公司费用报销制度及报销流程

公司费用报销制度及报销流程内容摘要：

客人一同用餐者且在公司内报销的，一律不再给予报销餐费补助费。 （ 2）凡购买打折机票的（票面有不得签转更改字样的），在报销时必须按打折后的实际价格填写，如有弄虚作假，一经发现后将加倍扣还。 （ 3）对因公外出人员均对号入座按标准办理报销费用。 如出差人员投亲靠友自行解决住宿问题，则按标准的 60%计发给个人（须提供正式发票）；如不足标准住宿的，按节约额的 60%计发给个人（须提供正式发票）；如超标准住宿的，超支部分一律由个人自己负担。 住宿费报销标准表 职务 县 直辖市各省会城 市 沿海经济区、特区 双人间 双人间 双人间 总经理 130 250 350 副总经理 110 200 300 部门经理 100 170 250 部门副经理 /主管 90 150 200 一般人员 80 130 170 注： 沿海经济区、特区指：北京、上海、深圳、广州、珠海、汕头、海南、厦门； 两人（同性别的）或两人以上的同行按标准间的标准报销； 以上解释权归属财务。 （四）、业务招待费用：业务招待费须附有饭店消费明细单，有同行人须有同行人在报销单上签字确认，并注明时间及招待客户 名称和人数；赠送礼品的费用须注明所送人名及礼品名称、数量。 （五）、工资 /奖金的支出：由公司人事部核准每月考勤，财务部编制发放表，副总签字确认，并报公司总经理批准后财务发放。 （六）、版面费 /广告代理费 /印刷费（出片费）：由部门凭发票填写费用报销单，财务部对票据进行核实（附上详细清单），核对无误后按报销手续办理。 （七）、培训 /年检费：国家部门（财政、税务、外管、海关等）强制要求公司人员参加的培训学习和年检费用，经各部门经理或主管核实报总经理批准后，才能办理报销手续。 由公司派出学习的费用经总经理批准后可办理 报销手续。 （八）、汽车费用：司机出车发生的费用（过桥费、停车费等）要注明时间、地点、事由等，用车人签字确认后，经办人按规定办理报销手续。 （九）、装卸费用：装柜人员去马尾装柜一天（早上 8 点到晚上 6 点）每人补贴人民币 15 元，半天（早上 8 点到中午 12 点、下午 2 点到晚上 6 点或晚上 6点到晚上 10 点，冬天下午 1： 30 到晚上 6 点）每人补贴人民币 元，晚上 6点到第二天凌晨按一天补贴标准补贴。 （十）、加班用餐费：加班超过一个小时，可享有用餐费补助（每人 10 元 /天），加班者应提供餐饮发票，且报销单上应会签办公室人员以 确认是否符合报销条件并注明加班时间，同一单位多人加班的须有全体用餐人签字。 （十一）、手机费用：按岗位工作需要，给予相关人员手机费用补贴，报销规定如下： 使用规定 （ 1）公司统一购置的手机和小灵通（含配件、卡等），按工作岗位需要配备给个人，由专人使用并负责保管，如丢失由个人承担赔偿责任。 具体赔偿标准如下： A、小灵通及手机（已提完折旧）：按 200 元 /部 赔偿； B、手机（未提完折旧）：按扣减折旧后的净额赔偿，不足 200 元按 200 元 /部 赔偿。 （ 2）配置手机和小灵通仅限于公司业务往来通讯，不得用于 私事通讯，不得私自另配副卡交予他人使用，一经发现，处以罚款 300 元 /次。 （ 3）使用手机应本着节省开支的原则，能使用普通电话则不用手机通话。 （ 4）手机拨打长途电话时，应要求要使用 IP 卡。 手机报销标准如下： 岗 位 报销标准 副总经理 200 元以内按发票报销，超过部分自理 质检部长 工厂厂长、副厂长 150 元以内按发票报销，超过部分自理 总办部门经理 100 元以内按发票报销，超过部分自理 质检员（浙江） 质检员（闽南） 质检员（福州） 50 元以内按发票报销，超过部分自理 驾驶员、采购员 日本部 欧美部 厂办主任 备注： A、同时持有公司配备手机卡和小灵通人员，报销标准系指两者合计； B、享受补贴人员需 24 小时开机，当月出现 3 次无法接通情况则取消补贴。 C、报销人必须提供营业厅打印的正式发票（充值卡发票仅作为补充）才能办理报销手续发票上有体现“以呱呱通”充值的，必须附上呱呱通发票，作为正式报销发票的附件。 