归档文件整理规则20xx

归档文件整理规则20xx内容摘要：

S0002 〔 2011〕 9号 局 馆室司 局 关于进行数字档案室试点工作的批复 [及请示 ] 20200806 9 a）序号：填写归档文件顺序号。 b）档号： c）文号：文件的发文字号。 没有文号的，不用标识。 d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 e）题名：文件标题。 没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“ [ ]”。 f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。 g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。 没有密级的，不用标识。 h 页数：每一件归档文件的页面总数。 文件中有图文的页面为一页。 i）备注：注释文件需说明的情况。 A4纸，横向设置，用软件或者电子表格 归档文件目录需要纸质和电子两种版本。 纸质归档文件目录装订成册。 需要编制封面，归档文件目录封面宜采用与归档文件目录不同颜色的纸张打印。 归档文件目录每年按照分类方案装订成册 目录封面 归档文件目录 全宗号 全宗名称 年度 保管期限 *机构（问题） （ 6）装盒与排架 将归档文件按照顺序装入档案盒，不同年度、保管期限、机构（问题）的归档文件不能装入同一个档案盒 标注档案盒封面、盒脊 编制备考表 上架 档案盒 规格： 310MM长， 220MM宽，盒脊厚度 20MM， 30MM， 40MM， 50MM，也可根据需要特别定制 档案盒用纸：无酸纸 档案盒：封面标注全宗名称 盒脊 档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号等必选项，设置机构（问题）为选择项。 盒号进馆时填写 全宗号 年度 保管期限 *机构（问题） 起止 件号 盒号 编制备考表：盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期 a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 c）整理日期：归档文件整理完成日期。 d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。 排架： 按照分类方案，最好区分永久和定期两个区域，以免进馆后倒架的麻烦。 电子归档文件的整理环节： 组件 —分类 排列 —编号 —编目 —格式转换 — 元数据收集 —归档数据包组织 —存储 归档 电子 文件的整理 组件： 一般情况下， 归档电子文件 以 “件 ”作为电子文件的整理单位。 归档电子文件的组件方式与纸质文件一样。 如发文类的电子文件，一 “件 ”原则上应包含版式文件发文稿纸、版式文件正本和流式文件留痕稿；收文类电子文件原则上应包含版式文件收文处理单和版式文件正本。 归档电子文件的元数据一般保存在档案管理系统的数据库中，不会作为一个单独的文档与电子文件内容保存在一起。 归档电子文件的件内排列顺序与纸质文件一致， 如发文类文件按照 版式文件正本、 版式文件发文稿纸和流式文件留痕稿顺序排列等。 分类： 在国家标准 《 电子文件管理系统通用功能要求 》 （ GB/T 291942020）中指出电子文件管理系统应“支持机构建立和维护符合自身实际的分类方案”。 电子文件分类方案一般应设置在机关办公系统中，通过计算机和文件办理人员的协同方式，对电子文件进行自动（半自动）分类，实现在电子文件办理时期，即可对电子文件进行价值判断，明确电子文件的 承办机构、 归档年度和保管期限。 排列、编号与命名 电子文件的 排列与纸质文件一样，一般按照时间先后就可以。 编号与命名：  编号就是编制电子文件的档号。 档号应能唯一标识。