秘书处职能手册(完整版)

秘书处职能手册(完整版)内容摘要：

件归档 ：归档的文件材料必须按年度立卷，事业部内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，均按本办法规定，分别立卷归档。 包括： （ 1）会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言 、会议简报、会议纪要等。 （ 2）董事会关于事业部的决定、决议、指示、命令等文件材料。 （ 3）事业部对外的正式发文及与其他事业部或政府来往的文书。 （ 4）事业部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表及简报。 （ 5）事业部与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 （ 6）事业部负责人任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 （ 7）事业部职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 （ 8）事业部的历史沿革、大事记及反映事业部重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 ：文件 按内容整理后，分为两类保管：一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文件。 全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在文件保存簿上做好登记，归档保存。 按文书类别不同，保存年限不同。 9 秘书处工作手册 （ 1）凡属于规则、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人事劳资文书等归于永久保存文书。 （ 2）类似永久保存文件性质，没有必要永久保存的文书，如合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等，可 保存十年。 （ 3）保存期从编辑之日起计算，次重要且没有必要保存十年的文书，可保存五年。 ：借阅或复制有关文件 ,须填写《文件借阅复制申请表》，行政副总或总经理签批后方可借阅或复制，须在借出当日 17 时前归还。 ：填写《文件作废审批表》、《文件销毁申请表》对所有失效文件进行登记备案，经行政副总或总经理审批后进行销毁。 销毁须由两人以上共同执行并签字。 第九条 本《办法》解释权归属人和商业控股有限公司经营管理事业部秘书处所有。 如与事业部其他制度相抵触，以其他制度为准。 10 秘书处工作手册 第三节 报告管理办法 第一条 目的：提升经营管理事业部内控管理水平，强化管理沟通意识，增强工作计划有效性，为经营管理事业部领导决策提供及时、准确依据。 第二条 适用范围：人和商业控股有限公司经营管理事业部各项目公司及部门。 第三条 定义：本办法中报告包括经营管理事业部下属各运营、营销、市场开发团队以及人力资源、行政办、品牌管理中心等各职能部门负责人，定期或实时向事业部总经理进行述职报告的行为；各事业部或项目经营团队之间需协同或通报事项；经营管理事业部向董事会进行的工作汇报行为等。 第四条 报告分类 主要包括例行报告、专项报告和其他报告三种。 ：根据本办法要求在规定时间内必须上报的计划、总结等资料，包括月报（月工作计划、总结）、季报（季度工作计划、总结）和年度报告（年度工作计划、总结）三种（详见附表）； ：针对某项具体工作或按总经理要求临时上交的报告，包括主动报告（即事件报告，符合以下标准，可按此类上报：给事业部整体运营带来重大影响的行为或事件；阻碍某一项目营销或运营正常有序开展的行为或事件；危及或影响到事业部财产、员工人身安全的 行为或事件；可能损害到事业部正常经营或利益的自然灾害，如地震、水灾、台风等不可抗力因素）、复命报告（针对总经理临时问询提交的报告）等； ：工作简报、口头报告等。 第五条 报告形式 主要有纸质文件、电子版本等形式。 纸质文件指参照本办法附件范本制定并打印出的报告；电子版本即存储于某种存储设备中未打印出的报告；当出现紧急情况不便以上述形式上报时，也可使用口头、短信、电话等形式。 第六条 报告标准：报告应全面体现报告人、报告对象、报告事项、计划完成时限、完成标准、实际完成情况及未完成原因等因素。 第七条 与董事会沟通 ，事业部向董事会提交每月一次的例行工作汇报； 、下一阶段工作重点等，主要围绕市场开发、项目营 11 秘书处工作手册 销与运营等方面工作进行综述； ，经事业部总经理审批通过，上报公司并收取回执； ，秘书处收取批示并呈报事业部总经理批阅，督办各部门执行指示情况，并及时将结果反馈给总经理。 第八条 事业部间沟通 指与其他各事业部以及各项目团队之间的工作交流、协 调与信息共享。 主要沟通方式有简报和工作协调函等 ,通过纸质文件和电子版本两种形式发行。 、教训； 、支持或协调时，按本办法范本制定并发送的函。 第九条 事业部内部沟通 事业部内部沟通是指事业部与下属部门及部门之间的沟通，主要有例行报告、专项报告及简报三种形式。 ：各部门须在每周一 12 时前上交周工作计划、总结；每月第三个工作日 12 时之前上交月工作计划、总结；每季度初 五个工作日内上交季工作计划； 6 月 25 日前上交年中工作总结（表格、书面）； 12 月 25 日前上交年度工作总结（表格、书面）。 报告须及时交至秘书处，如有特殊情况不能及时上交，应提前三个工作日知会秘书处负责人，并填写《报告延迟说明表》报总经理。 ：要求各部门根据具体工作实际及时反映问题，便于总经理对工作进展情况实时把握，并做出准确决策。 根据主动与复命两种报告类型，流程不同。 （ 1）主动报告：秘书处接收后对报告进行审核分类后呈送总经理，如有批复及时传达给上报部门。 （ 2）复命报告：秘书处传达总经理问询 至相关部门负责人，临近报告前给予提醒，及时接收报告并呈送总经理，如有批复及时传达。 （ 3）简报：部门简报由部门负责人指定专人结合部门工作进展制定，每季度一期，力求增强简报编写部门凝聚力、荣誉感，激发事业部其他部门创造力，形成争优创先的良性循环。 部门委派专人制作交由秘书处审核，经秘书处主任审批，印制后于事业部内部发行，如有必要传阅后归档。 12 秘书处工作手册 第四节 会议管理办法 第一条 目的：为规范事业部各项会议及培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议 时间、提高会议质量，特制定本办法。 第二条 适用范围：人和商业控股有限公司经营管理事业部各项目公司及部门。 第三条 会议形式：见面会议、视频会议、电话会议等。 第四条 会议安排：事业部会议分为总经理办公会议、部门会议、专项会议、事业部年度大会及其他临时性会议等。 由总经理主持，事业部高管参加，围绕重大事件及决策展开，全面掌控事业部发展目标及管理动向。 秘书处负责人列席会议并负责会议纪要的整理和分发（会议安排详见附表）。 事业部所属各职能部门负责人组织召开的会议，包括 日、周、月例会。 会后形成会议纪要， 1 个工作日内将会议纪要备份呈报至秘书处存档备案。 事业部总经理确定会议主题及参加会议人员，秘书处下发会议通知，指定召开时间、地点、会议主题，并在会后形成会议纪要，跟进督办。 总结全年工作情况，布署工作任务，表彰奖励先进部门及个人。 此项会议由秘书处具体组织实施，并制发会议简报。 、凡涉及到多个部门负责人参加的会议或由于工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前 12 天将总经理批准后的会议通知单报秘书处，由秘书处进行统一 安排。 第五条 会议管理 1．秘书处负责会议计划管理，各类会议经事业部领导批准后到秘书处登记备案，秘书处每周、月编排会议安排表； 2．凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前 2 天报总经理审批并报秘书处调整会议计划，未经秘书处调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。 3．各部门工作例会必须服从事业部的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。 4．会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可 请假、迟到或缺席，。