(精品秘书工作手册及公司公文写作技巧及公文格式(带示例)共261页

(精品秘书工作手册及公司公文写作技巧及公文格式(带示例)共261页内容摘要：

M；l 总经理参加的会议开始接收通知回复或改请结束会后材料整理工作跟进反馈总经理参会会前提醒会前协助准备回复邀请部门并准备材料确认时间 判断与总经理业务是否有关 N Y与对方确认后 另行安排 时间冲突 请示总经理 是否参加 N Y 注意：把握前往会议地点出发时间的安排。 （二）外部会面安排l 总经理主持的外部会面接受会面请求 NO 婉拒或该请他人 注意：讲明原因，以 免对方误解 注意：在收到会面请求时，经与部门相关负责人及GM商讨决定， 同时提供背景材料以供GM做出判断Y与对方确认时间、 地点、人员、议程，并落实我方人员、地点拟定meeting agenda, ppt 修改（中英文标准版、及业务回顾） 发会议通知，并落实参会人员会前准备工作 会中服务 会中达成共识的跟踪反馈 结束 注意事项：l 综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室；l 注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；l 会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认；l 根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物；l 在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；l 考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备；l 如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪同人；l 会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜；l 在会前拟制meeting agenda（见模版）l 在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文；初次会面PPT应包括：联想总体情况及业务情况介绍；再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。 l 帮总经理准备名片，并提醒会面时携带；l 提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度；l 提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况； l 会面结束后，代总经理或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；l 总经理参加的外部会面总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。 但应从较专业的角度协助安排。 并关注以下几点：开始征询GM是否参会婉拒并请对方改请接到参会邀请 N Y回复对方参会，并写入日程表关注对方会议组织情况，并适时提出建议在会面前给GM提供背景材料提醒GM参会总经理参会结束注意事项：l 会前为总经理准备详细的背景材料；l 会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间；l 对会中决议，总经理希望详细了解的，及时跟进并反馈；外部会面会议备忘模版 Guest Meeting TableGuest’s Company: AMDGuest’s Name and PositionLegend’s Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond Lee of Asia Sales amp。 MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business DivisionMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. ――― General Manager of Material Management Division of DTBMiss. ――― Manager of Material Management Division of DTBMr. ――― InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 216。 15:0015:05 Introduction 216。 15:0515:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 216。 15:1015:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 216。 15:3015:45 Legend update (Mr. ――) 216。 15:4516:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒体采访 时序总经理总经理秘书品牌市场部Y开始接到采访申请品推安排?