网上办公系统应用维护手册

网上办公系统应用维护手册内容摘要：

设置请见 ；  支行是否存在行政办公部门，有关此属性的设置请见 ；（仅支行需要）  本机构编码（当前机构下不允许重复）；  本机构主负责人；  本机构辅负责人；  本机构收文人 员，有关本机构收文人员的设置请见 ；  本机构员工。 图表 17 配置人员组织－创建科室－配置“支行是否存在行政办公部门” 图示 如果修改了一个机构的名称，保存的时候系统会提示： 机构名称修改后，需要对系统中的现有文档进行处理，将旧的机构名称更换为新机构。 如果系统中的文件较多，将耗费较长的时间。 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 17 注：机构名称的变动请在下班后进行修改，以免影响正在流转的文件。 创建 /修改岗位信息 选中需要创 建岗位的机构文档，例如，需在宁波分行下创建“ OA 维护”岗位，则选中宁波分行文档，点击“创建新岗位”按钮，弹出如下页面： 图表 18 配置人员组织－创建岗位 1 图示 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 18 图表 19 配置人员组织－创建岗位 2 图示  本机构名称；  本机构类型：临时岗位；  本机构编码（当前机构下不允许重复）；  岗位人员（本机构员工）。 网上办公系统中需要配置的岗位，请见。 注：网上办公系统部署后，一般不需要再创建岗位。 但如果岗位人员进行了变动，需要修改岗位中的人员。 主 /从属性的设置 在网上办公系统中，为了区分同一级别的机构在流程中的不同权限，需要为机构设置“主 /从”属性。 每个机构都需要配置“主 /从”属性（不包括岗位）。 配置的规则见下表。 机构类型 举例 本机构级别 （人员组织库中机构文档的属性） 二级主从 三级主从 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 19 机构类型 举例 本机构级别 （人员组织库中机构文档的属性） 二级主从 三级主从 **分行 北京分行 分行 主 无 分行各部门 办公室 部门 主 无 分行部门下的科室 文档科 处室 主 主 分行内部支行 东单支行（直属支 行） 部门 从 无 分行内部支行下的部门 拓展科 处室 从 主 分行内部支行下的分理处（科级支行） 春秀路分理处 处室 从 从 图表 20 配置人员组织－主 /从属性的设置 列表 “支行是否存在行政办公部门”的配置 注：如果分行未确定所有支行的此属性，还请务必先将所有支行以及支行下级机构（不包括岗位）的此属性设置为“无”，待确定后还可更改。 此属性非常关键，涉及流程的流向，请务必设置。 请打开分行 OA 系统的人员与组织数据库（ oa\）”，进入“机构与 人员”视图。 依次打开所有的支行以及支行下级机构（不包括岗位）。 注：一般来说，支行的“二级机构主从”属性为“从”。 如果支行的“二级机构主从” 属性为“主”，则不必更改此属性。 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 20 进入编辑状态后，选择“支行是否存在行政办公部门”属性。 请注意，属性“支行是否存在行政办公部门”在同一个支行下，属性应该是一致的。 例如， A 支行有行政办公部门，则 A 支行以及 A支行下属的部门，此属性都应设置为“有”。 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 21 需要配置的岗位 在网上办公系统的维护过程中，请注意不要删除下列岗位。  支行下配置“办公室主任”岗位，为支 行流程使用。  每个二级机构下需要配置一个文件管理员岗位。  一级机构下配置岗位：行办公室主任、财务领导、办公室秘书、办公室总收发、办公室打字员、 oa 维护。 机构收文人员 “本机构收文人员”负责接收机构的外来文件。 表中列出了下列机构需要配置“本机构收文人员”。 