销货及收款循环内控制度

销货及收款循环内控制度内容摘要：

412105 名称 信用管理作业 版本 发行版 附件 一 信用管理作业流程 客戶資料調查 授信額度申請 審戶徵信調查 審核 退回業務處理 授信額度設定 出貨授信查核 授信超限處理 呈報簽核 審核 業務接受 訂單 銷售及收款循環內控制度 16/35 台湾华杰股份有限公司 文号 412106 名称 发货运送作业 版本 发行版 附件 内 容 依据资料及使用窗体 一、 目的： 为确保本公司各客户之订单均能依订单、合约规定、如期出货运交客户，避免延迟交货损失及公司商誉与客户关系，特订立本作业程序。 二、 范围： 自客户订单出货日期追踪确认、销货凭证之建立打印、以至于货物运交客户签收确认等，均属本作业范围。 三、 职掌： (一 )业务单位：负责客户订单交期之控制、相关销货凭证之建立与打印、各项与销货有关凭证之汇总等。 (二 )生管单位：出货日期之确认 、出货通知单之签核。 (三 )采购单位：采购品进货日期之确认。 (四 )品保单位：品质检验与入库作业之执行。 (五 )物料单位：产品入库及出货之确认，负责备货、将货物运交客户，以及取回签收凭证。 (六 )财务单位：负责各项与销货有关之会计帐务处理。 四、 作业程序： (一 )业务单位应与生管单位确认是否可按时出货。 (二 )倘若有无法如期出货情形，生管单位应追踪进度，并于通知相关权责人员后作适当之处置。 (三 )原料、物料、半成品及商品： 确认可如期出货后，再分别依内、外销按相关作业程序办理： ： (1)生管单位开立之「出货通知单」经权责人员签核后，「出货通知单」二联 转交物料单位安排出货事宜。 (2)物料单位开立「送货单」 (或「样品送货单」、「其它销货单」、「送货单 PAC」 )并备货。 另确认产品、数量等内容与「出货通知单」、「送货单」 (或「样品送货单」、「其它销货单」、「送货单 PAC」 )内容一致后，将「出货通知单」一联及「送货单」 (或「样品送货单」、「其它销货单」、「送货单 PAC」 )三联由物料单位转交业务单位。 (一 )作业依据： 1. 会计制度： 柒、各种会计事务处理程序 －第一章、财务出纳会计收支处理程序 －第二章、销货收入会计处理程序。 2. 合约审查管理办法。 3. 物品包装及装运出货管理办法。 (二 )使用窗体： 1. 出货通知单 2. 送货单 3. 样品送货单 4. 苏州送货单 5. 其它销货单 6. 送货单 PAC 7. Packing List 8. Invoice 9. 采购订单 銷售及收款循環內控制度 17/35 (3)业务单位由「出货通知单」、「送货单」 (或「样品送货单」、「其它销货单」、「送货单PAC」 )资料开立销货发票后，将「送货单」及销货发票转交物料单位安排出货。 (4)物料单位则连 系货运单位并根据出货状况将「送货单」、销货发票交给客户及财务单位。 ： (1)生管单位开立之「出货通知单」经权责主管人员签核后，「出货通知单」二联转交物料单位安排出货事宜。 另将一联「出货通知单」交出口船务人员，制作正式之「 Packing List」及「 Invoice」。 (2)物料单位开立「送货单」 (或「样品送货单」、「其它销货单」、「送货单 PAC」 )并备货。 另确认产品、数量等内容与「出货通知单」、「送货单」 (或「样品送货单」、「其它销货单」、「送货单 PAC」 )内容一致后，将「出货通知单」一联及「送货单 (或「样品送 货单」、「其它销货单」、「送货单 PAC」 )」三联由物料单位转交业务单位。 (3)生管单位则通知出口船务人员，由其安排相关出货事宜，并配合报关行等机构办理出口报关手续，将货物送交客户指定之对象及向业务单位确认「 Packing List」及「 Invoice」之正确性。 再由出口船务人员将相关单据给各相关部门。 (4)物料单位则根据出货状况将「送货单」 (或「样品送货单」、「其它销货单」、「送货单PAC」 )、「 Packing List」及「 Invoice」等相关资料交给客户及财务单位。 ： 生管单位通知出货仓之物料人员 出货，经发货仓之人员回寄 Ivoice、 Packing List 等，确认已出货后，由生管人员开立「苏州送货单」。 