[27-005]山东鲁能置业集团有限公司规章制度

[27-005]山东鲁能置业集团有限公司规章制度内容摘要：

签字 : 年 月 日 山东鲁能置业集团有限公司 用 印 申 请 单 编号 部门 经办人 用印事由： 部门意见 : 负责人签字 : 年 月 日 公司领导意见 : 签字 : 年 月 日 山东鲁能集团有限公司档案管理制度（试行） 第一章 总则 第一条 为进一步加强山东鲁能集团有限公司（以下简称集团公司）档案管理工作，提高档案管理水平和工作效率，逐步实现档案管理的规范化、制度化，更好地为集团公司改革发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》及有关办法、规定，结合集团公司实际，制定本制度。 第二条 集团公司档案是指集团公司在项目前期、基建、生产、经营、管理以及对外合作交流活动中形成的，具有保存利用价值 的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。 第三条 档案管理工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是反映集团公司历史真实面貌、维护企业合法权益的一项重要工作，要坚持集中统一、分级管理、真实可靠、完整齐全、便于利用的原则。 第四条 集团公司及所属企业要加强对档案工作的领导和管理，增强全员的档案意识，为档案工作提供必要的条件，保障档案工作的正常开展。 第二章 档案机构及其职责任务 第五条 集团公司及所属公司档案实行分级管理。 集团公司办公室是集团公司档案工作的主管部门，负责 收集、整理、保管和提供利用集团公司层面形成的文书档案、声像档案、电子档案、实物档案，并对集团公司各部门及所属公司档案管理工作进行监督指导。 第六条 各所属公司档案工作由本公司办公室管理，负责本公司各类档案的收集、整理、保管和利用，并对所属项目公司（筹建 处）、运营煤电铝企业档案管理工作进行监督指导。 各项目公司（筹建处）、运营煤电铝企业办公室负责本单位各类档案的收集、整理、保管和利用。 第七条 档案工作的基本任务是：负责收集、整理和保管各种门类和载体的档案，围绕企业中心工作，加强档案信息资源开 发利用，为领导决策和各项业务工作提供参考和依据。 第八条 档案管理工作的主要职责：集团公司办公室作为集团公司层面的文书档案、电子文档、声像档案、实物档案贮存和利用中心，负责宣传和贯彻落实档案工作法律、法规和方针、政策，并结合企业实际制定规章制度；集中集团公司层面形成的文书档案、声像档案、电子档案、实物档案，并进行分类、整理和归档管理；开展档案编辑工作，为各单位提供查找利用；对集团公司各部门及所属公司档案工作进行指导、监督和检查，并对档案管理人员进行业务培训。 第九条 集团公司办公室配备具有一定专 业知识、适应档案工作需要的专（兼）职档案管理人员，负责集团公司档案管理工作。 集团公司各部门、各单位设立专（兼）职档案管理员，负责本部门、本单位文件资料的日常收集工作，并将已办理完毕的各类档案及时移交归档。 第三章 文件材料的形成和归档 第十条 根据国家法律法规和有关规定，制定公司文件材料形成、积累、整理和归档的制度，确保企业各项经营管理工作均有完整、准确、系统的文件材料。 第十一条 在公务活动中形成的集团公司层面文件材料，主办部门必须及时整理移交集团公司办公室集中归档管理。 第十二条 凡 属应归档的文件材料是维护企业合法权益和历史真实面貌的重要依据，任何部门和个人不得将公务活动中形成的档案材料据为己有或拒绝归档，不得伪造和擅自销毁档案。 第十三条 工作人员调离工作岗位时，须将应归档的文件资料等移交给原单位文书或专、兼职档案员，方可离开岗位，不得自行带走或销毁。 第十四条 文件材料归档的基本要求 归档的文件材料必须完整。 归档的文件材料必须准确地反映企业经营管理各项活动的真实内容和历史过程。 归档的文件材料应质地优良、格式统一、手稿字迹工整、图像清晰、签字手 续完备、符合规范和标准等要求。 第十五条 文件材料的归档范围 文书类档案 集团公司层面的文书类档案由集团公司办公室负责整理和归档。 （ 1）集团公司历次股东会、董事会、监事会决议、纪要及相关文件材料； （ 2）集团公司年度、年中工作会议、各类专题会议等重要会议形成的文件材料； （ 3）集团公司历次党委会、总裁办公会、工作例会等会议记录、纪要及相关汇报材料； （ 4）上级管理部门和有关单位制发的需要集团公司贯彻执行或涉及公司业务的来文、来函； （ 5）以集团公司、集团公司党委、集团 公司各部门等名义制发 的正式文电的签发稿、印制稿； （ 6）以集团公司名义制定的工作条例、章程、制度、办法等文件材料的定稿和印本； （ 7）以集团公司名义向上级领导和各级党委、政府及部门的工作汇报等重要材料； （ 8）集团公司与政府及有关单位签订的合同、协议书、会谈纪要及在谈判过程中形成的文件材料、往来传真等； （ 9）集团公司重要公务活动中形成的领导讲话、致辞等文件材料； （ 10）反映集团公司经营管理活动的史志、年报、大事记、重要工作简报等； （ 11）集团公司外事外访、业务考察活动中形成的会 议纪要、考察报告、情况汇报、出国团组任务批件； （ 12）集团公司重大项目从考察论证至签订协议所形成的文件材料； （ 13）集团公司年度财务预决算报表及文字说明； （ 14）经审定的集团公司年度及中长期发展战略、产业规划、经营投资计划及重大改革调整方案等； （ 15）集团公司与各所属公司签订的年度经营承包责任书及年度考核奖惩等文件材料； （ 16）参加全国性、地区性行业会议和上级部门召开会议形成的文件材料； （ 17）所属各业务部门、各企业需要移交集团公司归档的文件材料； （ 18）其他需要归 档的文件材料。 财务类档案 由财务部门负责整理和归档。 (1)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证； (2)会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿； (3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告； (4)其他类：会计核算专业资料、会计档案移交清册、销毁清册。 审计类档案 由审计部门负责整理和归档。 (1)各项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料； (2)各项审计中的审计方案、审计 记录、被审计部门基本情况等材料； (3)各项审计报告、审计整改方案及有关材料； (4)审计部门配合其他部门进行的专案检查的有关材料。 科技、工程类档案 由规划发展部门、子集团公司、项目公司按分级管理的原则，负责整理和归档。 (1)发电企业大修、技改和科技进步等档案资料； (2)投资建设的各类项目前期综合文件，工程初步设计、竣工图、工程管理文件材料及图纸； (3)企业自建工程（包括生产、经营、办公、生活福利建筑）项目前期综合文件，基建工程设计文件，工程竣工文件和竣工图等； (4)工程、物资设备、服务等招投标工作形成的文件资料。 人事类档案 由人力资源管理部门负责整理和归档。 (1)干部、职工档案； (2)调出、调入统计报表、介绍信、报到证等； (3)定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动合同、劳动报表、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。 照片档案 由集团公司办公室负责整理和归档。 (1)反映集团公司主要职能活动和工作成果的照片； (2)集团公司领导视察、出国考察等重大公务活动的照片； (3)记录集团公司重大事件、重大事故的照片 ； (4)与其他载体档案有密切联系的，具有保存价值的照片。 声像、实物档案 由集团公司办公室负责整理和归档。 (1)集团公司领导参加公务活动、外事活动形成的音像材料； (2)集团公司召开的各类重要会议形成的音像材料； (3)反映集团公司重要活动、重大事件的音像材料； (4)集团公司在各项工作中所获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌、奖旗及各类奖励证书； (5)集团公司生产、经营、管理等方面所取得的资质证书，营业执照等各类具有法律效力的证件； (6)对外友好往来的单位赠与公司的具 有纪念意义的物品。 