酒店行政部运营手册

酒店行政部运营手册内容摘要：

划  受理各部门的年度经费需求计划并根据公司《行政经费预算 实施细则 》及相关规定进行初审  对于超支或不合理的经费要求予以驳回 编制行政经费年度预算计划  汇总各部门合理的经费需求计划  根据各部门的计划表编制公司级《行政经费年度预算计划表》（初版） 报审、修改  年度预算计划编制完 成后，报行政部经理审核  行政部经理根据上年度各部门行政经费的支出情况、本年度的实际需求及公司本年度总体预算情况，审阅《行政经费年度计划》  工作人员 根据经理审核意见，与相关部门负责人商议后，修改预算计划  修改后的《行政经费年度计划》（第 2 版）经行政部经理审核后，报上级领导审批  根据上级领导审批意见，修改预算计划，直至符合公司相关要求，形成正式《行政经费年度预算计划》 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号： Pamp。 PEXE00602 行政经费预算（续） 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 标准运作程序 Standard Operating Procedure 天然温泉度假村 —— 行政 部管理手册 第 16 页 共 58 页 颁发年度预算计划  根据公司公文管理制度，将《行政经费年度预算计划》编号、印制、发文 编制月用款预算计划  工作人员根据《行政经费年度预算计划》在财务部配合下编制各部门每月用款计划  各部门月用款计划经相关部门负责人审阅后，报行政部经理审核、总经理审批 行政经费拨款申请  工作人员根据每月用款计划，向财务部提出经费拨款申请  财务部根据每月用款计划结合各部门的业务情况及行政部资金结存情况给予拨款 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号： Pamp。 PEXE007 行政经费 控制 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 下达行政经费年度计划  每年年初将本年度行政经费预算计划及各部门用款计划下达至各部门 《行政经费年度预算计划》 标准运作程序 Standard Operating Procedure 天然温泉度假村 —— 行政 部管理手册 第 17 页 共 58 页 分解行政经费控制目标  根据各部门的实际情况，分解各部门的行政费用支出指标  制定目标管理体系的具体指标 各部门提出行政经费申请  各部门根据实际业务的开展情况，提出行政经费申请  各部门负责人负责审核本部门所发生的各项费用单据 按控制目标逐级审核  各部门负责人审核后，在单据 齐全、内容符合要求、数据无误的情况下，在报销单据上签字确认，报行政部审核  行政部审核各项费用是否符合预算计划的项目、内容、额度，并签署相关意见  对于预算外的费用，需报上级领导审批  对于未得到批准的费用由发生部门承担 财务部办理报销  对于预算范围内的费用，经行政部负责人审核后，到财务部办理报销  对于预算外费用需上级领导审核批准后，交财务部报销 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号： Pamp。 PEXE008 会议管理 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 确定 会议主题  询问上级领导，确定会议主题 确定会议时间  选择合适的会议时间，便于参会者全部出席 标准运作程序 Standard Operating Procedure 天然温泉度假村 —— 行政 部管理手册 第 18 页 共 58 页 选择会议地点  根据会议性质和与参人员选择理想的会议地点 会议议程安排  根据会议主题、时间、参会人员等因素拟订《会议议程安排表》 《会议议程安排表》 会议布置  根据会议场地特点和会议性质合理地布置会议现场 会场通知  将《会议议程安排表》与《会议通知单》一并发送参会人，并确认会议期间是否能够到场 会议资料、用品准备  制定《会议用品明细表》 ，根据该表准备会议资料及用品，确保会议 顺利进行 《会议用品明细表》 会议过程服务  引导参会人员签到并入席，及时统计到会人员数量  提前安排会场服务 会议记录  安排专人采用适当、有效的方式对会议内容进行记录，保证会议内容记录完整 会后跟踪  对会议中提出的议题、决议进行会后检查、跟踪、管理 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号： Pamp。 PEXE009 活动组织 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 确定活动主题  根据年度活动计划表确定活动主题  安排相应人员进行活动策划 标准运作程序 Standard Operating Procedure 天然温泉度假村 —— 行政 部管理手册 第 19 页 共 58 页 确 定活动内容  根据活动主题选择活动内容，达到活动组织的目的 确定活动人数  进行活动参加人员统计，  向不能参加活动人员的了解原因 活动预算  根据公司活动预算规定进行计算 活动申请  制定《活动策划方案》与活动申请表一同报上级领导审核、审批 活动实施  审批通过后，进行活动实施，活动负责人在活动过程中进行控制 活动总结  活动负责人在活动结束后对活动整个过程进行总结，并提出改进意见 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号： Pamp。 