中石化武汉80万吨乙烯工程项目档案管理制度

中石化武汉80万吨乙烯工程项目档案管理制度内容摘要：

档案管理制度 15 收的归口管理部门 ，负责武汉乙烯建设项目文件的验收工作，并提出考核建议。 项目部各部门负责其管理范围内形成 的 档案 （包括电子档案）的整理、立卷、归档工作。 工程过程中产生的声像档案，如重大会议、事件、施工关键节点由形成部门 按声像档案管理细则向档案室 归档。 总体要求 项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。 项目档案应完整、准确 、系统。 设计管理部、施工管理部、采购管理部、 HSE 管理部 等单位在签订项目设计、施工及监理、物资采购、环评等合同协议时 ，应明确有关方提交相应的项目文件（包括电子文档），以及提供的版本、套数、时间、质量要求和所提交文件的整理、归档责任要求。 明确设计单位负责编制竣工图及设计修改单总目录、图纸总目录（包括电子文档）。 在签订合同 (协议 )时，应在条款中明确乙方 在办理 结算前，必须完成合同 (协议 )所约定的文件材料的移交并经 武汉乙烯项目档案室 验收签字合格。 在签订施工 合同 (协议 )时， 应明确 ：工程施工 (材料、设备质量证明 )卷由施工单位或总承包单位负责汇总、立卷 ，其中材料质量文件原件（加盖物装采购管理部门材料章的复印件等同原件）由采购管理部随材料发放时发给，设备文件（指最终版文件，包 括设备质量证明文件 、随机资料 及产品技术文件） 由采购管理部汇编，档案部门组卷。 武汉乙烯项目管理部 档案管理制度 16 电子文档 交付的形式：通过项目部电子文档或 OA 系统实现全部图纸资料的在线提交，并以光盘介质形式提交正式归档资料。 电子文档 交付的格式： 图纸目录应是可编辑的 WORD 或 EXCEL格式，其它设计及施工图应是 非扫描图形式的 PDF 格式，并 按装置、图纸类别、专业的三级目录编排（编码规则参见项目基础设计统一规定中的编码规定）。 项目 部 内部各相关单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和设备、材料供应单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同 (协议 )约定的项目文件的编制、整理、归档工作。 项目文件的归档范围及归档时间 项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设的计划、及相关单位和部门工作人员的职责范围、岗位责任制，同时要有相应的检查和考核的控制措施。 凡是 反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。 项目文件的归档范围：包括工程前期文件、项目竣工文件 (包括施工文件、竣工图、监理文件，下同 )和竣工验收文件等，具体内容见附录 A《建设项 目文件归档范围及保管期限表》。 项目文件归档程序：由归档单位整理文档 、立卷 ，列出移交清单（包括电子版文件），单位盖章，移交人签字后交档案室审核合格后，档案室盖章签字，完成移交。 清单一式二份，双方各执一份 备 查。 项目前期文件的管理 项目建议书、可行性 研究报告、任务书等前期文件和总体规划、征地 、 方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计、概算 、 专项申请、批复等 技术 文件由设计管理部 、生产准备部 负责收集、积累、整理，并在编制完成三个月内向档案室归档。 上级下发的有关项目建设的文件、纪要 等 、项目部的管理性武汉乙烯项目管理部 档案管理制度 17 文件、与地方政府达成的协议、 IMPT 会议纪要、项目部会议纪要等、由 综合管理部 负责收集、积累、整理，并在次年第一季度内向 武汉乙烯项目档案室 归档。 项目的 询价书、招标文件、合同等 文件 应在合同 签订后一个月内向档案室提交副本，在合同执行 完毕 三个月内 向 武汉乙烯项目档案室 正式 归档。 