周恩良秘书理论与实务教案

周恩良秘书理论与实务教案内容摘要：

码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等。 总的要求是 “两高一快 ”：高质量、快节奏、高效率。 以此保证领导及领导机关工作的顺利进行。 522 机关行政事务管理 （是１９９４年全国秘书长会议指出的秘书部门十大任务之一） 主要指机关后勤保障工作，繁琐、具体、辛苦，但关系到机关正常高效运转，起着支持、保证领导工作的作用。 其中有些方面诸如财 25 务、医务、基建等属专业性强的工作。 机关行政管理与后勤工作是一门庞大的学问。 秘书 在其“三服务”中，涉及这方面的事务是相当多的。 523 文书撰写 （秘书的一项重要的传统任务） 指秘书运用书面语言代领导者和领导机构记载及表达某种思想的专门业务活动。 具体讲也就是秘书起草撰写公文和各种应用文的工作。 公文的本质是一种公务工具，而不是单纯的一篇文章。 524 文书处理 ,通过互相衔接的手续、程序，完成制发、办理和管理文书的三个方面的工作。 —— 准确、及时、安全。 、办法对此项工作予以规范。 525 信 息工作 [案例 A] 2020 年欧洲发生疯牛病 ,信息传到我国后 ,作出强烈反应的，一是外贸部门和从欧洲进口牛肉的企业；二是进出口检验检疫部门。 三是吃牛肉的老百姓。 可还有两个方面迅速作出反应是大多数人没想到的 ,即国内一些畜牧企业和肉品销售商 ,从这一信息中抓住了机遇，迅速扩大了牛羊肉的生产和外销。 [案例 B] 这些年来，在与民族分裂主义势力和暴力恐怖分子作斗争中，信息工作发挥出了巨大作用。 （ 90 年代中期党中央就新疆的 26 反民分、反恐怖斗争作了重要指 示和部署，指引着这场斗争迅速向纵深推进并取得了一个又一个胜利。 在此期间，中央有关部门信息工作做得好，对于中央的正确决策起到了重要作用；同样，新疆各级党政和有关机关越来越把握了反民分、反恐怖斗争的主动权 ,也是和重视信息工作、重视信息利用分不开的） 526 调查研究 ：调查研究，是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。 秘书的调研工作，专指秘书人员为有效辅助领导工作而进行的调查研究业务。 ，是秘书人员的基本功。 要搞好 “三办 ” ，要发挥好参谋助手作用，离不开调查研究。 调查研究也是锻炼提高秘书的认识论和方法论水平的根本方法。 调查与研究的关系 ——调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。 （具体方法将在后面讲授） 527 信访工作 信访工作 ,是指秘书部门或秘书人员直接或辅助领导接待、受理、处理人民群众来访和来信。 人民来信是人民群众写给党政机关、企事业单位及其领导人的信；群众来访指人民群众单个或集体到领导机关要求领导人或工作人 27 员见面接谈。 我市党政领导机关从 1985 年起，正式将人民群众通过电话反映情况、投诉、要求解决困难和问题也列入信访内容，与来信、来访同样受理。 信访工作，是领导机关特别是办公厅（室）、秘书部门一项十分重要的工作 正常的信访活动，是人民群众 在社会生活中某些方面要求得不到满足时采取的一种正当合法的手段。 [案 例 ] 后沟村民封锁吐乌大高速公路案） 信访工作，就是正确处理人民群众在社会生活中不断变化的对物质或精神的需要，以及满足这些需要的实际可能性之间的矛盾。 [案 例 ] 诸多癌症及疑难大病患者亲属上访案 信访 工作， 是各级党政机关、企事业单位的一项长期的、经常性的工作。 人民内部矛盾是永久存在的，信访工作也会永久存在。 信访工作具有鲜明的广泛性与群众性。 对 民间企事业 单位 的信访。 信访工作重大作用 ： 排忧解难、为民服务；了解社情民意，为领导提供信息；集思广益、促进建设；监督官员、反腐倡廉。 