人事档案系统用户使用手册

人事档案系统用户使用手册内容摘要：

动导入。 点击“取消”按钮，系 统返回到档案管理主界面。 说明：模板文件中： Excel 目录材料模板 1 为第一种导入方式， Excel 目录材料模板 2为第二种导入方式。 （ 4）更新档案编号 功能：在用户批量更新档案编号的时候使用，系统根据姓名、性别和出生日期来判断并批量更新档案编号，该功能使用的 Excel 模板如下： 单击【批量处理】菜单，点击“更新档案编号”，弹出下面的对话框，选择要更新的 Excel模板文件，点击开始更新。 人事档案系统及辅助工具使用手册 14 该功能可在以下情况中用到： 初始采集数据时，系统外已存在档案编号，而初始数据 eHR 中无档案编号，可以利用该功能导入档 案编号。 两个单位合并的时候，档案编号需要发生变化，可以利用该功能更新档案编号。 当档案编码规则发生变化的时候，可以利用该功能批量修改档案编号。 打印输出 （ 1） 标签 选择需要打印标签的人 员（可以多选）， 如下图所示： 单击【打印输出】菜单，点击“标签”，即可预览或直接打印当前选中人员的档案袋标签。 如下图所示： 说明：在预览状态下可以将标签保存成 EXCEL 文件到本机。 打印方式可以分为 1 张纸 1 份、 1 张纸 4 份， 1 张纸 6 份三种打印方式。 （ 2） 目录 单击【打印输出】菜单，选择“目录”，即可预览或直接打 印当前选中人员的“目录及零散材料接收子集”档案目录。 如下图所示： 人事档案系统及辅助工具使用手册 15  预览 点击“预览”按钮，即可预览当前人员选中子集的目录。 进入预览界面后，点击“保存”按钮，将当前目录保存成 EXCEL 文件到本机。 如下图所示： 点击“返回”按钮，直接返回到档案管理主界面。  打印 点击“打印”按钮，弹出“打印目录”复选框。 选择需要打印的目录，可以多选。 如下图所示： 人事档案系统及辅助工具使用手册 16 分类打印： 按目录类别逐页进行打印。 连续打印：将多个类别打印到同一纸张，类别中间自动产生空行隔开。 注意：用户在进行目录打印操作前，必须先对档案目录及零 散材料接收子集内容进行排序，否则会影响预览和打印结果的正确性。 打印时，每页默认打印二十行。 （ 3） 通知单 功能：档案在转递过程中， 用户使用通知单通知档案转出单位及接收单位。 选择需要打印通知单的人员，可以多选。 单击【打印输出】菜单，点击“通知单”，选择“设置”，进入通知单回执地址设置界面。 如下图所示： 输入档案室名称及通讯地址后，点击“确定”按钮即可。 单击【打印输出】菜单，点击“通知单”，选择“打印”，进入通知单界面。 如下图所示： 人事档案系统及辅助工具使用手册 17 点击“打印”按钮，系统对当前通知单进行打印。 点击“保存”按钮，将当前 通知单保存成 EXCEL 文件到本机。 点击“返回”按钮，直接返回到档案管理主界面。 注意：通知单打印之前必须先进行“档案转递”操作，规范填写“档案去处”和“转递编号”等内容。 操作完毕后，再从“转出库”中选择人员，进行通知单打印操作。 档案转递 （ 1） 档案转出 功能：用于将要转出的档案人员进行档案转出操作。 进入需要档案转出的人员库并选择人员 （可以多选）， 如下图所示： 单击【档案转递】菜单，点击“档案转出”，或者点击右键的“档案转出”，进入档案转出界面，填写转出信息。 如下图所示： 点击“浏览”按钮， 选择档案转 出数据文件的存放位置。 在文件名称处输入转出档案的文件名，点击“确定”按钮，转出人员及其档案自动从当前人 员库内转移到“转出库”内。 同时系统会自动在指定的存放位置生成后缀为 .dat 的数据文件。 说明： 新生成文件较大 ，建议用户在传输前先进行压缩。 （ 2） 档案接收 功能： 接收转入人员的档案电子信息。 先进入需要接收人员档案的人员库，然后单击【档案转递】菜单，点击“档案接收”，或点击右键的“档案接收”，如下图所示： 人事档案系统及辅助工具使用手册 18 进入档案接收界面，维护档案接收的各项信息。 