项目设备物资采购、监造的招投标文件及合同协议、监造文件等由采购管理部负责收集、积累、整理，并在合同内容完成后三个月内向 武汉乙烯项目档案室 归档。 、积累、整理，并在完成三个月内或次年第一季度内向 武汉乙烯项目档案室 归档。 项目竣工文件的管理 施工文件、竣工图、监理文件分别由施工、设计单位、监理单位在中交后 2 个月 内 ，向施工管理部 提交 ；施工管理部负责 组织 审核、督促整改、汇总， 合格后 在 中交后 6 个月 内 ，完成向 武汉乙烯项目档案室 移交工作。 a) 凡项目实行总承包的 又分包的 ，由各分包单位负责其分包项目竣工文件的编制、整理、立卷，并提交总承包单位审核、汇编，并由总承包单位统一提交给监理单位进行审查后再提交施工管理部审核 合格后 、 向档案室 移交。 b) 凡由建设单位直接 发 包的工程项目，由各 承包单位负责并完成 项目竣工文件的编制、整理、立卷后，先提交监理单位进行审核、汇总，再提交给施工管理部进行审核 合格后 、 向档案室 移交。 c) 凡是实行 EPC 总承包的 工 程项目， EPC 项目需要移交的档案武汉乙烯项目管理部 档案管理制度 18 有： 交工技术 文件 、固定资产清册、 压力容器和安全 阀使用许可证、设计 总结、施工总结、 采购合同、分交报告与批复、请购文件等。 材料质量证明文件，由采购管理部加盖确认章后随材料发放给施工单位；设备文件由采购管理部 收集、积累、整理，并在设备开箱或文件资料到达一周内向档案室移交。 重大设备开箱，采购管理部须通知档案室人员到开箱现场参加开箱并归档原件；其它设备 开箱资料 由采购管理部收取原件，并向档案室归档。 a) 设备文件 份数要求：根据 中国 石化股份物计〔 2020〕 13号《关于发布 中国石化物资采 购技术文件交付办法 的通知》规定执行，即要求为 8 份纸质文件， 2 份电子文件。 其中归档 2 份纸质文件， 2 份电子文件。 归档份数不足且不能满足常规发放的，由采购管理部负责复 制。 b) 设备文件质量要求：要强调书写用笔规范、文件齐全、内容准确、签章手续完备、并要求提供原件；所提交设备、材料和半成品的质量证明文件 (合格证 )，必须具有证明其合格的必要的技术数据。 设备文件 、随机资料 的原件由档案室保存，待中交后转交施工单位或总承包单位编制交工技术文件，编制完成后随其它交工技术文件一并向档案室归档。 各单位办证 、验收时所需原件可向档案室借用。 科研项目文件由 主管部门 负责收集、积累、整理、立卷，并在工作完成后三个月内或次年第一季度向 武汉乙烯项目档案室 移交。 涉外文件由 综合管理部、 设计管理部、采购管理部等承办部门负责收集、积累、整理，并在工作完成后三个月内或次年第一季度内向 武汉乙烯项目档案室 归档。 武汉乙烯项目管理部 档案管理制度 19 竣工验收文件的管理 项目试运行中形成的文件管理。 项目生产技术准备、试生产文件，由生产准备部及项目所在单位负责收集、积累、整理，并在文件形成三个月内向 武汉乙烯项目档案室 归档。 工程预算、决算等文件由 项目控制 部负责收集、积累、整理，并在工作完成后三个月内向 武汉乙烯项目档案室 归档。 工程财务部 负责收集、积累、整理 ，并在工作完成后三个月内向 武汉乙烯项目档案室 归档。 项目竣工验收时形成的文件管理 责收集、积累、整理，并在该项工作完成后三个月内或档案专业验收前一个月向 武汉乙烯项目档案室 归档。 项目施工、监理、设计工作总结及质量评审文 件由 项目部各主管 部 门 负责收集、积累、整理，并在该项工作完成后三个月内或档案专业验收前 二 个月向 武汉乙烯项目档案室 归档。 项目现场声像文件的管理 施工管理部应将 项目的重大施工节点、事件 (如开工、隐蔽工程、大型设备吊装、安全事件、中交等 )通知 综合管理部 ，由 综合管理部负责项目声像文件的拍摄、整理，并于次年第 1 季度内向 武汉乙烯项目档案室 归档。 （施工单位拍摄的声像资料在交工文件里提交） 项目部竣工验收管理部门 负责收集、积累、整理，并在项目竣工验收后三个月内向 武汉 乙烯项目档案室 归档。 