赛会志愿者手册

赛会志愿者手册内容摘要：

4 总结并签退 30  请假规定 志愿者因病或因事须书面填写《请假审批表》，注明请假事由、时间等事项，并参照以下请假流程。 志愿者向业务领域主管说明请假缘由，业务领域主管与志愿者主管和来源单位老师协商后，予以批准，根据情况合理安排其他志愿者暂代其工作，并报志愿者管理中心备案。 所有《请假审批表》交与小队长，小队长注意保存，并每日上交给中队长。 因突发事件来不及提前请假的，应利用电话或其它方式及时进行请示，事后需及时补办请假手续。 志愿者要及时办理销假手续，需延长假期的须再次报批。 请假或延长假期未经批准而擅自外出或离岗者，按缺岗处理，并在团队内进行通报批评。  考勤规定： 各小队长负责志愿者上岗、离岗时间登记和请假等联络工作。 小队长安 排监督员每天填写 考勤记录 ，并统计本小队各队员的服务时间后上报中队长，中队长进行汇总整理， 人事督察助理将成绩 录入志愿者系统，志愿者主管根据系统记录进行审核。 31 志愿者应当按照排班表确定的时间上岗服务，超过 上岗时间15 分钟内记为迟到；超过 15 分钟不足半日者记为缺勤半日；超过半日、无故缺勤、因故缺勤未及时办理补假者记为缺勤一日；早退者一律记为缺勤半日。 上岗迟到、早退两次视为缺岗一天，服务时间按实际时间进行统计。 志愿者无故缺岗超过半天者（含半天），取消志愿者资格，由后备志愿者顶替上岗服务。  检查督察 各中队长要积极配合志愿者人事督查助理进行各项工作的检查工作，要认真检查考勤是否属实。  特别说明 因为担任管理人员的志愿者助理、中队长、小队长、监督员等人，通过自己的管理工作，促进了志愿者管理体系的有效运转，且在平日工作中，认真负责无重大过失，在考勤中予以适当加分。 具体细则暂定是志愿者助理 +5 分，中队长 +4 分，小队长 +3 分，监督员 +2 分。 32 服务时间 — 志愿时  志愿时计算 服务时间是指志愿者参与各类社会志愿服务活动的工作时间，代表志愿者在一段时间内为志愿服务所奉献的个人时间。 通过将每日考勤记录数据录入志 愿者系统，自动计算出每日志愿时和总计志愿时。 通过计算志愿时，有利于科学组织志愿者服务，激发志愿者服务热情，考察志愿服务活动开展情况，从而保证志愿服务活动有序开展。  志愿时监督 志愿者主管和中队长每天要对各自小队的工作情况进行监督，抽查考勤记录，一旦发现问题，应及时督促更改，发现登记不属实、故意造假等行为的，视情节轻重依次取消小队、中队参与表彰的资格。 赛会期间，志愿者管理中心设立专职督察志愿者队伍，对志愿者服务情况进行督察，并将督察情况如实反馈在志愿者考核上。 33 工作 会议制度 常规会议 会议是加强对全体志愿者的总体组织和系统管理的法宝，可以充分利用会议沟通交流、倾听意见，可以有效提高志愿服务工作的质量和效率。  小队动员会 小队长于每早进行本小队志愿者考勤考核工作，并观察队员的精神状态、身体状况。 向队员说明当天工作内容、时间安排及相关注意事项。 队员提出疑问，共同探讨解决。 小队长进行后勤物资发放。 在志愿服务间隙，小队长可以利用时间组织小队内的动员活动，确保各志愿者为一天的志愿者活动打足精神、做好准备。  小队总结分享会 每天结束志愿服务后，小队长召开小队会议。 小队长总结当天工作。 小队长通过队 员的发言了解本小队志愿者的人身安全、心理状态、服务情况、反馈意见等。 队员之间相互交流，分享经验，共同提高。 34 小队长记录会议内容等情况，并形成书面报告及时向中队长汇报。  中队例会 中队长在小队总结分享会之后，每天组织小队长召开中队会议。 中队长根据小队长提交书面报告，通过询问小队长的方式，更深入详细地了解该小队志愿者情况。 小队长与中队长就志愿服务中所出现的问题进行讨论，以求尽快提出切实的解决方案。 中队长收集各小队宣传素材，会后整理汇总交至宣传文化助理，协助编制志愿者简报。 中队长收集各小队考核表，将志愿者服务时间和当日的考核成绩录入志愿者系统。 