文书与档案管理讲义(全部原版

文书与档案管理讲义(全部原版内容摘要：

一文一事制 ——沿袭至今 公文用纸制 ——皇帝有专用的纸张，相当于今天规定的公文用纸 公文折叠制 ——现在用装订 拟写誊写制 ——即现在的誊抄、打印工作 引黄、贴黄制 ——公文摘由和更正 签押用印判署制 ——现在的签发工作 19 封装与编号制 ——现在的文件封装和编号方式不同 收文登记和催办制 ——现在依然由此要求 移交制 ——文件传递和归档 保密制 ——现在也如此 元代的制度 照刷文卷制 ——公文检查的一种方式 明代的制度 票拟制 ——即现在的拟办 行移勘合制 ——防止公文滥发的一种方式 4．公文投递网已具相当的规模 邮驿网达到相当的规模，如元代形成的 “驿传制 ” 三、半殖民地半封建社会时期 （一）鸦片战争期间的变化 1．外交文书的变化： 外交文书增多 科技文书出现都是随着外来侵略势力而带来的 教学文书产生西方科技文明自然而然出现的变化 电报文书出现 20 2．外交文书制度的变化 行文关系 ——从至高无上的大清帝国而趋于平等 称谓形式 ——将 “大 ”字冠于所有列强之前 文书释义 ——外交文书若有歧义以对方国家的语义为准 3．文书工作组织上的变化 清末成立 “总理各国事务衙门 ”（后改称 “外务部 ”），其中设立了六个机构：翻译处、清档房、机要股、司务厅、电报处、文报局 年成立内阁下设调查局，专管各项统计，出现了具有近代意义的财务文书和统计文书。 （二）辛亥革命至国民党政府时期 1．多次修订公文程式：三届政府先后进行过八次公文修订 2．文书工作组织变更：代之以新的机构名称和组织形式 3．文书工作制度改革： 简化文种，划一程式 确定 “公事以敏迅为要，事权以分任为归 ”的办事原则 统一 公元纪年（以公元 1911年 10 月 15日为始，黄历 4609年 11 月初一） 革除封建恶称，确定官名称谓 严格收文制度 21 4．国民党统治时期的改革 改革的中心：以改革文书、档案工作为中心，提出 “提高行政效率，建立万能政府 ”的口号，对机关提倡白话，标点分段 ——1935 以文书、档案为中心的行政改革，成立研究机构，出版杂志，开办训练班，并推行由适值抗战，陪都重庆机构臃肿，再度进行改革，推行 “行政三联制 ” 评价：三次改革起到了一定的积极作用，并在这一时期逐步建 立起了我国的文书学科研究 四．新民主主义革命时期及建国时期的文书档案工作 1．有了专职从事文书技术的工作人员，不再由党的领导人兼职 2． 1926年中央执委会下设秘书处，后又设文书科和档案库，文书处理和档案工作分立 3．几次颁布公文改革章程并实施公文改革 4．推行文书处理部门立卷制度，建立统一的归档制度 22 第三章 现行机关文书 （文书撰制） 一、文书的分类 （一）按文书的流通领域分： 1．通用文书 ——各行各业机关单位因行政工作而流通和使用的文件材料。 如 13种公 文，机关内部使用的计划、总结、大事记、规章等。 2．专用文书 ——某些专业机关或部门使用的文件材料，具有很强的专业特点。 如司法文书中的起诉书、辩护词、判决书；对外文书中的照会、国书、备忘录、条约、声明等。 此外如经贸文书、统计文书、会计文书、军事文书等。 3．科技文书 ——科研、设计、生产和建设部门在自然科学和社会科学研究、生产和建设活动中形成和使用的文件材料。 如图纸、技术图表、设计图、计算书、说明书、科研论文等。 （二）按文书的来源分： 1．内部文书 ——内部流通 2．外发文书（发文）外部 3．收来文书（收文）流通 23 （三）按文书的性质分： 1．法规文书 2．行政文书 3．党团文书 （四）按文书的行文关系分： 1．上行文书 2．下行文书 3．平行文书 （五）按文书处理要求分 1．按内容处理要求： 需办文书 ——依 “主送机关 ”来区分。 参阅文书 ——依 “抄送机关 ”来区分。 2．按时间处理要求分： 急件类：分别按 “特急 ”和 “急件 ”的规定时限完成文书的处理工作。 平件类：仍要按一般规定的时限完成文书的处理工作。 3．按保 密处理要求分： 机要件：一般按 “绝密 ”、 “机密 ”、 “秘密 ”的不同密级要求处理， 24 且密级越高，阅读范围越小，反之亦然。 普通件：仍有一定的阅读范围限制（公开发布的文件除外）。 ※ 说明：文书还可以有其他分类方法。 同一份文书可能同时具有上述分类中的某一种特征。 二、文书的各种文件名称及其用法 （一）文件名称的确立（文种的选用） 文件名称（文种） =行文目的 +行文权限 +行文关系 （二）确立文件名称的意义 1．