某公司内部控制手册业务流程(doc438)

某公司内部控制手册业务流程(doc438)内容摘要：

1 所涉及的业务范围 项目立项；下达投资计划；选择设计单位、承建商、供应商和监理公司；签订合同并对合同的执行和存档进行管理；组织采购；对购入物资的数量、质量和单价金额进行检验并对相关资产项目以及应付账款进行记录；在建工程的相关会计处理；监督工程建设的实施并适时进行验收；对已完工并达到预定可使用状态的在建工程及时转为固定资产；进行工程审计；向供应商支付货 款；对账；竣工决算。 2 所涉及的部门范围 财务部门、审计部门、纪检监察部门、采购部门、建设部门、网络规划部门、运行维护部门、计划部门、项目管理部门和其他有资本性支出需求的部门 二、 目标 1 注重工程形象进度与财务发生数相互匹配，保证资本性支出项目所涉及的相关资产和应付账款记录符合有关会计准则的要求，做到及时、真实、准确和完整； 2 确保已完工并达到预定可使用状态的在建工程被及时转为固定资产； 3 设备采购及项目相关招标行为规范、过程公开、竞争公平、裁决公正，符合公司管理制度、国家法律、法规和 有关国际惯例的要求。 一般工程资本性支出业务流程 74 三、 风险 1 实际发生的资本性支出未能在账上及时、真实、准确、完整地反映； 2 在建工程已完工并达到预定可使用状态后，未及时转为固定资产账目，以及已估价入账，但久拖未办理正式决算导致固定资产计价不准确； 3 固定资产的购建成本和时间记录不准确，导致资产负债表中的固定资产、累计折旧以及利润表中的折旧费用等科目不准确； 4 其他不符合有关会计准则的会计处理； 5 未遵守合同条款要求；未遵循有关法律、法规，导致合同索赔、项目停滞或政府处罚。 四、 相关会计科目 银行存款、固 定资产、在建工程、工程物资和应付账款 五、 流程概述 本手册将资本性支出分为一般工程资本性支出、应急工程资本性支出、零星固定资产采购和切块规模管理。 一般工程资本性支出是指规模较大且复杂的工程项目，各种审批手续比较全面；应急工程资本性支出是指由于市场或者网络的原因需要快速反应的工程项目，各种审批手续不能缺少，但有些手续可以同时进行；零星固定资产采购是指非项目下的生产用或者管理用固定资产的采购；切块规模管理是指地市分公司或者省市子公司各部门按省市子公司规定的资金用途自行建设的项目。 固定资产改良支出涵 盖在资本性支出流程中。 固定资产改良支出是指发生的改 (扩 )建支出达到对应固定资产原值的 20%及以上，或者经过改 (扩 )建后，对应资产的使用寿命延长二年及以上；或者经过改(扩 )建后，对应固定资产改变原有性质和用途的相关支出。 一般工程资本性支出业务流程 75 1 立项 根据项目的性质和金额的差异，可以通过两种方式进行立项，即通过填报立项申请表立项或者通过实施可行性研究立项。 填报立项申请表是指项目发起单位或者部门根据业务发展需求与现有网络容量，提出项目意向，填报立项申请表，经部门负责人或其授权人审核后提交给网络规划部门。 网络规划部门负责人或 其授权人会同计划、财务等部门对立项申请表进行审核。 审核通过后，根据项目的金额与性质不同，由不同权限机构予以审批。 地市分公司项目发起部门填报的立项申请表在经过该部门和网络规划部门等相关部门负责人或其授权人审核后，还应由地市分公司主管领导审阅。 审阅无误后，地市分公司网络规划部门再将立项申请表上报省市子公司的网络规划部门，由省市子公司网络规划部门会同计划、财务等部门对立项申请表进行审批，然后根据项目金额与性质的不同，由不同权限机构予以审批。 一般工程资本性支出业务流程 76 实施项目可行性研究是指项目发起单位或者部门提出意向，由网络规划 部门组织或者委托相关部门组织实施项目可行性研究。 按照项目的性质和金额的不同，可行性研究应由有相应资质的设计单位编制。 可行性研究报告应该由编制单位盖章确认并提交可行性研究评审会议评审。 网络规划部门组织可行性研究评审会议，评审人员包括计划、财务等相关部门的人员和专家。 评审会议应形成评审纪要，由参与评审的全体人员签名确认。 项目可行性研究评审纪要由网络规划部门负责人或其授权人审核。 