鲁能物业行政综合部运作手册

鲁能物业行政综合部运作手册内容摘要：

位置标明个人姓名，以免混乱。 2． 按五天工作制，周五员工统一于下班后将换洗工服交至总办指定地点，并由专人登记数量、品种、姓名等，然后于指定时间送至洗衣场，下周一早上班前半小时统一送至总办指定地点，等候员工领取。 3． 总办人员应仔细分栋，以防错拿、错领。 4． 工程装、外保装、临时工洗衣应利用下班后的时间清洗。 四、 工服申领、发放要求： 1． 物业公司员工在转正前着职业装上班，颜色应是单一的深色。 男士着西服，女士 着西服套装。 2． 物业公司将在员工转正后为员工定作工服。 转正后档案转入公司集体户，并在鉴署合同后将为员工提供工服，而无须交纳工服押金。 非北京市户口员工过试工期后可提供工服，唯需缴纳工服押金 500— 1000 元押金不等。 于员工正常办理离职手续后可退还此押金。 大部分员工因工作需要，需提前定作工服（通常一个月内），因此要交纳工服押金 500— 1000 元不等，待员工转正后（档案转入公司）将押金退还员工。 3． 员工定作工服前，由该部门经理填写《制服申请表》，由总经理签字生效，此表转入综合部办理定作事宜。 4． 正式员工可获 2套工服，原 则是一年更换一次，员工应爱惜工服，不得着工服离开大厦，必须放置指定的更衣柜内，否则综合部有权惩罚该员工。 员工无顾毁坏工服应按章赔偿。 （每日清晨上班，质检部会检查员工着装，发现员工工服毁坏，会质疑该员工。 ） 5． 员工应按时或依据工服干净程度清洗工服，保持工服时时干净、平整。 综合部或总办要监督洗衣场对洗衣的清洗制度，并对清涤造成工服提前报损情况进行控制。 6． 员工工服正常掉扣、开线应于清洗工服时知会总办人员登记，要求洗衣场进行缝补，并于收回工服时进行核查，未缝补而转交给员工，员工可向有关部门投诉总办员工（员工着装不整不 许上岗）。 五、 离 /退职员工制服的收回： 1． 离职 /解聘员工办理离职手续时，库房 /总办人员接收工服应作仔细核查，无破损方可接收签字，核查失职，则负赔偿责任。 核查人员发现离职人员工服破损应拒绝签字，财务部按破损程度和折旧期限扣除相应的费用，外地员工将从工服押金中扣除，该员工凭财务开据的押金条领取部分 /全部押金；未转正员工离职，且配备工服并损坏（未交押金），将从当月工资扣除损失费用，并知会该员工。 如损失费用超过当月工资，则由当时同意定制工服的有关负责人赔付不足之费用。 2． 离职员工工服应清洗后，妥善保存，留于日后入职员工穿 着。 新入职员工配 备工服应先从旧工服中挑选，确实无合适工服（综合部员工领新入职员工至库房挑选），则填写“新工服制作申请表”，先由综合部、库房员工签字，再由有关部门经理签字认可，最后总经理签字生效。 员工考勤制度 严格考勤管理是提高服务质量的重要组成部分，是考核员工出勤率、工时利用率，贯彻按劳分配原则的重要依据。 作为公司《考勤条例》的补充，特制定本办法： 1. 关于考勤签到的管理 公司总经理级以下人员一律实行签到（或指纹打卡）考勤。 员工上班考勤不得迟于早 8： 00，中午 11： 30，否则记迟到。 员工上 、下班签到记录应齐全，凡漏考勤一律视同迟到、早退。 员工离职的后，于次月由综合部负责将离职员工的签到资料删除。 2．关于考勤报表的报送、汇总考勤计算周期为每月 26 日到次月 25 日。 2． 1 各部门兼职考勤员负责本部门考勤的填报，经部门负责人签字后，于每月 27 日下午 17： 00 前报综合部。 2． 2 部门考勤员填报考勤报表时，应严肃、认真，仔细核对员工的考勤记录，如有缺勤，《休假申请单》应齐全，如有加班，应有《加班申请单》，《加班单申请单》上的加班时间应与考勤时间一致。 如有迟到、早退、旷工现象，应在考勤报表上 注明。 2． 3 综合部根据部门考勤报表，汇总填写公司月度考勤报表，于每月28 日下午 5： 00 前报总公司综合部。 2． 4 综合部在汇总部门考勤报表时，应严格把关，保证汇总数据准确、无误。 2． 5 综合部依据分公司综合部的考勤汇总表，填写全公司《月度考勤报表》，于每月 30 日报总经理审批。 