各领域副中队长应协助中队长整理总结会议内容等情况，并由中队长将其反映给业务领域主管和志愿者主管。  团队例会 志愿者主管每天组织各中队长召开会议，高校老师参加会议。 各中队长依次发言总结汇报所在中队各方面情况以及发现的问题、遇到的困难，并就此提出建议。 中队长和志愿者主管就反映问题 35 进行讨论。 各领域主管助理协助志愿者主管总结团队志愿服务的总体情况、存在问题、遇到困难、初步解决方案等，并由志愿者主管和高校老师沟通协调，向志愿者管理中心及相关业务口、使用部门负责人反映，以求尽快得到有效解决。  会议规定 参加会议人员不得无故旷会、早退、迟到。 如因特殊情况需要缺席、迟到或早退，应提前向会议组织者请假并给予合理解释。 会议一般由队长主持，队长如因特殊情况不能到会，经上级管理人员批准后，可由其他负责人代为主持。 会议要指定专人做好全程会议记录。 团队例会按照要求形成会议纪要，上报志愿者管理中心及相关业务部门。 参会人员应携带笔和记录本，对会议内容、情况做好记录，并在会后及时与队员做好信息上传下达，认真落实各项工作。 会议期间除讨论外，参会人员不得交头接耳，大声喧哗，不得接打电话、发短信。 比赛期间时间紧，任务重，各级管理人员要创新会议形式， 36 简短有效。 紧急会议 亚沙会赛事期间，人流量大，工作时间紧凑，工作岗位多等因素易导致紧急问题的发生。 遇到紧急问题，在保证志愿服务的前提下，各负责人有权利和义务召开紧急会议。 召开紧急会议的目的是为紧急问题尽快提供切实有效的解决方案，并确保方案在会后得到落实。 会议纪 录 表 服务团队 ： 主责高校 ： 会议时间 ： 会议地点 ： 会议主持人： 与会人员 会议主题 会议内容 反馈意见 备注 37 综合管理制度 志愿者综合管理制度是加强对场馆志愿者的管理， 维护正常的 的工作秩序，提高工作效率，巩固志愿者工作取得的成果，在广大群众中树立亚沙会志愿者良好形象的重要保障。 功能房使用制度 志愿者功能房主要包括志愿者工作办公室、志愿者休息区、志愿者物品储藏间等房间。 功能房只用于志愿者工作办公需要，在非正常办公时间严禁进入功能房。 团队志愿者功能房本着“谁使用、谁管理、谁负责”的原则，在办公期间要维护好功能房里的设备、卫生环境。 办公用品管理制度 办公用品、办公设备、低易耗品的购买、管理、使用统一按照团队管理规范执行，志愿者做好使用借用登记。 保密制度 要树立保密意识，遵守保密纪律。 不该问的秘密不问，不该说的秘密不说，不向无关人员透露涉密工作的情况。 38 禁止私自复制、剪辑内容涉密的文件，不得将涉密文件带离服务岗位。 要妥善保管好制服、装备和工作证件，不得转借他人。 如发生制服、装备和证件损坏遗失，应及时向团队志愿者主管报告，视具体情况予以补办。 档案管理制度 由志愿者行政后勤助理按照管理文件材料制度负责管理志愿者相关文件材料。 志愿者行政后勤助理应了解本部门的工作业务，掌握志愿者相关文件材料的归档范围，全面收集和管理志愿者相关文件材料，视具体情况一式两份，分别用于所在团队保留和上报志愿者管理中心存档。 如需借用各部门文件资料时，应办理好临时借用文件材料登记手续，妥善保管，并及时归还、收回所借用的文件材料。 宣传制度 媒体宣传 39 亚沙会各团队是志愿者服务主要场所，各团队通过组织通讯员队伍在赛时收集志愿者故事、优秀志愿者事迹等素材，与志愿者管理中心新闻宣传组共同做好志愿服务媒体宣传工作，弘扬志愿精神，为亚沙会营造良好的志愿文化氛围。 宣传激励  志愿者之家 亚沙会志愿者之家，是为亚沙会志愿者在服务之余提供休闲、娱乐、学习、健身的活动场所，分为室内、室外两类，其中室内活动场所为面积 150 ㎡ 的亚运村志愿者之家和面积 108 ㎡的 组委会驻地志愿者之家，内部设有电脑室、乒乓球室、阅览室等；室外活动场所为组委会驻地大院，有篮球场、羽毛球场、健身场地等。  志愿者微笑墙 采集志愿者开展亚沙志愿服务时的照片，用志愿者在志愿服务时的微笑照片及心得体会 40 制作微笑墙，增强志愿者团队凝聚力和提高志愿服务的积极性  志愿者宣传栏  志愿服务工作简报 定期编写志愿者工作简报，对志愿服务工作及动态进行报道，肯定志愿者对亚沙会成功举行所做出的贡献，提高志愿者 参与志愿者服务的积极性。 