图文店管理规范文件之五----前台接待工作规范

图文店管理规范文件之五----前台接待工作规范内容摘要：

您的单子由我们这位操作员为您服务 ”。 （装帧区）忙时，每个操作员都有单子：先让客户在旁边的座位上休息一下，并对客户说： “ 您先在这坐一下，我先帮您安排一下，请稍等 ”。 等 安排好后并对客户说： “ 您好，服务与您的操作员需要 时间，请您再这 等一下，我们的操作员完成后，马上为您服务 ”。 并为客户倒上一杯水。 ：及时的通知营业经理来安排。 注：如遇特殊客户、量大的客户、时间紧迫 的客户应向操作员特别关照，并告知 营业经理，由营业经理一起帮助完成。 ：要严格控制制作进度，当文本制作不能在客户预定时限内完成时， 应立刻告知客户，做好相应的协调工作。 ：请客户当面清点文本数量，确认文本质量，确认后请客户在制作结 算清单上签字或付现金。 （结帐时间： 2 分钟）。 ：站立 ：用双手接客户递过来的现金，现金要当面清点，并在验钞机将钱正反面至少各验一遍辨别真伪。 、发票：用双手将零钱或发票放入客户的手中。 ：制作单号、制作内容 、实收额、发票额、发票号码、付款方式、收款人。 ：按客户的文本量，给客户相应的包装袋等，并替客户整理好文本装入袋子 或盒子中，必要时帮助客户送到公司门口。 ： “ 谢谢您的光临，请慢走 ”。 （二）取件文本操作流程 1. 接到客户的取件电话时：问清对方单位、具体地址、电话、联系人等，同时在取 件单上按要求记录，包括客户来电时间和出发时间，然后打电话通知美工人员取件；一般情况下，联系取件人员时间不得超过 5 分钟，如实在无法调动由营业 经理另行安排。 2. 在接到美工从客户处取回 文件后：按客户要求打印制作结算清单，包括交货时间、 地址、收货人。 3. 打印后：我们把加工联和取件单夹好一起交于输出员。 如碰到很急或是大客户文本，前台应与接单的输出员和营业经理说明，让他们有相应的准备，并在制作单上加以注明。 4. 制作过程中，要严格控制制作进度，当文本制作不能在客户预定时限内完成时， 应提前告知客户，做好相应的协调工作。 5. 制作完成后：我们前台是一套文本或图板完成的最终质检员，在制作内容完成后 应对制作的内容质量、装订方式、选用耗材是否合格，并检查我们制作的文本是否与客户要求一致等。 如碰到质量 问题 及时的告诉营业经理处理。 6. 文本质量检查清点确认无误后：打印制作结算清单 ，打印前还必须在电脑上输入 文本的项目名称（挂帐客户必须填写）、核对制作内容和价格。 7. 填写好送货单：清点需要送的内容，通知相关人员包装和送货。 送货单上应按要 求填写文本数量、制作单位、地址、电话、收货人、出发时间，同时在备注栏上注明客户所提供的一些原始资料（如光盘、原稿等）。 8. 检查美工归还的制作结算清单：必须检查客户是否在制作结算清单签字。 如签字， 此张制作单完成。 如出现客户没有签字，应向美工了解为什么客户没有签字的原因，并马上把制作结算清单交于业务员，由业务员到客户处补签。 注：如我们提前完成文本，我们应打电话与客户联系，说明我们文本已经完成， 告知客户可以提前过来取件。 我们不能在客户来取件的时间内完成，必须提前与客户说明。 （三）待取件操作流程 1. 客户中途离开，说明过会来取件的操作流程 、姓名、电话和取件时间。 取件，我们必须详细交接清楚； ：检查清点后，把文本放入包装袋（盒子）中，用笔在上面注明开单客户的单位名称。 ：填写文本数量、联系人、联系电话，文本位置等。 ：我们必须咨询客户的姓名和客户名称，并与制作单上填写的内容核对。 ：打印制作结算清单，结帐。 ：打制作结算清单上的电话核对。 注：如我们提前完成文本，我们应电话与客户联系，说明我们文本已经完成，告知客户可以提前过来取件。 我们不能在客户来取件的时间内完成，必须提前与客户说明。