如下图所示： 点击“浏览”按钮，选择需要接收的后缀为 .dat 的文件所在路径。 点击“测试”按钮，系统针对接收文件的格式进行校验，如不符合，将不允许导入。 测试通过后，点击“开始导入”按钮，系统将需要接收的人员及其档案一并导入到相应人员库中。 说明：接收后的人员档案编号要根据实际情况手动进行维护。 点击“取消”按钮，系统不进行操作直接返回档案管理主界面。 查（借）阅提醒 功能：当档案查 (借 )阅时间超过规定时间，在系统主界面右上角会显示当前超过规定时间的档案份数。 用户可以根据此记录查看相应报表数据。 用户可以根据查（借）阅情况灵活设置归还时间，具体操作参见 借阅天数设定。 在系统主界面右上角查看是否有档案借出超过规定时间的人员记录，如下图所示： 点击 红字部分，进入到档案查（借）阅情况报表界面，如下图所示： 人事档案系统及辅助工具使用手册 19 点击“保存”按钮，将当前报表保存成 EXCEL 文件到本机。 点击“返回”按钮，直接返回到档案管理主界面。 导出到 EXCEL 本功能只在鼠标右键的功能菜单中显示。 选择导出主集信息时，则将全部人员的主集信息导出；选择导出子集信息时，则根据选择的子集导出当前人员该子集内的全部信息。 机构管理 功能：主要针对本单位机构的各项基本信息进行新增、修改、排 序和删除等操作。 从主菜单中选择 进入到机构管理主界面，如下图所示： 在左侧机构树上选择需要增加下级单位的本级单位名称，点击右键“新增下级单位”按钮，系统弹出对话框要求用户输入新增单位名称，如下图所示： 点击“确定”按钮，新增机构；点击“取消”按钮，返回机构管理界面。 用户可在右侧维护机构的各项信息，左侧机构树与右侧机构信息同步更新， 左侧机构可以实现自动更新。 人事档案系统及辅助工具使用手册 20 用户可以根据不同情况自行调整排序码以改变机构树顺序。 （也可用鼠标选中后上下拖动）如下图所示： 用户选择需要删除的机构，点击右键“删 除”按 钮。 如果当前待删除机构下存有下级机构，或末级机构存在档案信息时，系统会提示“不能删除”。 说明：机构管理的“机构名称”和档案管理模块中的“机构名称”完全一致，此处修改机构信息后，档案管理模块中的“机构名称”自动更新。 统计报表 根据档案管理工作的需要 ，统计报表功能 设置了 5 张统计报表。 其 名称和功能分别如下： （ 1） 人事档案管理人员基本情况统计表，用于统计档案管理员信息。 （ 2） 干部人事档案目标管理情况统计表，用于统计档案目标管理和计划信息。 （ 3） 人事档案基础设施情况统计表，用于统计档案基础设施及设备信息。 （ 4） 人事档案管 理数量统计表，用于统计档案数量信息。 （ 5） 干部人事档案查（借）阅情况登记表，该报表可按时间段统计档案查（借）阅情况。 选择【统计报表】进入到统计报表主界面。 单击【报表】菜单，点击需要查看的报表，如下图所示： 说明：档案室名称的修改在【档案管理】模块“通知单设置”中修改。 综合管理 档案综合管理模块包括：档案员管理、基础设施及设备、目标管理以及计划管理，四个模块组成。 档案员管理 功能：主要是对档案管理员的基本信息进行新增、修改及删除等操作。 人事档案系统及辅助工具使用手册 21 点击“档案员管理”按钮，用户可以在综合管理界面直接对档案员信息进行维护。 如下图所示： 删除人员时，用户需要选择所删除人员整条记录，单击右键，选择“删除记录”按钮，即可删除选中人员及其信息。 如下图所示： 基础设施及设备 功能：主要是对当前所管辖档案机构设备的管理，进行设备新增、修改及删除等操作。 操作方法与档案员管理步骤相同，不再赘述。 目标管理 功能：主要实现对所管辖档案机构等级目标实现情况的维护。 操作方法与档案员管理步骤相同，不再赘述。 计划管理 功能：主要实现对所管辖档案机构等级目标计划实现年 限情况的维护。 操作方法与档案员管理步骤相同，不再赘述。 系统维护 系统维护是档案系统中对系统功能进行设置的地方。 建议用户在使用初期仔细阅读这部分内容。 系统维护包括：信息集维护、代码维护、数据备份、库结构备份、数据恢复、修改密码、人员库设置、调整档案编码规则、借阅天数设定和按末级机构查询。 