沃尔玛客户操作手册更新

沃尔玛客户操作手册更新内容摘要：

细也可在沃尔玛零售链上查询。 例如：送货日为 9月 10 号，付款日应为 11 月 10 号，但 11 月 10 号是星期四，则此发票会在 号付款。 如下表： Vendor No: 货商号： 40892 Vendor Name: 货商名称： Invoice No. Amount Pay date Payee 发票 amp。 协议号 付款金额 付款日期 付款单位 备注 1481323 20, 2020_02_28 WI 沃尔玛投资 1481327 84, 2020_02_28 WI 沃尔玛投资 1479765 2020_02_28 WI 沃尔玛投资 1472768 5, 2020_02_28 WI 沃尔玛投资 1480290 1, 2020_02_28 WI 沃尔玛投资 1472769 34, 2020_02_28 WI 沃尔玛投资 索赔扣款 1481333 61, 2020_02_28 WI 沃尔玛投资 1477173 28, 2020_02_28 WI 沃尔玛投资 结 款 清 单 供应商号码： 040892 供应商名称： ********公司销售总部 付款条款： N60 天 购货单位名称：沃尔玛（中国）投资有限公司 部门： 02 发票号码 订单号或 索赔号 收货号或 商场收据号 每单收货（或索赔） 不含税金额 收货日期 （年月日） 备注 1469108 6150078911 0110290474 28, 0134173157 注：此结款清单所附订单的所有送货单原件已附齐 对应 sap 号： 含税： ********公司销售总部（章） B、沃尔玛结算操作中应注意的问题  开单前的准备工作： 1. 为保证订单能及时传递到办事处相关部门，订单同时转发到办事处，办事处财务，办事处配送站三个邮箱；订单发送后同时在 msn 上和各开单员群发消息通知，请确保邮箱和 msn 畅通。 2. 为保证足额发货，配送站计划应该先初审订单，审核现有货源是否保证订单量。 如果货源不足，请及时想办法组织货源（如当日订单中商场调济，相邻配送站调拔，商场购买等）。 3. 开单员应以计划员确认后的订单开单。 因为如果某一单品货源不够，强行开单，计划分配后，打印的出库 单不会显示录入的订单数量，而是货源的实际数量。 这样就会出现订单送货不全。 4. 开单前拆分出本订单本办事处门店对应的发货金额（以下简称拆分金额），门店较少的可以手工计算，门店较多的可以将订单复制在 excel表上（ Ctrl+A 全选，再复制粘贴）进行电脑计算，并将拆分金额标注在订单上。 5. 计算拆分金额是整个结算工作中最重要，最关键的环节。 拆分金额与出库单汇总金额核对可检查开出的品名、单价是否正确，同时拆分金额是转换发票清单最正确的金额，全国所有门店的拆分金额汇总应等于订单金额。 为避免门店过多，发生漏计的情况，建议用彩笔 将对应门店标注后再行计算。  开单中易出现的问题： 1. 因沃尔玛价格一直以来都末能按 A 扣的方式确认，所以新出套装的价格大客门店负责人会及时申请公司维护，但如果是单个配送站消化前期的套装，办事处单独申请公司（计财部负责人）维护即可。 2. 因存在订单的在途传递，可能收到的订单不在特价期而 sap价格为特价；或者对方订单是特价但 sap 为非特价，这就需要开单员采用“调整开单时间”的方法进行处理。 3. 如果用“调整开单时间”不能处理特价差异，只能先按 sap 中价格开单发货。 但必须核对出库单汇总金额与拆分金额的差异，将差异标注在订单上 ，同时通知转换发票清单的同事，提醒必须调账才能转发票清单。 4. 开单完成后，必须使用“ ZSDQSOLIST订单查询”事务码进行出库单汇总查询，检查单品明细和出库单汇总金额，并将汇总金额与折分金额核对。 查询时，“客户采购订单编号”栏录入沃尔玛订单号码。 如下图一，图二： 5. 沃尔玛退货开普通退单，开出的退单金额应等于索赔单成本额 *。 如果实退数与索赔单数量不符，对方必须将差异数在电脑中进行冲账处理，开出的退单金额应等于实退货数量与索赔单成本价 * 计算出来的金额。 6. 