第十六条 归档时间 文书类档案应在次年 1月 30日前，将应归档文件材料移交归档；照片、声像、实物档案，应在活动结束一个月内移交归档。 第十七条 为便于专业化管理和查找利用，人事类、财务类、审计类档案，由职能部门指定专人负责整理归档，并按有关规定立卷和归档保管；科技、工程类档案由业主单位按有关规定立卷归档。 第十八条 集团公司各类档案的形成、积累、整理和归档工作，要列入各项活动的工作计划，列入部门职责范围和有关人员岗位责任制。 第四章 档案管理 第十九条 根 据集团公司实际工作需要，编制档案检索工具，编制档案总目录、档案分类目录和保管单位目录等。 第二十条 档案保管 认真清点、核对、接收各类档案，填写移交目录，办理交接手续。 档案要按分类编号排列，整齐有序，便于查找利用，借用归还的档案、资料要及时准确返回原架位。 用特制的密封盒、胶片页夹和影集存放胶片、照片、磁带等。 定期对库存档案进行清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。 第二十一条 档案库房管理 保存档案要有专门的库房，并 按有关规定和要求做好档案库房管理。 档案库房由专人负责、统一管理，确保库房和档案安全。 需由他人代管时应经主管领导批准。 档案库房要整洁、布局合理实用，严禁在库内吸烟、存放杂物和会客。 无关人员未经允许不得进入库房。 经允许后进入库房人员不得随意翻阅档案、资料。 档案库房应配置适应保存档案的设施，采用先进技术设备保 管档案，做好档案库房的防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等工作，防止档案损坏。 第二十二条 档案鉴定和销毁 按照档案保管期限的规定，凡已到保管期限和超过保管期限的档案，由集团公司分管领导、专业人员和档案管理人员组成鉴定小组，对档案进行鉴定，并写出鉴定报告，提出档案存毁意见。 档案鉴定工作，必须按照公司编制的各类档案保管期限表和上级有关规定进行，保管期限分为永久、长期、短期三个档次。 档案鉴定应从严掌握，凡是介于两种保管期限之间的档案，一律从长。 对失去保存价值的档案，按照有关规定予以销毁。 要严格掌握应销毁的档案，编制销毁清册，提出销毁报告，经集团公司领导审批，由二人以上监销，并在销毁清册上签字。 鉴定工作结束后，将鉴定表、计划、总结、报告、保 管期限以及销毁清册等材料组成卷，归入全宗卷。 第二十三条 档案统计 建立健全档案管理的统计工作，做到准确、可靠。 档案统计范围主要是档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计等。 第二十四条 档案管理现代化是企业管理现代化的重要组成部分。 要以应用计算机为主，包括办公自动化、缩微技术等现代管理手段。 第二十五条 档案更改 凡己归档的案卷原则上不允许修改。 确因原档有误需要更改时，要写出更改报告，并经集团公司分管领导批准后方可更改。 文字、图纸 更改内容较少时，可直接在原件上进行并在更改 处作出标注；更改内容较大时应另制新件。 己更改的案卷，要在每卷备考表中更改内容，更改者签署姓名、职务与日期，以示负责。 第五章 电子档案管理 第二十六条 具有档案保存价值的电子公文、电子文献资料等电子文件，必须归档保护。 电子文件归档后，即形成电子档案。 第二十七条 电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，要采取适当措施维护电子文件的原始性、真实性。 电子文件的制作过程要 责任分明； 建立和执行科学的归档制度； 建立和执行严格的保管制度； 加强对电子文件利用活动的管理； 建立电子文件管理的记录系统； 设立电子文件借阅等级。 第二十八条 电子文件归档的工作程序、内容和要求 电子文件的签署、审批； 收集积累； 编制目录； 整理需归档的电子文件； 鉴定归档的电子文件，确定其档案。