会议展览策划流程及注意事项

会议展览策划流程及注意事项内容摘要：

求。 各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。 (十一 ) 展台人员训练 为了保证良好的展出效率和效果，在配备展台人员之后，必须对他们进行培训。 不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接 受培训。 培训的目的是使展台人员了解展出目的，掌握展台工作技巧，培养合作及集体精神。 如果条件许可就安排比较正规的培训，至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。 培训工作可以在选定展台人员后即着手进行。 比较正规的培训形式包括筹备会或培训班，时间可以是半天至两天，但地点要专门安排。 要尽量使用教学辅助工具，比如投影仪、讲义等。 培训方法要尽量正规，越正规，越显示组织者的重视，培训效果也就越好。 若有主要负责人参加展览，也应参加训练，这对提高训练效果有利。 培训内容要有系统，培训材料要编印成套。 欧美一些国家的展览行 业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门的展览培训，有专门的展台工作培训教材、录像带等，可以购买参考使用。 培训教材应该标明秘密程度，培训内容和步骤可以分为三部分： 1. 情况介绍：包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。 情况介绍的目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。 首先相互自我介绍，培训者和接受培训者自我介绍，不仅要介绍姓名、工作，还要介绍在展览方面的知识和经验。 展出介绍，包括展览会和展台情况。 展览会情况，包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置 等，展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。 展出活动介绍，包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等，并对展台人员提出相应的工作要求。 展品介绍，要详细介绍每一项展品，其性能、数据、用法、用途等。 市场介绍，包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。 2. 工作安排：向展台人员布置展台工作，并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的；布置展台工作，包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等，进 行分工，提出要求；管理安排，包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等；行政安排，包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。 展出主要是为了成交，展台工作准备就是围绕此开展，包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。 3. 技术训练 :主要训练展台的接待和推销技巧。 展台工作与其他环境下的工作有所不同，即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。 可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。 另外，如果可能，要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。 (十二 ) 秩序维护 对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。 小型会议（特别是企业或者）的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。 大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安；展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。 展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。 有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证 技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。 控制的手段有带条形码的参展证（需配备读码机）、或者磁卡式代表证。 为同时满足展商信息最大化的需求，现在国外开始引入电子名片管理。 资料快速收集利器 ——电子名片 传统的展会上，少不了的是满天飞的名片，参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。 想取代这些繁琐，可以使用电子名片。 所谓电子名片，通常用磁卡或带条形码的材料制作 ——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。 在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性 质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。 同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。 参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。 买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。 参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。 尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展商只需付出较低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。 如果每个参展商及买家都 使用电子名片，展览会甚至可以像地下铁路入口那。