不同名称的文件具有不同的作用 2．拟写文件时有明确的中 心 3．易于和阅读处理文件，理解文件的制发意图 4．利于准确、迅速的处理和查找文件 5．利于文件材料价值的鉴定和文书立卷（文件名称是文书立卷的特征之一） （三）公文种类及其用法 （参见《条例》和《办法》及教材 P15—16， P31—36 熟知每一种公文名称及其用法，能正确区分每一种公文的行文方向。 ） 25 （四）机关其他常用文书 如：计划、总结、简报、调查报告、会议记录、大事记、商品广告、经济合同产品说明书、市场调查报告等（参见教材 P36—42） （五）专用文书、杂体类文书 如： 司法文书（为公安、检察、法院机关使用的文书，如立案文书、抗诉文书、辩护词等） 人事文书（有鉴定类、考核类、履历类、自传类、审查类、党团类、奖励类、处分类、任免类、其他类如体检、悼词等） 会计文书（有会计凭证、会计帐簿、会计报表）、信访文书（有求决类、申述类、检控类、批评建议类） 礼仪文书（如欢迎词、欢送词、祝酒词、感谢信、慰问信、祝贺信）、信函文书（如建议书、申请书、倡议书）等 三、公文体式 （一）体式的含义 体式 26 （二）公文格式 ——“国标 ”（ GB）《 国家行政机关公文格式》的规定 1．纸型 2．规格 版心尺寸 排版规格 3．要素规则 ——眉首、主体、版记各部分的要素规则 4．学习要求 全面学习并掌握 “国标 ”（ GB）《国家行政机关公文格式》的全部内容 （参见教材附录一和附属材料） 国务院主题词表 (一九九七年十二月修订 ) 国务院办公厅秘书局 使用说明 为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，特编制《国务院公文主题词表》(以下简称词表 )。 词表主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门上报国务院及其办公厅 的文件。 一、编制原则 (一 )词表结构务求合乎逻辑，具有较宽的涵盖面，便于使用。 (二 )词表体现文档管理一体化的原则，即词表中主题词的区域分类别词可分别作为档案分类中的大类和属类。 27 二、体系结构 (一 )词表共由 15类 1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有 13类 751个主题词，附表有 2 类 298 个主题词。 词表分为三个层次。 第一层是对主题词区域的分类，如 综合经济 、 财政、金融 类等。 第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如 工交、 能源、邮电 类中的 工业 、 交通 、 能源和 邮电 等。 第三层是类属词，如 体制 、 职能 、编制 等。 第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。 (二 )1988年 12月和 1994年 4月修订的词表中曾列入本词表中而不再继续用作标引的主题词，用黑体单列在区域分类的最后部分。 三、标引方法 (一 )一份文件的标引，除类别词外最多不超过 5个主题词。 主题词 标在文件的抄送栏之上，顶格写。 (二 )标引顺序是先标类别词，再标类属词。 在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词 农业，再标类属词 水土保持 ，最后标上 通知。 (三 )一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。 如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词 经济管理 ，再标类属词 企业、 破产 ；然后标反映第二个主题内容的类别词 劳动 ，再标类属词 就业 ；最 28 后标 通知。 (四 )根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。 如《国务院关于 九五 期间深化科学技术体制改革的决定》，可标 科技、体制、改革、决定。 (五 )当词表中找不出准确反映文件主题二 )本词表自 1998年 2月 1日起执行， 1994年 4月修订的词表同时废止。 国务院公文主题词表 综合经济 (77个 ) 01A计划 规划 统计 指标 分配 统配 调拔 29 01B 经济管理 经济。