精选电子公文文档一体化业务流程管理规范

精选电子公文文档一体化业务流程管理规范内容摘要：

件、文件格式、文件大小、页数等 15项。 可选元数据应包括：分类号、主题词或关键词、内容描述、附件信息、归档时间、主送者、抄送者、语种、行文依据、相关信息、电子公文类别代码、信息系统描述、操作环境描述，阅读软件描述、数字签名描述等 15项。 归档元数据的具体要求和用法 可参照《电子公文形成系统归档元数据元素定义及描述》（见附录 A）。 电子公文归档元数据 XML 表述形式及数据 结构 要求 电子公文归档元数据结构应简洁明了，具有可操作性， 电子公文形成单位应在归档环节采用有利于 数字档案 信息 长期保 存 和可存取 的数据结构进行存储与交换，可 集中下载到 能够脱机保存的载体上，向档案部门移交。 电子公文归档元数据 XML 表述形式及数据 结构 要求可参照《基于 XML 电子公文归档数据结构规范》。 8 归档电子公文 移交的基本要求 归档电子公文在完成有关档案著录、整理、鉴定、保管等工作之后，应在一定的时间内或即时向档案馆（电子文件中心）移交。 ?? 向档案馆移交的 归档电子公文 应是文书处理过程中产生的最后核定归档的定稿。 ?? 移交的 归档电子公文 应包括说明公文形成的背景信息和元数据，以及电子公文 修改办理过程的记录信息。 ?? 移交档案馆的电子 公 文格式应符合规定的公文格式要求，专用软件产生的电子公文应转换为规定的格式；不能转换的应将相关软件随同公文一同移交进馆。 ?? 对于加密的 归档电子公文 ，应解密后再行移交。 ?? 移交进馆的 归档 电子公文 应按照 DA/T 22 的 要求，经过系统整理、鉴定和编目。 归档电子公文移交内容符合本标准要求。 所有移交数据应能脱离原系统运行、具有符合本规范数据结构（附件 2）和数据格式。 归档电子公文移交数据格式 10 对于各种不同类型的归档电子公文，其公文存储格式均应尽量采用 XML、 PDF、 CEB、 SEP、TIFF、 JPEG、 TXT、 RTF、 DOC、 WPS中的一种，同时要保持该格式的阅读器。 如果不采用上述格式，收集时应进行转换，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 归档电子公文移交元数据要求 档案室向档案馆移交的归档电子 公文元数据， 应能够全面描述电子文件生命周期全过程所涉及的全部元数据。 移交元数据应包括必备元数据和可选元数据，其中必备元数据应包括：电子文档号、文件标题、责任者、保管期限、文件编号、日期、文种、签发人、归档机构、密级、保密期限、过程文件、文件格式、文件大小、页数、全宗名称等 16 项。 可选元数据应包括：分类号、主题词或关键词、内容描述、附件信息、归档时间、主送者、抄送者、语种、行文依据、相关信息、电子公文类别代码、信息系统描述、操作环境描述、阅读软件描述 、 数字签名描述、 维护史志、实体存放位置、载体类型、载体编号等 19 项。 移交元数据的具体要求和用法 可参照《档案室向档案馆移交归档电子公文元数据定义及描述》（见附录 B）。 归档电子公文移交数据 XML 表述形式及数据 结构格式 要求 归档电子公文移交数据结构 应简洁明了，具有可操作性。 归档 电子公文保管单位应在移交环节采用有利于 数字档案 信息 长期保 存 和可存取 的数据结构进行移交，可通过在线或离线方式 ，向 同级 档案 馆 移交。 归档电子公文移交数据 XML表述形式及数据 结构格式 要求可参照《基于 XML归档电子公文移交数据结构规范》。 9 电子公文日志和留痕信 息归档要求 电子公文日志和留痕信息应做到真实、准确，所采用的相关技术应是经过各方面实践认可、成熟稳定的技术。 对于电子公文留痕信息的保留有两种类型，一种为保留电子公文的具体修改内容，即修改内容留痕。 另一种为保留修改痕迹，即为留真信息。 电子公文日志文件归档要求 电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的保存日志，随时自动记录电子公文的办理结点及办理过程的信息留痕，以保证归档电子公文的真实性。 至少保留具体的公文流程结点、操作者、操作时间及其它相关内容并将其存储在日志文件中。 归档时，电子公文日 志文件名为：日志文件 .XML，并拷贝至耐久性好的载体上与存储在可长期保存的载体上。 电子公文日志文件归档时 ,显现效果如下： 文件 名 序号 公文流程结点 操作者 操作 时间 版本标记 ? 11 ? 文件 名 将要产生或刚接收的电子 公文 标题。 ? 公文流程结点 电子公文 流转过程 的一个活动阶段。 各 单位生成的电子公文其 流转过程 一般有：起草、改稿、审稿、定稿、 归档 等几个活动阶段，其中起草、定稿、 归档 只能出现一次，其余不限。 ? 操作 者 系统认可、允许在该电子公文生命期内各阶段进行工作的人员 中文 名单。 ? 操作 时间 由系统自动记载工作人员结束本程序工作的时间，包括年、月、日、时、分 、秒。 ? 版本标记 指记录 工作人员在本 节点操作内容的公文版本，如草稿、第 n次修改稿、送审稿、定稿等。 电子公文留痕信息归档要求 电子公文内容留痕 对于修改内容留痕要求不仅能保留历次修改的版本，而且各版本之间还要在同一界面下有明显标志标出修改之前和修改之后的内容。 电子公文留真信息 电子公文留真信息主要记录并保留在文件修改或承办过程中的修改、审批、签发意见及手迹，并与电子公文长期保存。 修改环节 审核环节 发送环节形成正式v 电子公文内容留痕 起草环节 草稿 修改稿 审核稿 签发稿 正本 签发 环节 电子公文主要修改过程 电子公文留真信息 12 附录 A （规范性附录） 电子公文形成系统归档元数据元素定义及描述 必备元数据 电子文档号 名称 电子文档号 定义 由系统产生的唯一的电子公文标识符。 必备性 必备 可重复性 NO 数据类型 字符型 指定值 缺省值 不能为空值 著录信息源 来源于产生、处理电子公文的原始信息系统和档案管理系统。 著录细则 电子文档号编码规则：全宗号 +保管期限代码 +年度 +归档机构代码 +件号（流水号），其中全宗号、年度由系统自动或通过选择确定，保管期限代码根据保管期限的短期、长期、永久分别表示为 D、 C、 Y；归档机构代码根据归档机构的编码规则产生，根据文件形成部门机构编码方案，可形成归档机构代码。 将全宗内归档机构代码表嵌入产生、处理电子公文的原始信息系统，在文件生成时由计算机自动匹配或者由用户选择归档机构代码。 可以是四位的阿拉伯数字或字母，如 1234 或 ABCD，禁止用汉字标注。 件号则在确定的编码规则下统一编制，由系统自动生成。 注释 电子文档号在系统中具有唯一性。 文件标题 名称 文件标题（题名） 定义 由创建者给予电子公文的正式公开名称，一般可以表达文件的主题。 必备性 必备 可重 复性 NO 数据类型 字符型 指定值 缺省值 不能为空值 著录信息源 来源于产生、处理电子公文的原始信息系统。 著录细则 在文书处理过程中由创建者或处理人员手工著录。 注释 责任者 名称 责任者 定义 对电子公文负有法律责任的文件主要创建者名称。 必备性 必备 可重复性 YES 数据类型 字符型 指定值 13 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理电子公文的原始信息系统。 著录细则 发文：电子公文主要创建者往往指本单位，可以由系统自动生成。 收文：需要在文书处 理过程中由创建者或处理人员手工著录。 注释 责任者往往指文件的形成单位。 保管期限 名称 保管期限。 定义 经鉴定后确认的电子公文保管期限。 必备性 必备 可重复性 NO 数据类型 字符型 指定值 短期、长期、永久 缺省值 著录信息源 在文书处理过程中需要初次鉴定，在捕获处理、保管处置过程中都需要进行鉴定，确认保管期限。 著录细则 注释 指定值如国家有新规定，依规定执行。 文件编号 名称 文件编号 定义 文件制作或者批准、颁布、立案时的编号 必备性 必备 可重复性 NO 数据类型 字符型 指定值 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理电子公文的原始信息系统。 著录细则 文件编号由产生、处理电子公文的原始信息系统自动生成。 注释 一般发文为发文编号，其他遵照有关系统的系列编号。 日期 名称 日期 定义 与电子公文相关的日期描述。 必备性 必备 可重复性 NO 数据类型 日期型 指定值 时间项用 8 位阿拉伯数字表示，第 14 位数表示年，第 56 位数表示月，第78 位数表示日。 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理 电子公文的原始信息系统。 著录细则 注释 一般为文件形成的日期。 文种 14 名称 文种 定义 指文件种类的名称，如命令（令）、议案、决定、指示、公告（通告）、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 必备性 必备 可重复性 NO 数据类型 字符型 指定值 命令（令）、议案、决定、指示、公告（通告）、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理电子公文的原始信息系统。 著录细则 文种由文书处理人员在创建文件时选择生成。 注释 签发人 名称 签发人 定义 指以本机关名义发出的文稿，经最后审定。