同时开单员要注意在创建标准订单时，“采购订 单编号”必须录入沃尔玛订单号，否则订单查询就不能以沃尔玛订单号检索到当日开出的沃尔玛出库单，而是显示出当日全部出库单。 同时打印出来的出库单“客户单号”一栏不能显示订单号，不便于汇总整理。  生成发票清单： 1 每周一固定转换上周（周日－周六）已发货订单。 以 sap 账户订单为最小转换单位，即一个 sap 账户一个订单生成一张清单，不同 sap 号同一订单和相同 sap 号不同订单号都不能合并生成一张清单。 2. 生成清单前，先将要转换的订单对应的虚拟发票进行汇总，汇总金额和拆分金额核对。 如果汇总金额和拆分金额在 正负 元内，可直接按虚拟发票汇总金额生成清单，不必调账处理；如果差异大于 元，或由于特价差异（二、中第 3 点）原因形成的账差，则必须先进行调账才能生成发票清单。 3. 严格以拆分金额为准生成发票清单，才能保证全国的发票清单汇总额与订单金额相符。 4. 送货单和退货单请单独转换发票清单和填写申报表，合并申报表请按如下规则命名如“大连办事处 0500136052 订单合并申报表”和“大连办事处 0110081234 索赔合并申报表”  从 5 月 19 号开始，除正常的传 递沃尔玛订单外，增加了一个订单电子版明细。 就是将两天前的订单的电子明细传给大家。 沃尔玛数据库的订单电子明细和订单不能同时生成，明细要晚订单两天左右。 发给大家电子明细的主要作用还是方便大家核对开出的出库单与订单是否明细，价格，金额没有差异。 尽管大家收到电子明细的时候，可能货已送到沃尔玛门店了，但是按沃尔玛订单的时间来算，一般订单还没过期。 如果万一检查出少送货，也可进行补送或延期。 所以，归结起来，要确保沃尔玛送货圆满完成，必须经过以下步骤： 计划初审 → 拆分订单金额 → 开单时核对明细价格 → 订单查询汇总 → 电子订单 明细核对 → 转换发票清单 → 填写合并申报表 → 邮件和邮寄申报资料  以下是各地在工作中出现的常见错误： 清单号、清单金额填写错误，与系统中单号和金额以及 sap 单位名称不符。 多个订单间明细相串，申报的清单金额完全错误。 不核对不调账虚拟发票汇总金额与订单拆分金额间的差异，直接按虚拟发票金额转换清单，致全国的清单金额汇总与订单金额不符，发票无法申报。 验收单邮寄不及时，致发票不能及时递交。 个别地方开单员开单时开按要求将沃尔玛订单号录入到“采购订单编号”一栏中，致打印出来的出库单，“客户单号”一 栏空白，整理发票时不能按订单号一一对应。 出库单上的验收收货号书写不清。 验收单寄出，但末发邮件数据或发了邮件数据但末及时寄出验收单。 办事处自行申报发票时，请在发票申报表中注明“沃尔玛发票票面不能有负数，清单明细可调整”，少数地方申报的发票票有负数，造成了退票。 五、物流  下订单：沃尔玛总部采用微机订货系统自动下单，传真至供应商，一般每周三及周六下单一次，订单有效期 5天，在订单有效期内必须完成送货，有效期内可以重复送货；不论门店多少，每个城市单独下一份订单。 遇劳保团购、专项促销活动等特殊情 况时，可由门店采购主管通过电脑向沃尔玛总部采购申报订单，总部采购批准后再向我方下正式订单。  验单： 收到订单后应首先对订单进行检查， 检 查 主要包括：①订单分类（订单号尾数是 3 的送配送中心，尾数是 7 的直送各门店）。 ②检查产品的品种是常规品种或还是套装产品（专供装产品还需核对是否与计划部或大客户部的分配量一致）。 ③核实库存是否能满足订单需求量，订单有效期内能否安排送货等。 ④录单员对价格进行核对。 ⑤配送站在录入员录入订单后需与传真订单核对是否错、漏。 若上述几项有问题时需及时与大客户部相关人员联系。 如果沃尔玛所下订单模 糊不清，沃尔玛门店负责人收到配送站反馈信息后当天之内必须将落实情况通知配送站主管。  调配货：当库存不能满足订单要求时，配送站需及时向区供或计划部调配货源，确保在订单有效期内按时供货。 若的确不能按时供货，应按沃尔玛规定及时以书面形式通知沃尔玛并将有关情况通知大客户部相关人员。  预约：送货前必须提前 24 小时预约，将订单单号、送货件数告之沃尔玛预约员，并与预约员协商一个预约送货时间。 若在预约后又来订单，仍可以加入原预约。 若一张订单首次未能送完，也可以在订单有效期之内再次预约送剩下的部分。 