机构类型 举例 是否需配置 配置何种人员 **分行 北京分行 否 分行各部门 办公室 是 部门主负责人 分行部门下的科室 文档科 否 分行内部支行 东单支行 是 支行的文件管理员岗位人员 分行内部支行下的科室 拓展科 是 部门主负责人 分行内部支行下的分理处（科级支行） 春秀路分理处 是 分理处的所有人员 图表 21 配置人员组织－机构收文人员 列表 人员删除 删除人员功能将会把该用户从系统内彻底删除，包括从机构中删除，并删除人员的个性配置、批语设置、外出授权和个人助理文档。 打开数据库：人员与组织 | ，视图：中英文人名对照表，如图： 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 22 选择欲删除的人员，点击视图上方的“删除人员文档 (慎用 )”，弹出删除功能的提示信息，如图： 点击“确定”后，系统询问您是否删除，如图： 点击“是”进行删除，点击“否”，取消删除操作。 部门名称变更自动更新相关信息 当部门名称变更后，系统自动修改流程配置相关的信息。 数据库： 流程配置库 | ，“文件 类型”视图中，打开任一文件类型文档。 如果起草权限标签中的“可起草本文件的人员机构”指定了具体部门，则部门名称变更后，系统自动更新“可起草本文件的人员机构”的部门，如下图： 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 23 在“基本 ” 标签 中，如果设置主办部门与公文字号对应关系， 则部门名称变更后，系统自动更新“公文字号”中的部门名称， 但原来配置的代字必须手动修改。 说明：部门名称更改后，系统必须在晚上进行同步，所以，在第二天才能生效。 岗位授权 配置短期外出人员设置代办人选择范围，解决岗位人员授权问题。 在 Notes 管理端，数据库：人员组织 | ，打开短期外出人员所在岗位文档，配置代办人选项，如下图： 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 24 1）岗位内所有人：用户所在岗位的所有人员可以被设置为代办人； 2）指定机构内所有人：指定的机构全体成员，如下图； 3）分 (支 )行内所有人：整个分 (支 )行内的所有成员都可以是代办人。 说明：如果选择第二、第三种方式，则无需在岗位人员外出时，特意为该岗 位添加另一人员，用于外出授权。 流程配置 使用管理员 ID 登陆 Notes 客户端，打开 Domino 服务器上的流程配置数据库（ oa\）。 需要注意：流程配置数据库所有文档中，灰色的部分都不需修改。 在网上办公系统部署时，部署人员已经配置好网上办公系统运行所需的各种信息。 在网上办公系统的使用过程当中，如果出现了新增部门、删除部门或部门名称调整的情况，才需要修改流程配置数据库。 修改文件类型 “文件类型”用于描述文件的格式，例如文头、字号、落款单位等等，此外，还定义了系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 25 文件的起草权限以及对应的公文 模板等等信息。 在流程配置数据库视图“ ”中，列出了网上办公系统所使用的几十种文件类型。 图表 22 流程配置－文件类型列表 可能需要修改的文件类型清单如下： 文件类型 行信函 行发文 行发文下行 办公室文件 办公室信函 工会发文 机关部门发文 行会议纪要 部门会议纪要 党委办公室文件 党委委员会文件 党委委员会下发文 纪检委文件 纪检委下发文 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 26 文件类型 保密委文件 任免通知 团发文 组织部文件 支行发文 公告信息 签 报 行收文 部门收文 支行收文 工作联系单 会议申请 部门工作联系单（签收） 支行工作联系单（签收） 审批事项回复通知书 图表 23 需要修改的文件类型 列表 打开清单中需要修改的文件类型，进行修改，以行信函为例： 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 27 图表 24 流程配置－文件类型 1 在“基本”项中，需要修改：  主办部门与公文字号对应关系一栏：对应修改为当前分行对应文件类型的公文字号； 每种文件类型将依设定的流程进行流转办理，文件 类型使用的流程委属性“使用的流程”，该属性不能进行修改。 流程的定义见下一节。 