五、 控制重点： (一 ) 受订交货应查询交期，必须准时交货；如有逾期，应检讨逾期未交原因并提出改善对策。 (二 ) 生管单位对于「采购订单」之交货日期，如无法于预定完成日期完成时，必须及时反应业务单位处理。 (三 ) 送货单应由计算机自动编号并列有客户名称、品号、数量及出货日期。 銷售及收款循環內控制度 18/35 (四 ) 交货之种类与数量应与「送货单」 (或「样品送货单」、「苏州送货单」、「其它销货单」、「送货单PAC」 )及发票上、 Invoice、 Packing List 之内容一致。 (五 ) 货品打包时，包装应符合订单要求，抬头等应填写清楚。 (六 ) 货物装运时应注意物品包装之完整与牢固。 銷售及收款循環內控制度 19/35 出貨通知單 送貨單 否 出貨通知單 送貨單 Invoice Packing List Invoice Packing List 是 出貨通知單 送貨單 Invoice Packing List 否 是 台湾华杰股份 有限公司 文号 412106 名称 发货运送作业 版本 发行版 附件 一 发货运送作业流程－外销 会计单位 Shipping 业务单位 生管单位 物料单位 报关行 訂單處理作業 客戶交期管理 採購訂單管理 /進度追蹤 出貨通知單 權責主管核准 出貨通知單 銷貨單建立系統 權責主管核准 製作報關文件 安排船期或班機 備貨並送交客戶指定對象 報驗放行 應收帳款作業 收 取出口文件 押匯文件經權責主管審核無誤後轉送銀行押匯 應收帳款作業 押匯 將提單、 invoice及 packing list 寄交客戶 銷售及收款循環內控制度 20/35 出貨單通知單 送貨單 否 是 發票 出貨單通佑單 送貨單 否 發票 送貨單 發票副聯 送貨單 是 台湾华杰股份有限公司 文号 412106 名称 发货运送作业 版本 发行版 附件 二 发货运送作业流程－内销 会计单位 业务单位 生管单位 物料单位 货运 公司 訂單處理作業 客戶交期管理 採購訂單管理 /進度追蹤 出貨通知單 權責主管核准 出貨通知單 銷貨單 建立系統 權責主管核准 發票 建立系統 權責主管核准 出貨 出貨並簽收 應收帳款作業 銷售及收款循環內控制度 21/35 台湾华杰股份有限公司 文号 412107 名称 客诉处理作业 版本 发行版 附件 内 容 依据资料及使用窗体 一、 目的： 为确保客户能依订单、合约规定，并对客诉事件能以适切及有效的方式处理，增加客户对本公司的信心，并提升客户服务满意程度，特订定本作业程序。 二、 范围： 凡本公司所有之产品引发客户抱怨之客诉事件均适用之。 三、 职掌： (一 )业务单位：为客诉事件之处理窗口。 (二 )品保单位：确认产品不良点、责任归属之判定，及矫正措施之追踪。 (三 )相关权责单位：负责订定防止不良再发生的对策并执行。 四、 作业程序： (一 ) 本公司有关客户抱怨之处理，原则上由业务单位直接面对客户，必要时方由其它相关单位与客户连络。 (二 ) 凡本公司各部门单位收到客户抱怨时 (如电话、传真、书信、电子邮件、 … 等 )，应将此讯息转至业务单位。 业务单位应主动了解事件发生状况，并要求客户提供有关信息或寄回样品，以供相关单位分析对应。 (三 ) 客户抱怨事件发生时，业务单位应即填写「客户抱怨处理单」，并 将「客户抱怨处理单」转送品保单位，由品保单位判定责任归属及不良原因，业务单位并填写「客户抱怨一览表」。 倘若判定结果非本公司之责任时，业务单位应即刻将结果通知客户。 (四 ) 品保单位并应就品质异常原因调查分析结果，并就处置内容结果，由责任单位出品质异常改善提案报告；如责任单位未明时，应由品保单位召集相关单位，决议责任单位。 (五 ) 客诉事件如需提出书面改善对策报告回复客户时，应由品保单位统一汇总，交由业务单位回复客户。 (六 ) 「客户抱怨处理单」由业务单位回复客户并请客户确认。 处理期间以一个礼拜为原则。 (一 )作业依据： 1. 会计制度： 柒、各种会计事务处理程序－第二章、销货收入会计处理程序。 2. 客户抱怨处理办法 (二 )使用窗体： 銷售及收款循環內控制度 22/35 (七 ) 若客户不同意处理方式，应由相 关单位再议处理。