审核无误后，网络规划部门拟定可行性研究报告批复，将项目可行性研究报告、评审纪要、和拟定的可行性研究报告批复报主管领导或其授权人进 行审批。 审批后，由网络规划部门将项目可行性研究报告及审批的相关资料留档，在相应的工程开始以后，转交项目管理部门留档。 如果项目是通过项目申请表审批立项的，在公司主管领导或其授权人审批同意后，计划部门编制设计任务书并下达给项目管理部门；如果项目是通过可行性研究审批立项的，在公司主管领导或其授权人批复可行性研究以后，计划部门将可行性研究批复转发给项目管理部门，以替代设计任务书。 如果项目可行性研究没有通过审批，则可行性研究的相关费用从成本费用中列支。 一般工程资本性支出业务流程 77 2 确定项目负责人和专职工程财务人员 计划部门下达 设计任务书或者转发可行性研究批复 后，为保证项目实施过程中各项工作衔接得当，项目管理部门需要确定项目负责人，负责在项目实施过程中的各项管理工作。 同时，财务部门需要安排专职工程财务人员，与项目负责人沟通协调，做好项目的核算与财务管理工作。 3 确定设计单位 立项申请表 /项目可行性研究报告审批通过后，由项目管理部门或者其委托的建设单位组织财务等相关部门根据有关规定选择具有相应资质的设计单位进行初步设计。 按照项目规模和工程性质的不同，项目管理部门可以按规定通过指定或者招标的方式确定项目设计单位。 招标程序参照 流程。 4 初步设计及审批 确定项目设计单位以后，设计单位按照规定的内容对项目进行初步设计，并提交初步设计文本。 收到初步设计文本，项目管理部门或者其委托的建设单位组织财务等相关部门召开初步设计评审会议，审核初步设计文本并编制评审会议纪要，由与会人员签字确认。 评审会议纪要出具以后，项目管理部门或者其委托的建设单位拟定初步设计批复文件，附初步设计文本和评审会议纪要，由项目管理部门或者其委托的建设单位和相关部门负责人会签，然后报公司主管领导审批。 一般工程资本性支出业务流程 78 如果项目的初步设计概算金额超过设计任务书或者可行性 研究报告批复金额的一定比例，则项目管理部门或者其委托的建设单位要重新办理立项手续。 初步设计会审后，由项目管理部门将初步设计文本及相关审批资料转给建设部门留档。 依据工程项目的性质和金额的不同，项目管理部门或者其委托的建设单位可以将初步设计和施工图设计 (详见本流程第 11 款 )合并成一阶段设计。 一阶段设计的流程与初步设计基本相同。 5 下达投资计划 初步设计审批以后，计划部门制订投资计划。 投资计划由财务部门会签后，报公司主管领导或其授权人审批，然后下达项目管理部门或者其委托的建设单位。 同时，财务部门根据 投资计划，及时筹集建设资金，保证项目资金如期到位。 6 确定施工、监理单位 项目管理部门或者其委托的建设单位选择具有相应资质的施工、监理单位范围，依据工程性质和金额的不同，分别由不同权限机构最终确定施工和监理单位。 按规定需要有监理单位参与的项目，必须实行监理制度。 按规定必须实行招标方式的，应采取招标方式确定施工、监理单位。 招标程序参照流程。 项目管理部门或者其委托的建设单位通过招标选取一定数量的推荐单位后，依据工程性质和金额的不同，分别由不同权限机构最终确定施工和监理单位。 7 设备物资采购 初步设计完成以后，由建设部门或者建设单位提供设备物资采购清单，采购部门按规定程序确定设备供应商，并签订设备采购合同。 设备物资采购流程参见流程。 根据项目的性质差异，部分设备物资的采购可以在初步设计以前完成。 一般工程资本性支出业务流程 79 8 验收设备物资 设备物资采购合同签订之后，根据合同规定，需要进行厂验的设备物资，当设备物资在生产厂商处尚未装运时，由采购部门或者其委托的建设部门 /建设单位组织业务和技术人员到生产厂家对设备进行厂验。 厂验如果合格，出具出厂验收报告，由参与验收人员签字确认。 如果项目由股份公司管理，由省 /市子公司 完成建设工作或者项目由省 /市子公司管理，由地 /市分公司完成建设工作的，厂验由管理单位完成。 在设备运抵施工现场时，建设部门或者其委托的建设单位和相关部门的技术人员以及施工方、设备供应商代表和监理公司代表对到货的设备进行开箱验收，以确保设备没有毁损和短缺，并签署相应的开箱验收报告。 