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 28 图表 25 配置流程配置－文件类型 2 在“起草权限”项中，需要修改：  可起草本文件的人员机构一栏：选择当前分行可起草对应文件类型的部门。 修改环节路径 流程：是指文件的处理过程。 环节：是指流程中的每一个步骤，以及步骤中的处理人和处理权限。 路径：时每个环节结束后，下一步可选择的文件流转方向。 在流程配置数据库视图“ ”中，列出了网上办公系统设定的流程以及各流程下 所包含的环节、各环节下可选的路径。 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 29 需要修改的环节路径清单如下： 文件类型 类型 名称 候选人 行实物收文 环节 办公室领导拟办 候选人员组织级别及过滤方式：由 部长 amp。 分行 \办公室 改为行办公室主任 amp。 取提交者所在分行 办公室主任确认催办内容 候选人员组织级别及过滤方式：由 部长 amp。 分行 \办公室 改为行办公室主任 amp。 取提交者所在分行 会议申请 环节 财务领导审核 候选人员组织级别及过滤方式： 部长 amp。 分行 \财务处 （“财务处”为分行的财务部门名称） 办公室领导审核 候选人员组织级别及过滤方式 ：由 部长 amp。 分行 \办公室 改为行办公室主任 amp。 取提交者所在分行 路径 起草通知单 （环节） —— 》 送行领导审批 可选此路径的人员部门 ： 分行 \办公室 部门领导审核 （环节） —— 》送行领导审批 支行发文 环节 分行人事处领导审批 候选人员组织级别及过滤方式： 部长 amp。 分行 \人事处 （“人事处”为分行的人事部门名称） 公告 环节 办公室主任审核 候选人员组织级别及过滤方式：由 部长 amp。 分行 \办公室 改为行办公室主任 amp。 取提交者所在分行 路径 拟稿（环节） —— 》送部门领导审核 可选此路径的人员部门 ： 分行 \办公室 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 30 文件类型 类型 名称 候选人 拟稿 （环节） —— 》 送办公室主任审核 图表 26 需要修改的环节路径 列表系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 31 打开清单中需要修改的环节、路径进行修改。 将环节的候选人设置改为本行的相应级别和机构，将路径的权限设置为本行的相应机构。 修改环节 以行发文为例，打开“行发文－办公室主任审核”环节，进入编辑状态，打开“候选人”标签，如图： 图表 27 配置流程配置－修改环节 图示 1 首先，将原候选人员删除。 选中右侧的候选人员，点击“删 除”按钮 图表 28 配置流程配置－修改环节 图示 2 在“岗位”中选择“行办公室主任”，“过滤”选择“取提交者所在的 _分行”，按添加按钮。 然后按操作条上的“保存”、“关闭”按钮即可。 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 32 图表 29 配置流程配置－修改环节 图示 3 注：修改时，仅将候选条件中的分行名称改为当前分行的，不要修改其他的过滤条件。 修改路径 以行发文为例，打开“行发文－拟稿－送相关部门领导会签”路径，进入编辑状态，打开“权限”标签，如图： 图表 306 配置流程配置－修改路径 图示 1 在“可选此路径人员组织级别”中，选中相应的级别，然后按操作条上的“保存”、“关闭”按钮即可。 系统维护手册 仅限于 银行 分行网上办公系统 33 图表 317 配置流程配置－修改路径 图示 2 注：修改时，仅将条件中的分行名称改为当前分行的，不要修改其他的条件。 文号配置 最初，公文在流转过程中仅能在“打字员排版”环节填写文号，目前，将文号填写功能拆分为三种：填写代字、填写编号、填写文号。 “填写代字”权限只能编辑 、修改公文的代字，即公文类型，“填写编号”权限只能修改文件的编号和年份，“填写文号”与原有功能一样，可以修改代字、编号和年份。 目前，“填写文件编号”功能涉及的流程主要指行发文、签报、分行信息，主要是发文类流程。 流程配置有两种选择： 1） 如果本行由办公室秘书或办公室主任确定公文代字，打字员确定编号：那么可在“。