行政部运营手册

行政部运营手册内容摘要：

实施接待  根据接待规格组织接待活动，包括请相关领导、布置现场 等 返程票务预定  根据接待行程安排，提前为客人预定返程车票或机票 客人送站  提前为客人准备送站的车辆，并安排相关领导同客人进行道别 费用结算和报销  对接待期间的费用凭证进行整理汇总，报财务部进行审核  财务部根据公司报销规定进行费用报销 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号： Pamp。 PEXE011 宿舍管理 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 员工宿舍申请  酒店员工均可申请员工宿舍 ]  需填写住宿申请单，交相关部门审核 员工住宿登 记  由后勤主管统一登记 物品发放  员工需要部分生活用品可以领用，但需签字确认  员工日常生活用品自备 宿舍日常管理  员工在宿舍住宿期间必须服从宿舍管理员的安排和公司有关规定  定期对员工的住宿行为和宿舍卫生等情况进行检查考核  对违反管理制度者或检查多次不合格者给予一定处罚，情况严重者，责令搬离宿舍 《接待行程安排表》 退宿舍  离职、或被责令搬离宿舍必须搬离退宿手续  退宿时，必须交还宿舍各类钥匙及其他需退还物品并需要宿舍管理员确认后，方可离开 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号： Pamp。 PEXE012 车辆管理 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 车辆购置  按经济、适用、配套的原则进行选购  根据车辆使用性能合理选择，考虑原有车辆的利用率，掌握好商务用车与租车业务用车的比例 设置车辆管理  要登记车辆的来源、购买日期、原值、基本装备、 档案 技术性能、定期行使里程等  凡车辆调动、牌照变更、停驶、封存、维修、改装、改造、车损等必须记入档案 车辆使用管理  根据企业情况制定车辆管理制度  使用车辆人员提前做好车辆预约  根据车辆预约的人数、行车路 线等，做好派车计划，进行车辆调度、安排合适司机  对于不能安排车辆或变更出车时间等情况，要作好解释说明，避免耽误工作 车辆维护保养  必须对车辆即使保养和维修  定期清洁、检查、紧固零件、更换磨损件  必要时进行大修，消除隐患，排除故障 《接待行程安排表》 定期车检、缴费  按国家有关规定准时缴费 车辆报废  因事故或自然灾害等原因不堪 的车辆要及时报废  车型陈旧、性能落后、油耗大、环保不达标或政策上不允许继续上路的要及时报废  严重损坏、影响使用、无修复价值的要及时报废 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号： Pamp。 PEXE013 司机出车 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 接受《派车单》  由部门负责人签发后提交到行政部请，接受用车申  司机准备出车 安排出车路线  根据出车时间、目的地，合理安排行车路线， 绕开易堵点 出车前检查  搞好车辆卫生，保持车辆的内外整洁美观  对车辆水箱、油量、机油、刹车等做基本检查  需加油应提前准备，发现故障及时汇报，更换车辆 出车  根据派车单信息，按时出车，并遵守交通规则和安全规定  司机解送乘车人员要 热情、礼貌  乘车人下车办事时，应选择好地方等候，不能远离车辆、不能在车上睡觉，不翻阅乘车人的物品  乘车人办事时间长，可以先返回 《接待行程安排表》 收车  出车完成后，司机应及时将车入库，并填写行车记录  收车后，要将车辆内外冲洗干净 二、现行制度 （一） 文书管理规定 (编号： Pamp。 PEXE014) 总则 为使酒店公文处理工作规范化、制度化，结合酒店实际情况，特制定本制度。 酒店公文，是传达贯彻政府方针、政策；发布酒店内部须执行的规划、制度、条例与办法等政策性文件；请 示和答复问题；指导、布置和商洽工作；报告 情况、交流经验的重要工具，是具有行政效力和规范格式的公务文书。 行政部是酒店的文件总控中心，主管并负责指导酒店的公文处理工作。 行政部须指定富有公文管理经验的人员负责公文控制工作。 该人员对酒店内所行文件的文种、格式、词语、主题词、提要等具有建议修改权。 行政部负责人须对各部门代表酒店的上行文及酒店内的重要行文进行审核把关并签字定稿。 行政部全体办公室职员均应具备公文处理的有关知识和技能，并都负有规范公文管理的义务和责任。 