如果所购设备属于进口设备的，采购部门应该查看由商检部门出具的商检报告和由海关出具的关税完税凭证。 商检报告、出厂验收报告和开箱验收报告应该由项目管理部门留档保存；相关的海关完税凭证（或其复印件）应该由财务部门留档保存。 一般工程资本性支出业务流程 80 9 工程物资 管理 有关工程物资的管理，参见流程。 10 施工图设计及审查 初步设计通过审批以后，建设部门或者建设单位应确定工程负责人。 工程负责人组织和协调工程建设过程中的各项工作。 设备采购合同签订以后，建设部门或者其委托的建设单位应组织设计单位就项目建设的具体内容进行施工图设计，并出具施工图设计文本。 施工图设计文本需要由编制单位盖章确认。 然后，建设部门或者建设单位组织对施工图设计文本进行审查，审查后应出具审核意见。 在审核意见出具以后，建设部门拟定批复文件，由相关部门会签，报公司主管领导审批。 并以设计批复 文件的形式下发给有关建设单位。 施工图设计项目预算金额如果超过设计任务书或者可行性研究批复金额的一定比例时，则项目管理部门或者其委托的建设单位要重新办理立项手续。 11 施工过程管理 在施工过程中，建设部门或者建设单位应组织必要的技术人员、监理公司（如有）负责监督施工的进度和质量。 设备供应商、施工、监理单位（如有）应定期向建设部门或者其委托的建设单位的工程负责人出具工程进度报告，由工程负责人汇总编制工程进度报告，交建设部门负责人或其授权人审阅并抄报公司主管领导，以确保建设部门及时了解工程的进度。 工 程负责人同时将进度报告交工程财务人员据以及时进行工程财务核算，以确保财务报表能够准确、全面的反映资产价值。 工程进度报告由建设部门留档。 如果建设过程中工程的实际成本超过了工程项目预算，则由建设部门或者其委托的建设单位对超过项目预算部分提供合理解释，并形 一般工程资本性支出业务流程 81 成报告，上报项目管理部门审核。 项目管理部门审核无误后，视金额不同分别由不同权限机构审批。 如超过规定比例以上的，项目管理部门或者其委托的建设单位应重新办理立项手续。 12 在建工程的会计处理 在工程项目实施的过程中，工程财务人员应根据工程进度报告、实物资产 验收确认单、工程合同协议和实际支付的其他与项目相关的费用凭证及时记录在建工程明细账。 关于利息资本化的详细情况参见流程。 13 对账 财务部门在建设单位或者建设部门的协助下定期 (或者在月末滚动进行 )与有频繁往来交易或者有较大应付款余额的设备或者服务供应商进行书面对账，并将书面对账单据妥善存档保存。 如果存在差异，应由财务部门会同相关部门找出差异原因，并起草差异分析报告，交上述部门负责人审批。 审批通过后，财务部门按审批意见进行会计处理，并将经审批的差异分析报告留档备查。 一般工程资本性支出业务流程 82 14 支付款项 在工程 项目实施的过程中，工程负责人应依据批准的设计文件及投资计划、设计、施工、订货等有关资料，定期制订项目用款计划，工程财务人员审核，由建设部门和财务部门负责人或其授权人及时进行审批。 审批后，由财务部门及时安排项目资金的调配。 如果财务部门不能及时安排付款，财务部门需要提供合理解释。 支付工程款时，要由经办人员 (工程负责人 )签字确认，建设部门或者其委托的建设单位的相关负责人审批。 超过一定金额权限的付款还需公司主管领导审批。 工程财务人员要依据批准的用款计划、设计文件及设计、施工、订货等有关合同资料进行认真审核，严格 按合同规定的付款方式付款，确保发生的支出合理合规、原始凭证合法。 15 初验 项目基本完成以后，建设部门或者其委托的建设单位通知项目管理部门，由项目管理部门组织建设部门或者建设单位、财务部门、设计单位、施工单位和监理公司（若有）等共同组成初验小组对项目进行初步验收，并出具初验报告，由建设单位、施工单位、监理单位和使用单位等方授权代表签字确认。 初验报告应报项目管理部门负责人或其授权人审阅。 审阅通过后，项目管理部门根据初验报告下达试运行通知。 16 暂估固定资产 当固定资产达到预定可使用状态时，工程负 责人 /项目负责人应及时书面通知财务部门，由财务部门及时对项目进行暂估。 工程财务人员、工程负责人应协助项目负责人填报资产估列通知单（含估列资产详单），经项目管理部门会同建设部门、。