要做到汇总数据准确、无误。 2． 6 如逢节假日，考勤报表报送日期，另行通知。 2． 7 各级部门、分公司上报考勤报表，要严格按照规定，不能延误，在保证数据准确度上“各负其责”。 哪个环节上出现问题，按公司《奖惩条例》有关规定 处理。 3．关于考勤原始资料、报表、台帐的管理 3． 1 当月的《休假申请单》、《加班单》等逐级审批后由部门考勤员保管，月末和当月《考勤报表》一并交由综合部存档备查。 3． 2 签到记录每月 25 日由综合部作为填报考勤的依据，月末和当月部门《考勤报表》一并交由综合部备查。 3． 3 部门考勤员应保留本部门月度《考勤报表》的复印件，以备员工随时查询。 3． 4 综合部负责采集每月的考勤数据，软盘或打印成册保存均可。 各级的考勤报表，各报出单位应留存备查。 综合部按月填写《考勤台账》，记录员工当月休假、加 班情况及累计剩余补休、年假等假别的天数。 4. 关于考勤管理的监督、检查 员工可以向任何一级考勤管理人员查询考勤情况。 各级考勤管理部门实行“互相监监”、“逐级检查”制度。 综合部每月至少抽查一次各部门的劳动纪律执行情况。 5．各部门选派工作认真负责，公正无私的人员作兼职考勤员，并将名单报综合部备案。 6．考勤资料的保存期限：各类考勤报表、台账保存一年、原始记录保存三年，考勤管理工作纳入考勤员日常工作考核项目，并作为月度考核和年度考核的依据。 7．针对考勤管理工作中出现的问题，综合部 对部门考勤员应定期进行培训。 考勤员应认清自己的职责，自觉加强专业知识的学习，认识到考勤管理能直接反映出公司整体管理的优劣、最直观地体现员工精神风貌。 物资采购、验收、入库、报销流程图 物资采购、验收、入库、报销流程 使用部门提出物资采购建议 经领导批准后填写采购申请 采购进行询价，总经理批准后进货 库房、使用部门验收物资质量 将物资存入库房，通知使用部门领用 采购填写报销单 财务部审核报销单据是否齐全、无误 采购领取支票（或现金）付款 报总经理审批 采购 使用部门 1． 提出物资使用建议，拟写《内部请示报告》，经总经理签批后方可提出采购申请。 根据使用物资的性质决定： ①． 无需询价直接申请采购，填写《采购申请》（见附表）。 ②． 重要物资询价后，根据物资的性价比 ，采购员需将询价结果以《内部请示报告》的形式上报总经理批示，再填写《采购申请》 以下物资无需写《内部请示报告》：  “工程备品备件”  “工程最低月耗”  “清洁月耗品”  “员工劳保用品”  “办公用品、耗材”  “有偿服务收费项目” 2． 填写《采购申请》 使用部门填写以下内容：  采购原因、收（免）费  申请人、申请日期、要求到货日期  部门经理签字  申请采购内容、品牌、规格型号、单位、申请数量 3． 将填写完的采购申请送至库房，由库管员签收。 库房 1． 接到使用部门送来的《采购申请》，按类别在“采购编号”栏中进行编号。 2． 根据使用 部门的申请数量，与库存进行核实，填写《采购申请》中“库存数量”、“批准数量”两栏。 3． 将核实的《采购申请》在“库房管理员”处签字后送至采购员处。 采购员 1． 接到库房送来的《采购申请》，按需购物资的要求进行询价。 采购员填写以下内容：  单价、合计  此采购申请含此页共计 *页，附件 *页  预计总金额（大、小写）  供货商全称  联系人、联系电话 2． 在“采购员”处签字后，送至综合部。 综合部 1． 接到采购员送来的《采购申请》，由部门经理审核，并签字。 2． 做好“采购申请”签收登记后，送至财务部进行审核。 3． 财务审核通过，报至总经 理审批；财务审核不通过，返回采购员。 4． 总经理签批同意，将《采购申请》送至采购员进行采购，并做好记录。 财务部 1． 对《采购申请》中的采购内容、实际采购数量、小计与合计金额进行审核。 如审核无误，签字确认；发现错误予以注明，并退回综合部。 审核时需注意以下几点：  采购内容是否与预算中相符，如“工程最低月耗”、“清洁月耗品”、“劳保用品”等  实际采购数量、小计与合计金额是否有误  大写金额是否规范  各职能部门签字是否齐全 采购员 1． 