信访工作的 “逐级上访 ”制度和 “分级负责、归口办理 ”原则。 528 督促检查（督查） 督查，本来属领导行为。 它是实施领导过程中一个必不可少（或曰关键）的环节，也是“政令畅通、令行禁止”的保障。 八十年代以来，督查成为秘书部门一项 越来越重要的职能。 28 把握全局，抓大事、抓重点。 [案 例 ] 自 90 年代初以来在全国治理公路“三乱”（乱设卡、乱收费、乱罚款）中，督查所发挥的作用。 529 综合协调 也是八十年代以来秘书部门逐步强化的职能之一，已成为秘书发挥的四大作用之一。 之所以如此，是因为改革开放新形势下各种矛盾突出，如历史与现实的矛盾、人们思想理念的矛盾、各方面利益的矛盾等等，需要通过协商与调解，化解矛盾、协同动作，以利共同目标的实现。 秘书协调的特点是领导授权并在职责范围内进行；其 “定位 ”是辅助领导协调；其重点是带全面 性、政策法规性和没有其他部门管的事情。 [案 例 ] 城市建设中拆迁环节上的协调。 5210 会务工作。 ，即指党政领导机关（也包括企事业领导机构）召开的各种工作性会议。 是机关工作中用以发挥集体智慧，互通情况、交流经验、统一认识、研究工作、进行决策，推动事业发展和工作进展的一种工作方式。 ，或需单独建立会议的秘书机构去筹备。 ，会议也是输入信息、加工信息、输出信息 29 的一种方式。 （任何会议都有一定的内容，即信息；开会就 要有新的信息或是要创造新的信息。 否则，会议就失去了价值。 ） ，领导机关召开会议是领导方法的一种，而不是惟一的、万能的方法。 必须做到 “会内与会外工作配套，会前、会中、会后工作结合 ”，才能使会议有效果。 5211 档案工作 ——机关团体、企事业单位和某些个人，在社会活动中形成的具有保存利用价值的、按照一定的立卷归档制度保管起来的文件资料。 现代档案的载体。 档案的价值。 、机构和法律： “集中统一管理国家的全部档案，保护国家档案的完整与安全，便于利用 ”的 原则。 档案工作属于广义秘书工作的范围。 体制 ——领导机构和大单位设专职档案部门如档案局、档案馆；基层秘书部门负责立卷归档，并移交给档案馆。 国家实行 “依法治档 ”。 （《中华人民共和国档案法》 05/09/87颁布、01/01/88 起实施；《中华人民共和国档案法〈修正〉》 05/07/96 颁布并于同日起实施） 1999年起，明确了档案所有权的多元化，不再使用 “国家档案全宗 ”的概念。 30 5212 公共关系事务 ( Pablic Relation ) ，在社会公众中建立相互了解、 信息交流的关系，以提高自己的形象和信誉，促进组织目标实现的活动。 ，但秘书仍需了解并会使用公关手段。 对民营企事业更重要。 5213 保密工作。 （《中华人民共和国保守国家秘密法》于 05/09/88颂布， 01/05/89起实施 ） “五性”特点。 [案 例 ] 2020 年初 ,市某领导机关一位秘书将起草的党内文稿通过互联网上的电子信箱发给有关领导审阅。 这一泄密事件受到上级有关领导机关查 处并予通报批评。 [回 顾 ] 新时期秘书工作主要内容 ： 秘书日常工作 ； 机关行政事务管理 ； 文书撰写 ； 文书处理 ； 信息工作 ； 调查研究 ； 信访工作 ；督促检查 ； 综合协调 ； 会务工作 ； 档案工作 ； 公共关系事务 ； 保密工作 ； 机要秘书工作 ； 其他工作 ； 秘书部门自身建设。 53 秘书日常工作与机关行政事务 31 九种带共性的日常工作 （意义 内容 原则） 531 值班工作 “值班 ”（不同于门卫、传达） （千万不可小视。 ） （含 “问事处 ”作用 )； ； ，做好安全保卫工作。 （企业值班还有公关作用）。 