兜。 6．客人面前不得化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、打咆嗝、伸懒腰、打响指、哼小调。 第十条 守机密 不向客户或外部人员谈论本公司的一切事务。 不议论客户短长。 一切内部文件、资料、报表、总结等，都应做到先收锁再离人，保 证桌上无泄密。 第十一条 保廉洁 不以拉关系图私利。 馈赠物品要如数交公不得私留。 不贪污、不受贿，不挪用公款，不以权谋私。 勇于揭发问题，敢于同不良的现象做斗争，要打击歪风，弘扬正气。 第十二条 勤节约 克服 “ 浪费难免论 ” ，消灭长明灯、长流水。 节约使用文具和器材，爱惜各种设备和物品。 要发扬勤俭兴业的好传统，为公司的增收节支做贡献。 7． 公司员工考勤制度 第一章 作息时间规定 第一条 本企业全体员工每日工作时间一律以 小时为标准。 第二条 两班工作时间为：第一班 小时，第二班 小时。 第三条 三班工作时间为： 第一班 小时，第二班 小时，第三班 小时。 第四条 上班时间为上午 点，下班时间为下午 点，午休 小时。 第二章 考勤办法 第五条 员工入门时必须打卡。 第六条 关于违反劳动纪律现象作如下规定： 1．迟到。 上班时间 分钟后至 分钟以内打卡到岗者为迟到。 2．早退。 下班时间 分钟以内提前下班者为早退。 3．旷工 （ 1）上班时间 分钟后打卡到岗者均以旷工半日论处。 （ 2）下班时间 分钟前下班者均以旷工半日论处。 （ 3）当月内每迟到早退 次，作为旷工半日论处。 （ 4）未经请假或假满未续假不到岗者以旷工论处。 （ 5）代人打卡或伪造出勤记录者，经查明双方均按旷工论处。 第三章 休息与休假规定 第七条 按国家规定年休假为 天，企业每周休 天，此期间工资照付。 第八条 员工因故请假规定如下： 1．病假 （ 1）（病假的日期计算）连续休假者，公休、节假日均计算在病休日内。 （ 2）（病假证明）病假必须以医生开具的证明为准。 （ 3）（待遇）病休连续或累计 天以上按工龄扣发工资， 个月以上者按劳保待遇处理。 2．事假 （ 1）（手续）员工因故请假须事先申请，经单位和主管部门批准，紧急事宜可以后补办手续。 （ 2）（日期计算）公休、节假 日均不包括在事假内。 （ 3）（待遇）事假期间按小时扣发工资津贴。 3．公伤假 （ 1）员工因公受伤需要休息，必须有医生证明。 （ 2）（待遇）公伤假期间工资及津贴照发。 4．婚假 （ 1）（时间）依照国家有关规定及本企业情况，规定员工婚假为 天，晚婚假为 天。 （ 2）（待遇）婚假期间工资及津贴照付。 5．丧假 （ 1）（时间）依照国家有关规定及本企业情况特规定员工丧假为 天，需要赴外地者根据路程的远近另给路程假。 （ 2）（待遇）丧假期间工资及津贴照付。 6．探亲假。 按国家有关规定执行。 7．生育假 （ 1）（日期 ）符合晚育规定的女员工，产假除国家规定天数之外，另给假 天；怀孕流产者给假 天；实行节育措施者给假 天。 （ 2）（待遇）以上规定日期内工资及津贴照发。 （ 3）晚育者可申请连续休假 月，此期间工资及津贴照发；超过 月按 ％发放工资及津贴。 8．哺乳假。 女工有 1 周岁以下婴儿者，每天给予 小时的哺乳时间，不扣工资及津贴。 第九条 特别休假。 1．年休假 （ 1）凡是符合享受年休假的员工每年可安排休假一次，由所在单位根据工作情况有计划地安排并报劳动部门备案。 （ 2）员工休假期间工资及津贴照发。 2．干部季 度假。 凡是本企业的员工和干部原则上每季度享受 天假，此期间工资及津贴照发。 第四章 加班加点管理规定 第十条 员工在节假日或法定工作时间以外加班，必须现先填报有关表格，并经生产管理部门同意。 第十一条 有关待遇按财务有关规定办理。 第五章 对违纪现象的处理办法 第十二条 对违纪现象的处理本着批评教育结合经济处罚的原则。 第十三条 对迟到、早退者扣发 元奖金一次，对旷工者按日扣发工资，连续旷工 天以上者予以除名。 第十四条 对上班干私活、怠工、不服从工作分配经批评教育仍不改者令其停职检查，停职期间扣发工资。 第十五条 对违法乱纪受到公安机关制裁者，停发。