联系供货商，物资到位。 2． 将《采购申请》复印，送至库房以备验收时使用。 验收、 入库 库房 1． 库管员与使用部门、供货商三方共同对到货物资进行验收。 验收时注意以下几点：  物资是否与《采购申请》中内容、规格型号相符  使用部门检查产品质量是否合格，是否为三无产品  库房对到货数量进行核对  部分物品暂时无法验收，与供货商协商经试用后再验收、付款 2． 验收符合要求后，填写《物资入库验收单》（见附表） 库管员填写以下内容：  库管员填写：物资名称、品牌、规格型号、单位、到货数量、单价、金额、供货商、库房验收  各职能部门签字确认：采购员、使用部门负责人、库管员 3．《入库验收单》填写后将第四联交给供货商 ，第三联交使用部门，第二联交采购员，第一联库房登帐。 4． 物资入库，分类存放。 5． 通知使用部门可以领取所需物资。 6． 填写《入库验收单》中“采购申请号”、“验收单序号”两项。 7． 按类别将到货物资分别登帐，并在《入库验收单》“登帐库存”栏中做好记录；将《入库验收单》、《采购申请》复印件存档。 领用 使用部门 1． 填写《物资出库单》（见附表）领取所需物资。 填写时注意以下几点：  由专业主管及部门经理签字  工程用料需注明该物资是否为有偿服务（收免费情况）。 2． 投入使用。 库房 1． 接到《物资出库单》提货，出库。 2． 将《物资 出库单》统一编号，按类别进行销帐，并做好记录。 报销 采购 1． 将第二联《入库验收单》做报销凭据。 2． 填写《付款申请及报销单》（见附表）。 填写时注意以下几点：  写清报销内容、金额（大小写）、承办人  将本次采购的全部原始发票、《入库验收单》（第二联）、《采购申请》原件粘贴附后  部门经理审核后在承办人栏中签字 3． 将《报销单》登记后送至综合部办理报销审批。 综合部 1． 接到采购送来的《报销单》，做好签收、登记后送至财务部进行审核。 2． 财务审核后，报至总经理审批。 3． 将审批后的《报销单》返回采购。 4． 做好《报销单》返 回记录。 财务部 1．接到综合部送来的《报销单》，对其中内容进行审核。 审核时注意以下几点：  《报销单》内容填写是否正确无误  签字是否齐全  发票、《入库验收单》、《采购申请》三份单据中内容、数量、金额是否相符  实际金额与报销金额是否相同 2．审核无误后签字确认。 3． 由综合部取回审核后的《报销单》，送至总经理审批。 采购 1． 接到综合部返回签批后的《报销单》，将《报销单》封页、全部原始发票复印存档。 2． 持《报销单》到财务部领取现金（或支票）。 注：付款形式应为支票；金额较少（如 100 元以下）可支付现金。 计划性工作管理办法 为加强公司各项工作计划性和协调性，充分调动各部门、各分公司工作积极性，确保总公司及分公司各项工作任务保质、保量按期完成，特制订本管理办法。 一、 总则 1． 本管理办法适用于 各部及各分公司（含分公司各部）的计划管理工作。 2． 工作计划种类： 2． 1 按时间段划分：年度工作计划、季度工作计划、月度工作计划、周工作计划 2． 2 按级别划分：各分公司上报总公司工作计划、分公司各部门上报工作计划 3． 为保证计划工作规范管理，要求各部门上报工作计划及工作计划完成情况时，使用统一格式的计划 表格，表格格式见附表。 4． 工作计划及工作计划完成情况报表应按公司规定由相关人员编制，并由有关负责人签字后按程序上报。 其中各部门工作计划由各部门指定人员编制，部门经理签字后，报至分公司综合部汇总。 5． 总公司各部、各分公司及所属各部门应按规定时限上报工作计划及工作计划完成情况报表，各类报表上报时限具体要求见第二项。 6． 工作计划及工作计划完成情况作为考核部门工作重要参考项目之一，列入部门月度考核标准。 二、工作计划内容要求 1． 年度工作计划 1． 1 分公司上报内容 1． 1． 1 年度经营指标 分公司负责人根据所 辖分公司实际情况，制订本年度分公司资金收支指标。 a．本年度物业管理费。