酒店行政部及各部门要充分发扬实事 求是和认真负责的工作作风，克服形式主义和经验主义，努力提高公文处理的质量和效率。 酒店行文要少而精，注重效用。 属于知照性的事务不需按此制度规定的格式行文，或不需行文。 公文处理必须做到及时、准确、安全。 酒店及各部门所行公文经行文单位领导审核、行政部定稿后必须由行文单位统一编号、签发。 文件审批页及文件正稿由行政部负责保存归档。 酒店及各部门的公文处理工作，必须严格执行酒店保密制度以确保酒店机密。 公文种类 决定、决议 对重要事项或重大行动做出安排，用“决定 ”。 经会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 通知 发布酒店内规章制度和行政措施，转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，要求各级单位办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。 公告、通告、通报 向酒店内外宣布重要、重大事项，用“公告”。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。 表彰先进、批评错误、传达重要情况，以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。 报告 向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 请示 向上级请求指示、批准，用“请示”。 批复 答复下级单位的请示事项用“批复”。 意见 对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。 会议纪要 记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。 函 与平行的或不相隶属的单位相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门请求批准等，用“函”。 公文格式 酒店公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。 眉首 :公文的眉首由行政中心设计形成。 包括文件头及文件字号。 正文 :正文部分一 般包括标题、发送单位、内容、附件、落款等。 标题 :标题置于发送单位之上，眉首之下，居中。 标题一般包括公文种类和发文事由，要求准确简要地概括公文的主要内容。 除发布规章和批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其它标点符号。 如果转发或批转的原文件标题过长，可重新确定标题。 发送单位一般置于标题之下，内容之上，左端顶格。 文件内容的结构层次序数，第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“ 1”，第四层用“（ 1）”。 附件名称标于文件内容之后，落款之前。 附件一般与主件合订发送 ，如不能合订，应在附件首页右上角注明文件的发文字号，与主件同时发送。 落款指正文末尾的发文单位名称、印章和发文日期。 发文日期以签发日期为准；联合行文，以最后签发单位签发日期为准，联合行文中落款，主办单位排列在前。 文尾：包括主题词、抄报栏、抄送栏、打印人、校对人和份数等项。 主题词：置于横线之上左端，词目之间间隔一个汉字距离。 抄报栏、抄送栏：在主题词下横线之上。 上级部门为抄报、平级部门为抄送，可用规范化简称。 发送单位如不能在正文中标出，则在文尾列明。 公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。 校对未发现的差错由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。 校对人和打印人姓名在抄报、抄送栏横线下打印，重要行文还应在此处标出打印份数。 公文文字从左至右横写、横排。 公文用纸一般为 A4 纸，左侧装订。 “通告”等用纸大小，根据实际需要确定。 公文标题用加粗小二号黑体、小标题用加粗小三号宋体，内容用小四号仿宋体。 行文规则 酒店及各部门对上级单位的请示或报告，用酒店名义或部门名义发文。 酒店对政府及上级单位的请示或报告， 与不相隶属的单位协商工作，用酒店名义发文。 内部行文，可按行文的种类和性质，用部门名义行文。 酒店各部门不得联合行文，各部门之间非必要尽量不用发文形式解决一般性质的问题。 请示应一文一事，报告中不得夹带请示。 请示一般明确一个主送单位，不要多头主送。 