hr实用工具-行政人事部工作手册

hr实用工具-行政人事部工作手册内容摘要：

21 作 业 规 范 办公用品使用管理规定 版本： A 修改状态 :0 第 1 页 共 2页 为明确员工领用办公用品制度 ， 节约办公用品成本。 公司 总部行政人事部领用办公用品的管理工作。 行政人事部经理负责对办公用品领用管理工作的监督检查。 库管员负责办公用品领用管理工作。 规定 办公用品供应采取集中管理、分部门申请、定期供应、尽量选配实用、低中档价格用品的原则。 办公用品的使用应本着节约实用的原则，各部门 /各服务中心要按实际工作需要申报，不得夸大，不得虚报，库管员应认真严格审核，避免浪费和虚报。 库管 员要经常深入各部门 /各服务中心，了解办公用品使用情况，做出合理规定，保障供给。 办公用品定义：办公用品主要包括各种文具、清洁用具等。 办公用品的发放由行政人事部具体负责实施。 办公用品的申请领用 公司各部门 /服务中心 全体员工必须本着 “ 节约第一，按需领用 ” 的原则使用和领用办公用品，不得以任何形式和借口多占多领。 个人常用办公用品的领用方法原则上采用按职务及工作性质按月领用。 领用时需在办公用品领用登记本上签名，注明办公用品的名称、数量等。 公用常用办公用品在领用时需在 “ 办公用品领用登记表 ” 上签名，注明办公用品的品名、数量，并注明 “ 公用 ”。 非常办公用品的领用按照申请购入多少、领用多少的原则发放，领用时必须在办公用品领用登记本上签名，并注明用途。 各部门主管 /服务中心主管 须建立办公用品实物账，进出物品要登记入账，领用人要签名，以备仓库专管员查验。 /服务中心 的领用情况进行统计，并登记到办公用品账本上。 ，月末进行盘点。 各部门应本着节约、节俭的原则申领办公用品。 如 未经部门主管同意，发放领用办公用品超过规定数量的，从工资中扣除多领取用品的费用；发现挪用、贪污和浪费办公用品行为严重的，行政人事部将予以严肃处理。 文件名称 编号： CWBG21 作 业 规 范 办公用品使用管理规定 版本： A 修改状态 :0 第 2 页 共 2 页 记录 文件名称 编号： CWBG22 作 业 规 范 公司物资物品盘点 管理规定 版本： A 修改状态 :0 第 1 页 共 1 页 规范公司所购物资物品 的清查、盘点工作，掌握物资物品分配动态。 适用于对公司物资物品的盘点工作。 行政人事部库管员负责对公司物资物品的盘点。 工作 规定 行政人事部物资物品盘点 每月底库管员会同财务人员共同清点行政人事部库存物资物品。 盘点对象为库存的办公用品、日用品、服装等物品。 库管员根据本月出入库单、调拨单等单据核对库存物资物品的数量。 将库存物资物品区分为物料用品、低值易耗品及固定资产，制作月盘点表，一式贰份，交财务一份，自备一份。 各部门 /服务中心物资物品的盘点 行政人事部 库管员每月定时应到各服务中心清点库存的办公用品、工程用品、保洁用品和服装等物资物品。 行政人事部 库管员应会同各服务中心库管员共同清点。 各物资物品的数量清点完毕，行政人事部库管员与服务中心库管员应在盘点表上签字确认。 行政人事部 库管员自留一份，以核对下月各服务中心采购申请单。 入库单 出库单 盘点报告表 文件名称 编号： CWBG23 作 业 规 范 公司仓库管理规定 版 本： A 修改状态 :0 第 1 页 共 1 页 规范仓库管理制度，确保仓库物品完好。 2. 适用范围 适用于公司办公用品、工装的仓库管理。 3. 职责 行政人事部库管员负责入库物资物品的验收、出入库和调拨工作。 入库 对公司采购部采买的物料，库管员根据各部门 /服务中心“采购申请”的要求对采购部采购回的物品会同相关人员按常用物料检验标准进行验证。 验收无误，办理入库手续，并填写“入库单”。 标识、贮存和防护： 入库物品分类摆放，进行标识工作，并登记实物保管帐。 仓库实行规范管理，明确设立“合格区”、“待检区”、“不合格区”，并有相应标识牌。 经检验合格入库的物料放入“合格区”；已进库但还未检验的物料放入“待检区”；不合格物品放入“不合格区”。 ..4库管员应经常对库房进行清扫，保持库房内干净、整洁。 出库 库管员按“先进先出”的原则发放物资物品，紧急情况下可先行发放，但事后必须补办出库手续，出库时应填写“出库单”。 调拨： 库管员按各服务中心交上的 “采购申请单”内采购回的物资物品，填写调拨单，并交各服务中心仓库理管员进行核对签收。 物资盘存： 库管员每月底汇总出入库、调拨物料的数量、单价及结存数量，并作出实物盘点表，一式二份，交公司财务部一份，自留一份。 库管员依据结存数量，做出下月采购计划。 文件名称 编号： CWBG24 作 业 规 范 物资、车辆及电脑网络管理规定 版本： A 修改状态： 0 签发人： 第 1 页 共 4 页 签发日期 编制 规范公司物资采购、公司各种车辆及电脑网 络系统的管理，确保公司物资采购来自合格供方，各种车辆及电脑网络系统运行正常。 公司所有物品采购、材料、车辆、电脑等固定资产或流动资产的管理。 库管员负责按库存物资状况和物品质量监控情况核对各部门于每月底提交的《采购申请表》，并及时将核对、增删后的《采购申请表》交上级主管或总经理审批。 同时做好公司材料库房的入库、保管、发放等工作。 公司采购专员负责按批准后的《采购申请表》及时采购相应的物资，并负责实施合格供方的适时增删。 工程管理部经理负责审批与工程相关的各种工具、材 料物资的领用和零星急用物资的采购，并负责监督、管理。 行政人事部经理负责审批办公室物资的领用、车辆安排以及本规定执行情况的监督。 总经理负责审批车辆重大维修、保险办理以及重大事故的解决方案。 各部门经理或其指定的电脑操作员负责本部门所有电脑、网络设备的管理。 行政人事部负责公司所有电脑的系统的维护、管理和相关人员的电脑知识的培训。 计划内采购申请 每月 25— 30 日，各服务中心、各部门填写《采购申请表》交库管员按库存物资状况和物品质量情况及时核对、增删，并报上级主管或 总经理审批。 经过审批后，由采购专员负责在每月 10 日以前采购入库。 然后将《采购申请表》交库作为领用物质的依据。 计划外采购申请 1)、服务中心在工程维修或施工中急需用的特殊或零星计划外物资，经库管员签字确认公司库房无存货，应填写《采购申请表》，其总价在 100 元以内，可由工程管理部经理直接购买，经库管员验证、登记后投入使用。 2)、如总价在 100 元及以上的急用物资，应该由需用部门经理电话告知分管领导或总经理，征得同意后，由采购专员及时采购，办理验证入库手续，方可通知需用部门领出。 文件名称 编号： CWBG24 作 业 规 范 物资、车辆及电脑网络管理规定 版本： A 修改状态 :0 第 2 页 共 4 页 3)、若因客观原因，采购需要时间较长，采购专员应及时向物资需用部门反映情况。 需用部门协助采购、提供采购信息或选用替代物品，并及时通知因此受到影响的业主或客户，向其说明原因。 材料库房管理 库管员认真做好物资入库验收工作，确认账、物相符合后在《实物入库单》上签字。 库房内保管物品要分类摆放，编号上架，建立物品保管卡片。 各保管处，各部门材料领用人根据 《采购申请表》所列计划，分类填写《实物出库单》，必须有工程管理部经理签字认可，方能发放。 否则，一切后果由库管员承担。 各服务中心，各部门无特殊情况，办公用品采取一个月一次领取。 办公用品类物资的领用必须有行政人事部经理签字认可，并如实登记后，方可发放。 否则，一切后果由库管员承担。 个人工具的领用，除按材料的领用程序办理领用手续外，库管员及时将个人领用工具填入其《个人工具台帐》，并定期盘查。 未到使用年限擅自发放工具，造成的一切损失由库管员承担。 库房应每月清库一次，做可到帐、卡、物 相符合，并严格实施防火、防盗、防爆、防潮、防霉等防护措施。 由行政人事部负责抽查。 各楼盘工程管理主管负责对每次领用的工程维修材料及时填入《材料领用台帐》，暂时未使用的材料存入本组材料柜。 同时，将派工单及时交回服务中心负责人。 各服务中心负责人负责对派工单所列的材料使用情况建立《材料使用台帐》。 库管员负责对各楼盘材料，物质的领、用、库存情况进行随机抽查核对。 