行政人事经理高效工作实务手册

行政人事经理高效工作实务手册内容摘要：

工作需要进行授权。 第20条 公司法人代表和总经理的印章，必须经其本人同意后方可使用。 第4章 印章的停用管理第21条 遇有下列情况之一时，印章应停用。 （1）部门变动或部门名称改变。 （2）主管部门通知改变印章图样。 （3）印章损坏。 （4）印章遗失或被窃，要及时“作废”声明。 第22条 印章停用须填写《印章停用申请表》交总经理办公室登记，经总经理审批后发布正式的停用通知，经办人及时将停用印章送制发机关封存或销毁。 公司保存一份《印章停用申请表》，并在印章管理卡上进行登记。 第5章 用印要领第23条 公司印章应盖在文件下面。 盖印文件时，一般应盖骑缝印。 第24条 公司名称章一般盖于公司名称、部门名称的右侧，盖公司名称章除特殊规定外，一律用朱红印泥。 第6章 责任追究第25条 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向总经理办公室报告。 第26条 公司任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。 第27条 违反本制度规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。 第7章 附则第28条 本制度由公司总经理办公室负责编制，解释权归总经理办公室所有。 第29条 本制度自颁布之日起开始执行。 第三节 总经理办公室管理表格一、发文登记表编号时间名称发文部门份数发往部门方式备注二、发文处理单标题文号时间份数拟稿人核稿人会签签发人收文单位签收人发文时间发文人备注存档时间存档人三、来文登记表编号时间名称部门份数方式处理备注四、来文处理单 来文时间：来文名称来文编号来文部门来文份数处理意见总经理办公室主任签字处理结果（传阅人在此签名）档案编号归档时间归档人第三章 人力资源规范化管理第一节 人力资源管理岗位职责一、人事主管岗位职责人事主管的主要职责是协助部门经理编制招聘、培训、考核和薪酬福利等计划，组织实施相关的人力资源具体工作，维护并改善本企业的人力资源体系，其具体职责如图31所示。 职责1职责2职责3主持人事工作例会，协调和解决人事工作中的问题职责4组织开展人才招聘、绩效考核、薪酬福利、员工培训、员工关系管理等各项工作职责5职责6负责培训各项管理工作，审批培训计划，控制培训费用的支出职责7指导开展绩效考核工作，开展薪酬调查，组织制定科学的薪酬制度并监督执行职责8指导、监督和考核人事下属人员的工作，培养下属人员职9完成上级领导临时交办的其他工作组织制定并完善各项人力资源管理制度，并监督执行协助制订人力资源需求计划和劳动定员定编方案，合理安排和调配余、缺人员，做好员工录用、调动、晋级、辞退等工作事宜认真贯彻国家有关方针、政策、和指示，根据企业实际情况和发展战略，参与制定企业人力资源规划和年度计划图31 人事主管岗位职责二、招聘专员岗位职责招聘专员的主要职责是参与制定并执行各类员工的招聘政策和计划，分析招聘需求，建立并维护招聘渠道，负责安排面试及新员工入职、签订劳动合同等工作，保证企业各部门的用人需求。 具体职责如图32所示。 职责1协助人事主管制定并完善企业各类员工招聘制度与计划职责3建立并拓展招聘渠道，保证招聘来源职责4负责酒店招聘信息的草拟及发布职责5初筛选应聘人员，做好招聘面试工作职责6职责7建立、完善、维护员工档案与人才数据库职责8整理并不断完善各岗位的工作说明书完成上级领导交办的其他工作职责2定期或不定期对公司人力资源状况进行调查分析，掌握内部人员供求情况，进行招聘需求分析图32 招聘专员岗位职责四、绩效专员岗位职责绩效专员主要负责协助主管领导制定并完善企业绩效考核体系，协助各部门负责人实施下属人员绩效考核工作，整理分析绩效考核结果，为企业其它相关工作提供服务。 具体职责如图34所示。 