每周一至周五可预约送货。  开单：按订单要求录入并根据不同地区的订单生成各门店的出库单（套装产品应特别注明）。 录入时必须按照沃尔玛订单顺序录入。 财务在丝宝销售管理系统给每个城市各设立一个独立户头，不论门店多少，各城市门店的出货全部记入同一个户头。  填写货号：沃尔玛进场各商品都有一个沃尔玛自编产品货号，送货前必须按沃尔玛要求将产品货号以及预约号、订单号填入丝宝出库凭据的对应处（我方出库单的第四，五联）。 因沃尔玛有部分品种的送货包装含量与丝宝不同，导致出库凭据上的送货箱数与沃尔玛统计的不同，必须手工予以改正，保持与沃尔玛包装含量一致。  装 货：装货前对所有门店出库单按产品品种规格进行明细汇总，按汇总后的总品种规格和数量装车（不分门店）。 因对方收货手续繁锁，建议前一天晚上将货物装车，第二天提前按预约送货。  送货：必须在预约时间前到达沃尔玛仓库，否则沃尔玛拒绝送货车辆进入库区。 送货车辆可以提前一个小时进入库区排队（但不能太过提前，否则不许进入库区排队，除非收货区其它各作业已完毕）。 到预约时间后，等待对方通知后才能靠岸下货。  收货：沃尔玛仓库按品种收货，各门店一起验收。 每个品种随机抽查几箱，由电子仪器扫码。 同一供应商有多辆送货车时应相连排队，其间不得参杂其它供应商送货车辆；  签收：沃尔玛验收货物后在丝宝出库凭证第四、五联上双方盖章、签字确认，并留存第四联，返还第五联给供应商。 签收时只注明收货件数，不管货物价格。  结款：结款时凭发票、订单原件、第五联签收联结款。 如果订单遗失，沃尔玛将拒绝付款。 六、退货 一、退货（索赔）时间：沃尔玛规定从索赔定案日开始计算的 60 天内，必须将退货从送货中主动冲减申报发票（要注意发票邮寄和传递的在途时间，所以最迟 45 天内要将退货处理完申报发票）。 否则对方将直接从我方发票回款时自动强扣，并出具零售普发票，并不支持退税手 续。 二、各办事处要加强门店退货的处理， 主管门店负责人每周要到门店索赔办办理索赔事宜，确保索赔的及时处理，索赔从定案日起（门店生成退货日）的 30 天内不退回的，沃尔玛将销毁处理。 办理索赔时，门店负责人必须带索赔单传真件和介绍信办理，退货后及时开单。 办理索赔时问题的处理： ①、实退数量比退货单上数量少时，要求对方在退货单上进行标记注明，某一单品少退多少个，并记录经办人姓名（签字），同时要求对方在电脑上进行冲单（即在电脑上将缺少数量做一笔收货，通常叫“做冲单”）。 如果对方没有在电脑中冲单，我方实 退数就会和对方电脑中的退货金额有差异，这样申报出来的发票，最后沃尔玛会退票。 ②、如果对方找不到实货，一般情况下，对方会答复待找到实货后，再行退货。 如果多次都找不到实货，我们就可要求对方将此笔退单全部做成冲单，如果久拖不冲，一旦超过了 60 天期限，沃尔玛财务部就会强行扣款 七、索赔 重复 ：以“自报订单”对冲索赔后向公司申报发票是最有效和及时的方法。 门店门店负责人务必到门店索赔办留存办事处传真电话和门店负责人手机号码，这样以便索赔产生后对方能及时传真索赔单和与我司联系，避免索赔过期。 门店门店负责人必须 每周到索赔办询问并处理索赔。 索赔单右上角第三行“索赔日期”，就是索赔单的定案日期，从“索赔日期”起 30天后不办理退回商品，对方将销毁货物。 从“索赔日期”起 40 天内，退货末能和送货相冲后报开发票，对方将从我司发票中强行扣除索赔金额，强扣后只提供普通发票，并不办理退税手续。 如果产生实退数量与索赔单不符时，请要求对方在电脑中进行“冲账处理”，既对方将差异金额作收货处理，并生成“ 01********”的“冲账号”，索赔号和冲账号都是报票和结款的重要信息。 填报索赔合并申报时，将退货的负数和冲 账的正数分两行列示，对方即可明白是“索赔冲账”。 退货单开具严格以索赔单价格为准，开单员请运用“退货价格微调”功能进行差异处理。 如果能确证对方“特价进货，高价退货”并数量较多，差异金额较大，此情况需大客部用“问题单”形式向采购申请处理，各地整理好资料向大客反映。 所有需要大客部进行合并申报来处理索赔的，请及时将索赔单寄出，深圳大客是 以收到索赔单原件核对后 才能汇总向公司申报发票。 对于已过期或将要过期（因为公司开票邮寄和对方收票后审核致。