商务部工作标准手册(1)

商务部工作标准手册(1)内容摘要：

进行协调处理。 4) 欠货单据开具： 在开出《发货单》 发货 后 欠货未发的 由 致龙 跟单员 直接开具补货单完成产品的补发，不再由订单主管补开补货单；针对因欠货未开具 负责 发货单的， 恢复发货时 由订单主管按客户要求完成《发货单》的 开具，完成时间 须在半成品产品入库后的次日。  公司政策的推介与实施 1) 公司政策的掌握： 收到 公司各类政策后订单主管组织物流统计对政策进 行分解，明确各项政策的配赠比例及发放要求，针对不明白部分需向部门经理或策划部门咨询。 要求： 订单主管、物流统计及计划专员对各类政策的熟悉了解程度为100%。 2) 公司政策推介： 在满足客户订货要求的基础上主动向客户做好各类政策 的推介和宣传，特别要求针对公司出具的特价类（存货清理）政策做好推价并能引导客户订货。 3) 政策的实施： 订单 主管及物流统计在组织产品发放、政策核销时对公司年度 合同、月度配赠及方案政策所涉及应付至代理商 的项目 进行 详细核实，超出合同、政策外的政策未经部门经理批准不得核销发放。 要求： 年度合同 、月度配赠及各类推广方案所含项目核算发放准确率为100%，未经同意不得私自随意调整。 三、 物流统计 工作标准  应收账款台账的设立 1) 结合集团财务中心制定的财务管理规定按公司代理商明细分别设立独立 的应收账款明细账（可用设立为电子账）； 2) 账册 内容： 含日期、摘要、发货金额、收款金额、各项应付政策及应收账款余款、应付政策余额；  销售往来账的核算 1) 核算时间要求 ： 当天 发生的所有业务单据在次日内全部完成审核及完成 入账； 2) 原始凭证的审核： 针对代理商订购单、汇款单、发货单、货物运输单、公司给予的政策审批单等原始单进行收集并对进行审核，重点需对订单主管开具的产品配赠及给予的其他政策（含常规、非常规）进行核对；对超出常规政策及上级审批内容的提出异议并负责与订单主管进行核对。 3) 入账： 根据账册项目内容凭原始单据实际发生的应数据进行入账 （含手工账、电脑系统账） ，入账时间控制在一工作日内完成 要求： 单据审核必须在上述单据完整情况下完成，发货金额、收款金额及各项应付代理政策数据准确 率为 100%；对单据欠缺不全情况下必须将相关单据收集配套齐全。  对账 1) 对账时间： 每 月 10 号前编制对账单完成与各客户的对账工作，与客户双方账务核对无误后必须索取对账凭证（对账凭证含客户对当月确认的各项数据） 2) 对账内容： 当月 双方产生的一切往来业务，含发货金额、收款金额、常规配赠政策、当月推广政策及上级临时批复的非常政策）；  三、 计划专员工作标准  月度计划的制定 与实施 1) 信息收集 、分析 ： a) 更新速达帐套，导出最新 产品 库存明细表 及对 工厂 提供 的 容器库存帐 一并 更新 至《 库存明细 》 总表 获取当前最真实的存货总量； b) 从速达账套获取 上月产品出货明细并对产品进行排序完成初步分析并 特 别针对上月或近期出现欠货的品项 进行分析 ； c) 了解生产工厂当期的生产排期安排并重新计划产品生产交货周期； d) 了解在途容器包材的品种与数量及交货期限； e) 完成 已通过审批的 季度生产计划 按月进行 分解 （共分解成三个月） ； 2) 月度 生产计划制定与实施 计划制定时间： 于每月 20 日前完成 计划 制定： 通 过对季度生产计划的分解及当前存货情况、欠货情况及在途容器包材等信息的收集整体后完成月度生产计划的制定； 月度 生产计划明细表内需明确计划内产品上月的出货数量、容器配件存货状况（含库存及在途预 计到货时间）、产品预计生产排期时间、产品预计入库时间等信息； 计划审批 ： 部门负责人 负责对计划专员制定的月度生产计划进行审批，对超出季度计划范围、与季度计划指标出入较大、当期欠类严重、推广政策的调整、市场需求变化等因素对计划内的产品类别进行调整及审批，计划审批后予以执行。 审核附交资料： 库存可用月数分析、同期出货分析、上半年出货和欠货分析、包材状况分析、生产工厂下月产能分析。 