532 接待工作 接待工作，指的是社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动。 属秘书部门的日常工作。 改革开放以来，各机关（包括企事业）的接待工作频繁、量大。 这是市场经济发展的必然趋势。 接待工作是保证公务活动进行的必要条件；是密切与各方联系的桥梁纽带；是加速发展的催化剂。 正规团组的接待 ： ： ，做好准备（含拟制接待初步方 案，报领导审阅）； ，安排食宿； ，商定活动日程；，安排落实 (包括一些特殊工作 )； ，送站告别；。 ,贵在“有大局之眼，怀至细之心”。 “四个转变”。 32 ，杜绝不正之风。 533 安排上司出差 做好领导出差服务工作，旨在使领导出差达到 “标准化 ”，提高效率，减少时间和金钱的浪费。 主要 办好 5件事： 一是 为领导参谋、设计好旅行的路线和日程表（工作性。 考察参观〈调研〉性。 会议 性。 礼仪公关性。 有无附带日程。 ） 二是 安排交通工具（方便、快捷、经济、安全，力求舒适，务必得体） 三 安排住宿（安全、通信、餐食、费用标准） 四是 携带物品。 如资料；钱、票、证；通讯联络地址、工具；身边物品；特需用品等 （细心准备，行前检查，应有尽有，不繁不漏 ）。 五是 出境事务。 主要是申领护照、签证、防疫、保险、外汇、海关规定、时差、礼俗等等。 534 印信管理 、合法职权的象征。 印章和保管和使用是一项严肃的工作，带有一定的机要性。 的印章主要有 4种：机关单位的印章；公用的首长私章；秘书部门的印章；某些专用印章。 (关于 “公章 ”的提法） 、式样、制发；印章的名称、文字、字体、图 33 案；专用印章和制发；印章和刻制、管理和缴销等，都有明确而严格的规定。 ，用印必须经领导人批准，刻制要经公安机关审查登记，凡明文规定须由上级颁发的印章不得自行刻制。 因机构变动或其他原因印章停用时应缴还制发机关封存或销毁。 ，健全用印的登记（用印记录）。 印章管理人员对用印要 严格监督，不可 “有求必 ?印 ?”，不可将印章随便交他人代管。 ——切勿马虎。 介绍信是一种标准化与简化了的“公文”，用于证明身份、说明任务。 种类很多，秘书部门掌管的主要是工作介绍信。 此外，还有一种便（公）函式介绍信。 秘书既要会填、会写介绍信又要在管理和开具介绍信时严格掌握、严格管理。 6项注意：一项也不可掉以轻心。 否则，党政机关介绍信出错会造成不良政治影响；企事业介绍信出错会造成严重经济损失。 [案 例 ] 96 年市某农场巨额经济损失案 535 机要工作 （党政机 关办公〈秘书〉部门的一项重要工作） 定义：凡机关内部不宜公开的动作程序，凡涉及党政军等机密要事统称机要。 机要人员（机要秘书）：广义 — “大机要”；狭义 — “小机要”。 与保密工作的区别：机要 — 主要是机关内部和秘书实务性事情，事多面窄；保密 — 依法负责机关内外的国家秘密的管理，面宽。 34 与保密工作的联系：“机要中有保密，保密保障机要。 ” 机要工作的特点（ “四性 ”） ——。 机要工作一般都需不同程度保密；即使不属国家法定秘密，也不宜对外公开或宣传。 多属内部。 特别是传递 给领导的文电或领导批办的文电，纯属党政内务。 机要工作的每一项每一件事都是秘书的具体实务，要经过操作才能完成。 一年 365 天，随时都有本级、上级、下级的急文、急电、急事，时间很难掌握。 ，从中央到地方的各级领导机关都设有机要机构 ,负责输本机关的机要工作 ,处理各种机要事务。 —— 4条要求； —— 中办最近又强调了 3 条。 （在政治上要相当可靠，经过专门挑选；担负重要的政治责任和特殊的政治使命，党和国 家机密系于机要人员一身；昼夜 24 小时值班一分一秒不能脱岗。 ) 、机要文件印制和机要秘书 ,也是一项专门的技术业务。 包括密码电报、无线传真、专线电话、内部电话、机要文件传递等一素列通讯与信息传输工作。 35。