41 舆情监督制度  处理社会投诉 志愿者管理中心、新闻宣传部门负责统一对外做好社会各界对亚沙会志愿者工作投诉的沟通、协调和解释工作，并把投诉情况及时反馈部领导及相应领域的各办公室。 各团队领域志愿者主管、宣传文化助理要积极回应社会各界对工作职责范围内的投诉，并定期反馈志愿者管理中心，由志愿者管理中心和新闻宣传部协调后，对外统一发布，掌握舆论的主导权。  处理负面报道 志愿者管理中心负责舆情监控工作，发现涉及志愿者工作的负面信息及言论后，及时报告中心领导并知会相应领域的各办，由各办提出应对方案，提供相关材料并由新闻宣传部向外界或媒体作出 解释或回应。 志愿者管理中心各组、团队各业务领域志愿者要相互配合，做好各自工作领域的舆情监控及相关善后处理工作。 发现涉及志愿者工作的负面报道及言论后，要及时向上级汇报，积极配合志 42 愿者管理中心、新闻宣传部门做好善后处理工作。 激励制度 证书类激励 向赛会志愿者发放志愿者手册，手册包括了志愿者需掌握的基本信息；向正式注册的赛会志愿者发放亚沙会赛会志愿者录用通知书；向完成亚沙会服务的赛会志愿者颁发亚沙会志愿服务证书 ；向考核成绩在来源单位排名前 20%颁发优秀志愿者证书。 手册和证书的相关文本和印制工作 由亚沙组委志愿者管理中心负责，发放工作由志愿者所在场馆团队的志愿者主管完成。 证章类激励 向所有赛会志愿者和后备志愿者发放志愿者徽章一枚、亚沙徽章一枚。 其他激励 向所有赛会志愿者和后备志愿者以及城市志愿者颁发志愿彩一条，并在亚沙会服务期间统一佩戴。 向所有赛会志愿者和后备志愿者发放通讯补贴。 闲暇安排制度 闲时安排的内容主要包括了：故事分享会、益智游戏、技能 43 培训等。 小队可以根据实际情况，设计一些新颖好玩又有益的活动，已使志愿者在闲时也可以有很多收获。 志愿服务故事分享 志愿者 将日常志愿服务过程中的 优秀 故事分享给其他志愿者，加强志愿者之间的交流， 团结志愿者队伍，增长志愿者志愿服务经验。 知识技能培训 利用闲暇时间开展志愿服务礼仪、沟通技巧、心理调适、媒体应对、医学常识及紧急救护、突发时间处理等知识技能培训，通过问答比赛、趣味填空、判断对错等生动形式，提高志愿者参与积极性。 益智游戏 益智游戏是以游戏的形式锻炼脑、眼、手的游戏，使志愿者在游戏中提高逻辑力和敏捷力。 （图片） 44 志愿者 3 管理流程 志愿者签到 各小队赛会 志愿者每日 上岗 前应到 小队长 处签到，签到后向本 业务领域主管 报到并开始服务；每天 赛事结束，完成整理工作之后 到 小队长 处签出离岗，如果提前完成当日工作后，经 业务领域主管 同意 并报志愿者主管后 可到 小队长处签出 ，未经 业务领域主管 同意提前离岗者按早退处理。 志愿者签到与签离的同时，小队监督员要协助小队长并进行监督。 志愿者 上（离）岗到小队长处 小队长 登记志愿者上（离）岗时间 监督员 签名 中队长回收考勤表 登陆志愿者系统录入考勤情况 志愿者主管 审核 45 志愿者物资领取 在激励物资到位后，由各业务领域团队（中心）志愿者主管负责领取本团队（中心）的各种激励物资，并妥善保管。 由志愿者主管牵头成立物资发放小组，可选择以学校、岗位设置、服务场所等类别分类，分别发放物资并做好登记。 各团队结合自身实际情况，利用集合、巡视、考勤等工作，按照相应的激励物资发放办法发放物资。 举例：以小组为单位领取物资的流程： “ 小队长确认小队应领取物资数量 小队长与中队长核对物资数量 确认无误后，小队长签收领取物资并签字登记 小队长召集小队队员分发物资到个人并做好登记 ” 志愿者激励 物资发放领取登记表 团队（中心）： 日期： 月 日 小队编号 物资名称 物资数量 领取人签名 领取人电话 ATC111 ATC112 ATC113 46 ATC114 经办人签名： 志愿者激励物资发放领取登记表 小队编号：。