计划实施： a) 生产方反馈： 《 月度 计划 》 经部门负责人审批后于每月 22 日前下发至生产工厂计划部门，生产工厂可根据其自身产能、容器情况对计 划进 行调整建议但需在收天月度计划三天内回复 （工厂根据月度生产计划完成各项原材料的储备，该计划只作储备原材料使用）。 计划专员收到工厂反馈意见后完成后续跟踪协调，确保计划的顺利实施。 b) 在途物料跟踪： 凭生产工厂确认回复的生产计划完成对计划内所需容器配件的配备，针对在途物料完成物料跟踪明细表，明确各在途物料目前状况、预计交货期、异常物料及原因。 根据物料跟踪表每三天完成一次电话催货，直至物料如期到达为止。 c) 《生产单》下达： 根据已审批的《月度生产计划》针对当前市场购物需求、物料情况完成《生产单》的下达，《生产单》每月固定安 排三次，分别于 3日、 12 日及 22 日完成 （特殊情况可视当前需求调整时间）。 生产工厂仅凭《生产单》完成生产交货，不凭《月度生产计划》内容生产交货。 d) 《生产单》内容： 含 产品编号、产品名称、产品数量、单位、应交货日期、容器状况及备注等内容。 e) 《生产单》反馈： 生产工厂收到《生产单》当天需完成《生产单》的交货日期确认并回复，一经生产工厂签字确认交货期只可提前完成不得延期（特殊情况需延期交货的由商务部负责人批准）。 f) 《生产单》跟踪： 对 双方确认后的《生产单》计划专员 必须对各产品交货期进行严格控制，每天至少安排不低于一次进行 电话联系沟通生产进度，直至产品如期交货入库止。 g) 生产异常处理： 针对 新品开发因整个开发周期不足或加急产品但容器未到情况下，计划专员应与工厂计划员做好事先乳化料体工作。 根据容器入库时间提前三天优先完成，若出现新品确版情况需注意时间流程控制，特殊情况需要求产品部入厂进行现场确版。 优秀 表现： 1) 《月度生产计划》均在规定时间内完成，无延期； 2) 《月度生产计划》的准确率（与当月生产单对比）达 100%； 3) 《生产单》产品交货期在规定交货期 100%完成交货； 4) 畅销产品无欠货现象。  月度采购计划的制定与实施 1) 信息收集 、分析 ： a) 根 据已审批的《月度生产计划表》核算完成下月生产所需所有容器、包材及各项配件的明细与数量指标； b) 对公司所有供应商的供货周期完成分析并得出《供应商供货周期表》，表内明确各项主要包材的采购周期； c) 从采购专员处获取取各关键供应商的近期评估数据指标，全面了解正常供货、逾期交货及质量异常情况 ； d) 了解在途容器包材的品种与数量及交货期限； e) 速达账套内导出当前容器包材存货状况与最低容器安全库存值进行对比核算欠缺 数据。 3) 采购 计划制定与实施 计划制定时间： 于每月 25日前完成 计划 制定： 针对月度生产计划所需容器包材数量， 结合供货周期 、在途物品情况及存货情况等各项指标进行综合分析最终 完成月度 采购 计划的制定； 采购 生产计划明细表内需明确 各项采购物品编码、名称、数量、预计交货期限 及最迟入库时间等信息，针对当期出现交货期延后或出现过质量异常的物品需在月度采购计划中详细注明。 计划审批 ： 部门负责人负责对计划专员制定的 《月度采购 计划 》 进行审批，对超出 《月度生产 计划 》 范围、推广政策的调整、市场需求变化等因素对计划内的 容器、配件 类别进行调整及审批，计划审批后予以执行。 审核附交资料： 库存可用月数分析、 当前物品采购质量状况 分析表、在途物料明细表。 计划 实施： a) 采购时间 ： 每周一次。 b) 采购单下达： 根据 审批后的《月度采购计划》指标 进入速达系统采购作业模块打印综合采购单 完成一周采购指令的下达并交部门负责人审批，交采购 专员完成采购 ； 要求： 采购订单下达需重点考虑批量订货对成本下调的因素、纸盒包装类多品种拼印对成本下调的因素等经济批量等下单模式达到采 购总成本最小化。 c) 在途物料跟踪： 对 采购专员完成采购全部手续后的各项信息进行建档并制定《物料跟踪明细表》，明确物品交货日期。 跟踪方式： 一般监视： 针对 刚下达采购指令离交货期较远或并非重要项目的物料采购在双方签定合同确定交 货期限后在上半段时间可每二周通过电话查询沟通方式进行跟踪； 预定流程进度： 对 重点物品在完成采购流程后要求供应商提供《生产安排进度表》，明确物品的排期情况。 