如果需要同时上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。 不要同时 抄送下级单位。 请示一般不要以个人名义上报。 除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。 酒店行文，除检举、控告类逐级上报会延误时机、可特殊处理之外，一般不得越级上报。 因特殊情况 ，必须越级行文的，越级上报的公文要同时抄送被越级的上级单位。 对不符合规定和要求的越级行文，收文机关可不予办理，并予以退回。 公文形成 公文形成过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、膳印、用印、发送等。 拟稿 ，由行文部门熟悉该项工作和业务的专人负责。 重要公文应由行文部门负责人主持起草，在适当范围内征求意见，经集体研究后定稿。 草拟公文应遵守以下几点： 符合国家法律、法规。 如提出新的政策规定，应与原有的有关政策相衔接，并加以 说明。 实事求是、观点鲜明、条理清楚、层次分明、语言精练、标点准确，篇幅力求简短。 用词准确、规范。 人名、地名、专业术语、数字、事物名称、引文等准确无误。 使用简称应先用全称，在括号内注明“以下简称 XX”。 简称应规范化。 时间应具体到年月日，不要将“ 200X 年”简写成“ XX 年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等词语表达。 公文中的数字，除发文时间、内容结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它均使用阿拉伯数字。 公 文中应使用国家法定的计量单位。 引用公文应先引标题，后引发文字号。 起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。 核稿 公文草拟完成，应经行文部门负责人审核后送行政部负责人审核把关并签字定稿。 审核的重点是：是否需要行文，应由那一个部门行文；是否符合国家的方针政策与法律法规；与本酒店颁发的文件是否衔接；提出的意见和办法是否明解具体、切实可行；需要同有关部门协商的事项，是否已协商一致；内容是否准确属实；文字表达、文种使用、公文格式、密级标引和处理 程序等是否符合有关规定。 审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则问题，应退回原承办部门修改，审核人要明确签署意见、姓名和时间。 会签 需要会签的文稿，行文部门应主动与相关单位协商、会签。 未按规定会签的文稿，行政部可以退回重办。 在会签中遇有分歧意见，应由行文部门请示领导处理，要如实反映各方面意见。 审批签发 审批公文，主批人应明确签署意见、姓名和时间。 其他审批人圈阅后，应当视为同意。 一般的公文由各部门负责人签发；酒店政策性文件由各部门负责人签 署意见后，由主管副总经理签发。 重要的或涉及面广的，由总经理签发。 经授权公文可由行政部经理签发。 签发后的公文不得再做任何修改。 若确需修改，必需重新送签。 公文签发后，行政部应根据内容登记、编号，注明发送范围、份数等。 膳印、翻印 经领导人签发后的公文，付印前必须对照原稿再次认真校核，发现差错，应及时更正。 校核（对）人应在校对稿上签名，以便让打字员将其姓名打印在文尾。 酒店各类文件，除绝密或注明不准翻印的以外，经行政部经理批准，可以翻印、复制。 用印 公文用印要端正 、清晰，印章的下部边缘压在发文日期上，并尽量使年月日露出。 如正文无空档，可另起一空白页注上发文日期并盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。 不符合行文规则、字迹模糊以及超出规定份数的公文不得盖印。 发送 文件发送由行文单位自行据分发范围以书面或电子邮件形式发放，需全员知悉的文件在公告栏中张贴周知。 公文处理 公文处理包括签收、批办、承办、催办、办结等程序。 签收 外来文件由行政部统一签收、拆封、编号、登记并处理。 上级发来的文件及注有密级的 资料和平级发来的文件，均由行政部统一签收、开拆、登记后处理。 酒店工作人员外出参加会议带回的文件，应及时交给行政部文书员登记并归档。 行政部负责酒店名义行文的处理。 酒店各部门文员负责本部门文件的统一处理。 批办 上级下发的公文，由行政部根据公文内容，批转分送有关领导阅看，或交分管该事项的负责人阅办。 传阅文件应迅速快捷，以确保信息及时准确地传递。 领导人之间不宜直接横向传递公文，以免积压或传失。 下级上报公文，只需要批示而不必发文的，经行政部交有。