特殊情况 （ 1）手机费用报销人员，因出差产生漫游费经办公室主任凭《出差报备单》核准后予以报销。 （ 2）其他部门或人员因工作需要使用私人手机用于 工作联系的，可凭当月话费清单向部门经理和办公室提出申请，经分管领导批准后予以报销。 本制度自核准日起执行。 费用报销制度 小鬼当家企业管理有限责任公司： 鉴于公司资金支付、费用报销过程不完善，签批权限不明确，为了提高工作效率，明确权责，理顺费用归属关系，根据公司相关财务管理制度之规定，特就此问题进一步规范通知如下： 一、存在的问题： 费用报销不及时，跨月、跨年报销存在，影响会计核算及考核期损益评判与绩效考核。 资金支付附件不齐全，无法查实费用源头。 代为报销严重，存在跨部门、跨公司现象发生。 签批权限、流程不清楚。 费用报销单填写与票据粘贴不规范之现象 …… 二、规范要求如下： 时间要求：费用在当月发生的应当在当月报销，报销时间自发生之日起10 天以内，逾期的财务部有权拒付相关款项，由当事责任人承担延付后果；费用报销确因特殊原因须跨期的，须找出实质性理由并形成书面说明；对逾期报销的，部门负责人未提出 质疑 且签批的，处以部门负责人逾期报销项目金额的 5%的罚款，对此跨月报销的费用财务部门核算到报销时间当月。 报销费用或款项支付附件不齐全的，财务部不得签审，更不得进行资金支付。 报 销附件不限于（包括）审批报告、请购单、入库单、合同复印件等。 特别强调：凡涉及合同款项支付的，在每次付款时皆应附齐相关合同 复印件。 费用报销、款项支付实行“谁经办，谁负责”及“费用款项归属”的管理原则，非直接经办人不得参与费用报销或款项申领；不允许跨部门、跨公司费用报销及代为报销，如两人或多人以上同时产生的费用应尽量分开报销，同一项经济业务事项不得折分报销。 定期定额标准费用报销（如部分人员的汽车补贴、通讯补贴等）须按规定附齐发票定时报销，不得跨月、不得代报、不得超限，特殊情况的，须经公司总经理批示方 可。 三、差旅费 解释：出差是指因工作需要需离开企业所在地的区市县，到另一个城市或地区公干的行为活动，应与正常工作时间内在企业所在地离开公司外出公干有所区别。 所有出差须事先申请（附件二），正确填写出差申请表，经部门主管核准后并经公司总经理或副总经理批准后方可出差，市场部、服务部需 由总经理批准后方可出差； 在出差过程中临时改变出差线路，需要更改出差目的地或调整出差时间的，应及时报请相关领导，经领导同意，由领导告知行政部门调整计划，更改出差目的地。 出发时间在上午 11 点之前出发的，补贴按完整一天计发， 11 点之 后出发的补贴按半天计发，出发时间以各类交通工具机打发票的出发时间为准，发票上面未明确记录时间的，出差人员应拿到票时随手在发票背面记录下出发时间，如果因发票上没有打印时间，出差人员也未曾明确记录的，一律按 11 点之后出发发放补贴； 公司员工因公出差需要借款时，需根据预计的天数和支出提前办理借款手续； 出差返回公司 10 天内必须办理报账及还款手续，因票据丢失或确实无法索取票据的支出而用其他符合规定的发票进行替代报的，必须在报销票据上说明理由和原因及实际报销金额，否则不予核销； 公司员工进行差旅费报销时 ，按规定将长途费用、住宿费用及交通补贴和出差补贴一并填制差旅费报销单，注明出差起止时间、出差往来地点、事由等； 参加公司统一安排食宿的出差、会议等，均不得报销住宿费和差旅补贴； 差旅费用及补贴标准 公司员工出差的长途费用、住宿费用及差旅补贴按照以下标准报销： 职级 长途费费 住宿费 差旅补贴 注：交通工具选择，经理及以下员工出差目的地 在 A 类地区的可以乘坐飞机经济仓，其它地区（非省内）的，以乘坐火车 /动车为主，乘坐时间在 10— 24小时以内乘坐硬卧， 24 小时以上的可乘坐软卧，所有员工以如需乘坐飞机需由总经理批准，出差地在省内的，原则上以乘坐汽车为主，如需乘坐其他交通工具，需总经理批准； 四、市内交通费 解释：员工在正常工作时间因公需外出办事，区域在企业所在地的区市县内，不包括员工上下班所乘交通工具费及差旅费，差旅费参照行政部考勤制度执行。 