银河地产投资公司综合行政事务管理手册gms文件(编辑修改稿)

银河地产投资公司综合行政事务管理手册gms文件(编辑修改稿)内容摘要：

销售合同时使用，由法人代表或法人代表授权的相关人员负责审批，见《合同评审审批记录》后用印。 4．财务专用章：由财务部签署支票时使用。 5．发票专用章：由财务部对外收取各种款项，提供票据时使用。 6．法人代表专用章：由财务部出具支票时使用；对外签署经济合同时由财务部见《合同评审审批记录》使用。 7．公司项目部印章：由项目经理代表项目部签署现场签证意见或处理权责范围内的零星事务时使用。 8．预决算专用章：由成本合约部签署部门审查意见时使用。 ㈢ 使用印鉴时 ,保管人应对盖印的文书内容、手 续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。 ㈣ 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。 ㈤ 印鉴保管人长期外出时须将印鉴妥善移交，以免贻误工作。 ㈥ 严禁将印鉴带出公司，如特殊情况必须带出公司时，需经总经理批准，双人同行办理。 第七条 处罚规定 未按本制度要求使用、保管印鉴，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。 第八条 本制度由综合办公室负责解释，自发布之日起施行。 GMS 管理体系文件之三 银河投资 —— 行政事务管理手册 １２ 会议管理制度 第一条 为进一步规范公司 内部管理，促进公司内部沟通与信息传递，根据公司实际运作需要，制定本制度。 第二条 会议管理总则 ㈠会议应尽可能精简，能通过正常工作制度、流程处理的问题不通过会议解决，无关的部门与人员一律不参加会议，以保证各业务部门及工作人员有充分的工作时间按照制度与常规办公。 ㈡会议目标要明确，例行会议依例会的要求组织，专题会议一般由会议主持人或组织部门写出提纲，列明要解决的问题、议程、会议拟达到的目标、要求与会人员准备的材料与资料。 ㈢各种会议一般由综合办公室安排联系，根据会议重要程度，对出席人员要提前一天以上发出书面或口头通知 ，以备会议出席者能安排好工作。 ㈣会议中，对需要解决的问题要明确解决的方法、责任人、目标和期限，避免议而不决，不了了之。 第三条 会议分类 公司的会议可以分为总经理办公会、部门联席会议、专题会、员工大会。 第四条 总经理办公会 ㈠总经理办公会通常于每周二上午 9： 00～ 12:00 召开，由总经理主持，公司副总、总监及综合办公室主任等人员参加。 特殊情况，则以综合办公室通知为准。 ㈡会议主要内容为： 1． 汇总、沟通公司各业务层面的工作进展情况； 2． 协调、落实下一阶段工作计划； 3． 审议、决定公司重大事项。 ㈢会议一般不对单项具体问题的处理进 行深入探讨，对会上提出的问题可确定时间组织召开专门会议研究解决。 ㈣会议由综合办公室负责记录并在会后及时整理、发布会议纪要。 ㈤综合办公室负责对已签发的会议纪要进行落实、督办与催办，将会议决定事项的落实结果及时汇报总经理，并在下次总经理办公会上通报。 ㈥综合办公室负责会议记录、会议纪要的存档。 第五条 部门联席会议 ㈠部门联席会议通常于每月 1 号上午 9： 00～ 12:00 召开，由副总经理主持，各部门负责人以上人员参加。 特殊情况，则以综合办公室通知为准。 ㈡会议主要内容为： 1．传达公司有关文件及精神； 2．各部门负责人 汇报本部门上月工作情况、本月工作计划及需提请公司协调解决的问题； 3．由副总经理对各部门的上月工作情况进行讲评，对本月工作计划进行布置和安排； GMS 管理体系文件之三 银河投资 —— 行政事务管理手册 １３ 4． 其他需要解决的问题。 ㈣部门联席会议由综合办公室负责记录及时整理、提交会议纪要。 ㈤各部门经理负责对已确定的内容进行落实、督办，将落实结果及时汇报副总经理，并在下次部门联席会议上通报。 第六条 专题会 ㈠专题会主要是研究解决工作中出现的单一问题。 ㈡专题会议的与会人员包括会议召集人、相关部门、有关人员及特邀人员等。 ㈢专题会会议纪要由会议组织人于会后 1～ 3 日内完成并由主持人 签发，抄送各与会单位、部门备查。 第七条 员工大会 ㈠出席人员：本公司全体员工。 ㈡会议时间：通常每半年召开一次，具体时间以综合办公室通知为准。 ㈢会议主要内容： 1．传达关系到全体员工切身利益的重要事项； 2．传达公司重要决策、有关文件及精神； 3．总结前段时间工作，部署今后工作； 4．表扬先进，鞭策后进； 5．其他应提交员工大会的事项。 ㈣员工大会由总经理主持召开，由综合办公室负责会议的组织、服务、记录。 第八条 会议要求 ㈠出席会议人员于会议前安排好工作，会议期间其他人如无特殊情况，不得进入会场找人、谈事。 如有来访客 人或来访电话，安排适当人员做好接待记录，待会后再通知当事人处理。 如遇急事必须当事人亲自接待时，应先得到会议召集者的允许，由其通知有关人员离开会场，并尽量不影响会议进程与发言，以维护会议正常进行。 ㈡与会者需遵守会场纪律，尊重他人发言，充分阐明自己的观点，关闭手机或调至振动档，以维护会议正常进行。 ㈢各部门会议不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。 第九条 综合办公室负责会议室管理工作。 第十条 本制度由综合办公室负责解释，自发布之日施行。 GMS 管理体系文件之三 银河投资 —— 行政事务管理手册 １４ 工作环境和办公设施管理办法 第一条 目的 为了对工作环境和办公设施进行有效管理，为员工提供基本的办公条件和创造一个良好的工作氛围，制定本办法。 第二条 综合办公室负责公司办公场所工作环境和办公设施的归口管理；各部门负责本部门内工作环境和办公设施维护；各项目部负责本项目内工作环境和办公设施的管理。 第三条 办公设施的安全和维护 ㈠办公室负责公司办公区域内的办公桌、椅子、玻璃隔断、沙发、茶几、文件柜、饮水机、计算机、打印机、复印机、办公电话、投影仪、扫描仪、照明灯具和其他必备的办公用具的有形管理，定期进行检查和维护。 ㈡办公区域内的 各种办公用具是公司工作环境的重要组成部分，员工应爱惜使用和妥善保管，需要维修和更换时，及时通知办公室办理相关手续，不准擅自维修和更换。 ㈢ 各部门应 将本部门范围内的办公用具分配管理，对于共用的办公用具责成 专人 管理；公司内共用的办公用具由办公室负责管理。 ㈣ 办公区域内的各种办公用具的摆放应符合办公室的规划，如部门内部有调整，应提交调整方案和申请表，经办公室批准后实施。 公共区域内办公设施由办公室统一安排调整，否则不得随意移动。 ㈤办公区域内装饰性植物、图画、挂件等可由办公室根据季节变化、实际需要、领导安排等情况进 行统一调整，员工应爱护和珍惜。 第四条 办公条件与环境卫生 ㈠公司努力为员工创造舒适、美观、整洁、卫生的办公条件，满足员工日常办公需求和提高员工的工作满意度。 ㈡各部门须有充分的光线，光线须有适宜的分布，并避免眩目及闪动，各工作场所的窗户及照明器具的透光部分，均须保持清洁。 ㈢各工作场所须保持适当的温度，并根据不同季节予以调节；各工作场所须保持空气流通。 ㈣公司为员工提供清洁的饮用水。 ㈤洗手间及其他卫生设施，必须保持清洁。 ㈥ 垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。 ㈦ 各部门负责安排值日人 员，每天早晨清理本部门办公环境，公司每位员工都应自觉保持办公环境的优雅整洁。 ㈧ 办公室负责监督检查各部门环境卫生保持情况。 第五条 办公秩序 ㈠员工应自觉遵守办公秩序，不得在办公室内高声喧哗、嬉笑打闹、聊天（包括网络聊天）和做与工作无关事情。 GMS 管理体系文件之三 银河投资 —— 行政事务管理手册 １５ ㈡ 禁止在办公室聚餐、吸烟、打牌、下棋、玩游戏（包括网络游戏）。 ㈢ 接、打电话注意文明礼貌，接待来访客人应注重礼节，且尽量不影响他人正常办公，必要时到会议室或单独的房间。 第六条 工作氛围 ㈠ 公司坚持以人为本，尊重员工，努力创造一种和谐、平等、民主、公开的工作氛围。 ㈡ 公司倡导团队精神 和团结协作，鼓励各级员工之间积极配合、主动沟通，充分发挥每位员工的主观能动性和创造性，促进员工个人发展与公司发展相一致，使公司成为员工发展和成长的沃土。 ㈢公司实施有效的竞争和激励机制，让员工有积极参与的机会， 使公司成为员工发展和成长的沃土，员工是公司发展壮大的财富和资本。 第七条 重要办公设施的使用 ㈠ 计算机的使用：执行《计算机及网络管理办法》。 ㈡ 打印机的使用： 1．除特殊岗位的人员需要配备专用打印机外，其他人员均使用网络打印机。 2． 员工在确认需打印文件内容正确无误，打印格式符合要求， 打印机在正常状态，纸张符 合打印要求 后，再执行打印，禁止同样内容重复打印。 ３．在打印过程中，禁止强制关机、插拔打印机电源线和数据线，禁止无人监控打印。 如打印半途终止，应及时查看原因，排除故障，并取消打印命令，重新打印。 4．打印结束后，应登记打印内容和页数，并整理打印机台面，确保整齐和规范。 5．办公室负责每天检查打印机色带、硒鼓或墨盒的使用情况，负责清理废纸和卫生管理，负责监督员工打印工作。 ㈢ 复印机的使用： 1．复印机为公共使用办公设备，由办公室负责日常管理和维护，监督员工复印工作。 2．员工进行复印时，应由办公室专职人员指导 进行，不得擅自开机和复印，重要资料由办公室专职人员亲自复印，确保质量，避免浪费。 3．属公司“秘密”级别的资料和公司制度规定不许复印的文件、资料，严禁擅自复印和携带外出复印。 4．办公室专职管理人员每天应检查一下油墨使用情况和纸张用量，并把复印机设置到节电状态，下班后及时关机。 ㈣ 电话机的使用： 1．公司为方便各部门联系公务均配备了固定电话。 员工不得随意拨打私人电话，紧急情况使用时，应严格控制时间。 2．公司电话均不得开通国际长话，控制开通国内直拨业务的电话数量；接打电话要简洁明了，严禁长时间占用电话。 3．员工应爱惜使用各种电话设备，不准随意拆卸和移位，不准拿着固定电话机走动接打电话。 4．办公室应定期检查和维修电话机，定期消毒，通过查询清单和采取相关措施防范电话费异 GMS 管理体系文件之三 银河投资 —— 行政事务管理手册 １６ 常、通话方异常等情况的发生。 ㈤ 投影仪的使用： 1．投影仪是演示讲稿、幻灯片和其他影像文本的专用设备，供公司各种会议或展示成果时使用，严禁用于娱乐和消遣。 2．综合办公室指定专人负责投影仪的日常管理和维护，负责指导使用者正确接插线路和开启使用。 3．管理人员应定期擦拭镜头和机身，清扫帘幕，保持清洁状态。 4．管理人员应熟练掌握操作规程，严格按照 规程开关设备和调整影像，禁止非专业人士调整镜头和设置。 ㈥传真机的使用： 1．传真机主要是公司对外联系公务时使用，私人事务不得用公司传真机。 2．公司各部门使用传真机收发文件要登记，行政主管负责监督使用情况。 3．传真机一般不得作电话机挂长途电话使用。 因特殊情况需用传真机挂接长途电话时，须经行政主管同意后方可使用，并由管理人员登记。 4．综合办公室设专人负责管理传真机，管理人员应熟悉传真机的操作规程和基本的维护、维修方法。 5．管理人员应每天检查传真机使用状态和传真纸用量，保证有人时人工状态，无人时自动状态 ；需要维修时及时联系专业人员维修。 6．公司员工自觉遵守传真机使用要求，及时登记，接受监督。 ㈦ 空调的使用： 1．各部门办公室由公司统一装配空调机，综合办公室负责根据各部室空间状况，选择适宜容量的空调，报总经理批准后采购。 2．综合办公室应安排空调销售或安装单位现场培训各部室员工，使员工掌握空调的正确操作方法和注意事项；综合办公室根据各种空调说明书整理简明操作流程，张贴在空调附近，部门负责人组织本部门员工学习掌握。 3．各部门员工应遵守空调使用规定，按照正确操作规程操作，爱惜使用，注意维护和检修。 4．空调 出现故障或异常情况，及时通知综合办公室处理，严禁擅自拆卸空调部件。 5．综合办公室负责定期组织检修或清洗空调部件，长时间不用时应断电处理，并用空调防护罩保护。 6．开启空调前应检查电源状态，门窗应及时关闭，空调温度设置合理，不能过高（冬季）或过低（夏季），设置在 22℃ ~25℃为宜。 7．房间内长时间无人时要关闭空调，下班后最后离开的员工检查空调状态，负责关闭空调和切断电源。 8．员工应建立节约用电观念，合理使用空调和各种用电设备。 GMS 管理体系文件之三。