项目文件的归档份数 、项目竣工验收文件，武汉乙烯项目管理部 档案管理制度 20 应同时向 武汉乙烯项目档案室 归档纸质原件和电子文件；外单位形成的文件，除归档纸质原件外，如果形成了电子文件的或者合同要求提供电子文件的，也应提供电子文件。 项目竣工文件 (包括项目施工文件、竣工图、监理文件 )，必须向 武汉乙烯项目档案室 归档纸质原件和电子文件或扫描文件 (专指用扫描仪扫描而成的电子文件 )各 2 套。 解决了电子印章及电子签名技术的单位可以提供电子文件，没有解决电子印章 及电子签名技术的单位须提供扫描文件。 不能实施电子文件或扫描文件的单位，可以委托 武汉乙烯项目档案室 指定的单位代制作。 电子文件及扫描文件的具体要求见《武汉乙烯电子文件归档管理 细则 》。 归档的电子文件必须保证与纸质文件内容相一致，且提供具有检索功能的可编辑的电子版交工技术文件总目录和交工技术文件目录 (目录与文件之间要建立链接 )。 需向市城建档案 馆 移交项目档案的，其整理要求、份数应符合市城建档案 馆 的有关规定；国外引进工程交工文件的内容、格式及份数，除有特殊要求外，应按 本《 细则 》执行。 项目所在单位若需要项目竣工文件的，由 武汉乙烯项目档案室复制一份电子文件 (或扫描文件 )提供利用，施工单位不再向其提供纸质文件。 项目文件质量要求 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备，做到图物相符，技术数据可靠，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况。 武汉乙烯项目管理部 档案管理制度 21 项目文件不得用易褪色的书写材料 (红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等 )书写、绘制。 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 打印材料应 用喷墨、激光打印机打印，不能用针式打印机打印。 录音、录像文件应保证载体的有效性及长久存贮要求。 长期存储的电子文件须使用不可擦除型光盘存贮。 ，无漏项，未发生的项目应划上斜杠“ /”；当表格中“数据”填写不满时，应在最后一行数据下面填写“以下空白”。 如果是外文资料，移交单位须将外文资料的题名、章节目录等主要内容直接在原文上标上中文后，再移交。 项目竣工文件的编制 竣工文件编制要求 项目竣工文件应按照《石油化工建设工程项目交工技术文 件规定》 (SH/T35032020)编制。 不执行 SH/T35032020 标准的项目或专业，应在合同中明确，并要求在签订合同二周内向 武汉乙烯项目档案室 办理《建设项目文件管理网络登记表》时进行登记。 竣工文件归档审查 项目竣工文件在收集、编制和整理后，编制单位应依次提交监理单位和施工管理部对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查确认，完成整改后移交档案部门审查确认，合格后方可组卷、扫描及办理归档手续。 竣工图的编制 竣工图编制应符合下列要求： 武汉乙烯项目管理部 档案管理制度 22 a) 按图施工无变动的，设计单 位可用原详细工程设计文件作为竣工图； b) 在施工中发生过设计变更的，设计单位应按最终修改状况绘制竣工图； c) 竣工图完成后应加盖竣工图章，用章位置宜在图纸标题栏上方空白处，并由监理单位会签； 竣工图章的要求 竣工图章内容、尺寸如下： 单位：毫米 竣 工 图 设计单位 编 制 人 审核人 年 月 日 监理单位 现场监理 总 监 年 月 日 图 1 竣工图章 所有竣工图应使用清晰 干净的新图，逐张加盖并签署竣工图章。 竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。 其中设计单位、监理单位名称可以直接刻在图章上，其它栏目必须本人手签，且编制人与审核人、现场监理与总监均不能为同一人。 竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。 凡列入国家、集团公司、省、市重点。