根据公司业务实际情况，市内交通费划分为市区内与郊县内。 成都市市区指六城区 锦江区 、 青羊区 、 金牛区 、 武侯 区 、 成华区 高新区 ，郊县指 龙泉驿区 、 青白江区 、 温江区 、 新都区 、 都江堰市 、彭州市 、 崇州市 、 双流县 、 郫县 ，上述外出地点以客户或办事地点为准。 副总以上 实报实销 A 类地区（北京、上海、深圳、广州） 实报实销 240 元 /天 B 类地区（省会级城 市） 实报实销 160 元 /天 C 类地区（各地级市） 实报实销 80 元 /天 经理 /主管 实报实销 A 类地区（北京、上海、深圳、广州） 180 元 /天 100 元 /天 B 类地区（省会级城市） 160 元 /天 90 元 /天 C 类地区（各地级市） 140 元 /天 80 元 /天 员工 实报实销 A 类地区（北京、上海、深圳、广州） 160 元 /天 90 元 /天 B 类地区（省会级城市） 140 元 /天 80 元 /天 C 类地区（各地级市） 120 元 /天 70 元 /天 各部门员工外出办事原则上以乘坐公共交通工具为主（地铁、公交车）， 必须乘坐出租车时，应向部门负责人提出申请，同意后方可乘坐出租车，同时须在车票背面注明往返地点、原因并保存好作为附件予以报销； 市区内交通费用一律按照实际发生额予以报销，报销以车票金额为准，并以行政部外出登记记录的往返次数进行核对，无票不予报销，不得多报； 郊县外出费用以实际发生额报销与固定补助相结合 ，报销以相关票据金额为准，并以行政部外出登记记录的往返次数进行核对，无票不予报销，不得多报；固定补助以每次 35 元为准，与相关费用报销时同时报销。 五、电话使用及费用补贴： 销售部、市场部员工必须使用公司提供的电话号码，电话费由公司统一缴纳并在标准范围内支付；标准 100 元 /月； 公司其他部门主管及服务部全体员工按 50 元每月予以补贴； 上述费用由行政人事部编表造册在每月的 25 日至 30 日之间在出纳处领取，不在工资中体现； 六、车辆补贴 员工自驾车出差的，按照每公里 元予以补贴，不得另行报销 油费；停车费，过路过桥费按实际发生额报销，此项费用在差旅费报销时予以报销（注：在公司享受车贴员工不含在此项费用报销范围之内）； 所有自驾车出行的员工必须在出差过程中自行记录行车里程，如无法准确记录里程的，应在出发前与结束出差时向行政部告知里程数，行政部应根据企业所在地与出差目的地之间距离，评估里程是否合理。 七、签批权限及支付流程 : （ 1）签批权限 公司副总有 5000 元以下（不含 5000 元）的资金支付权 、费用签批权，超过 5000 元（含 5000 元）的资金支付、费用报销等须经公司总经理签批，副总经理经手的 所有费用报销需经总经理签批。 同一笔经济业务事项严禁拆分审批，必须按照相关权限交予相应领导按流程执行签报。 （ 2）流程 A、副总所发生的费用报销流程：经办人填制“款项支付单”“借款单”或“费用报销单”或“领款单”等 财务部督导审查 总经理核查签批 出纳处领取相应款项 B、 5000 元以下的资金支付、费用报销流程：经办人填制“款项支付单”“借款单”或“费用报销单”或“领款单”等 部门负责人审核 财务部督导审查 副总核查签批 出纳处领取相 应款项 C、 5000 元及以上的资金支付、费用报销流程：经办人填制“款项支付单”“借款单”或“费用报销单”或“领款单”等 部门负责人审核 财务部督导审查 副总核查签批 总经理核查签批 出纳处领取相应款项 D、差旅费报销时，由各部门负责人签字确认之后交与行政部确认，行政部在审查时，应当核实员工出差真实性与车辆里程等，行政部签字确认之后再按上述流程执行。 E、督导外出未在公司办公室时，与财务相关的审核流程可由财务经理代为执行，总经理与副总同时外出或总经理外出超出副 总支付审批权限的，可由总经理指定授权人（书面或电话授权），报财务备案或电话告知财务相关人员，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，。