用演示说话（员工培训－营销、销售、客服）

用演示说话（员工培训－营销、销售、客服）内容摘要：

用演示说话（员工培训－营销、销售、客服） 导言 被要求去作演示 O 已经被要求去作一次商务演示。 我之所以强调你被要求 ，是因为，对于我们大多数来说，我们肯定不会自愿这样。 “你去说服当地的市政委员会，我们应该在他们的后院设置垃圾收集处。 ” “你去劝说公司创始人关闭两个工厂并解雇2000个雇员。 ” 你会主动要求完成这样的工作吗。 我肯定不会。 为什么要去争辩呢。 你知道，最终还的你去完成。 这是我为什么写这本书的原因。 此书的市里以及一些观点，都来自于我设计和表述的许多演示，以及我所帮助修改演示达35年之久的麦肯锡公司的朋友、同事们的经验。 但是这并不是说这本书可以作为教材，从中你可以学习设计并表达，总之，你不是可以看着手册就学会骑自行车的，唯一的办法就是骑在车上，摔下来再骑上去，再摔下去再上来，最后你就学会骑车了。 做演示也是如此。 这本书所能帮你的是指出了该如何演示；而你必须踩着踏板才能学会骑车。 如果你的时间只有两分钟，请务必注意下面的听众的权利。 不管什么时候，当你准备演示的时候，你可能都想重温它的内容。 享受骑车的乐趣吧。 听众的权利 F 面是我从世界各地的同事那里得到的实例，在你今后做演示时也许能帮助你。 关于目的 知晓在演示结束之后你想让我做什么或者想什么的权利。 了解我参加演示原因的权利。 在花费参加演示所用时间后获得回报的权利。 关于尊重 贡献成功，并分享成果的权利。 给予思考时间而不是马上做出决定的权利。 当你不能回答问题时，要求你保持诚实的权利。 当演示构想不周时，听众用脚投票并走出去的权利。 关于时间 提前知道演示会占用多长时间的权利。 让演示准时开始和结束的权利。 偶尔中断的权利，而且这样也并不是仅仅出于生理的考虑。 关于内容 了解我将要听什么、演示怎样进行的权利。 了解争论什么内容的权利、你所持的观点的理由以及支持这些理由的事实的权利。 首先得到重要信息的权利。 出人意料的结局只在欧亨利的小说中才允许。 关于视觉 不管我坐在哪个位置，都能不借助于小型望远镜就能看清楚每个字的权利。 要求对于复杂图表解释的权利。 关于灵活性 当我要提问时，在任何时候都可以提问并且得到回答的权利，而不是以后我在后面提到的敷衍推脱。 停下来进行讨论、帮助小组达成共识的权利。 关于表达演示 坐在最后面也能听清楚你说什么的权利。 全神贯注于你的演示，而不是被你粗野的手势所干扰的权利。 享受你的幽默感的权利。 关于结束 明确已经达成何种一致以及以后将会发生什么事情的权利。 离开时感觉自己完成了某些有意义的事情的权利。 明确情势 于商业演说最明确的定义，来自我的朋友。 他说：“演示就是说服。 ”你希望： 说服市政委员会把垃圾收集处设在他们的后院。 说服公司关闭两个工厂。 现在，放松一下，把这一切大量的数据、表格、图表都放在一边。 给自己大约15分钟的时间来思考和记录你所面对的情势（扪心自问，这次的演示有什么独特之处，与你上星期做的有什么不同之处，有你下星期做的又有什么不同之处。 下面是你必须回答的问题： 你为什么做这个演示。 你想说服谁。 演示要用多长时间。 选择哪一种最好的媒介。 下文中，我们将分别详细介绍。 你为什么做这个演示。 你进行演示时，告诉你的观众一个理由，他们为什么要耐着性子听完你的演示。 让他们感觉到你的演示绝对必要：你的行为需求取得他们的认同。 否则你就进行不下去。 你必须征得他们的同意，以推进一项工作的开展。 你也需要他们的见识、在组织中的地位、相关经验等等，否则你就陷入困境。 所有这些都能界定你的目的。 实际上，一个好的定义就是用一句话来记录你想要观众听了之后想做什么或者想什么。 