界面如下图所示： 信息集维护 系统目前已定义十三个信息集，并可对各信息集的指标项进行维护。 系统还设置了自定人事档案系统及辅助工具使用手册 22 义档案业务信息集功能，用户可以自行定义适合本企业的档案信息集及指标项。 如下图所示： （ 1） 信息集维护 新增：在 左侧信息集列表中单击右键，点击“新增档案子集 ”按钮，弹出信息集新增界面，输入新增信息集信息，点击“确定”按钮即可。 如下图所示： 修改：选择需要修改的信息集，单击右键，点击“修改”按钮可对信息集名称和显示顺序进行修改。 排序：选择需要进行排序的档案子集，单击右键，点击“档案子集排序”按钮可特别对各档案子集进行排序。 用户直接修改“显示顺序”列里的数字即可改变子集顺序。 点击“保存”按钮后，信息集左侧档案子集顺序同步更新。 如下图所示： 删除：选择需要删除的自定义信息集，单击右键，点击“删除”按钮即可。 说明 ：系统定义的信息集不要删除，否则程序出错。 （ 2） 指标维护 在左侧信息集列表中选择需要维护指标的信息集。 在右侧指标列表中单击右键，点击“新增”按钮，弹出指标新增界面，如下图所示： 人事档案系统及辅助工具使用手册 23 点击“关联代码”项右侧的“选择”按钮，系统弹出“选择指标”对话框。 用户可以在代码列表中选择相应指标， 如需要取消关联代码 ，点击“置空”按钮即可如下图所示： 输入指标各项信息，点击“保存”按钮。 当用户选择新增或修改指标，在“人员库”选择中，不指定具体人员库名 ,则默认在所有人员库中使用。 代码维护 功能：对各信息项使用的代码指标 进行维护，实现代码及其指标的新增、修改和删除等操作。 系统允许新增同级指标或下一级指标。 （ 1）信息项维护 在左侧代码列表中单击右键，点击“新增”按钮，弹出大代码新增界面，如下图所示： 人事档案系统及辅助工具使用手册 24 输入代码信息，点击“确定”按钮即可。 点击“取消”按钮，系统返回到代码维护主界面。 选择需要删除的代码，单击右键，点击“删除”按钮即可。 （ 2）代码项维护 在左侧代码列表中选择需要维护指标的代码。 在右侧代码列表中单击右键。 首次新增子代码时要先点击“新增下级指标”按钮，弹出指标新增界面，如下图所示： 在右侧代码列表中 单击右键，点击“新增同级指标”按钮，可以新增同级指标；也可以点击“新增下级指标”按钮，可以在本级指标下新增下级指标。 输入指标信息，点击“确定”按钮即可。 点击“取消”按钮，系统返回到代码维护主界面。 选择需要修改的指标，单击右键，点击“修改”按钮可对指标名进行修改。 选择需要删除的指标，单击右键，点击“删除”按钮即可。 数据备份 功能：将系统数 据手动备份到用户指定位置。 点击 进入数据备份界面，如下图所示： 人事档案系统及辅助工具使用手册 25 点击“浏览”按钮选择数据备份路径。 用户在文件名称处填写备 份文件名。 点击“开始备份”按钮，系统将自动将整个数据全部备份到指定文件路径。 点击“取消”按钮，系统返回到系统维护主界面。 建议 ：采取按月备份机制，以防止数据丢失的情况发生 或计算机病毒对数据的破坏。 数据结构备份 功能：此项只对数据结构进行备份而不备份档案数据。 点击 进入库结构备份界面，如下图所示： 点击“浏览”按钮选择需要备份结构的文件路径。 点击“开始备份”按钮，系统将自动生成数据结构备份文件到指定文件路径。 点击“取消”按钮，系统返回到系统维护主界面。 数据 恢复 功能：可以将系统已备份数据恢复到当前系统中。 点击 进入数据恢复界面，如下图所示： 点击“浏览”按钮选择需要恢复的文件。 点击“开始恢复”按钮，系统将根据选择的文件自动还原数据备份数据。 点击“取消”按钮，系统返回到系统维护主界面。 说明： 如果选择恢复库结构， 则系统中全部内容将会清空。 修改密码 功能：实现对当前用户重新设置密码的功能。 人事档案系统及辅助工具使用手册 26 点击 进入密码修改界面，如下图所示： 输入原密码。 两次输入新密码，点击“确定”按钮即 可。 点击“取消”按钮，系统返回。