职责1协助人事主管制定企业绩效管理制度和各项绩效考核计划职责3编制各类员工绩效考核表职责4会同各部门负责人组织实施各类员工的绩效考核工作职责5负责向各部门解释说明绩效考核制度、流程等相关内容职责6跟踪绩效考核实施过程，及时对被考核员工进行考核指导和帮助职责7受理员工考核申诉，并进行申诉调查，提出处理方案职责8收集各类工作岗位绩效信息，为考核指标体系建设提供数据职责9完成绩效考核评估报告、相关文件的草拟和印发工作职责10建立并保管员工绩效考核档案，整理维护绩效考核文件与资料，职责11完成上级领导交办的其它工作职责2建立企业员工绩效考核指标体系，并报主管领导和相关部门负责人审查图34 绩效专员岗位职责第二节 人力资源管理制度一、人员招聘管理制度人员招聘管理制度第1章 总则第1条 目的为及时满足公司人力资源需求，明确员工录用标准，规范招聘录用流程，确保招聘质量，规避招聘风险，控制招聘成本，特制定本制度。 第2条 适用范围本制度适用于公司员工的内外部招聘工作。 第3条 管理职责与分工（1）人事行政部全面负责公司员工招聘工作，其主要职责有以下6点。 ①明确公司招聘需求，制订招聘计划，经本部门经理审批后执行。 ②进行工作分析，梳理岗位职责，编制岗位说明书。 ③确定招聘渠道和方式，收集应聘材料。 ④实施人员测评。 ⑤参与面试、背景调查，为用人部门的录用提供建议。 ⑥办理录用人员体检、劳动合同签订等各项手续。 （2）用人部门职责。 ①协助人事行政部确定拟招聘岗位的岗位说明书。 ②编写部门岗位专业测试题，对候选人进行测评。 ③确定录用人选。 第4条 招聘原则（1）内部优先原则。 对公司内部符合招聘岗位要求及表现卓越的合适员工，将优先给予选拔晋升，其次再考虑面向社会公开招聘。 （2）公正与公开原则。 在招聘考核过程中，坚持“招聘计划与空缺岗位公开”、“考核程序与岗位要求公开”以及“考核标准与考核程序公正”的原则。 第2章 招聘需求分析第4条 招聘需求来源（1）编制内员工离职造成缺编需要补充。 （2）扩充岗位或人员编制。 （3）为适应公司经营发展，进行管理和技术的储备。 （4）引进特殊（专业技术型）、高级人才。 （5）其他经公司总经理特批的人员需求。 第5条 年度人员规划需求（1）每年年底，人事行政部招聘专员将下一年度的《部门补充人员申请表》发放给各部门，各部门须根据实际情况，认真填写，经本部门负责人签字后，上报人事行政部。 （2）人事主管指导招聘专员根据部门所上报的人数，以及公司的发展方向、人员规划，制定公司年度人员招聘计划，报人事行政部经理审批后，按计划实施招聘。 第6条 日常人员需求申请（1）日常工作中各部门人员的需求申请，须到到人事行政部领取《人员增补申请表》，填写完后交招聘专员。 （2）计划内的人员需求须经部门负责人、人事主管审批。 （3）计划外的人员需求，须报人事行政部经理审批后方可实施。 第7条 部门招聘需求评估当人力需求产生后，需求部门需进行深入的评估，确定是否需要增补人力，具体评估内容如下所述。 （1）是否可以通过对本部门人员整合或知识技能的训练来满足人力需求。 （2）是否可以通过对本部门内部岗位职能的整合来满足人力的需求。 （3）是否可以通过对技术革新、流程改造、工作方法的改进来满足人力的需求。 （4）当通过以上三项评估仍不能满足人力需求时，用人部门即可向人事行政部招聘专员提出人力增补申请。 第8条 人事行政部招聘需求评估人事行政部招聘专员接到需求部门的人力补充申请后，需进行评估审核。 （1）确定需求部门是否对现有人力和岗位职能进行了有效的内部评估与整合。 （2）确定需求部门的人力是否充分发挥其应有的效能。 （3）确定招聘需求是否符合人员、岗位编制或公司发展的需要。 （4）公司人力资源预算是否允许支付新增人员的费用。 （5）是否可以通过公司内部部门间的职能和人员调整来满足人力需求。 （6）是否可以通过公司内部招聘来满足人力需求。 第9条 招聘需求审批权限公司招聘需求审批权限如下表所示。 公司招聘需求审批权限一览表需求类别部门负责人主管副总人事行政部主管副总总经理计划内补充提出审核审核————计划外人力增补提出审核审核审核批准公司人力规划需求————提出审核批准第3章 实施招聘流程第10条 招聘渠道选择人事行政部根据人员需求情况，选择合适的招聘渠道和方式进行招聘工作。 公司一般采用的招聘渠道如下表所示。 