-022-西软酒管系统x5培训手册(完整版)

-022-西软酒管系统x5培训手册(完整版)内容摘要：

并且是以公司担保的预订。 公司通知需要对王芳 房价保密，并 提供了王芳的证件等信息 ， 请使用自己的证件信息 将该客人档案输入完整。 （二） 预订 2 课时 ： 小时 课程目的 ：通过本课程，使学员掌握修改预订 的 方法、一个客人同时订多 间 房 的操作方法以及更换宾客档案的操作。 课程难点： 修改 替换宾客档案 ，对比说明 修改、替换档案的 方法 、综合排房。 课前准备工作 ： 建立多个简单的 散客 预订，方便后面的演示操作。 课程内容 ： 预订修改。 （ 1） 补充信息 预 订主单上有的项目，可以直接在预订单上录入，存盘后退出 即可；预订主单上没有的项目，一般都在 Profile 中，如证件类型 、证件号码 等。 在 预订主单下， 单击“档案” 按 钮 ，打开 Profile 窗口，录入相关信息，存盘后 退出。 （ 2） 修改信息 预订 做完后如果需要对预订进行修改，在 预订 单中直接进行修改 后存盘即可。 取消、恢复预订。 （ 1） 预订取消 操作步骤： a) 预订宾客列表中， 在“请输入条件” 处，输入房号、姓名或预订号等，回车，显示查询结果。 b) 双击打开目标客人主单，在“状态 ”菜单 中选择“ 取消 ” ，弹出宾客状态更改窗口。 c) 在 宾 客状态更改窗口，选择取消原因 ，有其他说明的， 可以 录入说明，单击确认 按钮 后 ，取消成功。 注意： a） 预订 取消后，宾客状态由 R→ X。 b） 一般取消理由由酒店根据以往经验提供，《前台维护系统》中设置。 取消时，原因是必填项，一般要求操作员根据业务实际录入，保证后期数据分析的准确性。 （ 2） 恢复预订 预订 取消之后，可以 再进行 恢复 操作。 在预订宾客列表的 底行状态 里选择 “取消”，找到被取消的预订 单，双击打开。 在宾客主单的“ 状态 ”菜单中单击“ 恢复 ” ， 系统 弹出确认窗口，单击确认即可。 恢复 成功后， 宾杭 州 西 软 科 技 有 限 公 司 品质保障部 HangZhou WestSoft Tech. Corp., Ltd 10 W E S T S O F T S amp。 T客状态由 X→ R。 升级处理。 由于各种原因（一般是酒店方引起的事件），酒店经常有升级的操作，即允许客人以 原先 房类房价享受较高级房类。 操作步骤： a） 预订主单里，在“ 从 … 升级 ”项选择 原房类， “ 房类 ”项 选择升级之后的房类。 b） 在“ 理由 ”项，选择升级的理由。 c） 在“房价”下面的空格里选择升级的授权人。 d） 存盘之后，预订升级即完成。 注意： 做好升级之后，客人的房价应该仍为原房类的房价。 案例 1：上节课中建立的王军的预订（ 该客人向酒店预订房型 A 一间，房价为门市价，明天到，预住一天。 ）现因为房型 A 紧缺，前厅 部经理同意将该客人升级到 B 房型。 修改 、 替换宾客档案。 酒店业务中有多种情况下 需要修改或替换客人档案，比如实际住客和预订单上客人不是同一个人或是宾客姓名输入错误。 修改、替换宾客档案分两种方法，具体如下： （ 1） 方法一 在方法一中，将修改宾客档案与替换宾客档案分成完全不同的两个步骤，因此操作人员不容易搞混淆。 建议初级操作人员先掌握方法一，等完全理解 X5 档案的概念之后，再掌握、使用方法二。 假如是因为 输入时操作失误 等原因 ，将宾客姓名输入错误，则 可以 在宾客主单窗口，单击“档案”按钮（或者按 Ctrl+L）打开 Profile 窗口。 在宾客姓名处直接将姓名修改掉，存盘后姓名修改即成功。 如果是因为预订单上客人姓名为 A，实际住店客人姓名为 B，则需要使用档案的替换功能，将 A 客人的档案替换成 B。 操作步骤： a) 在宾客主单的“档案”菜单中， 单击 “ 更换宾客档案 ” 打开客户档案查找窗口。 b) 在“ 姓名 ”处输入 B 客人的姓名，单击查询 ，显示查询结果列表。 c) 核实是否有该客人档案，有则 选中 该档案，单击确定；无，则单击增加 ，新建客人档案。 最后系统自动退回到宾客主单中。 d) 在宾客主单里单击存盘 ，更换档案 即 成功。 （ 2） 方法二 操作步骤： a) 在宾客主单中，在“姓名” 项 中 输入 新的姓名 ，回车， 系统 弹出提示信息：“创建或查找新的宾客档案吗。 ”， 其中“ 是（ Y） ” 表示创建或查询宾客档案， “ 否（ N） ” 表示修改当前客人档案。 b) 单击 “ 是（ Y） ” ，系统将 自动匹配档案库，若查询结果该客人有档案， 核对后，单击 “ 确定 ”， 选择该客人的档案。 若查询该客人无档案，则单击“新建” ， 为该客人新建 一个档案。 选择或新建好档案后 ， 新的档案将替换掉宾客主单中原有的档案。 此操作适合 在更换宾客档案时使用。 c) 单击 “ 否（ N） ” ，则原客人档案姓名被修改，通过原客人姓名将无法查找到该档案。 此操作适合姓名输入错误，需修改时使用。 （ 3） 案例 杭 州 西 软 科 技 有 限 公 司 品质保障部 HangZhou WestSoft Tech. Corp., Ltd 11 W E S T S O F T S amp。 T案例 2： 案例 1 的预订中，客人姓名本为王军，后来客人通知该预订换成李明来住， 做相应修改。 案例 3： 新建一个预订，客人姓名为王月， 房价为门市价，预订下周一的 B 房型一间（房型自选），预住一天。 在预订做完之后，发现将客人的姓名输入错误，应为“王悦”，做相应修改。 一个客人预订同种类型房间多间。 （ 1） 一个客人预订同种类型房间多间 不分房。 该操作比较简单，在预订时，只需在房价查询窗口或宾客主单中，将房数改为客人需要的房数即可。 （ 2） 一个客人预订同种类型房间多间不分房，需要输入所有客人姓名。 如果一个客人预 订了同种类型的房间多间，并告知酒店每个房间的住客姓名，此时 除了要按上例进行操作之外，还 需要使用拆分及 替换宾客档案 的功能。 操作步骤： a) 以其中一个客人的姓名做好一个同类型房间多间房的预订。 b) 在宾客主单中， 单击“分房”按钮 ，弹出综合排房窗口，在窗口左 上 方， 选择需要进行拆分的预订记录，然后单击 “拆分”，系统弹出输入窗口，根据需要输入拆分的数量。 c) 退回到宾客主单界面， 经过 拆分后 ，每个房间的预订都显示成单独的记录。 d) 使用 替换档案的功能，将每个房间的客人姓名改为实际住客的姓名。 （ 3） 一个客人预订同种类型房间多间、分房。 如 果预订 做好后 就 需要 给客人分配房号， 则使用分房的功能 进行操作。 在宾客主单中，单击“分房”，打开“综合排房”窗口。 该窗口 左侧的功能上例已进行过说明，在此主要介绍窗口右侧的分房功能。 分房有两种方式：手工、自动。 手工分房就是 在窗口右上方先 选择所需房号， 然后 单击 “ 分房 ” 按钮 进行分房，此方法比较方便于将预订分配到操作员指定的房间里 ；自动分房不需要选择房号，只需直接单击 “ 自动 ” 按钮，系统将按照房号 排列 的先后 顺序自动进行 分房 ，系统优先分配房号偏小的房间。 在分房之后，如果对所分的房号不满意，可以使用“取消分房”的功能取消分 房。 在分房时， 系统还可以根据客人或酒店的需要过滤房号。 比如可以根据客房的所在楼层、客房特征进行过滤房号。 除此之外，还可以根据客房的状态过滤房号。 客房状态有多个项目可供选择，他们的具体作用如下 （其中红颜色的内容为常用功能，要求学员掌握，其他功能了解即可。 ） ： 层次性 项目 功能 全局性 只要选择了这个条件，则其他条件可以忽略不计，直接显示所有客房 是否为占用 显示在当前窗口时间条件下的 占用 房 （占用 房 包含已被预订及在住的 客房 ） + 显示干净的占用房 + 显示脏的占用房 是否干净 显示干净的空房 只选检查房 显示状态为检查房的客房 显示脏的空房 + 同时显示干净的及脏的空房 杭 州 西 软 科 技 有 限 公 司 品质保障部 HangZhou WestSoft Tech. Corp., Ltd 12 W E S T S O F T S amp。 T +（ ） 显示干净的（脏的）住客房 附加状态 ‘ OO’、‘ OS’ 、‘ TP’ 单独选择 这些 附加按钮，可以分别显示维修房、锁定房及临时状态客房 临时态 +（ ） 显示干净的（脏的）临时态客房 （ 4） 案例 4：客人王军预订明天的房型 A 三间，房价为门市价。 