每月 25— 28 日，各服务中心将本月《物质耗用汇总表》交库管员进行核对汇总。 并如实清退各工程组暂未使用的物质。 每月末，由库管员编制公司总 的本月物质领用汇总表、领用物品总帐、库存状况、合格供方所提供物品使用质量状况等分别交财务部建帐和行政人事部审查，筛选合格供方。 车辆管理 一切业务用车由行政人事部安排和管理，驾驶员不得私自出车。 公司车辆由指定司机驾驶，换人驾驶必须经过行政人事部经理同意。 各种车原则上不外借，确需外借，须车况良好，并征得行政人事部经理的同意，并由车辆指定司机驾驶。 文件名称 编号： CWBG24 作 业 规 范 物资、车辆及电脑网络管理规定 版本： A 修改状态 :0 第 3 页 共 4 页 公司车辆的使用、维护、保养、清洁、送修、加油、办理保险费、养路费、年检、随车工具及车辆证件等由指定的司机负责。 如遇到下列特殊情况，司机可直接出车，但事后应及时向行政人事部经理说明原因。 1)工程设备维护抢修、故障排除、事故处理、救灾抢险是急需用车。 2)员工抢救业主或业主以外受伤、危险、重病情等急需用车。 每次出车驾驶员必须填写《出车记录表》，写明出车事由、用车人、往返区域（含公里数）、批准人等，以便月底检查、考核。 公司车辆的维修、保养、年审等预计金额超 过 200 元的，必须先填写书面报告（包括维修项目、维修地点、预计费用等），经总经理批准后由专职司机负责实施。 公司车辆，每天必须回公司车库统一停放，未经批准不得在外过夜停放。 司机应严格遵守交通规则，牢固树立安全第一的思想。 严禁酒后开车、过度疲劳开车，严禁“三超一越”（超车、超速、超载、越红线驾驶），防止事故发生，维护车辆的完整、完好。 如因驾驶员违规造成的赔款、罚款，由驾驶员自行负责。 电脑网络管理 电脑、网络的所有设备属于公司财产，仅限于公司日常管理工作，任何人不得私自开 启计算机处理个人的事务或随意上网，更不允许玩电脑游戏。 否则，发现一次处以 20 元以上的罚款。 公司电脑设备实行专机专用制。 每台电脑、网络设备在领用前均由行政人事部对其配置进行全面登记注册，建立台帐，并将电脑贴上封条。 由使用人在行政人事部《电脑、网络设备台帐》上签字认可后方可使用，并负责日常管理。 发现人为损坏或丢失，由负责人根据情节轻重，承担相应赔偿责任。 电脑、网络设备在正常使用中出现问题或需要维护、维修，由使用人书面向行政人事部提请报修。 维修时如电脑、网络设备及配件被确认无法修复，其变更 后的配置应重新登记，并由使用人签字认可。 凡擅自开封设备，造成设备损坏者，将予以严肃处理，并照价赔偿。 因工作需要，增购电脑或网络设备，由需要部门将增购原因和电脑配置的大致要求书面 文件名称 编号： CWBG24 作 业 规 范 物资、车辆及电脑网络管理规定 版本： A 修改状态 :0 第 4 页 共 4 页 报告行政人事部，由行政人事部在公司各部门现有设备中予以调配。 无法调配时，经总经理批准后由行政人事部购买，并登记、建帐，由使用人签字领用。 采购 申请表 出车登记表 电脑、网络设备台帐 文件名称 编号： CWBG25 作 业 规 范 行政人事部工作检查考核管理规定 版本： A 修改状态 :0 第 1 页 共 1页 正确检查、评价各项工作是否符合规定要求，使工作过程能够不断地完善和改进。 适用于行政人事部本部门各岗位员工。 行政人事部经理负责对相关人员进行检查指导工作。 行政人事部经理对各岗位的工作检查包括周检及单项检查，每次检查应填写“工作 检查记录表”。 行政人事部经理每周检查各岗位的工作，并及时了解本部门的工作动态。 行政人事部经理进行单项检查时，应将检查中发现的问题及时告知各岗位员工。 检查方法可采用查阅质量记录、提问、观察、向其它部门人员了解情况等方法；检查方法还应包括检查的数量，每次检查应注意对检查内容做循环安排。 单项检查为不定期抽检。 行政人事部经理应每月对行政人事部各岗位员工进行一次评分考核，考核依据为各岗位工作标准，填写《员工工作考核评分表》。 行政人事部应每年对公司员工进行一次平次综合评 分考核，考核依据为员工每月。