计划专员根据进度表进度进行催交跟踪，确保物品 按质按量 如期入库 ； 实地监控： 针对特别重要 的物品且供应商确认无法按期交货出现 延期 时 视当前情况 紧急程度安排专人驻厂监视跟踪直至物品顺利入库止。 d) 优秀 表现： 5) 《月度生产计划》均在规定时间内完成，无延期； 6) 《月度生产计划》的准确率（与当月生产单对比）达 100%； 7) 《生产单》产品交货期在规定交货期 100%完成交货； 8) 畅销 产品无欠货现象。  协助部门负责人完成存货控制 1) 生产计划控制 ： 通过对生产整个作业计划流程进行控制达到对存货的控制。 a) 随时 了解月度出货、库存情况，对出货速度变缓趋势或库存存量趋多的及时调整生产安排； b) 随时了解在途订单的交货期限及生产排期情况，针对出货速度要求不急需使用的订单作出调整安排，延缓或加长交货周期； 2) 物料计划控制： a) 了解生产计划所需物料状况； b) 掌握物料库存以及计划用料进度； c) 了解物料交货期； d) 与供应商沟通物料交货安排 ，对生产急需物料进行催交；对暂不急需使用的物料沟通调整交货期限，延缓交货周期尽量减轻公 司存货及资金的压力。 3) 不良品的处理 a) 了解不良品的分类 及其处理办法 ； b) 熟悉不良品报废、退货、返工等处理流程； c) 收到不良品提报起，十五个工作日内 完整 处理结果。 外包材报废 ： 针对外包材报废申请 先完成报废原因核查，确定属正常生产损耗或超过存储期限的经部门负责人同意报废申请的由计划专员 核算报废金额后交 部门负责人 审批，然后上交总 经理 批准 执行； 半成品报废 ：计划 专员完成报废原因核查，确定属正常生产损耗或产品保质期过期经部门负责人同意报废申请的由财务中心进行报废价值的核算，交部门负责人审批后上交总经理批准执行； 容器报废 ： 次品报废处理，由工厂仓库负责人于每个月 15 日前完成对上月次品（含由生产造成 的少量 容器 损耗或盖子、内塞 等配件的 损耗 ）报废申请表，由计划专员进行原因核查并进行价值核算交部门负责人审批执行；容器质量异常报废： 因 供应 商产品质量问题在生产过程中发现挑出的不良品，经过与厂商沟通同意退货扣款后，通知工厂仓库开出退货单安排退货厂商，并把退货单交给采购跟单做扣款处理。 优秀表现： 不出现因计划、采购不当造成新的存货；对已过保质期已无利用价值的物料能主动快速提出处理申请，并能在规定时间内对生产部门提出的次品申请进行处理（对 生产现场提出单品种容器超过 50 个数量以上的报废申请能进行现场核查确认）。  编码 1） 产品架构 a) 根据总公司统一制定的 《编码规则及管理》 完成公司产品及各项物料的产品编码工作 ； b) 编码完成后以内部联系函方式下发各关联部门（财务中心、仓储部门及开单部）； c) 对新编制的产品、物料编码完成资料入档并及时对各项报表的编码资料进 行更新或调整。 优秀表现： 所有产品及物料编码不出现错编或漏编，对已审批的编码在一个工作日内完成资料入档并对各项报表的编码进行更新。 四、 采购专员工作标准  信息资源收集与资源储备 1) 信息收集 内容： 物料 的市场供应状况；供应商的物料供应能力、供应量、实力和资信情况、 公司类型、产品样品、合作的客户、货期、付款方式、售后方式等。 2) 渠道： 通过 网站、集团品牌介绍、供应商介绍、行业内关键品牌供应商调查、来电、各类美容博览会、他人介绍或根据公司的采购需求针对性寻找等方式进行收集。 3) 信息整理： 采购专员于 每月月初 10 日前 将上个月收集的信息 先按公司需求方向进行初审筛选，对通过初审的资料编制供应商资料表， 对其供应能力 实力资信及合作客户进行 详细 登记 并 入 档至 《供应商信息表》 提交部门负责人。 对 符合合作 要求进入 储 备供应商 名列 ， 作为公司的供应商储备资料 优秀表现： 每月至少 完成不少于五家不同类型的供应商资料（含容器、包材、礼品及其他配件供应商）并不少于一家能通过部门负责人审批有合作价值的供应商 ；按期整理提交。  采购实施与交期控制 1. 供应商的开发 1) 确定供应商方向： 根据采购物品性质与要求 优先从《供应商信息库》中的 “储备供应商”资料中进行初步筛选，选择 不少于 3 家 符合要求的 供应商进一步 沟通洽谈；若《信。