案例 5：在案例 4 的 预订中，客人通知住三间房的客人姓名为王军、李明、张娜。 案例 6：客人王小丽预订了后天的房型 A 两间，房价为门市价，预住 2 天， VIP 客人。 因该客人是 VIP 客人，在预订时为该客人分配好房号。 一个客人预订不同类型房间多间。 当客人需要预订不同类型的房间多间时，使用复制的功能进行操作是最快捷方便的操作。 操作步骤： a) 首先以其中一种房型做好一个预订。 b) 打开该预订主单，单击“复制”按钮，打开 主单复制窗口。 c) 在主单复制窗口中输入 所要复制预订的抵离日期、房类、房数等信息。 d) 在“主单复制”项中选择所要复制的类型。 选择“预订单 ”，则复制出来的 是预订单；选择“登记单”，则复制出来的是登 记单。 系统默认复制出来的预订是自动联房及相同预订号，可以 根据需要 取消“自动联房”与“相同预订号”的复选项。 e) 单击“存盘”按钮，一个预订即复制好。 f) 如果客人还订了其他房型的房间，则继续使用复制功能进行操作即可。 g) 如果客人提供了多个客人的姓名，则 使用替换档案的方法进行姓名修改。 案例 7： 案例 6 的王小丽客人通知要增加预订房型 B 一间，房型 C 一间。 并且住这两间房的客人姓名分别为陈飞和朱俊。 练习题。 （ 1） 新建王军 的预订，客人预订房型 A 一间。 明天到，预住一 天 ，享受门市价。 后来客人通知因行程变更，取消预订。 （ 2） 王军 客人来电又通知因为行程再次变更，要求恢复其预订。 经过再此确认，发现将客人的姓名打错了，应为王俊 ，修改客人的姓名。 （ 3） 携程订房中心订了一间 房型 A， 客人姓名为洪云 ，明天到，预住一天 ，房价为携程的协议价。 由于该客人是携程公司的高层领导，出于宾馆礼遇，总经理同意将其房间免费升级到 套房。 （ 4） 李明 向酒店预订了 房型 A 一间，房型 B 两间。 今日到，预住一天，房价为门市价。 其中住 两个 房型 B 的客人姓名为别为张玲 、林丽。 为该预订进行分房。 （三） 预订 3 课时 ： 小 时 课程目的 ： 通过本课程，使学员掌握一个房间住多个人的操作，掌握旅游团队及会议团队的预订， 了解会议室资源的查询及预订。 课程难点 ： 对比说明同住与共享的区别，尤其是共享的操作方法需要强调。 团队预订的步骤需要强调：先建主单，再做预留。 杭 州 西 软 科 技 有 限 公 司 品质保障部 HangZhou WestSoft Tech. Corp., Ltd 13 W E S T S O F T S amp。 T课前准备工作 ： 建立上海春秋旅行社 的档案。 建立一些散客预订。 课程内容 ： 同住与共享的操作。 当一个房间里住客有两人或两人以上时，需要进行同住的操作。 做同住有两种情形 ， 当增加新的住客时， 通过 “ 新预订 ” 操作；如果两个 各有 预订的客人要同住，则 通过 “合并现有宾客”进行操 作。 其中第一种情形 是 最 常见的，重点介绍第一个方法。 （ 1） 通过“新预订”做同住 若同住的客人都未曾做过预订，则以“新预订”的方法做同住。 操作步骤： a） 以其中一个客人先做好一个预订。 打开 预订主单，单击“同住”按钮 ，打开“同住 /共享 新增”窗口。 b） 在“姓名”中输入同住客的姓名 ，单击“新预订” ， 系统自动与档案匹配，若有查询结果，表示该客 人可能有档案（若有多个同名同姓的客人，通过证件号码、生日等条 件判断正确的档案），核对正确后，单击确定。 若该宾客没有档案，则单击“新建”，为该客人新增一个档案。 c） 档案匹配或新增好后，该客 人的信息将显示在“同住 /共享”窗口中，单击“确认” ，一个同住即做好。 （ 2） 通过“合并现有宾客”做同住 “合并现有宾客”一般在需要把两个（及以上）预订并成一个预订的情况下使用。 比如说 A、 B 两个客人各自订了一间客房，后来他们决定同住一间房，需要取消掉一间房时，可以进行“合并现有宾客”的操作。 操作步骤： a） 打开已经做好的散客预订主单，单击“同住”按钮，打开“同住 /共享 新增”窗口。 b） 在“姓名”中输入同住客的姓名，单击“合并现有宾客”， 系统 将打开帐号查询窗口，与 现有的 宾客单子 进行匹配。