这一任务有几个副标题： 1 将之界定为一句话。 如果超过一句话，说明你对你的目的不清楚。 2 确信目的的可行性。 例如要求观众当场作出一个新产品投入数百万的决定是不切实际的。 3 确保演示起作用。 业务术语是：你想要观众干什么。 每一个演示都是为了给观众某些信息，并且让他们理解。 问题是你想让你的观众在知道你提供的信息之后干什么，越具体越好。 例如： 你想让市政委员会同意签署在新地点建立垃圾收集处的合法化的法令。 一个定义清晰的目的具有巨大的价值。 这一目的可以帮助你确定是否需要进行一场演示。 在你演示之前，你要确信能使所有的观众在同一时间听取同样的信息、能够回答他们所有的问题、给予他们机会来交换意见、 并能决定他们需要干什么。 这是达到你目的的最好办法。 它能帮助听众集中精神和注意力。 它能帮助你从考虑我要观众听什么和看什么转移到为了达到这一目的，我的观众需要听什么和看什么。 设计和演示时毫无目的就像定型时不用模子。 目的能提醒你，在特定的时间÷对于特定的听众，你想做到什么。 在你决定演示包括哪些内容以及如何表述内容之前，用一句话写下你的目的。 你想要说服谁 O O 下面时有经验的演示者就了解听众的重要性说的话： 在设计一次演示时，心里不知道演示的对象使谁，就好像写情书时不知道发给谁一样。 肯翰墨 T&不分析我的听众，我分析听众中的每一个人。 贝伦 麦肯锡公司 分析你的听众不仅仅指能够认识你的听众。 当然，你想要知道听众中每一个人的名字和他们的头衔，以及有多少人参加。 你所要思考的问题是： 谁是决策人。 如果你想使你的演示满足每一个人的需要，你的演示就会打折扣。 你所提供的信息对一些人来说太多了，而对另外一些人来说又太少了，并因此可能支持你的想法的听众也未必能得到满足。 回想一下你的目的，对于你想要完成的事情，是谁处于说是或者不是的关键位置。 一个，两个。 或许是三个。 我不建议你不尊重听众中的其他成员，而是要你集中注意哪些决策者需要听到什么看到什么从而赞同你的目的。 他们对于你的演示材料的熟悉程度 他们像你一样了解演示素材吗。 你能使用他们的言语和行话吗。 如果不是这样，你必须 服从他们的理解水平。 他们的感兴趣程度 听众会像你一样在意吗。 如果是，那么好，直奔主题。 如果不是，你要尽可能快地激发他们的兴趣，紧紧抓住他们的心。 得失如何。 如果听众同意你的意见，他们得到什么。 又会失去什么。 你还必须为听众们考虑，如果他们试图将你的建议付诸行动，这些将会给他们带来什么影响。 他们对素材的吸收情况如何。 他们更喜欢数字或者图表吗。 他们是色盲吗。 他们吸入形象化的演示吗。 你很难完全预见听众具有的所有的成见和怪癖。 不过，如果你再深入一步，在演示之前，同以前给这些听众曾做过演示的同事核对一下，同接近决策者的听众讨论一下，你就会发现如何应对问题。 演示时间有多长。 O 如果你确有发言权，那么请记住：时间越短越好。 如果在一个小时之内你还没有让听众了解你的信息，那么给你两个小时也没有用。 请相信，当一个人听过很多次的演示以后，如果你做的演示的时间比预定的短，他决不会抱怨；相反，如果演示的时间超过规定，他们往往会抱怨，而且应该抱怨。 在我被邀请做演示时，我常常要求比我所需要的时间多一些，然后在做演示时，我就早点结束。 这样离开时，听众就会觉得他们赚了。 他们喜欢这样的感觉。 不管给我多长时间，听众提出多少问题，该结束时就结束；尽管这意味着可能会删除我演示的某些材料，但是我确实会对结束一次演示承担全部责任。 不过，如果在演示的时间内还没有达到目的怎么办。 几点建议是： 要求不要太高，应该更实际、客观些。 计划做第二次演示或者安排一个后续会议。 演示前几天，准备一个简介性材料分发出去，让听众得到一些初步信息。 