整理品推提供的采访提纲NN转交品推处理Y安排总经理采访。 征求总经理意见接受采访结束接受采访。 结束采访前一天采访前一星期提醒总经理着装了解记者需求，为记者提供相关资料Y修改审阅配合品推整理采访问题答案N根据日程进行安排落实品推陪同人员及记者的联系方式NY结束通知总经理收看与记者联系，落实播出或见报时间总经理接受采访检查设备准备电话设备采访结束采访前20分钟提醒总经理出发与品推陪同人联系，再次落实时间检查采访场地Y定车接待记者预定会议室NY电话采访。 采访在公司。 N媒体采访流程说明：接受采访l 联想电脑公司的采访由品牌推广部统一安排，集团采访由企业传讯部统一安排；除此之外的采访需求必须转交品牌推广部处理； 对直接联系的记者要特别礼貌，要向对方说明公司采访规定，请对方理解；应记下记者的联系方式，必要时可帮助对方联系品推接口人；l 从品推得到采访提纲；l 将整理好的采访提纲和背景资料呈送总经理审阅，征求总经理意见；l 对总经理接受的采访可根据日程进行安排，适合安排在一起的采访尽量安排在一起；对总经理不接受的采访经总经理授意后可向品推推荐其他人接受采访，必要时可帮助品推人员进行沟通联络。 采访准备（采访前一周）l 落实品推采访陪同人和记者的联系方式，出现意外情况时可进行联系；l 配合品推帮助总经理整理采访问题的答案，呈送总经理审阅并适时修改；对于常见问题的回答应该有所备份并及时更新；l 了解记者需求并进行准备：对于需要摄像或拍照的采访对光线和电源会有要求，在预定采访场地时应该注意；有些记者会要求得到公司、部门简介或总经理的简历和照片，可事先为记者提供；对公司简介、部门介绍、总经理简历和照片应分别准备电子版和打印版；采访准备（采访前一天）l 帮助总经理准备好采访提纲和问题答案；l 对于需要摄像或拍照的采访注意提醒总经理着装和发型；l 如果是电话采访要向行政后勤部通讯处事先借好电话会议设备；如果采访在公司外进行要事先定车； 如果采访在公司内进行要事先预定会议室，并根据采访需要注意采光电源；采访当天l 采访前20分钟必须与品推陪同人联系，落实采访时间；l 如果是电话采访需要检查会议设备；到采访时间后接入记者打来的电话或帮助总经理拨通记者电话；l 如果采访在公司外应该及时提醒总经理出发；l 如果采访在公司内应该检查采访场地； 如果采访在公司内，记者到后应由秘书先行接待，了解场地是否合适，对方是否需要其它背景资料； 安排停当后请总经理出面接受采访；送记者离开，并了解播出或见报时间；采访结束l 与记者沟通，及时了解播出或见报的确切时间；l 通知总经理收看，或收集采访报纸呈送总经理；必要时可通知公司全体或部门员工收看。 注意事项： 对记者的界面要非常友好。 五、大型活动（一） 陪同总经理参加的大型活动： 部门时序总经理秘书总经理预定车辆安排日程Y征求总经理意见了解活动议程N活动后活动当天活动前一天接受活动邀请结束整理业务资料和名片关注总经理需要，为总经理挡驾带好活动议程、名片等资料提醒总经理应参与哪几项活动开始陪同总经理参加的大型活动流程说明： 接受活动邀请l 得到活动议程，判断重要程度，征询总经理意见；l 对于总经理同意参加的活动事先安排日程； 活动前一天的准备工作l 做好准备工作，如预定车辆等；l 提醒总经理应该参与活动的那几项； 活动当天l 着大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；l 带好活动议程、名片等资料；l 活动中关注总经理的需要，注意保持在总经理的视线内，在必要时为总经理挡驾； 活动后l 整理业务资料和名片。 （二）参与支持的大型活动： 部门时序总经理秘书总经理征求总经理意见总经理审阅Y活动后活动当天活动前三星期接受活动邀请根据总经理授意跟进工作结束根据录音整理讲话稿整理业务资料和名片配合演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等资料参加分工演练N修改协助总经理准备发言稿、PPT、主持词等安排日程NY了解活动议程开始参与支持的大型活动流程说明： 接受活动邀请l 得到活动议程，判断重要程度，征询总经理的意见；l 如果总经理同意参加活动，安排好日程； 活动前三星期l 参加分工会，明确总经理和自己的职责，了解其他人职责，将总经理日程细化落实； 如果讲话稿、PPT是由秘书准备的，要给自己留出修改时间；l 帮助总经理准备PPT、发言稿、主持词等，经总经理审阅后修改定稿；定稿的PPT和发言稿要交给会议组织者；l 参加彩排；对重大活动中需要配合演示的PPT一定要反复演练； 活动当天l 参加外部活动时，秘书应着端庄大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；l 带好如下物品：拷好资料的笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激光笔、激光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等；l 活动中配合演示PPT，做好录音；l 活动中配合接待公司或外部领导，活动期间要保持在总经理的视线之内，在关注自己总经理需求的同时也关注其他总经理的需求；l 在突发紧急情况下不要慌乱，首先要关注自己总经理的需求或部署，可能情况下主动分担会务人员的工作； 活动后l 整理业务资料和名片；l 根据录音整理讲话稿；l 总经理在活动中往往会遇到很多人，引发很多工作管理上的想法，需要秘书参会后跟进落实。