招聘渠道分类表招聘渠道招聘对象招聘渠道招聘对象内部招聘基层管理与技术人员熟人推荐公司内紧缺岗位校园招聘应届毕业生进行储备培养媒体高级管理与专业技术人才猎头高级管理和技术人才招聘网站各类管理与技术人才其他特殊人才人才市场基层管理与技术人才第11条 内部竞聘公司内部竞聘采用张贴内部竞聘公告与不张贴两种形式进行招聘。 （1）张贴招聘。 招聘专员负责内部竞聘公告的张贴，应聘人员填写《招聘登记表》，招聘专员根据应聘人员的情况，组织相应的笔试、面试。 根据笔试、面试的情况进行择优录取。 （2）不张贴招聘。 ①招聘专员通知公司相关人员进行面谈，根据必要性可以组织相关部门进行面试，并择优录用。 ②人员的录用需经原所在部门的负责人同意后，方能到新部门报到。 ③人事主管开具人事调令，通知相关人员到新部门报到。 ④录用部门于一周内将录用人员的工资等级、工作岗位等上报人事行政部备案，由人事主管对其岗位、工资进行调整。 第12条 外部招聘（1）招聘信息拟定与发布。 招聘专员根据所招岗位的具体职责和任职资格，拟定并发布招聘信息，其内容应包括岗位名称、岗位职责描述、任职资格、特殊经验与技能要求、薪资待遇、招聘有效期限和公司联系方式等。 （2）初步筛选应聘资料。 通过招聘会与网络招聘等各种形式，招聘专员收集应聘人员个人资料，并根据其岗位任职资格进行初步筛选。 （3）面试。 初步筛选后，由招聘专员通知应聘人员面试。 （4）录用。 面试合格者，招聘专员于1周内通知应聘人员报到时间及相关事项。 （5）存档。 所有应聘人员的材料由人事行政部统一存档备查。 第13条 应聘人员测评公司的招聘主要采用面试为主、笔试及其它测试为辅的方式，由人事主管指导招聘专员组织实施。 （1）初试（笔试）。 笔试主要是考察应聘者专业知识或岗位所需知识的广度和深度，相关岗位可以安排实际操作。 笔试结束后，由人事主管组织阅卷评分，并确定参加复试人员。 （2）面试。 面试主要是对应聘者的职业性格因素、个人品格、履历、身份和学历等各类证明材料、离职原因、求职动机、待遇要求等真实性方面进行考察、核实。 ①面试结果记录于《面试评定表》。 ②面试时需注意以下相关事项。 面试过程相关注意事项，请参照公司的面试管理细则。 （3）复试。 ①经初次面试合格者，由招聘负责人配合用人部门主考官进行复试，主要考察应聘者的实际工作技能与岗位的匹配程度。 ②用人部门复试完毕，主考官需将评语及意见记录于《面试评定表》上。 ③一般岗位的应聘者在参加完复试之后即可确定是否录用。 ④经理级（含同级技术岗位）以上岗位须参加最后面试，其人数一般为计划招聘人数的2倍左右。 （4）公司新员工面试甄选人员工作安排如下表所示。 新员工面试甄选人员工作安排岗位级别初试复试批准录用薪酬确定提议批准经理级以下招聘专员人事主管部门经理主管副总部门经理人事主管主管副总经理级以上（含经理级）人事主管人事行政部经理主管副总公司总经理人事行政部经理主管副总公司总经理第4章 录用与入职手续办理第14条 录用通知（1）招聘专员于1周内向面试合格的人员发送录用通知，告知报到时间和所需准备的资料等。 （2）所需准备的资料包括身份证原件和复印件、学历证明原件和复印件、职称证明原件和复印件。 第15条 办理入职手续（1）所有招聘录用的新员工正式上班当日先向人事行政部报到，并以其向人事行政部报到的日期作为起薪日。 （2）报到时，招聘专员应对新员工的各类证件进行审核登记，原件归还本人。 （3）人事主管代表公司同新员工签订劳动合同，劳动合同一式两份，一份交招聘专员存档，一份交新员工自留。 新员工合同期限一般为一年（试用期2个月）。 （4）被录用员工在办妥入职手续之后，即进入试用期。 在试用期，有关规定依照新员工试用期管理相关规定执行。 （5）新员工报到后在1个月内，薪酬专员为其办理社会保险等工作。 第5章 日常招聘工作第16条 工作分析招聘专员定期对各岗位进行工作分析，并根据工作分析结果，更新岗位说明书。 第17条 建立并完善公司人才库（1）应聘人员的简历应纳入公司的人才库。 （2）因工作能力稍有欠缺或相关条件与岗位不符，而不能当即录用者，可将其个人资料和面试记录，纳入储备人才库。