PEXE010 接待管理 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 接受接待任务  接待任务需明确接待日期和接待对象 收集接待对象信息  信息收集应准确、全面 标准运作程序 Standard Operating Procedure 天然温泉度假村 —— 行政 部管理手册 第 20 页 共 58 页 制定接待计划  接待计划包括接待标准、接待程序、接待成本及接待事项等，报上级领导审批  上级领导审核通过后交行政部执行，审核未通过，交行政部修改至审核通过 安排车辆和食宿  根据接待安排，分析现有车辆状况，确保接待车辆  安排宾客食宿，进行住宿预定 《 接待行程 安排表》 实施接待  根据接待规格组织接待活动，包括请相关领导、布置现场等 返程票务预定  根据接待行程安排，提前为客人预定返程车票或机票 客人送站  提前为客人准备送站的车辆，并安排相关领导同客人进行道别 费用结算和报销  对接待期间的费用凭证进行整理汇总，报财务部进行审核  财务部根据公司报销规定进行费用报销 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号： Pamp。 PEXE011 宿舍管理 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 标准运作程序 Standard Operating Procedure 天然温泉度假村 —— 行政 部管理手册 第 21 页 共 58 页 员工宿舍申请  酒店员工均可申请员工宿舍 ]  需填写住宿申请单，交相关部门审核 员工住宿登记  由 后勤主管统一登记 物品发放  员工需要部分生活用品可以领用，但需签字确认  员工日常生活用品自备 宿舍日常管理  员工在宿舍住宿期间必须服从宿舍管理员的安排和公司有关规定  定期对员工的住宿行为和宿舍卫生等情况进行检查考核  对违反管理制度者或检查多次不合格者给予一定处罚，情况严重者，责令搬离宿舍 《接待行程安排表》 退宿舍  离职、或被责令搬离宿舍必须搬离退宿手续  退宿时，必须交还宿舍各类钥匙及其他需退还物品并需要宿舍管理员确认后，方可离开 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号 ： Pamp。 PEXE012 车辆管理 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 车辆购置  按经济、适用、配套的原则进行选购  根据车辆使用性能合理选择，考虑原有车辆的利用率，掌握好商务用车与租车业务用车的比例 设置车辆管理  要登记车辆的来源、购买日期、原值、基本装备、 标准运作程序 Standard Operating Procedure 天然温泉度假村 —— 行政 部管理手册 第 22 页 共 58 页 档案 技术性能、定期行使里程等  凡车辆调动、牌照变更、停驶、封存、维修、改装、改造、车损等必须记入档案 车辆使用管理  根据企业情况制定车辆管理制度  使用车辆人员提前做好车辆预约  根据车辆预约的人数、行车路线等， 做好派车计划，进行车辆调度、安排合适司机  对于不能安排车辆或变更出车时间等情况，要作好解释说明，避免耽误工作 车辆维护保养  必须对车辆即使保养和维修  定期清洁、检查、紧固零件、更换磨损件  必要时进行大修，消除隐患，排除故障 《接待行程安排表》 定期车检、缴费  按国家有关规定准时缴费 车辆报废  因事故或自然灾害等原因不堪 的车辆要及时报废  车型陈旧、性能落后、油耗大、环保不达标或政策上不允许继续上路的要及时报废  严重损坏、影响使用、无修复价值的要及时报废 政策和程序 Policyamp。 Procedure 编号： Pamp。 PEXE013 司机出车 步骤 STEP 标准 STANDARD 提示 TIPS 接受《派车单》  由部门负责人签发后提交到行政部请，接受用车申  司机准备出车 安排出车路线  根据出车时间、目的地，合理安排行车路线， 标准运作程序 Standard Operating Procedure 天然温泉度假村 —— 行政 部管理手册 第 23 页 共 58 页 绕开易堵点 出车前检查  搞好车辆卫生，保持车辆的内外整洁美观  对车辆水箱、油量、机油、刹车等做基本检查  需加油应提前准备，发现故障及时汇报，更换车辆 出车  根据派车单信息，按时出车，并遵守交通规则和安全规定  司机解送乘车人员要热情、 礼貌  乘车人下车办事时，应选择好地方等候，不能远离车辆、不能在车上睡觉，不翻阅乘车人的物品  乘车人办事时间长，可以先返回 《接待行程安排表》 收车  出车完成后，司机应及时将车入库，并填写行。