在演示期间，再为那些可能没有看过简介材料的人进行指点并且总结要点。 我强调，总结这个词。 不要重复讲义的内容，以免你陷入尴尬。 作为选择，你还应该让听众明白，更多的信息，是在演示结束之后他们才能拿到他们的材料中。 准备好备用的详细的或者背景性的直观教具（容，以便让听众了解更多的 信息。 准备好演示段落和你打算出示的图像材料的重要性：1号为必须演示的内容；2号为可以省略的内容。 与听众达成新的一致。 我可以举一次演示作为实例，当听众带着众多的疑问时，显然我无法按时完成演示。 在这种情况下，许多听众还留在屋子中，觉得还没有听完。 我会停下来，提出一个新建议：“给我们几分钟的时间，让那些有其他安排的人先离开。 留下的人，只要你们有问题，我就会解答。 ”三分之一的听众离开了，我和剩下的三分之二的听众一起度过了半个小时。 我们确信你会准时开始演示，但是如果听众不准时，该怎么办。 按时开始演示。 当听众正在入座时，你可以等35分钟，但是不应该太长。 你有义务为那些准时到达的听众按时开始。 是的，是的，但是如果决策者迟到了怎么办。 按时开始。 当迟到者入场时，总结一下你刚才说的内容，提示一下你现在讲到了哪里。 我注意到，按时到场的听众并不在意这种中断，而更介意不按时开始。 你应该使用什么样的媒介。 O 如果让我选择的话，那么在任何演示地点都可以使用并且易于架设的装备是最理想的媒介。 听到这里，有人会说，继续做梦吧，基恩。 因为没有一个媒介具备这样的优点，我们根据不同的情况，列出不同的媒介以及他们的优点和缺点。 印刷品材料。 优点在于，在讨论中，每一个人都是平等的。 同样，听众也可以在印刷材料上书写记录，也可以随便翻动页面。 不利之处在于，听众可能会超前阅读你不想讨论的部分，听众可能会提出你本想在以后加以讨论的问题。 同样，由于每个人都低头看他的复印件，你可能失去同听众目光沟通的机会。 黑板。 记录下讨论中产生的想法会使听众产生参与感，这可以使讨论高度活跃。 另一方面，你的书写最好工整而且易于辨认，而且你书写要迅速。 否则，你的演说大部分时间都得背对听众。 为了易于辨认，我建议听众人数在15人以内时，使用这项工具。 超过这一人数，我建议使用投影仪。 自打我开始整理思路以来，计算机技术、多媒体以及所有花哨得东西已经代替了我讨论 的演示模式。 有些人称之为新媒介，有些人称之为在线媒介。 当它包括动画、声音以及图像时，比较一致的叫法是多媒体媒介。 下面就是有关这种技术所带来的可能性问题，我列出的每种方法都可以提高你演示的精致层次。 增加动画。 你可以通过放大或者缩小、上边扫入或者下边扫入（up or 隐去图像（增加教具的动感和方向感。 加入扫面的图像。 增加声音。 用电话铃声或者汽车喇叭来增加图像的真实感，那又能怎样。 用一句名言来印证一个新的想法，或者用一段音乐来表现某种状态又怎么样。 增加录像。 增加链接。 总之，给人印象深刻的新技术对你的演示成功有重要意义。 然而，正如你所想到的，他们也有着有利和不利的一面。 在屏幕上演示技术的最重要的好处就是，在演示中或者你处于从一个演示地点赶往另一个演示地点的间歇中，你可以修改直观教具的内容，及时增加内容和创造假设分析情景等。 除非你熟练应用，否则在演示中不断使用这些直观教具会不利于商业演示至关重要的交互性。 之所以会这样，是因为听众的注意力会更多的放在直观教具上而不是讲话者的身上。 鉴于以上有利和不利的方面，我建议你注意如下有关充分利用媒介的戒律。 使用媒介的十条戒律 0 F 作直观教具 1 你应使图像设计简单化 省略脚注和图像出处说明，把文字限定在30字以内。 2 你应该保证最后一排的人也能清楚的看清屏幕。 3 你应该有目的的使用颜色，而不仅仅为了装饰。 4 你应该尽量减少使用特殊效果（如动画）。 5 你应该提供。